Betriebliche Störungen, Systemausfälle, Betrug, Bußgelder wegen Nichteinhaltung von Vorschriften, Marktveränderungen und technologische Umbrüche sind nur einige der Risiken, mit denen Organisationen heute zu kämpfen haben. Jede Organisation, die Risiken noch mit altmodischen Silos und abgeschotteten Daten verwaltet, ist im Vergleich zu weitsichtigeren Wettbewerbern stark im Nachteil. Sie benötigen einen umfassenden, proaktiven Ansatz für das Risikomanagement, um in sich ständig ändernden Bedingungen die Nase vorn zu haben.
Bei risikokompetenten Organisationen ist Risikomanagement Teil jeder Entscheidung. Diese Unternehmen wissen, welche Risiken zu vermeiden sind und welche Risiken strategische Chancen darstellen. Sie verfügen über die Prozesse, Werkzeuge und Einblicke, um Entscheidungen selbstbewusst zu treffen und sich schnell anzupassen.
Unabhängig von Ihrem Ausgangspunkt können Sie Ihr Risikomanagementprogramm verbessern, um fundiertere Entscheidungen zu treffen. Hier sind acht Möglichkeiten, um damit zu beginnen.
1. Formalisieren Sie Ihren Risikomanagementprozess. Die Befolgung eines standardisierten Prozesses zur Bewertung, Verwaltung und Überwachung von Risiken kann Ihnen helfen, sich auf unzählige Bedrohungen unterschiedlichen Umfangs und Schweregrades vorzubereiten. Allein durch die Durchführung des Prozesses wird das Risikobewusstsein erhöht, Mitarbeiter in der gesamten Organisation werden über Risiken aufgeklärt, und es wird sichergestellt, dass keine Risiken versehentlich übersehen werden.
2. Identifizieren Sie Ihre Risiken. Brainstorming-Sitzungen, Risikoumfragen und Interviews mit Experten sind allesamt wertvolle Techniken zur Identifizierung von Risiken. Es ist auch wichtig, Bedrohungen als intern oder extern zu kategorisieren, um sicherzustellen, dass Sie die richtigen Risikominderungsmaßnahmen ergriffen haben. Interne Bedrohungen wie Betrug können für das Unternehmen ebenso verheerend sein wie Bedrohungen von außerhalb der Organisation.
3. Bewerten Sie Ihre Risiken. Risikobewertungen sind das Fundament eines effektiven Risikomanagementprogramms. Sie bestimmen die potenziellen Auswirkungen, die Risiken auf Menschen, Eigentum und Betriebsabläufe haben können. Traditionelle Methoden zur Risikobewertung stützen sich stark auf E-Mails, um Informationen von Risikoverantwortlichen und anderen Interessengruppen anzufordern, zu sammeln und zu verifizieren. Und es braucht Zeit, um freiformige Daten zu validieren, umzuformatieren und zu konsolidieren – besonders wenn Sie wiederholt fehlende oder fragwürdige Eingaben nachverfolgen müssen.
Automatisierung rationalisiert Bewertungen und eliminiert doppelte Aufgaben, was den Prozess beschleunigt und Fehler sowie Inkonsistenzen erheblich reduziert. Angepasste Fragebögen mit vorausgefüllten Feldern und Dropdown-Menüs erleichtern es der Front-Line, Daten, Fotos, Dokumente usw. einzureichen. Erinnerungen werden automatisch an diejenigen gesendet, die vergessen haben zu antworten. Und alle Daten, die außerhalb festgelegter Parameter eingereicht werden, werden zur weiteren Untersuchung markiert.
4. Messen Sie die Eintrittswahrscheinlichkeit und die Auswirkungen. Wie hoch ist die Wahrscheinlichkeit, dass dieses Risiko eintritt – und wie schwerwiegend könnten die Auswirkungen sein? Was von einem Team als hohes Risiko betrachtet wird, könnte von einem anderen Team aufgrund subjektiver Meinungen und unbewusster Voreingenommenheit als niedriges Risiko eingestuft werden. Die Einführung einer standardisierten Methode zur Identifizierung, Bewertung und Kategorisierung von Risiken stellt sicher, dass Risiken im Einklang mit der allgemeinen Unternehmensstrategie priorisiert und Ressourcen angemessen zugewiesen werden.
