Comment Bruce Power a transformé la façon dont elle gère les risques liés aux projets et dispose désormais d’une visibilité sur tous les risques liés aux projets et peut les regrouper verticalement et horizontalement dans l’ensemble de l’organisation.
INDUSTRIE
Énergie
LOCATION
Canada
NOMBRE D’EMPLOYÉS
4 000
Le contexte et le défi
Bruce Power est un partenariat entre TransCanada Corp, Borealis Infrastructure (une fiducie), The Power Workers’ Union et The Society of Energy Professionals. Le site de 2 300 acres de l’entreprise, situé sur la rive est du lac Huron, en Ontario, abrite les deux centrales de Bruce Power, qui contiennent chacune quatre réacteurs CANDU. Ensemble, ces centrales alimentent en électricité un hôpital, une maison, une école et une entreprise sur trois en Ontario. Une part importante des activités de l’entreprise est la rénovation et la mise à jour constantes de ses installations afin de maintenir les réacteurs au plus haut niveau de fonctionnement et de sécurité. Bruce Power met continuellement en œuvre des programmes d’équipement et de mise à niveau des technologies de l’information afin de garantir la continuité de l’approvisionnement en électricité et a récemment investi dans Active Risk Manager de Riskonect pour gérer les risques dans le cadre de la réalisation de ses projets. La nomination des nouveaux responsables de la gestion des projets de Bruce Power a été le catalyseur d’un examen de ses processus d’entreprise, qui a permis à la société d’identifier la manière dont elle gérait les risques liés aux projets comme l’un des domaines à améliorer. À l’époque, tous les risques liés aux projets et aux programmes étaient gérés de manière incohérente – les données existaient sous différents formats dans les silos des départements et des projets, ce qui rendait difficile l’obtention d’une vue d’ensemble des risques. Arnie Peña, spécialiste de la gestion des risques chez Bruce Power, explique : « Nous voulions accroître l’utilisation de la gestion des risques liés aux projets et adopter une approche standard dans l’ensemble de l’organisation, qui pourrait être évolutive horizontalement et vers le haut au sein des départements de l’entreprise. « Notre objectif était d’utiliser une application qui améliorerait notre gestion des risques et des opportunités dans l’ensemble de l’organisation, non seulement pour les projets, mais aussi pour les autres unités commerciales. Nous avions besoin d’une solution qui soit flexible et qui puisse être facilement utilisée par les différents départements de l’organisation – Active Risk Manager répondait à nos besoins.
Nous avons été impressionnés par la facilité d’utilisation de l’ARM, par les scénarios qu’il présente et par ses puissantes fonctionnalités de reporting.
Une approche de la gestion des risques dans l’ensemble de l’organisation
L’équipe a constaté que l’outil de gestion des risques devait être convivial et facile à former pour que les différents groupes et unités opérationnelles puissent gérer leurs propres registres de risques départementaux.
La société a passé en revue plusieurs produits concurrents et a choisi ARM pour sa facilité d’utilisation, la clarté de sa mise en œuvre et le fait qu’il s’agissait d’un produit totalement autonome, ne nécessitant aucun ajout supplémentaire.
« Nous avons été impressionnés par la facilité d’utilisation de l’ARM, par les scénarios qu’il présente et par ses puissantes fonctionnalités de reporting », a déclaré M. Peña.
Le déploiement d’ARM a commencé à la fin de l’année 2014 et a été mis en service trois mois plus tard. L’ARM est désormais largement utilisé par les chefs de projet, les ingénieurs, les planificateurs et les spécialistes des risques au sein des équipes de gestion et d’exécution des projets. Il est utilisé pour des projets informatiques spécifiques, le remplacement et la rénovation de systèmes et des projets de construction.
L’utilisation de l’ARM a transformé la façon dont l’entreprise peut désormais gérer les risques liés aux projets. Elle dispose d’une visibilité sur tous les risques liés aux projets et peut les regrouper verticalement et horizontalement dans l’ensemble de l’organisation. Les anciens « silos » de risques n’existent plus dans les unités commerciales qui utilisent l’ARM, et la plus grande transparence et les rapports ont contribué à l’adhésion de la direction aux décisions.
« Au total, près de 180 personnes utilisent ARM desktop dans l’ensemble de l’organisation pour gérer les risques liés aux projets. Il s’agit d’un excellent outil de gestion de projet et la vaste gamme de rapports d’ARM est inestimable », a déclaré M. Peña.
L’un des grands avantages de l’ARM est la puissance des rapports. Auparavant, nous devions essayer d’expliquer les risques à l’aide de chiffres sur des feuilles de calcul.
Des rapports puissants transforment la gestion des risques liés aux projets
Le Risk Performance Manager (RPM) d’ARM permet de fournir les informations sur les risques nécessaires à la prise de décisions stratégiques. L’équipe peut créer des tableaux de bord, des tableaux et des graphiques en utilisant les informations du registre des risques de l’ARM sans avoir besoin d’une assistance spécialisée en informatique ou en rédaction de rapports.
En plus d’utiliser les rapports standard de l’ARM, les spécialistes du risque au sein des équipes ont été formés pour développer des rapports spécifiques supplémentaires.
« L’un des grands avantages d’ARM est la puissance des rapports. Auparavant, nous devions essayer d’expliquer les risques à l’aide de chiffres sur des feuilles de calcul, mais RPM nous aide à présenter aux cadres supérieurs les risques liés aux projets et aux programmes, notre exposition et les opportunités sur lesquelles nous pouvons capitaliser – ce que nous ne pouvions tout simplement pas faire auparavant. Il s’agit d’un excellent outil de communication qui nous aide à mieux gérer les risques et à faire preuve d’une plus grande cohésion », a déclaré M. Peña.
L’équipe de projet peut également identifier les opportunités liées au projet, où les activités peuvent être menées simultanément, en utilisant les ressources ou les équipements disponibles et en économisant du temps ou de l’argent. Après le succès de l’ARM, l’équipe chargée de la gestion des risques du projet est en train d’identifier la manière dont elle pourrait être étendue à d’autres départements de l’organisation.
« Il y a eu des exemples où nous avons pu tirer parti d’une ressource particulière du poste de sécurité, qui peut être difficile d’accès normalement, et l’intégrer dans le calendrier d’un projet, ce qui a permis de raccourcir la durée du projet, de gagner du temps et d’utiliser les actifs de manière plus efficace. Cette gestion des opportunités est un atout majeur que nous ne pouvions pas utiliser auparavant sans ARM », a conclu M. Peña.