Las interrupciones operativas, el tiempo de inactividad del sistema, el fraude, las multas por incumplimiento, los cambios en el mercado y los avances tecnológicos son solo algunos de los riesgos a los que se enfrentan las organizaciones en la actualidad. Cualquier organización que aún gestione los riesgos con sistemas anticuados de compartimentos estancos y datos aislados se encuentra en una gran desventaja frente a los competidores más vanguardistas. Se necesita un enfoque integral y proactivo de la gestión de riesgos para mantenerse a la vanguardia en condiciones constantemente cambiantes.
En las organizaciones con madurez en la gestión de riesgos, esta forma parte de cada decisión. Estas empresas saben qué riesgos evitar y cuáles son oportunidades estratégicas. Disponen de los procesos, las herramientas y la visión necesarios para tomar decisiones con confianza y adaptarse rápidamente.
Independientemente de su punto de partida, puede mejorar su programa de gestión de riesgos para tomar decisiones más informadas. He aquí ocho formas de comenzar.
1. Formalice su proceso de gestión de riesgos. Seguir un proceso estandarizado para evaluar, gestionar y monitorizar los riesgos puede ayudarle a prepararse para innumerables amenazas de diversa magnitud y gravedad. El simple hecho de seguir el proceso aumenta la concienciación sobre los riesgos, educa a los empleados de toda la organización sobre los mismos y garantiza que no se pasen por alto accidentalmente.
2. Identifique sus riesgos. Las sesiones de lluvia de ideas, las encuestas sobre riesgos y las entrevistas con expertos son técnicas valiosas para identificar riesgos. También es importante categorizar las amenazas como internas o externas para garantizar que se dispone de las medidas de mitigación de riesgos adecuadas. Las amenazas internas, como el fraude, pueden ser tan devastadoras para el negocio como las que proceden del exterior de la organización.
3. Evalúe sus riesgos. Las evaluaciones de riesgos son la base de un programa eficaz de gestión de riesgos. Determinan el impacto potencial que los riesgos pueden tener sobre las personas, los bienes y las operaciones. Los métodos tradicionales de evaluación de riesgos dependen en gran medida del correo electrónico para solicitar, recopilar y verificar información de los propietarios de los riesgos y otras partes interesadas. Y se necesita tiempo para validar, reformatear y consolidar datos de formato libre, especialmente si hay que hacer un seguimiento repetido de la información que falta o es cuestionable.
La automatización agiliza las evaluaciones y elimina las tareas duplicadas, lo que acelera el proceso y reduce significativamente los errores e incoherencias. Los cuestionarios personalizados con campos prerellenados y menús desplegables facilitan al personal de primera línea la presentación de datos, fotos, documentos, etc. Se envían recordatorios automáticos a quienes olvidan responder. Y se marcan para su posterior investigación todos los datos presentados fuera de los parámetros establecidos.
4. Mida la probabilidad de ocurrencia y el impacto. ¿Cuáles son las probabilidades de que este riesgo se produzca y cuál podría ser su impacto? Lo que un equipo considera de alto riesgo puede ser considerado de bajo riesgo por otro debido a opiniones subjetivas y sesgos inconscientes. Establecer una forma estandarizada de identificar, evaluar y categorizar los riesgos garantizará que estos se prioricen de acuerdo con la estrategia empresarial global y que los recursos se asignen adecuadamente.
Los mapas de calor pueden ayudarle a identificar los riesgos de alta prioridad de un vistazo. Se trata de cuadrículas codificadas por colores que ilustran la probabilidad y la gravedad de los riesgos por cuadrante. El cuadrante superior derecho, por ejemplo, suele mostrar los riesgos de alta gravedad/probabilidad que podrían causar el mayor daño. Los mapas de calor también pueden filtrarse a menudo por categoría, departamento, ubicación o funciones para perfeccionar aún más su análisis.
La importancia de los datos precisos sobre riesgos
El futuro de la empresa puede depender de saber qué riesgos asumir y cuáles evitar, y los datos son el motor de esas decisiones. Con tanto en juego, es esencial disponer de datos precisos, completos y coherentes.
Sepa qué datos está recopilando, por qué los recopila y de dónde proceden. Sea lo más previsor posible y céntrese en los datos necesarios para alcanzar sus objetivos. Todas las partes interesadas deben tener acceso a los mismos datos de alta calidad para comprender la exposición al riesgo y la eficacia de los controles con el fin de identificar y resolver los problemas rápidamente.
