RMIS: Der ultimative Leitfaden

Ein Risikomanagementsystem – RMIS – ist eine Softwareplattform zur Erfassung, Verwaltung, Analyse und Berichterstattung von Risiko-, Schadens- und Sicherheitsinformationen.

Ein RMIS führt alle Ihre versicherten Risikodaten an einem Ort zusammen, um Ihnen einen klaren Überblick über Ihre Risiken, deren Beziehungen und die Auswirkungen auf die Organisation zu geben. Ein RMIS spart Zeit und verbessert die Genauigkeit durch Automatisierung von Aufgaben und Straffung von Arbeitsabläufen. Es reduziert die Risikoexposition, den Druck auf das Risikomanagement – und die Gesamtkosten des Risikos.

Mit einem RMIS können Risikoteams aufhören, Tabellenkalkulationen, Dokumente und E-Mails zu verwalten, und anfangen, Risiken auf strategischer Ebene zu managen.

„Um effektiv zu werden, müssen Risikomanagement-Fachleute in der Lage sein, Daten in Informationen – und dann in umsetzbare Erkenntnisse umzuwandeln. Es muss dem Unternehmen sagen, was als Nächstes zu tun ist.“
– Bob Bowman, Direktor, Risikomanagement, The Wendy’s Company

1. Arbeiten Sie nur mit einem Versicherungsträger oder TPA (früher und gegenwärtig)?
2. Haben Sie eine geringe Häufigkeit und Schwere von Schadensfällen?
3. Sind Sie in der Lage, Ihrer Geschäftsführung und/oder dem Vorstand problemlos Bericht zu erstatten?
4. Sind Ihre Daten zu Risiken, Sicherheit und Schadensfällen jederzeit und überall leicht zugänglich, wenn sie benötigt werden?
5. Ist es einfach, die für Versicherungserneuerungen benötigten Informationen zu sammeln und zu analysieren?
6. Sind Sie von der Integrität Ihrer Daten überzeugt?
7. Sind Sie mit dem Erkenntnisgrad zufrieden, den Sie aus Ihrer Datenanalyse gewinnen?
8. Sind Sie sicher, dass es keine Dopplungen oder Lücken in der Deckung gibt?
9. Können Sie den aktuellen Status eines Schadensfalls einsehen?
10. Sind Ihre Berichte einfach zu erstellen – und sind sie anspruchsvoll genug für Ihre Zwecke?
11. Können Sie Fragen zu Prämien, Deckung und Schadenshistorie leicht beantworten?

Wenn die Mehrheit Ihrer Antworten „ja“ lautet – Ihr derzeitiges System für das Risikomanagement erfüllt seine Aufgabe. Eine regelmäßige Überprüfung des Status wird sicherstellen, dass Sie auf Kurs bleiben, während Ihre Anforderungen wachsen und sich ändern. (Quadrant 3)

Wenn die Mehrheit Ihrer Antworten „nein“ lautet – Ihr aktuelles System ist eher ein Hindernis als eine Hilfe geworden und schränkt Ihre Fähigkeit ein, Risiken effektiv zu managen. Ein RMIS könnte die Grundlage bieten, die Sie benötigen, um Risiken auf einer strategischeren Ebene zu managen. (Quadranten 1, 2 und 4)

Trennung von RMIS-Mythen und der Wahrheit

Haben Sie schon von dem Gerücht gehört, dass ein RMIS nur für Schadensfälle gedacht sei? Oder dass ein System der nächsten Generation zu teuer wäre? Es gibt allerlei beunruhigende Gerüchte über die Kosten und Einschränkungen eines RMIS. Hier finden Sie einige Hinweise, um Mythos von Wahrheit zu unterscheiden.

Mythos #1: Ein RMIS ist nur für Schadensfälle geeignet.

Wahrheit: Ein RMIS erleichtert tatsächlich die Verwaltung von Schadensfällen und macht sie schnell und präzise. Benutzer haben eine zentrale Quelle, um den Status von Ansprüchen zu verfolgen, Daten zu validieren und den Zahlungsverlauf einzusehen. Man kann sogar die Ergebnisse ähnlicher Ansprüche vergleichen und die Ursache eines Verlustes analysieren.

Aber die Verwaltung von Schadensfällen ist nur der Anfang. Ein RMIS integriert nahtlos alle Risiko-, Schadens- und Sicherheitsinformationen in einen einzigen, umfassenden und hochaktuellen Arbeitsablauf. Es bietet die Transparenz, um Risiken im gesamten Unternehmen effektiv zu managen. Zudem kann es Lücken oder Doppelungen in der Deckung aufzeigen und Prämien angemessen zuordnen.

