Cómo Bruce Power transformó su forma de gestionar los riesgos de los proyectos y ahora tiene visibilidad de todos los riesgos de los proyectos y puede agregarlos vertical y horizontalmente en toda la organización
INDUSTRIA
Energía
LOCALIZACIÓN
Canadá
NÚMERO DE EMPLEADOS
4.000
Los antecedentes y el reto
Bruce Power es una asociación entre TransCanada Corp., Borealis Infrastructure (un fideicomiso), el Sindicato de Trabajadores de la Energía y la Sociedad de Profesionales de la Energía. El emplazamiento de 2.300 acres de la compañía, situado en la costa oriental del Lago Hurón, Ontario, alberga las dos centrales generadoras de Bruce Power, cada una de las cuales contiene cuatro reactores CANDU. En conjunto, las centrales suministran energía a uno de cada tres hospitales, hogares, escuelas y empresas de Ontario.
Una parte importante de las operaciones de la compañía es la constante renovación y actualización de sus instalaciones para mantener sus reactores funcionando a los más altos niveles de operación y seguridad. Bruce Power ejecuta continuamente programas de mejora de equipos de capital y de tecnología de la información para garantizar un suministro de energía constante y recientemente ha invertido en Active Risk Manager de Riskonect para gestionar el riesgo en toda su ejecución de proyectos.
El nombramiento del nuevo liderazgo de gestión de proyectos de Bruce Power fue el catalizador para una revisión de sus procesos de negocio, con el resultado de que la compañía identificó la forma en que estaba gestionando los riesgos de los proyectos como una de las áreas de mejora. En ese momento, todos los riesgos de los proyectos y programas se gestionaban de manera inconsistente: los datos existían en diferentes formatos en silos departamentales y de proyectos, lo que dificultaba tener una visión general del riesgo.
Arnie Peña, Especialista en Gestión de Riesgos de Bruce Power, explicó: «Queríamos incrementar el uso de la gestión de riesgos de proyectos y adoptar un enfoque estándar en toda la organización que pudiera ser escalable horizontalmente y hacia arriba dentro de los departamentos de negocio. Nuestro objetivo era utilizar una aplicación que mejorara nuestra gestión del riesgo y las oportunidades en toda la organización, no solo en los proyectos sino también en otras unidades de negocio. Necesitábamos una solución que fuera flexible y pudiera ser fácilmente utilizada por diferentes departamentos dentro de la organización: Active Risk Manager se ajustaba a nuestras necesidades.»
Nos impresionó lo fácil que era utilizar ARM, los escenarios que mostraba y la potente funcionalidad de los informes.
Un enfoque de gestión de riesgos en toda la organización
El equipo determinó que la herramienta de gestión de riesgos debía ser fácil de usar y de formar, para que los distintos grupos y unidades de negocio pudieran gestionar sus propios registros de riesgos departamentales.
La empresa examinó varios productos de la competencia y eligió ARM por su facilidad de uso, su clara ruta de implantación y el hecho de que era un producto completamente independiente, que no requería «pernos» adicionales.
«Nos impresionó lo fácil que era utilizar ARM, los escenarios que mostraba y la potente funcionalidad de informes», dijo Peña.
El despliegue de ARM comenzó a finales de 2014, y se puso en marcha apenas tres meses después. En la actualidad, los gestores de proyectos, ingenieros, planificadores y especialistas en riesgos de los equipos de gestión y entrega de proyectos utilizan ampliamente ARM. Se utiliza para proyectos informáticos específicos, sustitución y renovación de sistemas y proyectos de construcción.
El uso de ARM ha transformado la forma en que la empresa puede gestionar ahora los riesgos de los proyectos. Tiene visibilidad de todos los riesgos de los proyectos y puede agregarlos vertical y horizontalmente en toda la organización. Los anteriores «silos» de riesgos ya no existen en las unidades de negocio que utilizan ARM, y la mayor transparencia y los informes han ayudado a que la dirección acepte las decisiones.
«En total, tenemos casi 180 personas que utilizan el escritorio ARM en toda la organización para gestionar el riesgo de los proyectos. Es magnífica como herramienta de entrega de proyectos, y el gran conjunto de informes de ARM tiene un valor incalculable», afirma Peña.
Una de las grandes cosas de ARM es el poder de los informes. Antes teníamos que intentar explicar los riesgos sólo con números en hojas de cálculo.
Los potentes informes transforman la gestión de los riesgos del proyecto
El Risk Performance Manager (RPM) de ARM ofrece una forma de proporcionar la información sobre riesgos necesaria para la toma de decisiones estratégicas. El equipo puede crear cuadros de mando, tablas y gráficos utilizando la información del registro de riesgos de ARM, sin necesidad de ayuda especializada en TI o en la redacción de informes.
Además de utilizar los informes estándar de ARM, los especialistas en riesgos de los equipos han recibido formación para desarrollar informes específicos adicionales.
«Una de las grandes cosas de ARM es la potencia de los informes. Antes teníamos que intentar explicar los riesgos sólo con números en hojas de cálculo, pero RPM nos ayuda a presentar a los altos directivos los riesgos de los proyectos y programas, nuestra exposición y las oportunidades que podemos aprovechar, algo que antes no podíamos hacer. Es una excelente herramienta de comunicación y nos ayuda a gestionar los riesgos mejor y de forma más cohesionada», dijo Peña.
El equipo del proyecto también puede ahora identificar oportunidades relacionadas con el proyecto, en las que las actividades pueden ejecutarse simultáneamente, aprovechando los recursos o equipos disponibles y ahorrando tiempo o dinero. Tras el éxito de ARM, el equipo de riesgos del proyecto está identificando cómo podría extenderse a otros departamentos de la organización.
«Ha habido ejemplos en los que hemos podido aprovechar un recurso concreto de la estación de seguridad, al que puede ser difícil acceder normalmente, y encajarlo en el calendario de un proyecto, con lo que se acorta el plazo del proyecto, se ahorra tiempo y se utilizan los activos de forma más eficaz. Esta gestión de oportunidades es un gran activo que sin ARM no podíamos hacer antes», concluyó Peña.
