Mit der zunehmenden Nutzung von Drittanbietern wird es immer wichtiger, die Risikobewertung von Anbietern sorgfältig vorzunehmen. Lieferanten und andere Drittanbieter sind für den reibungslosen Betrieb der meisten Unternehmen unerlässlich. Diese Beziehungen können jedoch auch Gefahren bergen, die sich negativ auf Ihre Finanzen, Ihre Leistung und Ihren Ruf auswirken können.
Denken Sie an diese Risiken: eine Unterbrechung in der Lieferkette Ihres Lieferanten, die zu Lieferverzögerungen führt, unzureichende Sicherheitsmaßnahmen, die zu einer Datenverletzung führen, oder die Nichteinhaltung wichtiger Vorschriften, die sich auf die Finanzen auswirkt. Ihr Unternehmen kann ohne eigenes Verschulden für Fehltritte Dritter zur Verantwortung gezogen werden, was zu Klagen, Geldstrafen und Rufschädigung führen kann – alles hohe Kosten für Ihr Unternehmen.
Eine Risikobewertung des Anbieters ist ein wesentlicher Bestandteil eines effektiven Risikomanagementprogramms für Dritte (TPRM). Die Durchführung von Lieferantenrisikobewertungen ermöglicht es Ihnen, die Risiken und Risikostufen zu bestimmen, die ein Dritter für Ihr Unternehmen darstellt. Bei den Bewertungen werden wichtige Informationen und Unterlagen von Ihren Lieferanten gesammelt. Diese Informationen können Schwachstellen aufdecken, die Ihr Unternehmen gefährden könnten. Dann können Sie entscheiden, ob Sie mit diesem Lieferanten weitermachen, Änderungen verlangen, um Ihre Anforderungen zu erfüllen, oder die Geschäftsbeziehung beenden.
Wie Sie mit dem Prozess beginnen
Beginnen Sie mit einer Liste aller Ihrer Lieferanten, der Produkte und/oder Dienstleistungen, die sie anbieten, und der potenziellen Risiken, die sie darstellen. Kategorisieren Sie jeden Lieferanten als hohes, mittleres oder geringes Risiko.
Erstellen Sie maßgeschneiderte Lieferantenfragebögen. Eine Größe passt nicht für alle. Passen Sie Ihre Fragebögen an, um wichtige Informationen von jedem Lieferanten zu sammeln, einschließlich Finanzstatus, betriebliche Praktiken, Sicherheitskontrollen und Einhaltung von Vorschriften.
Bei Anbietern mit geringem Risiko können Sie weniger, eher standardisierte Fragen stellen. Bei Anbietern mit hohem Risiko (z.B. solchen, die Zugang zu Ihren internen Netzwerken, Systemen und vertraulichen Daten haben) sollten Sie tiefer gehen. Achten Sie in jedem Fall darauf, dass die Fragen direkt, prägnant und sachdienlich sind, um Fehlinterpretationen zu vermeiden. Die Fragen können in Form von Ja/Nein-Antworten, Multiple Choice und schriftlichen Antworten formuliert werden.
Eine erste Frage könnte zum Beispiel lauten: Verfügt Ihr Unternehmen über eine Richtlinie für Informationssicherheit und -verfahren? Im Anschluss an diese Frage können Sie weitere Fragen dazu stellen, wo und wie sensible Daten gespeichert werden. Ein anderes Beispiel für eine Bewertungsfrage könnte lauten: Verfügt das Unternehmen über eine Richtlinie für die Reaktion auf Vorfälle, gefolgt von Fragen zum Umgang mit Vorfällen und zum Prozess der Schadensbegrenzung.
Bitten Sie die Anbieter im Rahmen Ihrer Bewertung um die Vorlage relevanter Policen, Versicherungsnachweise, Verträge und Vereinbarungen, die sie mit ihren eigenen Drittanbietern (die für Sie zu Risiken der vierten Partei werden) abgeschlossen haben. Die
Zum Überprüfungsprozess gehören auch die Überprüfung des Hintergrunds, die Einholung von Referenzen und die Einholung von Kundenrezensionen. Vergewissern Sie sich, dass Sie von jedem Dritten, der als hohes Risiko eingestuft wird, einen vollständigen Geschäftskontinuitätsplan anfordern.
