Como Bruce Power transformou a forma como gerem os riscos do projecto e agora têm visibilidade de todos os riscos do projecto e podem agregá-los vertical e horizontalmente em toda a organização

INDÚSTRIA
Energia

LOCALIZAÇÃO
Canadá

NÚMERO DE EMPREGADOS
4,000

O Contexto e o Desafio

Bruce Power é uma parceria entre TransCanada Corp., Borealis Infrastructure (a Trust), The Power Workers' Union e The Society of Energy Professionals. O local de 2.300 acres da empresa, situado na margem oriental do Lago Huron, Ontário, alberga as duas centrais geradoras da Bruce Power, cada uma com quatro reactores CANDU. Combinadas, as estações fornecem energia a um em cada três hospitais, lares, escolas e empresas em Ontário.

Uma parte importante das operações da empresa é a constante remodelação e actualização das suas instalações para manter os seus reactores a funcionar ao mais alto nível de funcionamento e segurança. A Bruce Power gere continuamente equipamento de capital e programas de actualização de TI para assegurar o fornecimento consistente de energia e investiu recentemente no Project Risk Manager da Riskonect para gerir o risco em toda a sua entrega de projectos.

A nomeação da nova liderança de gestão de projectos da Bruce Power foi o catalisador para uma revisão dos seus processos empresariais, com o resultado de que a empresa identificou a forma como estava a gerir os riscos do projecto como uma das áreas a melhorar. Na altura, todos os riscos para projectos e programas eram geridos de forma inconsistente - existiam dados em diferentes formatos em silos departamentais e de projecto, o que tornava difícil ter um quadro de risco global.

Arnie Peña, Especialista em Gestão de Riscos da Bruce Power explicou: "Queríamos aumentar a utilização da gestão de riscos de projectos e adoptar uma abordagem padrão através da organização que pudesse ser escalável horizontalmente e para cima dentro dos departamentos empresariais. "O nosso objectivo era utilizar uma aplicação que melhorasse a nossa gestão de riscos e oportunidades em toda a organização, não apenas em projectos, mas também noutras unidades de negócio. Precisávamos de uma solução que fosse flexível e que pudesse ser facilmente utilizada por diferentes departamentos dentro da organização - o Project Risk Manager correspondia às nossas necessidades".

Ficámos impressionados com a facilidade de utilização do PRM, os cenários que o PRM apresentava e a poderosa funcionalidade de elaboração de relatórios.

Arnie Peña, Especialista em Gestão de Riscos, Bruce Power

Uma Abordagem de Gestão de Riscos em toda a Organização

A equipa identificou que a ferramenta de gestão de risco precisava de ser fácil de utilizar e de formar pessoas para que diferentes grupos e unidades de negócio pudessem gerir os seus próprios registos de risco departamentais.

A empresa realizou uma revisão de vários produtos concorrentes, seleccionando PRM pela sua facilidade de utilização, claro caminho de implementação e o facto de se tratar de um produto completamente autónomo, não necessitando de "aparafusamentos" adicionais.

"Ficámos impressionados com a facilidade de utilização do PRM, os cenários que o PRM apresentava e a poderosa funcionalidade de elaboração de relatórios", disse Peña.

A implantação da PRM começou no final de 2014, entrando em funcionamento apenas três meses mais tarde. A PRM está agora a ser amplamente utilizada por gestores de projecto, engenheiros, planeadores e especialistas em risco nas equipas de gestão e entrega de projectos. Está a ser utilizado para projectos específicos de TI, substituindo e renovando sistemas e projectos de construção.

A utilização da PRM transformou a forma como a empresa é agora capaz de gerir os riscos do projecto. Tem visibilidade de todos os riscos do projecto e pode agregá-los verticalmente e horizontalmente em toda a organização. Os anteriores 'silos' de risco já não existem nas unidades de negócio que utilizam PRM e a maior transparência e relatórios têm ajudado na tomada de decisões por parte da direcção.

"No total, temos quase 180 pessoas usando o ambiente de trabalho PRM em toda a organização para gerir o risco do projecto. É excelente como ferramenta de entrega de projectos e o grande conjunto de relatórios em PRM é inestimável", disse Peña.

Uma das grandes coisas sobre PRM é o poder de relatar. Antes tínhamos de tentar explicar os riscos apenas com números em folhas de cálculo.

Arnie Peña, Especialista em Gestão de Riscos, Bruce Power

Relatórios poderosos transformam a gestão dos riscos do projecto

PRM Risk Performance Manager (RPM) proporciona uma forma de fornecer as informações de risco necessárias para a tomada de decisões estratégicas. A equipa pode criar painéis de bordo, tabelas e gráficos utilizando a informação do registo de risco PRM sem necessidade de assistência especializada em TI ou elaboração de relatórios.

Para além de utilizarem os relatórios padrão dentro da ARM, os especialistas de risco dentro das equipas foram treinados para desenvolverem relatórios específicos adicionais.

"Uma das grandes coisas sobre a PRM é o poder do relatório. Antes tínhamos de tentar explicar os riscos apenas com números em folhas de cálculo, mas o RPM ajuda-nos a apresentar aos gestores de topo os riscos dos projectos e programas, a nossa exposição e oportunidades que podemos capitalizar - algo que não podíamos fazer antes. É uma excelente ferramenta de comunicação e ajuda-nos a gerir melhor os riscos e de uma forma mais coesa", disse Peña.

A equipa do projecto pode agora também identificar oportunidades relacionadas com o projecto, em que as actividades podem ser executadas em simultâneo, fazendo uso dos recursos ou equipamentos disponíveis e poupando tempo ou dinheiro. Na sequência do sucesso da PRM, a equipa de risco do projecto está agora a identificar a forma como esta pode ser transferida para outros departamentos da organização.

"Houve exemplos em que pudemos tirar partido de um determinado recurso da estação de segurança, que pode ser difícil de aceder normalmente, e encaixá-lo num calendário de projecto, tornando assim o tempo do projecto mais curto, poupando tempo e utilizando os recursos de forma mais eficiente. Esta gestão de oportunidades é um grande activo que, sem PRM, não poderíamos fazer antes", concluiu Peña.