Como a Bruce Power transformou a forma como gere os riscos do projeto e agora tem visibilidade de todos os riscos do projeto e pode agregá-los vertical e horizontalmente em toda a organização
INDÚSTRIA
Energia
LOCALIZAÇÃO
Canadá
NÚMERO DE EMPREGADOS
4.000
O contexto e o desafio
A Bruce Power é uma parceria entre a TransCanada Corp., a Borealis Infrastructure (um Fundo), o Sindicato dos Trabalhadores da Energia e a Sociedade de Profissionais de Energia. O complexo de 930 hectares da empresa, situado na margem oriental do Lago Huron, em Ontário, alberga as duas centrais de produção da Bruce Power, cada uma com quatro reatores CANDU. Em conjunto, as centrais fornecem energia a um em cada três hospitais, lares, escolas e empresas em Ontário.
Uma parte importante das operações da empresa é a constante renovação e atualização das suas instalações para manter os seus reatores a funcionar aos mais elevados níveis de operação e segurança. A Bruce Power executa continuamente programas de atualização de equipamentos e de TI para garantir o fornecimento consistente de energia e investiu recentemente no Active Risk Manager da Riskonnect para gerir o risco em toda a sua execução de projetos.
A nomeação da nova liderança de gestão de projetos da Bruce Power foi o catalisador para uma revisão dos seus processos de negócio, tendo a empresa identificado a forma como geria os riscos dos projetos como uma das áreas a melhorar. Na altura, todos os riscos para projetos e programas eram geridos de forma inconsistente – os dados existiam em diferentes formatos em silos departamentais e de projetos, tornando difícil ter uma visão global do risco.
Arnie Peña, Especialista em Gestão de Risco na Bruce Power, explicou: “Pretendíamos aumentar a utilização da gestão de risco de projetos e adotar uma abordagem padronizada em toda a organização que pudesse ser escalável horizontalmente e verticalmente nos departamentos de negócio. O nosso objetivo era utilizar uma aplicação que melhorasse a nossa gestão de riscos e oportunidades em toda a organização, não apenas em projetos, mas também noutras unidades de negócio. Necessitávamos de uma solução flexível e que pudesse ser facilmente utilizada por diferentes departamentos da organização – o Active Risk Manager correspondia às nossas necessidades.”
Ficámos impressionados com a facilidade de utilização do ARM, com os cenários que o ARM apresentava e com a poderosa funcionalidade de elaboração de relatórios.
Uma abordagem de gestão de riscos em toda a organização
A equipa identificou que a ferramenta de gestão do risco tinha de ser de fácil utilização e formação, para que os diferentes grupos e unidades de negócio pudessem gerir os seus próprios registos de risco departamentais.
A empresa analisou vários produtos da concorrência, selecionando o ARM pela sua facilidade de utilização, pelo caminho de implementação claro e pelo facto de ser um produto completamente autónomo, não necessitando de “bolt-ons” adicionais.
“Ficámos impressionados com a facilidade de utilização do ARM, com os cenários que o ARM apresentava e com a poderosa funcionalidade de elaboração de relatórios”, afirmou Peña.
A implementação do ARM começou no final de 2014, entrando em funcionamento apenas três meses depois. O ARM está agora a ser amplamente utilizado por gestores de projeto, engenheiros, planeadores e especialistas de risco nas equipas de gestão e entrega de projectos. Está a ser utilizado para projectos específicos de TI, substituição e remodelação de sistemas e projectos de construção.
A utilização do ARM transformou a forma como a empresa é agora capaz de gerir os riscos do projeto. Ela tem visibilidade de todos os riscos do projeto e pode agregá-los vertical e horizontalmente em toda a organização. Os antigos “silos” de riscos não existem mais nas unidades de negócios que utilizam o ARM, e a maior transparência e os relatórios ajudaram a gerenciar as decisões.
“No total, temos cerca de 180 pessoas a utilizar o ambiente de trabalho do ARM em toda a organização para gerir o risco do projeto. É excelente como ferramenta de entrega de projectos e o vasto conjunto de relatórios do ARM é inestimável”, afirmou Peña.
Uma das grandes vantagens do ARM é o poder da elaboração de relatórios. Antes, tínhamos de tentar explicar os riscos apenas com números em folhas de cálculo.
Relatórios poderosos transformam a gestão dos riscos do projeto
O Risk Performance Manager (RPM) do ARM oferece uma maneira de fornecer as informações de risco necessárias para a tomada de decisões estratégicas. A equipa pode criar dashboards, tabelas e gráficos utilizando a informação do registo de risco do ARM, sem necessidade de assistência especializada de TI ou de elaboração de relatórios.
Para além de utilizarem os relatórios normalizados do ARM, os especialistas de risco das equipas receberam formação para desenvolverem relatórios específicos adicionais.
“Uma das grandes vantagens do ARM é o poder dos relatórios. Antes tínhamos de tentar explicar os riscos apenas com números em folhas de cálculo, mas o RPM ajuda-nos a apresentar aos gestores seniores os riscos dos projectos e programas, a nossa exposição e as oportunidades que podemos aproveitar – algo que não conseguíamos fazer antes. É uma excelente ferramenta de comunicação e ajuda-nos a gerir melhor os riscos e de uma forma mais coesa”, afirmou Peña.
A equipa do projeto também pode agora identificar oportunidades relacionadas com o projeto, em que as actividades podem ser executadas em simultâneo, utilizando os recursos ou equipamentos disponíveis e poupando tempo ou dinheiro. Após o sucesso do ARM, a equipa de risco do projeto está agora a identificar a forma como este pode ser implementado noutros departamentos da organização.
“Houve exemplos em que conseguimos tirar partido de um recurso específico de uma estação de segurança, que pode ser de difícil acesso normalmente, e encaixá-lo no calendário de um projeto, encurtando assim o tempo do projeto, poupando tempo e utilizando os activos de forma mais eficiente. Esta gestão de oportunidades é uma grande vantagem que, sem o ARM, não podíamos fazer antes”, concluiu Peña.