Heatmaps können Ihnen helfen, hochprioritäre Risiken auf einen Blick zu identifizieren. Es handelt sich um farbcodierte Raster, die die Wahrscheinlichkeit und Schwere von Risiken nach Quadranten veranschaulichen. Der rechte obere Quadrant zeigt beispielsweise typischerweise Risiken mit hoher Schwere/Wahrscheinlichkeit, die den größten Schaden verursachen könnten. Heatmaps können oft auch nach Kategorie, Abteilung, Standort oder Funktionen gefiltert werden, um Ihre Analyse weiter zu verfeinern.
Die Bedeutung genauer Risikodaten
Die Zukunft des Unternehmens kann davon abhängen, zu wissen, welche Risiken eingegangen und welche vermieden werden sollten – und Daten sind der Treiber dieser Entscheidungen. Angesichts dessen, was auf dem Spiel steht, ist es unerlässlich, über genaue, vollständige und konsistente Daten zu verfügen.
Wissen Sie, welche Daten Sie sammeln, warum Sie sie sammeln und woher sie stammen. Seien Sie so zukunftsorientiert wie möglich und konzentrieren Sie sich auf die Daten, die zur Erreichung Ihrer Ziele erforderlich sind. Alle Interessengruppen müssen Zugang zu denselben hochwertigen Daten haben, um das Risikopotenzial und die Wirksamkeit der Kontrollen zu verstehen und Probleme schnell identifizieren und lösen zu können.
Die richtige Software bringt alle Ihre Risikodaten an einem Ort zusammen, um Ihnen einen klaren Überblick über Ihre Risiken, deren Zusammenhänge und die Auswirkungen auf die Organisation zu geben. Sie validiert, standardisiert und formatiert Daten automatisch, spart Zeit und verbessert die Genauigkeit. Die Software erleichtert auch die Zusammenfassung von Erkenntnissen auf Unternehmensebene – oder das Eintauchen in Details für Entscheidungsträger an vorderster Front.
5. Definieren Sie Ihre Risikobereitschaft. Die Risikobereitschaft ist das Ausmaß an Risiko, das eine Organisation bei der Verfolgung strategischer Ziele zu akzeptieren bereit ist. Eine gut definierte Erklärung zur Risikobereitschaft bietet klare Leitplanken für alle Funktionsbereiche, um das Risikoexposure auf die gleiche Weise zu handhaben.
Eine Organisation mit einer höheren Risikobereitschaft ist willens, größere Unsicherheiten in Kauf zu nehmen, im Austausch für das Potenzial eines stärkeren Wachstums. Eine Organisation mit einer geringeren Risikobereitschaft ist bereit, etwas Wachstum für mehr Stabilität zu opfern. Beachten Sie, dass regulatorische und rechtliche Anforderungen möglicherweise ebenfalls in die Risikobereitschaft einbezogen werden müssen.
6. Entscheiden Sie über Ihre Reaktion auf jedes Risiko. Sobald Sie Ihre Risiken identifiziert, die Wahrscheinlichkeit des Auftretens und die potenziellen Auswirkungen berechnet und diese gegen Ihre Risikobereitschaft abgewogen haben, müssen Sie entscheiden, was als Nächstes zu tun ist. Sie haben vier grundlegende Optionen:
- Vermeiden Sie das Risiko, wenn die Konsequenzen für das Unternehmen zu schädlich wären.
- Akzeptieren Sie das Risiko in bestimmten Situationen als Teil der Geschäftskosten.
- Übertragen Sie das Risiko auf einen Dritten, typischerweise durch Versicherungen.
- Mindern Sie das Risiko durch Kontrollen, um wesentliche Aktivitäten fortzuführen und gleichzeitig das Unternehmen zu schützen.