Die wahre Stärke eines RMIS liegt jedoch darin, dass das System genutzt werden kann, um aufkommende Risiken und Trends zu identifizieren und darauf zu reagieren, die sonst möglicherweise unbemerkt blieben. Die zentralisierte Ansicht, die zugängliche Plattform und die erweiterten Berichtsfunktionen eines RMIS erleichtern auch die Kommunikation und Zusammenarbeit im gesamten Unternehmen.

Mythos #2: RMIS-Benutzer müssen IT-Experten sein.

Wahrheit: Die aktuelle Generation der RMIS-Software ist benutzerfreundlich und verfügt über verbraucherähnliche Funktionen, die intuitiv, integriert und zuverlässig sind.

Dashboards kombinieren optisch ansprechende Grafiken mit leistungsstarker Analytik, um die benötigten Informationen zum richtigen Zeitpunkt zu liefern. Berichte sind auf Knopfdruck verfügbar – ohne Neuformatierung oder Ausschneiden und Einfügen. Und ein cloudbasiertes System ist für jeden, jederzeit und überall zugänglich.

Wie bei jeder neuen Technologie ist jedoch eine anfängliche Schulung erforderlich, um den größtmöglichen Nutzen aus Ihrer RMIS-Investition zu ziehen. Ja, es gibt eine Lernkurve. Aber der Wert, den Sie durch die Erweiterung Ihres Risikoverständnisses gewinnen, überwiegt bei weitem die Kosten, die entstehen, wenn Sie an Ihrer aktuellen Routine festhalten.

Mythos #3: Ein RMIS erfüllt die gleiche Aufgabe wie eine Tabellenkalkulation.

Wahrheit: Den Vergleich eines RMIS mit einer Tabellenkalkulation kann man mit dem Vergleich Ihres neuesten Smartphones mit einem Klapphandy aus den 90er Jahren gleichsetzen. Die Ähnlichkeiten zwischen den beiden enden, wenn Sie mehr als nur die Grundlagen machen wollen.

Tabellenkalkulationen können ein effektives Instrument für das Risikomanagement in Unternehmen mit einer begrenzten Anzahl von Standorten, Mitarbeitern, Vermögenswerten und Versicherern sein. Dieses Werkzeug hat jedoch Schwierigkeiten, mit der Datenmenge Schritt zu halten, die für ein effektives Management eines wachsenden Risikoportfolios erforderlich ist. Sie könnten am Ende kritische Geschäftsentscheidungen auf der Grundlage veralteter oder fehlerbehafteter Daten treffen.

Tabellenkalkulationen sind besonders anfällig für:

• • Datenfehler. Tabellenkalkulationen basieren hauptsächlich auf manueller Arbeit zur Erfassung, Überprüfung, Formatierung, Konsolidierung und Eingabe von Informationen. Dieser Prozess ist nicht nur außerordentlich zeitaufwändig, sondern jeder Tastendruck oder jede Ausschneiden-und-Einfügen-Aktion erhöht das Risiko menschlicher Fehler.
  • Sicherheitsbedrohungen. Beschränkungen des Zugriffs sind bei Tabellenkalkulationen bekanntermaßen schwierig durchzusetzen. Infolgedessen können Informationen leicht in die falschen Hände geraten. Wenn die Tabellenkalkulation sensible Informationen enthält, könnte das Unternehmen in ernsthafte Schwierigkeiten geraten.
  • Probleme bei der Katastrophenwiederherstellung. Was passiert, wenn ein Laptop verloren geht oder gestohlen wird? Ihre Daten könnten zusammen mit dem Laptop verschwinden, da Tabellenkalkulationen nicht immer automatisch gesichert werden. Im Falle einer echten Katastrophe könnten Sie alles verlieren.

Ein RMIS minimiert Dateneingabefehler, indem es die Benutzer durch einen optimierten Erfassungsprozess führt. Änderungen und Aktualisierungen können sofort, an einem Ort und zu einem Zeitpunkt vorgenommen werden. Alles wird dokumentiert, sodass Sie immer wissen, wer welche Änderung vorgenommen hat und warum.

