Herausforderung
Arrow Electronics ist ein globaler Elektronikhändler, der tausende Gerätehersteller und gewerbliche Kunden weltweit bedient. Jeder Arrow-Standort pflegt Notfall- und Continuity-Dokumentationen, die regelmäßig überprüft und aktualisiert werden, um die operative Resilienz zu unterstützen.
Die Pflege dieser Pläne mithilfe einer Legacy-Plattform erwies sich als schwierig zu skalieren für eine breite, verteilte Nutzerbasis. Selbst mit Schulungen und Anbieterunterstützung erforderten routinemäßige Aktualisierungen häufig spezialisiertes Fachwissen, was selbst einfache Wartungsaufgaben übermäßig zeitaufwendig machte.
Diese Komplexität machte es insbesondere für Teams an vorderster Front schwierig, von denen viele Kontinuitäts-Tools nur selten nutzen. „Von Teams an vorderster Front zu verlangen, Aktualisierungen über eine hoch technische Benutzeroberfläche vorzunehmen, war schlicht nicht praktikabel“, erinnert sich Victoria Hiatt, Director, Global Business Continuity and Resilience bei Arrow.
Lizenzbeschränkungen begrenzten zudem die Teilnahme und schufen Engpässe, indem sie einschränkten, wer Zugang zum System hatte.
„Damals wurde der Großteil der Arbeit von einem kleinen Team erledigt“, sagt sie. „Bei Hunderten von Standorten mussten wir Standortverantwortliche in die Lage versetzen, Pläne direkt zu aktualisieren – mit der richtigen Struktur und Governance.“
Arrow erkannte die Möglichkeit, Plankonsistenz, Aktualität und Berichterstattung zu verbessern und gleichzeitig Leitlinien klarer und den Prozess für Teams einfacher zu gestalten.
Hiatt sagt: „Wir suchten nach einem Ansatz, den Mitarbeitende in der gesamten Organisation nutzen können.“
Lösung
Arrow Electronics wählte die Business Continuity & Resilience-Software von Riskonnect, um einen benutzerfreundlicheren, standardisierten Ansatz für die Continuity-Planung zu unterstützen. Die Lösung ist intuitiv für Nutzer auf allen Ebenen, einschließlich derjenigen vor Ort, die nur wenige Male im Jahr damit interagieren.
Mit Riskonnect erweiterte Arrow den Zugang, sodass mehr Nutzer sich im System anmelden und die für ihre Rollen relevanten Pläne aktualisieren können. Die Software führt Nutzer durch standardisierte Workflows mit integrierter Formatierung, die keine technischen Kenntnisse erfordert.
Vorlagen stellen sicher, dass jeder Plan derselben Struktur folgt – was reibungslose Übergänge erleichtert, wenn Mitarbeitende zwischen Standorten wechseln. Pläne enthalten Aktivierungsanleitungen und wichtige Kontaktinformationen. „Die Möglichkeit, eine Vorlage zu erstellen und sie einfach an alle Standorte auszurollen, war für mein Team sehr hilfreich“, sagt Hiatt.
Auswirkungen auf den Betrieb, Incident Response und zugehörige Formulare werden an einem zentralen Ort gespeichert und sind leicht zugänglich. „Das ist mehr als nur ein Daten-Repository“, merkt sie an. „Die Verwendung derselben Formulare und die klare Transparenz stärken die Verbindung lokaler Pläne mit übergeordneten Unternehmensinitiativen.“
Automatisierte Erinnerungen fördern die fristgerechte Durchführung jährlicher oder quartalsweiser Review-Zyklen. Die Software bietet außerdem einen Audit-Trail, der Governance und Aufsicht belegt. Hiatt betont zudem, dass das Riskonnect-Team jederzeit bereit ist, Unterstützung zu leisten, wenn Hilfe benötigt wird. „Ihre Reaktionsgeschwindigkeit ist hervorragend.“
Ergebnis
Mit Riskonnect entwickelte Arrow sein Business-Continuity-Programm zu einem formalisierten, wiederholbaren Prozess mit größerer Konsistenz und klarerer Verantwortlichkeit weiter.
Designierte Planverantwortliche in verschiedenen Rollen und Regionen verfügen über die Werkzeuge, um standortbezogene Pläne zu pflegen und Wiederherstellungsverfahren zu dokumentieren, die für ihren Standort geeignet sind.
„Teams an vorderster Front arbeiten gern mit Riskonnect, weil es sich so vertraut anfühlt wie die Arbeit in einem Dokument“, erklärt Hiatt. „Diese Benutzerfreundlichkeit hat dazu beigetragen, die gemeinsame Verantwortung zu stärken. Es ist nicht nur Aufgabe des Kontinuitätsteams.“
Business-Continuity-Bewusstsein wird in vielen Bereichen in das Onboarding integriert. Und regelmäßige Auffrischungsschulungen werden angeboten, um Erwartungen zu verstärken. Dieser Ansatz hat die Konsistenz und Aktualität der Vorfallsberichterstattung verbessert. Erhöhte Transparenz unterstützt zudem eine lernorientierte Berichtskultur.
Störungen mit geringerer Schwere – etwa eine Stromunterbrechung – werden in Riskonnect erfasst, damit Teams auf frühere Maßnahmen zurückgreifen und Lessons Learned teilen können. „Das hat Teams geholfen, effizienter zu koordinieren und Fragen zu berücksichtigen, die sie zuvor vielleicht nicht gestellt hätten“, sagt Hiatt.
„Aufgrund unserer Größe ist es schwierig, nach jedem Szenario direkt mit jeder Gruppe in Kontakt zu treten. Jetzt können Standortverantwortliche über die Plattform auf relevante Dokumente zugreifen und bewährte Vorgehensweisen bei Bedarf übernehmen. Diese Transparenz unterstützt eine bessere, an den Geschäftsanforderungen ausgerichtete Planung.“
Arrow führt auch Tabletop-Übungen im gesamten Unternehmen durch, um Berichts- und Eskalationserwartungen zu üben und Rollen sowie Koordination zu verstärken.
„Die Übungen kommen gut an. Führungskräfte aus aller Welt haben Interesse bekundet, teilzunehmen“, berichtet Hiatt. „Sie sind begeistert von den Möglichkeiten – und das Engagement der Führung hat dazu beigetragen, das Bewusstsein für Kontinuität in der gesamten Organisation zu stärken.“
Sie ergänzt: „Arrow verankert das Bewusstsein für Kontinuität im Tagesgeschäft.“
Weitere Informationen zu Continuity-Programmen finden Sie im Download Getting Started with Business Resilience und in der Business Continuity & Resilience-Software von Riskonnect.
