RMIS: O Guia Definitivo

Um Sistema de Informação de Gestão de Riscos - RMIS - é uma plataforma de software para a recolha, gestão, análise e comunicação de informações sobre riscos, reclamações, e segurança.

Um RMIS reúne todos os seus dados de risco segurados num único local para lhe dar uma visão clara dos seus riscos, das relações, e do impacto na organização. Um RMIS poupa tempo e melhora a precisão, automatizando tarefas e racionalizando os fluxos de trabalho. Reduz a exposição ao risco, o stress na gestão do risco - e o custo total do risco.

Com um RMIS, as equipas de risco podem deixar de gerir folhas de cálculo, documentos e e-mails e começar a gerir o risco a um nível estratégico.

"Para se tornarem eficazes, os profissionais de gestão de risco devem ser capazes de converter os dados em informação - e depois em insights accionáveis. Tem de dizer ao negócio o que fazer a seguir".
- Bob Bowman, Director, Gestão de Risco, The Wendy's Company

1. Trabalha com apenas uma seguradora ou TPA (passado e presente)?
2. Tem baixa frequência e gravidade das reclamações?
3. É capaz de reportar facilmente à sua direcção executiva e/ou conselho?
4. Os seus dados sobre riscos, segurança e reclamações são facilmente acessíveis onde e quando for necessário?
5. É fácil recolher e analisar a informação de que necessita para as renovações de seguros?
6. Está confiante na integridade dos seus dados?
7. Está satisfeito com o nível de percepção que está a obter da sua análise de dados?
8. Tem a certeza de que não existem duplicações ou lacunas na cobertura?
9. Pode ver o estado actual de uma reclamação?
10. Os seus relatórios são fáceis de executar - e são suficientemente sofisticados para os seus propósitos?
11. Pode responder facilmente a perguntas sobre prémios, cobertura e histórico de sinistros?

Se a maioria das suas respostas for "sim". - O seu sistema actual de gestão de riscos está a fazer o seu trabalho. Uma revisão periódica do estado irá assegurar que se mantém no bom caminho à medida que as suas necessidades crescem e mudam. (Quadrante 3)

Se a maioria das suas respostas são "não". - O seu sistema actual tornou-se mais um obstáculo do que uma ajuda, e está a limitar a sua capacidade de gerir o risco de forma eficaz. Um RMIS poderia fornecer a base de que necessita para gerir o risco a um nível mais estratégico. (Quadrantes 1, 2, e 4)

Ter a ferramenta certa facilita qualquer trabalho - e a gestão do risco não é excepção. No entanto, demasiadas vezes, as organizações contentam-se com folhas de cálculo ou com um sistema antigo ultrapassado simplesmente porque é assim que sempre foi feito.

As novas ferramentas RMIS podem tornar todos os aspectos da gestão do risco mais fáceis, mais rápidos e mais eficazes.
Aqui estão algumas das formas mais populares de utilizar um RMIS:

Um RMIS pode trazer alívio imediato aos pontos de dor de gestão de risco de longa data.

Separar os Mitos RMIS da Verdade

Ouviu aquela sobre como um RMIS é apenas para reclamações? Ou que um sistema da próxima geração é demasiado caro? Há todo o tipo de rumores inquietantes sobre o custo e limitações de um RMIS. Aqui ficam algumas orientações para resolver o mito a partir da verdade.

Mito #1: Um RMIS é apenas para reivindicações.

Verdade: Um RMIS torna a gestão de reclamações fácil, rápida e precisa. Os utilizadores têm uma fonte centralizada para acompanhar o estado das reclamações, validar dados, e visualizar o histórico de pagamentos. Pode até comparar resultados de reivindicações semelhantes e analisar a causa de uma perda.

Mas a gestão de reclamações é apenas o começo. Um RMIS integra sem problemas todas as informações sobre riscos, reclamações e segurança num fluxo de trabalho contínuo único, abrangente e actualizado. Dá-lhe a visibilidade necessária para gerir eficazmente os riscos em toda a organização. Também pode revelar lacunas ou duplicações na cobertura e atribuir prémios de forma apropriada.

O verdadeiro poder de um RMIS, porém, é quando o sistema é alavancado para identificar e responder a riscos e tendências emergentes que de outra forma poderiam passar despercebidos. A visão centralizada, a plataforma acessível, e a melhoria dos relatórios de um RMIS também facilitam a comunicação e a colaboração em toda a organização.

Mito #2: Os utilizadores do RMIS devem ser peritos em TI.

Verdade: A actual geração de software RMIS é fácil de utilizar com características semelhantes às do consumidor que são intuitivas, integradas e fiáveis.