Der Zugriff auf ein RMIS ist auf jedem Gerät von überall aus möglich – solange der Benutzer autorisiert ist. Und ein RMIS speichert und schützt Ihre Daten in einem sicheren, cloudbasierten System, das von unabhängigen Dritten verifiziert werden kann.

Mythos #4: Ein RMIS gleicht dem anderen.

Wahrheit: Nicht alle RMIS-Plattformen sind gleich. Organisationen können zwischen zwei Haupt-RMIS-Optionen wählen: gebündelt und ungebündelt.

Ein gebündeltes RMIS wird von Versicherern, Maklern und Drittverwaltern angeboten. Die Kosten für ein gebündeltes RMIS sind oft in den Gesamtkosten des Anbieters enthalten. Das System funktioniert jedoch nur mit Daten dieses Anbieters.

Wenn Sie mehrere Versicherer oder Schadenregulierer haben, könnten Sie am Ende mit zahlreichen Systemen konfrontiert sein – von denen keines miteinander kommunizieren kann. Um einen umfassenden Überblick über Ihre Risiken zu erhalten, müssten Sie die Daten in ein einheitliches Format umwandeln, an einem zentralen Ort zusammenführen und diesen Prozess bei jeder Aktualisierung durch den Anbieter wiederholen. Das Einbringen von Daten aus einer anderen Quelle, wie Finanzen oder Recht, erfordert wahrscheinlich eine kundenspezifische Schnittstelle oder manuelle Eingabe.

Ein eigenständiges RMIS wird von einem unabhängigen Anbieter angeboten. Diese Art von System konsolidiert Risiko-, Sicherheits- und Schadensdaten aus allen internen und externen Quellen, um Ihnen einen vollständigen, integrierten Überblick über Ihr gesamtes Risikoportfolio zu geben.

Während die Gebühren höher erscheinen könnten als bei einem gebündelten System, bietet ein eigenständiges RMIS ausgeklügeltere Funktionen und Möglichkeiten für Analysen und Berichterstattung. Es kann auch an Ihre bestehenden Systeme angepasst werden. Die Integration mit der Personalabteilung beispielsweise kann wichtige Informationen über Mitarbeiter direkt in Ihre Analysen und Berichte einfügen. Das Ergebnis ist, dass Sie vollständige Einblicke haben, um kritische Risiko- und Sicherheitsentscheidungen zu treffen.

Das richtige Risikomanagement-System für Sie hängt letztendlich von der Anzahl und Komplexität Ihrer Risiken ab – und davon, was Sie benötigen, um diese Risiken effektiv zu managen. Tabellenkalkulationen können beispielsweise für eine kleine Anzahl relativ unkomplizierter Risiken gut funktionieren. Ein gebündeltes RMIS kann für Unternehmen gut funktionieren, die hauptsächlich mit einem Versicherer oder Schadenregulierer zu tun haben.

Aber wenn Sie versuchen, kritische Risiken über zahlreiche Funktionen, Geschäftsbereiche und Standorte hinweg zu identifizieren – und die sich entwickelnde Beziehung zwischen all diesen Risiken zu verstehen – benötigen Sie die Leistungsfähigkeit eines eigenständigen RMIS.

Dies ist das RMIS, das Ihnen helfen kann, große Mengen an Risikomanagementdaten in klare Möglichkeiten zur Schadensminderung und Senkung der Gesamtkosten umzuwandeln, was sich in den kommenden Jahren positiv auf das Endergebnis auswirken wird.

Mythos #5: Ein RMIS ist zu teuer.

Wahrheit: Der Kauf eines RMIS ist eine bedeutende Investition – aber es amortisiert sich letztendlich selbst. Hier ist wie:

1. Erhöht die Produktivität. Wie viel Zeit verwenden Sie derzeit darauf, Daten zu sammeln, zu formatieren und zu konsolidieren – und dann diese Informationen in aussagekräftige, umsetzbare Berichte umzuwandeln? RMIS-Software erledigt all dies automatisch, was Ihnen Zeit freisetzt, um die Daten tatsächlich zu analysieren und angemessen darauf zu reagieren.

2. Ersetzt andere Technologien. Unabhängig davon, welches System Sie verwenden, geben Sie bereits Geld für irgendeine Art von Technologie aus, um Risiko-, Sicherheits- und Schadensdaten zu verwalten. Die Gesamtkosten für die Aufrechterhaltung dieser separaten Systeme und Tabellenkalkulationen könnten Sie überraschen. All dies sind Gelder, die in ein RMIS umgeleitet werden können.

