Corporate Compliance: Der definitive Leitfaden

Unternehmen ohne wiederholbare, nachhaltige Prozesse zur Verwaltung der Einhaltung von Vorschriften sind eindeutig in Gefahr zu scheitern. Und wenn veraltete Technologien oder Prozesse tief verwurzelt sind, merken Sie vielleicht nicht einmal, wie schlimm die Situation geworden ist. Es reicht nicht mehr aus, einfach nur Kästchen anzukreuzen, um die Vorschriften einzuhalten. Ein einziger Fehltritt bei der Einhaltung von Vorschriften kann so hohe Geldstrafen nach sich ziehen, dass die Zukunft des Unternehmens zum Scheitern verurteilt ist. Unternehmen, die nicht in der Lage sind, die Einhaltung von Vorschriften effektiv zu verwalten, öffnen auch die Tür für einen Imageschaden, der viel größer und tiefer sein kann als jeder finanzielle Schaden. Die Führungsetagen und Vorstände reagieren darauf, indem sie mehr von der Compliance-Funktion verlangen. Sie wollen harte Beweise dafür, dass die Compliance-Risiken ihres Unternehmens effektiv angegangen und verwaltet werden. Können Sie diesen Nachweis erbringen – oder verlassen Sie sich in erster Linie auf Ihr Bauchgefühl? Die Technologie der neuen Generation fasst alle Unternehmens- und Rechtsrichtlinien, Verfahren und Anforderungen aus dem gesamten Unternehmen an einem zentralen Ort zusammen, um einen klaren Überblick über Ihre Compliance-Risiken zu erhalten. Sie sparen Zeit und Geld, indem Sie Redundanzen beseitigen und Lücken aufdecken, die Sie angreifbar machen könnten. Technologie kann außerdem Maßnahmen priorisieren und Risiken minimieren, indem sie die Zusammenarbeit innerhalb des Unternehmens erleichtert und die Einhaltung von Vorschriften in die tägliche Entscheidungsfindung integriert. Lesen Sie weiter, um zu erfahren, wie Sie die Einhaltung von Vorschriften von einer „Check-the-Box“-Funktion in eine gut geölte Maschine verwandeln können, die Menschen, Prozesse und Technologie nahtlos integriert und mit datengesteuerter Transparenz die Zukunft des Unternehmens fördert.

Corporate Compliance ist dafür verantwortlich, dass ein Unternehmen die Gesetze, Regeln und Vorschriften einhält, die für das Unternehmen gelten. Die Funktion ist auch dafür verantwortlich, dass Mitarbeiter und andere Stakeholder sich an interne Standards, Richtlinien und Verfahren halten.

Die Einhaltung von Vorschriften ist kompliziert und kostspielig – und wird oft durch die Tools und Prozesse erschwert, mit denen die Aufgabe erledigt werden soll. Sonst fähige Compliance-Teams kämpfen mit klobiger, veralteter Technologie und ineffizienten Prozessen. Die Identifizierung Ihrer größten Herausforderungen ist der erste Schritt zu deren Überwindung. Was steht Ihnen im Weg?

1. Abgeschottete Funktionen
Compliance-Prozesse werden oft als Reaktion auf ein bestimmtes Ereignis – eine neue Vorschrift, einen Rechtsstreit, eine strafrechtliche Untersuchung usw. – geschaffen, ohne dass man sich Gedanken darüber macht, wie alles zusammenhängt. Wenn die Zuständigkeiten auf diese Weise abgeschottet sind, haben nur wenige Menschen die Mittel, die Motivation oder die Möglichkeit, Informationen über Funktionsgrenzen hinweg auszutauschen.

2. Getrennte Systeme
Wenn die Zuständigkeiten für die Einhaltung von Vorschriften in Silos untergebracht sind, ist die Wahrscheinlichkeit groß, dass die Technologie, mit der diese Zuständigkeiten erfüllt werden, ebenso unverbunden ist. Das macht es sehr schwierig, die Einhaltung von Vorschriften über mehrere Geschäftsbereiche, Funktionen oder Standorte hinweg effizient zu verwalten. Und da es keine einfache Möglichkeit gibt, Daten auszutauschen, sind am Ende mehrere Personen mit der Suche nach denselben Informationen beschäftigt.

3. Manuelle Prozesse
Die Einhaltung von Vorschriften mit Hilfe von Tabellenkalkulationen, gemeinsam genutzten Dateien und Dokumenten zu verwalten, war wahrscheinlich einmal sinnvoll. Aber diese Tools waren einfach nicht dafür ausgelegt, mit einer Flut von sich ständig ändernden Vorschriften Schritt zu halten. Es kann Stunden über Stunden dauern, jede Kalkulationstabelle an jedem Ort manuell zu aktualisieren, um eine einzige gesetzliche Änderung zu berücksichtigen. Multiplizieren Sie das mit den Hunderten von Gesetzesänderungen, die in der Praxis vorkommen, und Sie haben ein Problem. Jeder Teil der Daten, der neu eingegeben oder kopiert und eingefügt werden muss, öffnet außerdem die Tür für weitere menschliche Fehler.