Os painéis de instrumentos combinam gráficos visualmente apelativos com análises poderosas para fornecer a informação de que necessita quando dela precisa. Os relatórios estão disponíveis ao toque de um botão - sem necessidade de reformatar ou cortar e colar. E um sistema baseado na nuvem é acessível por qualquer pessoa, em qualquer altura, a partir de qualquer lugar.

No entanto, como em qualquer nova tecnologia, é necessária formação inicial para obter o máximo valor do seu investimento em RMIS. Sim, existe uma curva de aprendizagem. Mas o valor ganho pela expansão da sua compreensão do risco supera de longe o custo de se manter com a sua rotina actual.

Mito #3: Um RMIS faz o mesmo trabalho que uma folha de cálculo.

Verdade: Comparar um RMIS com uma folha de cálculo é como comparar o seu último telefone inteligente com um telefone de salto mortal dos anos 90. As semelhanças entre os dois terminam quando se quer fazer algo mais do que o básico.

As folhas de cálculo podem ser uma ferramenta eficaz para gerir o risco em empresas com um número limitado de localizações, empregados, activos, e transportadores. Mas esta ferramenta tem dificuldade em acompanhar a quantidade de dados necessários para gerir eficazmente uma carteira crescente de risco. Pode acabar por tomar decisões empresariais críticas com base em dados desactualizados ou errados.

As folhas de cálculo são particularmente vulneráveis a:

• • Erros de dados. As folhas de cálculo dependem principalmente de trabalho manual para recolher, verificar, formatar, consolidar, e introduzir informação. Este processo não só é extraordinariamente demorado, como cada toque de tecla ou acção de cortar e colar aumenta o risco de erro humano.
  • Ameaças à segurança. As restrições a quem tem acesso são notoriamente difíceis de impor em folhas de cálculo. Como resultado, a informação pode facilmente cair nas mãos erradas. Se a folha de cálculo incluir informação sensível, a empresa pode estar em sérios problemas.
  • Problemas de recuperação em caso de desastre. O que acontece se um portátil se perder ou for roubado? Os seus dados podem desaparecer juntamente com o portátil, uma vez que as folhas de cálculo nem sempre são automaticamente copiadas. Se ocorrer uma verdadeira catástrofe, poderá perder tudo.

Um RMIS minimiza os erros de introdução de dados, guiando os utilizadores através de um processo de recolha racionalizado. As alterações e actualizações podem ser feitas instantaneamente, num só local, de uma só vez. Tudo é documentado para que se saiba sempre quem fez que mudança e porquê.

O acesso a um RMIS está disponível em qualquer dispositivo a partir de qualquer lugar - desde que o utilizador esteja autorizado. E um RMIS armazena e protege os seus dados num sistema seguro, baseado na nuvem, que pode ser verificado por terceiros independentes.

Mito #4: Um RMIS é o mesmo que o seguinte.

Verdade: Todas as plataformas RMIS não são criadas de forma igual. As organizações podem escolher entre duas opções principais de RMIS: empacotadas e desagregadas.

Um RMIS empacotado é oferecido por seguradoras, corretores e administradores de terceiros. O custo de um RMIS agrupado é frequentemente incluído no total cobrado pelo fornecedor. No entanto, o sistema só funciona com dados desse fornecedor.

Se tiver vários portadores ou TPAs, poderá acabar com inúmeros sistemas - nenhum dos quais pode comunicar entre si. Para obter uma visão abrangente dos seus riscos, teria de transformar os dados num formato comum, consolidá-los num local central e repetir o processo cada vez que o fornecedor emitisse uma actualização. A introdução de dados de outra fonte, tal como financeira ou jurídica, exigirá provavelmente uma interface personalizada ou uma introdução manual.

Um RMIS desagregado é oferecido por um fornecedor independente. Este tipo de sistema consolida dados de risco, segurança e reclamações de todas as fontes internas e externas para lhe dar uma visão completa e integrada de toda a sua carteira de riscos.

Embora as taxas possam parecer mais elevadas do que um sistema agrupado, um RMIS desagregado oferece características e capacidades mais sofisticadas para análise e relatórios. Também pode ser personalizado para trabalhar com os seus sistemas existentes. A integração com RH, por exemplo, pode acrescentar informações importantes sobre funcionários directamente nas suas análises e relatórios. O resultado é que tem uma visão completa para tomar decisões críticas em matéria de risco e segurança.

O sistema de gestão de riscos certo para si resume-se realmente ao número e complexidade dos seus riscos - e ao que precisa para gerir eficazmente esses riscos. As folhas de cálculo, por exemplo, podem funcionar bem para um pequeno número de riscos bastante simples. Um RMIS agrupado pode funcionar bem para as empresas que lidam principalmente com um transportador ou TPA.

Mas se estiver a tentar identificar riscos críticos em numerosas funções, linhas de negócio e locais - e compreender a relação em evolução entre todos estes riscos - precisa do poder de um RMIS desagregado.