3. Verbessert die Genauigkeit. Die zentralisierte Ansicht eines RMIS hilft Ihnen, die Beziehungen zwischen kritischen Risiken und die kumulativen Auswirkungen auf die Organisation besser zu verstehen. Diese Informationen können Ihnen helfen, intelligentere und schnellere Entscheidungen zur Schadensminderung zu treffen – und letztendlich die Prämien zu senken.

Tatsache ist, dass keine Risikomanagement-Technologie kostenlos ist. Wenn die Anfangskosten eines RMIS steil erscheinen, stellen Sie sich vor, einen Verlust rechtfertigen zu müssen, der durch einen unentdeckten Tabellenkalkulationsfehler verursacht wurde. Die wahren Kosten jeder Lösung müssen in Bezug auf die gesamten operativen Kosten für die Organisation über einen längeren Zeitraum gemessen werden.

Technologie, Service und Funktionen sind wichtige Überlegungen beim Kauf eines RMIS – aber das ist erst der Anfang. Das Verständnis Ihrer Bedürfnisse, das Wissen um die Anforderungen Ihrer Stakeholder und die Auswahl des richtigen Softwarepartners sind ebenso wichtig.

Hier sind zehn Tipps für den Kauf eines RMIS, um sicherzustellen, dass Sie die richtige Lösung – und den richtigen Partner – erhalten:

1. Erstellen Sie eine Bestandsaufnahme Ihrer aktuellen Probleme.

Was sind Ihre Schmerzpunkte? Welche Probleme haben Sie mit Ihrer aktuellen Technologie? Die Anwendung neuer Technologie auf einen defekten Prozess wird diesen nicht beheben. Identifizieren Sie stattdessen vorab alle Unterbrechungen oder Engpässe und legen Sie klare Ziele fest, die Sie mit einem RMIS erreichen möchten.

2. Stellen Sie Ihr RMIS-Team zusammen.

Ein RMIS berührt viele Funktionsbereiche, daher ist es wichtig, alle Interessengruppen in den Kaufprozess einzubeziehen, um sicherzustellen, dass ihre Stimmen gehört werden. Die frühzeitige Zusammenführung diverser Perspektiven stellt sicher, dass kritische Themen frühzeitig adressiert werden, was kostspielige Verzögerungen in der Zukunft verhindern kann.

Diejenigen, die sich während des gesamten RMIS-Kaufprozesses gehört fühlen, werden mit höherer Wahrscheinlichkeit auch während der Implementierung und darüber hinaus zu überzeugten Befürwortern der neuen Technologie.

3. Verstehen Sie, wie das RMIS mit Ihrer bestehenden Technologie funktionieren wird.

Ineffiziente Arbeitsabläufe, veraltete Prozesse, mangelnde Unterstützung durch die Führungsebene und Widerstand gegen Veränderungen können die Effektivität Ihres RMIS negativ beeinflussen. Informieren Sie sich gründlich über die Funktionen und Fähigkeiten der in Betracht gezogenen RMIS-Technologie – und vergleichen Sie diese mit Ihren aktuellen Systemen und Anforderungen.

Bedenken Sie, dass nur weil etwas immer auf eine bestimmte Weise gemacht wurde, dies nicht bedeutet, dass es der beste Weg ist. Untersuchen Sie Ihre Arbeitsabläufe im Detail, um zu sehen, ob es eine effizientere Möglichkeit gibt, die Aufgabe zu erledigen.

Risikomanagement-Informationssysteme sollten die Produktivität steigern, indem sie belastende, langweilige und ineffiziente manuelle Aufgaben eliminieren. Und die dadurch eingesparte Zeit kann für höherwertige Aufgaben genutzt werden, was die Effektivität Ihrer Risikomanagementbemühungen steigern wird.

4. Machen Sie eine Probefahrt mit dem RMIS.

Nehmen Sie sich die Zeit, eine Demo oder Testversion anzufordern und überzeugen Sie sich selbst davon, wie akkurat die Behauptungen des Anbieters sind.

Wie einfach und intuitiv ist die Benutzererfahrung? Sind alle benötigten Funktionen von einem Tablet, Telefon und Laptop aus zugänglich? Sind die Berichte und Analysen ausreichend anspruchsvoll für Ihre Anforderungen? Und wie einfach ist es, die benötigten Berichte zu erstellen?