4. Unvollständige – oder nicht vorhandene – Metriken
Das Zusammenstellen von Informationen aus mehreren unterschiedlichen Systemen – oft von Hand – zu aussagekräftigen Berichten ist ein zeitaufwändiger, fehleranfälliger Prozess. Wenn ein Bericht schließlich erstellt wird, kann er bereits veraltet sein. Und ohne ausgefeilte Analysen zur Berechnung potenzieller Risiken und zur Festlegung von Prioritäten müssen Sie die Einhaltung von Vorschriften in Ihrem Unternehmen größtenteils durch eine Linse verwalten, die nur die Vergangenheit, nicht aber die Zukunft im Blick hat.

5. Keine Transparenz
Ohne einen integrierten Überblick über Compliance-bezogene Aktivitäten ist es fast unmöglich, Lücken und Unstimmigkeiten bei der Verfolgung und Verwaltung der Compliance zu erkennen. Das bedeutet, dass ein schädliches Risiko leicht unentdeckt oder unbehandelt bleiben kann, weil Sie die vollen Auswirkungen nicht abschätzen konnten, bis es zu spät war.

Das derzeitige soziale, wirtschaftliche und regulatorische Umfeld, in dem keine Gefangenen gemacht werden dürfen, erhöht den Druck auf die Einhaltung der Vorschriften an mehreren Fronten:

Unerbittliche Kontrolle durch die Stakeholder.
In der heutigen vernetzten Welt können sich Unternehmen nicht vor dem Urteil von Aufsichtsräten, Kunden, Investoren, Regulierungsbehörden oder der breiten Öffentlichkeit verstecken.

Ständig wechselnde Regeln und Vorschriften.
Die unablässige Flut von Änderungen der Vorschriften macht es schwieriger denn je, einfach nur Schritt zu halten, geschweige denn die Compliance-Funktion zu optimieren.

Exponentielles Wachstum der Beziehungen zu Drittanbietern.
Sie übernehmen nicht nur die Risiken Ihrer Händler und anderer Drittanbieter, sondern sind auch für jedes Fehlverhalten von deren Händlern, den Händlern ihrer Händler usw. verantwortlich.

Steile Konsequenzen für Versäumnisse.
Die Geldstrafen für die Nichteinhaltung von Vorschriften sind so hoch wie nie zuvor – und der Schaden für den Ruf kann mindestens genauso groß sein.

Moderne Technologie macht Compliance weniger schmerzhaft, weniger teuer und weniger riskant. Sie vereint Compliance-Prozesse und -Rollen im gesamten Unternehmen für eine nahtlose Zusammenarbeit und intelligente Erkenntnisse, die datengesteuerte Entscheidungen ermöglichen. Sie bietet enorme Effizienzgewinne und senkt gleichzeitig sowohl die Kosten als auch das Risiko der Nichteinhaltung von Vorschriften. Mit integrierter Technologie können selbst kleine Compliance-Teams mit dem ständigen Druck externer und interner Anforderungen Schritt halten. Was können Sie mit moderner Compliance-Software tun?

Erledigen Sie mehr. Technologie ist mehr als nur eine Erleichterung für das Compliance-Team – obwohl sie das natürlich auch tut. Sie automatisiert Arbeitsabläufe, Bewertungen, Kontrolltests und Abhilfemaßnahmen und reduziert so den Zeit- und Arbeitsaufwand des Compliance-Teams drastisch. Mit der Technologie können Sie eine einzige Bewertung für mehrere Mandate nutzen. Anstatt endlos nach Daten zu suchen, können Sie sich auf die Untersuchung von Fakten, das Verständnis von Anomalien und die Behebung von Problemen konzentrieren.

Gehen Sie mit dem ständigen Wandel um. Ein wesentlicher Teil des Compliance-Managements besteht darin, den Überblick über eine endlose Anzahl von Vorschriften zu behalten, die sich ständig ändern. Integrierte Technologie wurde entwickelt, um nicht nur effizient mit neuen Vorschriften und Gesetzen Schritt zu halten, sondern auch, um Ihrem Compliance-Risiko und den Auswirkungen auf das Unternehmen einen Schritt voraus zu sein.

Wissen Sie, wer was und wann getan hat. Wenn Sie alle Compliance-relevanten Elemente in einem einzigen Repository mit robusten Nachverfolgungsfunktionen haben, erhalten Sie einen klaren Prüfpfad, der jede Änderung dokumentiert.