Este é o RMIS que pode ajudá-lo a transformar grandes quantidades de dados de gestão de risco em oportunidades claras para mitigar perdas e reduzir os custos globais, o que terá um impacto positivo nos resultados dos anos vindouros.

Mito #5: Um RMIS é demasiado caro.

Verdade: A compra de um RMIS é um investimento significativo - mas acaba por se pagar a si próprio. Eis como:

1. Aumenta a produtividade. Quanto tempo está actualmente a gastar para recolher, formatar e consolidar dados - depois transformar esta informação em relatórios significativos e accionáveis? O software RMIS faz tudo isto automaticamente, o que liberta o seu tempo para realmente analisar os dados e responder adequadamente.

2. Substitui outras tecnologias. Independentemente do sistema que esteja a utilizar, já está a gastar dinheiro em algum tipo de tecnologia para gerir o risco, segurança e dados sobre reclamações. O custo total de manutenção destes sistemas e folhas de cálculo separadas poderá surpreendê-lo. Tudo isto é dinheiro que pode ser redireccionado para um RMIS.

3. Melhora a precisão. A visão centralizada de um RMIS ajuda-o a compreender melhor as relações entre os riscos críticos e o impacto cumulativo na organização. Esta informação pode ajudá-lo a tomar decisões mais inteligentes e rápidas para mitigar as perdas - e, em última análise, reduzir os prémios.

O facto é que nenhuma tecnologia de gestão de risco é gratuita. Se o custo inicial de um RMIS parecer íngreme, imagine tentar justificar uma perda causada por um erro não detectado na folha de cálculo. O verdadeiro custo de qualquer solução tem de ser medido em termos do custo operacional total para a organização a longo prazo.

Tecnologia, serviço, e características são considerações importantes ao comprar um RMIS - mas estas são apenas o começo. Compreender as suas necessidades, saber o que os seus interessados exigem, e seleccionar o parceiro de software certo é igualmente importante.

Aqui estão dez dicas para comprar um RMIS para se certificar de que obtém a solução certa - e o parceiro certo:

1. Faça um inventário dos seus problemas actuais.

Quais são os seus pontos de dor? Que problemas está a ter com a sua tecnologia actual? A aplicação de nova tecnologia a um processo quebrado não irá resolvê-lo. Em vez disso, identifique quaisquer avarias ou estrangulamentos à partida, e estabeleça objectivos claros que pretende atingir com um RMIS.

2. Reúna a sua equipa RMIS.

Um RMIS toca muitas áreas funcionais, por isso é importante incluir todos os interessados no processo de compra para garantir que as suas vozes sejam ouvidas. Reunir diversos pontos de vista desde o início assegura que as questões críticas sejam abordadas com antecedência, o que pode ajudar a eliminar atrasos dispendiosos no caminho.

Aqueles que se sentem ouvidos durante toda a jornada de compra do RMIS são também mais propensos a serem apoiantes vocais da nova tecnologia durante a implementação e para além dela.

3. Compreender como o RMIS irá funcionar com a sua tecnologia existente.

Fluxos de trabalho ineficientes, processos ultrapassados, falta de adesão de executivos, e resistência à mudança, tudo isto pode ter um impacto negativo na eficácia do seu RMIS. Faça o seu trabalho de casa sobre as características e capacidades da tecnologia RMIS em consideração - e compare isso com os seus actuais sistemas e requisitos.

Tenha em mente que só porque algo foi sempre feito de uma certa maneira, não significa que seja a melhor maneira. Examine os seus fluxos de trabalho em pormenor para ver se existe uma forma mais eficiente de fazer o trabalho.

Os Sistemas de Informação de Gestão de Riscos devem aumentar a produtividade eliminando tarefas manuais onerosas, aborrecidas e ineficientes. E esse tempo poupado pode ser redireccionado para tarefas de maior valor, o que irá aumentar a eficácia dos seus esforços de gestão de risco.

4. Dê ao RMIS um test drive.

Demore algum tempo a solicitar uma demonstração ou julgamento e veja por si mesmo quão exactas são as reivindicações do vendedor.

Quão fácil e intuitiva é a experiência do utilizador? Todas as funcionalidades de que necessita estão acessíveis a partir de um tablet, telefone e computador portátil? Os relatórios e análises são suficientemente sofisticados para as suas necessidades? E quão fácil é a construção dos relatórios de que necessita?

Descubra como o RMIS interage bem com RH, folha de pagamentos, legal, e outros sistemas internos e externos. E veja se se integra perfeitamente com áreas fora dos limites tradicionais do RMIS de risco segurável, incluindo gestão de risco empresarial, gestão de risco de terceiros, conformidade, auditoria interna, e muito mais.