Finden Sie heraus, wie gut das RMIS mit HR, Gehaltsabrechnung, Rechtsabteilung und anderen internen und externen Systemen zusammenarbeitet. Und prüfen Sie, ob es nahtlos mit Bereichen außerhalb der traditionellen RMIS-Grenzen des versicherbaren Risikos integriert wird, einschließlich Enterprise Risk Management, Drittanbieter-Risikomanagement, Compliance, interne Revision und mehr.

5. Planen Sie Zeit für die Implementierung ein.

Ein RMIS ist ein großes und komplexes System mit mehreren Schnittstellen. Wie bei jeder unternehmensweiten Softwareimplementierung geschieht die Implementierung eines RMIS nicht auf Knopfdruck. Ein jahrzehntealtes System innerhalb weniger Wochen zu ersetzen, ist unrealistisch und wird wahrscheinlich zu enttäuschenden Ergebnissen führen.

Planen Sie ausreichend Zeit für die Analyse, das Design, die Planung, das Testen und die Ausführung der Software ein – und berücksichtigen Sie zusätzliche Zeit für unvorhergesehene Probleme, die während des Prozesses auftauchen können. Unterteilen Sie den Implementierungsprozess in überschaubare Phasen und halten Sie klare Kommunikationswege zwischen allen Beteiligten offen.

Überstürzen Sie nichts. Und sparen Sie nicht an der Zeit für Benutzerschulungen.

6. Wissen Sie, wie Ihre Daten gespeichert und geschützt werden.

Ist das RMIS cloud-basiert? Welche Kontrollen sind vorhanden, um unbefugten Zugriff zu verhindern? Wurde die Sicherheitsinfrastruktur unabhängig zertifiziert?

Wo werden Ihre Daten gespeichert? Und wie werden diese Rechenzentren geschützt? Wie sieht es im Falle einer Katastrophe aus?

7. Arbeiten Sie mit Menschen zusammen, die Sie mögen und denen Sie vertrauen.

Die Funktionen und Funktionalität eines RMIS sind wichtig, aber Menschen machen den wahren Unterschied aus. In Wahrheit könnten Ihre Top-RMIS-Kandidaten recht vergleichbare Funktionen und Funktionalität bieten. In diesem Fall kommt es auf die Menschen an.

Ist der RMIS-Anbieter bestrebt, eine Partnerschaft mit Ihnen aufzubauen? Fühlen Sie sich wohl mit allen, mit denen Sie zusammenarbeiten werden – und werden diese in der Lage sein, Probleme zu lösen? Sind die Teammitglieder begierig darauf, Ihr Geschäft kennenzulernen, sind sie kreative Problemlöser und hören sie zu?

8. Fordern Sie hervorragenden Service.

Erkundigen Sie sich, welche Art von Support angeboten wird – Telefon, Online-Portal, E-Mail etc. – und wie die garantierte Reaktionszeit aussieht.

Können Sie für komplexere Probleme einen individuellen Kundenservice in Anspruch nehmen sowie einen traditionellen Helpdesk für routinemäßigere Anfragen?

Und der Service sollte weit über die Implementierung hinausgehen. Verfügt der RMIS-Anbieter über ein Team, das sich Ihrem langfristigen Erfolg widmet?

9. Wissen Sie, was Sie kaufen.

Haben Sie ein klares Verständnis davon, welche Funktionen, Dienstleistungen und Support in Ihrem RMIS-Vertrag enthalten sind und welche Kosten entstehen könnten, wenn sich Ihre Anforderungen ändern. Sie benötigen ein System, das einfach skalierbar ist und sich an das Wachstum Ihres Unternehmens anpassen kann, ohne kostspielige oder störende Rekonfigurationen.

10. Und wissen Sie, von wem Sie Ihr RMIS erwerben.

Stellen Sie stets sicher, dass der RMIS-Anbieter nachweisliche Expertise in den Bereichen Technologie, Risiko und Versicherung besitzt – sowie die Langlebigkeit und Ressourcen, um seine Versprechen langfristig zu erfüllen.

Ein RMIS ist eine bedeutende Investition, die weit über die Technologie hinausgeht. Die Sorgfalt, der Respekt und das echte Interesse, die Sie von jedem Anbieter im Kaufprozess erfahren, sind ein guter Indikator für das, was Sie erwarten können.

Führen Sie Ihre Due-Diligence-Prüfung durch. Mit dem richtigen RMIS-Partner wird Ihr neues RMIS Ihre Arbeit erleichtern, Ihr Team erfolgreicher machen und Ihr Unternehmen stärken.