Überwachen Sie Risiken weiterhin, bewerten Sie Bedrohungen neu und wenden Sie gewonnene Erkenntnisse an, um Ihr Programm kontinuierlich zu verfeinern. Risikomanagement-Software vereinfacht den Prozess und stellt sicher, dass nichts durch die Maschen fällt.
7. Überprüfen Sie bestehende Kontrollen. Eine Kontrolle ist eine Richtlinie, ein Verfahren, eine Schulung oder eine andere formalisierte Überprüfung, um sicherzustellen, dass Dinge auf eine bestimmte Weise erledigt werden, um Risiken zu reduzieren.
Funktionieren Ihre Minderungsbemühungen? Untersuchen Sie bestehende Kontrollen und Minderungsmaßnahmen, um Lücken oder verbesserungsbedürftige Bereiche zu identifizieren. Da Risiken nicht statisch sind, überprüfen Sie Ihre Kontrollen regelmäßig, um deren fortgesetzte Wirksamkeit sicherzustellen.
Aufsichtsbehörden verlangen von stark regulierten Sektoren häufig den Nachweis angemessener interner Kontrollen. Die Finanzdienstleistungsbranche beispielsweise muss Maßnahmen ergreifen, um ungewöhnliche Aktivitäten wie Überweisungen hoher Beträge, Auslandsaktivitäten oder doppelte Zahlen zu kennzeichnen.
8. Berichten Sie über Ihren Risikostatus. Wie Sie über Risiken berichten, ist von Bedeutung. Da Vorstände zunehmend in das unternehmensweite Risikomanagement als strategisches Instrument einbezogen werden, wird es immer wichtiger, Risiken auf eine aussagekräftige Weise zu präsentieren, um bessere Entscheidungen an der Spitze – und durch die Reihen hindurch – zu unterstützen.
Fassen Sie Ihre Risikodaten in eine kohärente Erzählung zusammen, die für jedes Publikum angepasst werden kann. Drei zu berücksichtigende Instrumente sind:
- Dashboards bieten eine visuelle Darstellung wichtiger Daten. Die Ansicht kann angepasst werden, um Status, Reaktionen, ausstehende Punkte, Gesamtfortschritt und mehr zu verfolgen. Sie können auch KRIs, KPIs und andere strategische Indikatoren für zusätzliche Erkenntnisse einbeziehen.
- Beziehungsdiagramme veranschaulichen, wie Risiken miteinander verbunden sind. Sie zeigen, wie ein einzelnes Risiko eine Kaskade verwandter Risiken auslösen kann, die durch die Organisation hallt. Das Verständnis dieser verborgenen Abhängigkeiten kann Ihnen helfen, das volle Ausmaß eines Risikos zu erfassen.
- KI-Integrationen können viele Risikomanagementprozesse beschleunigen. Mit den entsprechenden Eingabeaufforderungen kann KI Risikobewertungen und -einstufungen als Ausgangspunkt für weitere Analysen und Diskussionen ausfüllen.
Jedes Managementteam betreibt in irgendeiner Form Risikomanagement – selbst wenn das „System“ noch in den Anfängen steckt. In der heutigen sich ständig verändernden Risikoumgebung sollten erstklassige Risikomanagementprogramme immer noch nach Verbesserungsmöglichkeiten Ausschau halten.
Bemühungen zur Standardisierung, Automatisierung und Kommunikation Ihrer Risikomanagementprozesse werden sich mit Sicherheit auszahlen. Organisationen mit ausgereiften Risikoprogrammen übertreffen ihre weniger ausgereiften Mitbewerber aus finanzieller Sicht konsequent. Sie verfügen über die Werkzeuge und Einsichten, um sich schnell an veränderte Bedingungen anzupassen.
Fortschrittliche Risikomanagement-Software, die alle risikorelevanten Informationen an einem Ort sammelt, macht die Dokumentation und Überwachung von Risiken einfacher, schneller und kosteneffizienter. Und Führungskräfte erhalten zuverlässige, genaue und vollständige Informationen, um selbstbewusst die richtigen Entscheidungen für das Unternehmen und seine Zukunft zu treffen.