5. Dar tempo para a implementação.

Um RMIS é um sistema grande e complexo com múltiplas interfaces. Como qualquer implementação de software para toda a empresa, uma implementação de RMIS não acontece com o toque de um interruptor. A substituição de um sistema com décadas de existência numa questão de semanas é irrealista e provavelmente conduzirá a resultados decepcionantes.

Atribuir tempo suficiente para analisar, conceber, planear, testar e executar o software - e construir em tempo extra para quaisquer desconhecidos que sejam descobertos durante o processo. Dividir o processo de implementação em fases manejáveis, e manter linhas claras de comunicação abertas entre todas as partes.

Não tenha pressa. E não poupe no tempo de treino dos utilizadores.

6. Saiba como os seus dados serão armazenados e protegidos.

O RMIS é baseado na nuvem? Que controlos estão em vigor para impedir o acesso não autorizado? A infra-estrutura de segurança foi certificada de forma independente?

Onde estão alojados os seus dados? E como são protegidos esses centros de dados? E no caso de uma catástrofe?

7. Trabalhar com pessoas de quem gosta e em quem confia.

As características e funcionalidade de um RMIS são importantes, mas as pessoas fazem a verdadeira diferença. Na verdade, os seus principais candidatos a RMIS podem oferecer características e funcionalidades bastante comparáveis. Nesse caso, trata-se de pessoas.

O fornecedor do RMIS está empenhado em construir uma parceria consigo? Sente-se confortável com todas as pessoas com quem vai trabalhar - e será que elas serão capazes de resolver problemas? Estarão os membros da equipa ansiosos por conhecer o seu negócio, serão eles solucionadores criativos de problemas, e será que ouvem?

8. Exigir um grande serviço.

Descubra que tipo de apoio é oferecido - telefone, portal online, e-mail, etc. - e o tempo de resposta garantido.

Pode aceder a um atendimento personalizado para questões mais complexas, bem como a um serviço de ajuda tradicional para consultas mais rotineiras?

E o serviço deve ir muito além da implementação. O fornecedor do RMIS tem uma equipa dedicada ao seu sucesso a longo prazo?

9. Saiba o que está a comprar.

Tenha uma compreensão clara das características, serviços e apoio cobertos pelo seu contrato RMIS e do que este pode custar se as suas necessidades mudarem. Deseja um sistema que possa facilmente ser dimensionado e adaptado à medida que o seu negócio cresce sem qualquer reconfiguração dispendiosa ou disruptiva.

10. E saiba a quem está a comprar o seu RMIS.

Certifique-se sempre de que o fornecedor do RMIS demonstrou conhecimentos especializados em tecnologia, riscos e seguros - e a longevidade e recursos para cumprir as suas promessas a longo prazo.

Um RMIS é um investimento significativo que vai muito mais fundo que a tecnologia. O cuidado, o respeito e o interesse genuíno que cada vendedor experimenta no processo de compra é uma boa indicação do que está para vir.

Faça a sua devida diligência. Com o parceiro RMIS certo, o seu novo RMIS tornará o seu trabalho mais fácil, a sua equipa mais bem sucedida, e a sua empresa mais forte.

Iniciar a Conversação

1. Melhorias no processo.

Um RMIS simplifica e acelera processos manuais como a recolha de dados e a formatação de relatórios, o que liberta tempo ao pessoal para se concentrar na melhoria da segurança, redução de perdas, e outras tarefas que acrescentam valor real à organização.

2. Redução de custos.

Um RMIS pode proporcionar poupanças imediatas ao reduzir significativamente os custos de mão-de-obra através de automatização e melhorias no fluxo de trabalho. E, a longo prazo, um RMIS pode identificar outras oportunidades de poupança de custos através da análise e da compreensão de tendências que anteriormente podem não ter sido detectadas.

3. Retorno do investimento.

Um RMIS paga-se quase sempre por si próprio - muitas vezes em apenas dois anos.

O RMIS certo irá certamente facilitar o trabalho de um gestor de risco e fortalecer a equipa. Também pode melhorar a comunicação entre os departamentos e a direcção e aumentar a visibilidade da gestão do risco em toda a organização.

O desafio é convencer os outros do valor que um RMIS pode fornecer. A prova mais convincente é a poupança directa de custos que se obtém com a melhoria da segurança, menos reclamações, e processos mais eficientes. Igualmente importantes - se mais difíceis de quantificar - são as vantagens estratégicas que advêm da maximização de recursos escassos e da tomada de decisões mais inteligentes e rápidas sobre o risco.

Se estiver à procura de ajuda para gerir uma carteira de risco em expansão, um RMIS poderia valer bem o investimento - e um que pudesse pagar dividendos duradouros e positivos a toda a organização.