El software adecuado reúne todos sus datos de riesgo en un solo lugar para ofrecerle una visión clara de sus riesgos, cómo se interconectan y el impacto en la organización. Valida, estandariza y formatea automáticamente los datos, ahorrando tiempo y mejorando la precisión. El software también facilita la consolidación de información a nivel empresarial, o profundizar en detalles para los responsables de la toma de decisiones en primera línea.
5. Defina su apetito de riesgo. El apetito de riesgo es la cantidad de riesgo que una organización está dispuesta a aceptar en la búsqueda de objetivos estratégicos. Una declaración de apetito de riesgo bien definida proporciona directrices claras para que todas las áreas funcionales gestionen la exposición al riesgo de la misma manera.
Una organización con un mayor apetito de riesgo está dispuesta a asumir una mayor incertidumbre a cambio del potencial de un mayor crecimiento. Una organización con un menor apetito de riesgo está dispuesta a sacrificar cierto crecimiento por una mayor estabilidad. Tenga en cuenta que los requisitos regulatorios y legales también pueden necesitar ser considerados en el apetito de riesgo.
6. Decida su respuesta a cada riesgo. Una vez que haya identificado sus riesgos, calculado la probabilidad de ocurrencia y el impacto potencial, y lo haya medido frente a su apetito de riesgo, debe decidir qué hacer a continuación. Tiene cuatro opciones básicas:
- Evitar el riesgo si las consecuencias serían demasiado perjudiciales para el negocio.
- Aceptar el riesgo en ciertas situaciones como parte del costo de hacer negocios.
- Transferir el riesgo a un tercero, típicamente a través de seguros.
- Mitigar el riesgo mediante controles para continuar las actividades esenciales, mientras se protege el negocio.
Continúe monitoreando los riesgos, reevaluando las amenazas y aplicando las lecciones aprendidas para seguir perfeccionando su programa. El software de gestión de riesgos simplifica el proceso y se asegura de que nada se escape.
7. Revise los controles existentes. Un control es una política, procedimiento, capacitación u otra verificación formalizada para asegurarse de que las cosas se hagan de una determinada manera para reducir el riesgo.
¿Están funcionando sus esfuerzos de mitigación? Examine los controles y mitigaciones existentes para identificar brechas o áreas que necesiten mejoras. El riesgo no es estático, así que revise regularmente sus controles para garantizar su eficacia continua.
Los reguladores a menudo requieren que los sectores altamente regulados proporcionen pruebas de controles internos adecuados. La industria de servicios financieros, por ejemplo, debe tener medidas implementadas para señalar actividades inusuales como transferencias de alto valor, actividad en el extranjero o cifras duplicadas.
8. Informe sobre su estado de riesgo. La forma en que informa sobre el riesgo es importante. A medida que las juntas directivas se involucran más en la gestión de riesgos empresariales como una herramienta estratégica, es cada vez más importante presentar los riesgos de una manera significativa para respaldar una mejor toma de decisiones en la cúpula y a través de los rangos.
Reúna sus datos de riesgo en una narrativa coherente que pueda personalizarse para cada audiencia. Tres herramientas a considerar son:
- Tableros de control ofrecen una representación visual de datos importantes. La vista se puede personalizar para realizar un seguimiento del estado, las respuestas, los elementos pendientes, el progreso general y más. También puede incorporar KRI, KPI y otros indicadores estratégicos para obtener información adicional.
- Diagramas de relaciones ilustran cómo se interconectan los riesgos. Muestran cómo un solo riesgo puede desencadenar una cascada de riesgos relacionados que repercuten en toda la organización. Comprender estas dependencias ocultas puede ayudarle a entender la magnitud total de un riesgo.
- Integraciones de IA pueden acelerar muchos procesos de gestión de riesgos. Con las indicaciones apropiadas, la IA puede completar evaluaciones y calificaciones de riesgos para usar como punto de partida en análisis y discusiones adicionales.
Cada equipo de gestión está involucrado en la gestión de riesgos de alguna manera, incluso si el “sistema” es incipiente. En el entorno de riesgo en constante cambio de hoy, los programas de gestión de riesgos de clase mundial aún deben estar atentos a las formas de mejorar.
Los esfuerzos para estandarizar, automatizar y comunicar sus procesos de gestión de riesgos ciertamente darán frutos. Las organizaciones con programas de riesgo maduros superan consistentemente a sus pares menos maduros desde una perspectiva financiera. Tienen las herramientas y la visión para adaptarse rápidamente a las condiciones cambiantes.
El software avanzado de gestión de riesgos que recopila toda la información relacionada con el riesgo en un solo lugar hace que documentar y monitorear el riesgo sea más fácil, rápido y rentable. Y los líderes obtienen información confiable, precisa y completa para tomar con confianza las decisiones correctas para el negocio y su futuro.