Nahtlos zusammenarbeiten. Eine integrierte Lösung bringt alle Unternehmens- und Rechtsrichtlinien, Verfahren und Anforderungen an einem Ort zusammen, der für alle Beteiligten leicht zugänglich ist. Sie überwindet Silos, indem sie einheitliche Prozesse und Kontrollen im gesamten Unternehmen einführt. Indem sie die Kommunikation mit dem gesamten Unternehmen erleichtert, fördert die Technologie auch eine risikobewusste Kultur und schafft ein Gefühl der Eigenverantwortung, bei dem jeder seinen Teil dazu beiträgt, das Risiko der Nichteinhaltung von Vorschriften im Unternehmen zu verringern.

Sehen Sie das große Ganze. Integrierte Technologie ermöglicht es Ihnen, Initiativen und Daten miteinander zu verbinden, um echte Erkenntnisse darüber zu gewinnen, wie sich ein Teil des Programms auf einen anderen auswirkt und welche kumulativen Auswirkungen auf das Unternehmen zu erwarten sind. Mit einem besseren Einblick in Ihr Programm als Ganzes können Sie Probleme besser erkennen, priorisieren und angehen, bevor sie zu vollwertigen Problemen eskalieren.

Beantworten Sie schwierige Fragen. Mit optimierten Prozessen, Echtzeitdaten und integrierten Analysen können Sie mit der integrierten Compliance-Technologie schnell und einfach aussagekräftige Berichte erstellen, die Sie zu datengestützten Entscheidungen anregen. Dashboards geben Ihnen einen kontinuierlichen Einblick in die Wirksamkeit Ihrer Programme. Und fortschrittliche Analysen ergänzen die menschliche Intelligenz, indem sie neue und detailliertere Informationen aus den Daten herausziehen. Dank dieses Einblicks können Compliance-Teams der Unternehmensleitung strategische Ratschläge und vorausschauende Erkenntnisse geben.

Finanzdienstleistungen:

Consumer Financial Protection Bureau Bericht über die Aufsicht und Regulierung der Federal Reserve

Gesundheitswesen:

Consumer Financial Protection Bureau Bericht über die Aufsicht und Regulierung der Federal Reserve

Sicherheit:

Verizon Data Breach ReportMITRE ATT&CK™

Alle Branchen:

VERIS-Datenbank
ISAC (Die Mitglieder der ISACs verfügen über Benchmarking-Daten für bestimmte Branchen).

Künstliche Intelligenz hat das Zeug dazu, nahezu jeden Aspekt des Geschäftslebens zu verändern – auch die Einhaltung von Vorschriften. Maschinelles Lernen hilft schon lange bei der Analyse von Daten und der Vorhersage von Ergebnissen. Aber die Einführung von generativer KI – wie ChatGPT – hebt diese Fähigkeit auf eine neue Ebene. Für die Compliance bietet KI neue Möglichkeiten, Arbeitsabläufe zu automatisieren, zu erweitern und zu beschleunigen. Sie kann Ihre Fähigkeiten und Ihre Reichweite erweitern, indem sie die Art und Weise, wie Arbeit erledigt wird, neu definiert. ChatGPT und andere generative KI-Tools basieren auf umfangreichen Sprachmodellen, die auf riesigen Textmengen aus dem Internet trainiert wurden, um die Muster der menschlichen Sprache zu lernen. Die Daten erweitern ihre Fähigkeiten und ermöglichen es ihr, Daten zu analysieren, Muster zu finden und Lösungen schneller zu entwickeln als jeder Mensch es könnte. Die möglichen Auswirkungen auf die Einhaltung von Vorschriften sind weitreichend. Schon jetzt hilft KI bei der Analyse von Vorschriften und vergleicht sie mit den Richtlinien und Praktiken eines Unternehmens. Unternehmen fragen sich, wie KI die Berichterstattung an den Vorstand schneller, einfacher und besser machen kann. KI kann die Reichweite des Compliance-Teams erweitern, indem sie damit verbundene Aufgaben einfacher und schneller macht. KI kann sogar die erforderlichen Schritte in einem Arbeitsablauf reduzieren. Mit mehr Automatisierung haben Sie weniger manuelle Interaktionen, und diese Aktionen werden zu einem stärkeren Workflow kombiniert. Generative KI ist am besten bei der Erstellung von Inhalten. Mit nur wenigen Eingaben kann ChatGPT in Sekundenschnelle einen Entwurf ausspucken. Dieser erste Entwurf ist vielleicht nicht fehlerfrei, aber er bringt Sie wahrscheinlich zu 50% – 70% ans Ziel. Dann können Sie ihn mit Inhalt, Tonfall und Stimme verfeinern, damit er zu Ihrem Unternehmen passt. Betrachten Sie KI als einen Beschleuniger. Sie kann komplexe Daten vereinfachen, langwierige und technische Informationen (wie Vorschriften) in einfaches Englisch übersetzen und mühsame manuelle Arbeit eliminieren. Sie müssen die Antwort jedoch immer noch überprüfen, anpassen und weiterführen. Zu den klaren Anwendungsfällen für ChatGPT gehören die Einhaltung von Vorschriften:

• Entwürfe von Richtlinien
• Inhalt kontrollieren
• Auslegung von Gesetzen und Vorschriften
• Mögliche Kontrollen
• Sprachliche Übersetzungen

Diese Liste ist nur ein Anfang – das Potenzial ist nahezu endlos. Es kommt darauf an, dass Sie verstehen, was Sie erreichen wollen und wo KI einen Beitrag leisten kann. Natürlich ist die generative KI nicht unumstritten. Jeder – von den Aufsichtsbehörden bis zu den Erfindern selbst – versucht, die richtigen Sicherheitsvorkehrungen zu finden. In der Zwischenzeit sollten Sie sich vor einigen Risiken in Acht nehmen:

Halluzinationen – ChatGPT ist darauf programmiert, eine Antwort zu geben, insbesondere das beste nächste Wort in einem Satz. Dabei könnte es sich eine Antwort ausdenken, die keine Grundlage in den Fakten hat. Prüfen und bestätigen Sie die Antwort immer, bevor Sie Informationen weitergeben.

Voreingenommenheit – ChatGPT verwendet historische Informationen, um neue Inhalte zu erstellen. Das Problem ist, dass das, was z.B. 1970 akzeptabel war, nicht unbedingt den heutigen Standards entspricht. Und andersherum. Stellen Sie sicher, dass die von ChatGPT generierten Inhalte für Ihre Frage sowie für die Richtlinien und die Kultur Ihres Unternehmens relevant und angemessen sind.

Datenschutz und Sicherheit – ChatGPT erfasst alles, was Sie in die Eingabeaufforderung eingeben, und integriert es in das Modell. Seien Sie sich darüber im Klaren, welche Informationen Sie außerhalb Ihres Unternehmens weitergeben. Schützen Sie sich, indem Sie geeignete Anwendungsfälle und Ihre Parameter für deren sichere Nutzung definieren. ChatGPT gibt auch keine Quellen an, was es schwierig macht, die Richtigkeit und Zuverlässigkeit der bereitgestellten Informationen zu überprüfen.

• Compliance und Ethik sind tief in der Unternehmenskultur verankert.
• Ein Chief Compliance/Ethics Officer ist ein sichtbarer und geschätzter Teil der obersten Führungsebene.
• Technologie ermöglicht eine kontinuierliche Überwachung und fortschrittliche Analysen, um bei jedem Schritt vorausschauende, datengesteuerte Entscheidungen zu treffen.

Um mit den sich ständig ändernden Vorschriften und Richtlinien Schritt halten zu können, ist eine flexible, skalierbare und integrierte Softwarelösung erforderlich. Die richtige Technologie erhöht die Effizienz, beweist die Effektivität und steigert den Wert der Compliance-Funktion für das Unternehmen. Wenn Sie mögliche Lösungen evaluieren, sollten Sie sich fragen:

Wo Sie mit der Umstellung Ihrer Compliance beginnen sollten

Ziel ist es, die Corporate Compliance von einer nachträglichen, transaktionsbasierten Funktion zu einer zukunftsorientierten und datengesteuerten Funktion zu machen, die strategische Entscheidungen auf höchster Ebene beeinflussen kann. Hier sind 10 Schritte, die Ihnen den Einstieg erleichtern:

1. Legen Sie fest, wie Ihr endgültiger Prozess aussehen soll.

2. Definieren Sie Ihre größten Herausforderungen.

3. Machen Sie eine vollständige Bestandsaufnahme aller Vorschriften und Richtlinien, die Sie einhalten müssen.

4. Definieren Sie die Kontrollprozesse, die die Einhaltung der Vorschriften gewährleisten, und legen Sie die Messgrößen fest, mit denen Sie Ihre Fortschritte messen wollen.

5. Stellen Sie fest, wo sich die Informationen derzeit befinden und wer der Eigentümer ist.

6. Zentralisieren Sie alle aufsichtsrechtlichen Anforderungen und internen Richtlinien und integrieren Sie sie mit dem Risikomanagement Dritter, der Innenrevision und anderen Risikomanagementfunktionen.

7. Nutzen Sie Analysen, um Schwachstellen und Lücken in regulatorischen und politischen Initiativen zu identifizieren.

8. Ermitteln Sie, welche Änderungen notwendig sind, um Ihre Ziele zu erreichen.

9. Berechnen Sie eine Compliance- und eine Risikobewertung – und berücksichtigen Sie beides, um Prioritäten festzulegen.

10. Überwachen Sie die Effektivität Ihrer Kontrollen und nehmen Sie alle notwendigen Verbesserungen vor.