Cómo Bruce Power transformó su forma de gestionar los riesgos de los proyectos y ahora tiene visibilidad de todos los riesgos de los proyectos y puede agregarlos vertical y horizontalmente en toda la organización

INDUSTRIA
Energía

LOCALIZACIÓN
Canadá

NÚMERO DE EMPLEADOS
4.000

Los antecedentes y el reto

Bruce Power es una asociación entre TransCanada Corp., Borealis Infrastructure (un fideicomiso), el Sindicato de Trabajadores de la Energía y la Sociedad de Profesionales de la Energía. El emplazamiento de 2.300 acres de la empresa, situado en la orilla este del lago Hurón, en Ontario, alberga las dos centrales generadoras de Bruce Power, cada una de las cuales tiene cuatro reactores CANDU. Combinadas, las centrales suministran energía a uno de cada tres hospitales, hogares, escuelas y empresas de Ontario. Una parte importante de las operaciones de la empresa es la renovación y actualización constantes de sus instalaciones para mantener el rendimiento de sus reactores al más alto nivel de funcionamiento y seguridad. Bruce Power ejecuta continuamente programas de actualización de bienes de equipo y TI para garantizar un suministro eléctrico constante, y recientemente ha invertido en Active Risk Manager de Riskonect para gestionar el riesgo en la ejecución de sus proyectos. El nombramiento de la nueva dirección de gestión de proyectos de Bruce Power fue el catalizador de una revisión de sus procesos empresariales, con el resultado de que la empresa identificó la forma en que gestionaba los riesgos de los proyectos como una de las áreas de mejora. En aquel momento, todos los riesgos de los proyectos y programas se gestionaban de forma incoherente: los datos existían en distintos formatos en silos departamentales y de proyectos, lo que dificultaba tener una visión global de los riesgos. Arnie Peña, Especialista en Gestión de Riesgos de Bruce Power, explicó: «Queríamos aumentar el uso de la gestión de riesgos de los proyectos y adoptar un enfoque estándar en toda la organización que pudiera ser escalable horizontalmente y hacia arriba dentro de los departamentos empresariales. «Nuestro objetivo era utilizar una aplicación que mejorara nuestra gestión de riesgos y oportunidades en toda la organización, no sólo en los proyectos, sino también en otras unidades de negocio. Necesitábamos una solución que fuera flexible y que pudieran utilizar fácilmente los distintos departamentos de la organización: Active Risk Manager se ajustaba a nuestras necesidades.»

Nos impresionó lo fácil que era utilizar ARM, los escenarios que mostraba y la potente funcionalidad de los informes.

Arnie Peña, Especialista en Gestión de Riesgos, Bruce Power

Un enfoque de gestión de riesgos en toda la organización

El equipo determinó que la herramienta de gestión de riesgos debía ser fácil de usar y de formar, para que los distintos grupos y unidades de negocio pudieran gestionar sus propios registros de riesgos departamentales.

La empresa examinó varios productos de la competencia y eligió ARM por su facilidad de uso, su clara ruta de implantación y el hecho de que era un producto completamente independiente, que no requería «pernos» adicionales.

«Nos impresionó lo fácil que era utilizar ARM, los escenarios que mostraba y la potente funcionalidad de informes», dijo Peña.

El despliegue de ARM comenzó a finales de 2014, y se puso en marcha apenas tres meses después. En la actualidad, los gestores de proyectos, ingenieros, planificadores y especialistas en riesgos de los equipos de gestión y entrega de proyectos utilizan ampliamente ARM. Se utiliza para proyectos informáticos específicos, sustitución y renovación de sistemas y proyectos de construcción.

El uso de ARM ha transformado la forma en que la empresa puede gestionar ahora los riesgos de los proyectos. Tiene visibilidad de todos los riesgos de los proyectos y puede agregarlos vertical y horizontalmente en toda la organización. Los anteriores «silos» de riesgos ya no existen en las unidades de negocio que utilizan ARM, y la mayor transparencia y los informes han ayudado a que la dirección acepte las decisiones.

«En total, tenemos casi 180 personas que utilizan el escritorio ARM en toda la organización para gestionar el riesgo de los proyectos. Es magnífica como herramienta de entrega de proyectos, y el gran conjunto de informes de ARM tiene un valor incalculable», afirma Peña.

Una de las grandes cosas de ARM es el poder de los informes. Antes teníamos que intentar explicar los riesgos sólo con números en hojas de cálculo.

Arnie Peña, Especialista en Gestión de Riesgos, Bruce Power

Los potentes informes transforman la gestión de los riesgos del proyecto

El Risk Performance Manager (RPM) de ARM ofrece una forma de proporcionar la información sobre riesgos necesaria para la toma de decisiones estratégicas. El equipo puede crear cuadros de mando, tablas y gráficos utilizando la información del registro de riesgos de ARM, sin necesidad de ayuda especializada en TI o en la redacción de informes.

Además de utilizar los informes estándar de ARM, los especialistas en riesgos de los equipos han recibido formación para desarrollar informes específicos adicionales.

«Una de las grandes cosas de ARM es la potencia de los informes. Antes teníamos que intentar explicar los riesgos sólo con números en hojas de cálculo, pero RPM nos ayuda a presentar a los altos directivos los riesgos de los proyectos y programas, nuestra exposición y las oportunidades que podemos aprovechar, algo que antes no podíamos hacer. Es una excelente herramienta de comunicación y nos ayuda a gestionar los riesgos mejor y de forma más cohesionada», dijo Peña.

El equipo del proyecto también puede ahora identificar oportunidades relacionadas con el proyecto, en las que las actividades pueden ejecutarse simultáneamente, aprovechando los recursos o equipos disponibles y ahorrando tiempo o dinero. Tras el éxito de ARM, el equipo de riesgos del proyecto está identificando cómo podría extenderse a otros departamentos de la organización.

«Ha habido ejemplos en los que hemos podido aprovechar un recurso concreto de la estación de seguridad, al que puede ser difícil acceder normalmente, y encajarlo en el calendario de un proyecto, con lo que se acorta el plazo del proyecto, se ahorra tiempo y se utilizan los activos de forma más eficaz. Esta gestión de oportunidades es un gran activo que sin ARM no podíamos hacer antes», concluyó Peña.