Häufigkeit der Risikobewertungen von Lieferanten
Führen Sie eine erste Risikobewertung durch, bevor Sie eine Beziehung zu einem Drittanbieter eingehen. Beurteilen Sie die Anbieter dann regelmäßig neu, um:
- Zeigen Sie Änderungen in den Geschäftsabläufen des Anbieters, in der Unternehmensführung und in neuen/aufkommenden Risikobereichen auf.
- Identifizieren Sie neue Entwicklungen, die die Fähigkeit des Anbieters, seine vertraglichen Verpflichtungen zu erfüllen, beeinträchtigen könnten.
- Vergewissern Sie sich, dass die Praktiken des Anbieters noch mit den Werten und Zielen Ihres Unternehmens übereinstimmen.
Neubewertungen werden in der Regel jährlich durchgeführt, können aber bei Anbietern mit hohem Risiko auch häufiger angesetzt werden. Wenn Ihre Beziehungen zu Drittanbietern reifen, haben Sie vielleicht das Gefühl, dass Sie die Häufigkeit Ihrer Bewertungen lockern können. Machen Sie diesen Fehler nicht. Schützen Sie Ihr Unternehmen, indem Sie bei der Durchführung laufender Bewertungen wachsam bleiben.
Bevor Sie mit einer Neubewertung beginnen, sollten Sie Ihren Fragebogen überprüfen und bei Bedarf überarbeiten. Stellen Sie sicher, dass alle Fragen noch relevant sind. Fragen zur Einhaltung neuer Gesetze/Verordnungen, die für Ihre Organisation gelten, müssen hinzugefügt werden. Und gehen Sie auf unerwartete Entwicklungen ein, wie z.B. die COVID-Pandemie, bei der Unternehmen in kürzester Zeit eine ganze Reihe neuer interner Protokolle und Prozesse einrichten mussten, um Kunden, Mitarbeiter und andere Interessengruppen zu schützen.
Bewerten Sie bei jeder Neubewertung das Risikoniveau des Dritten und Ihre Beziehung zu ihm. Wenn sich die Antworten des Anbieters wesentlich ändern, erkundigen Sie sich, wann und warum die Änderungen vorgenommen wurden. Diese Schritte entscheiden darüber, ob Sie die Zusammenarbeit mit dem Anbieter fortsetzen oder die Beziehung beenden möchten.
Die Vorteile der Technologie für die Risikobewertung von Anbietern
Selbst kleinere Unternehmen können Dutzende von Lieferanten haben. Große Unternehmen arbeiten möglicherweise mit Zehntausenden zusammen. Es ist mühsam, zeitaufwändig und im besten Fall fehleranfällig, so viele Drittanbieter manuell zu erfassen (denken Sie an Tabellenkalkulationen).
Die TPRM-Software automatisiert und standardisiert den Prozess der Risikobewertung von Lieferanten. Sie bietet Fragebogenvorlagen, die leicht angepasst werden können. Die Anbieter können ihre Antworten über ein Portal übermitteln, und die Software kann die Antworten automatisch bewerten und einstufen. Sie können auch externe Daten einbeziehen, um die Risiken zu bewerten. Integrierte Analysefunktionen und flexible Berichtstools ermöglichen es Ihnen, die Daten nach Belieben aufzuschlüsseln und auszuwerten.
Die Software kann auch automatische Benachrichtigungen über auslaufende Lieferantendokumente und Verträge senden, so dass Sie sicher sein können, dass veraltete Informationen kein Risiko für Sie darstellen. Und schließlich können Sie mit der Software direkt von der Plattform aus Verträge erstellen, per E-Mail versenden und unterzeichnen lassen.
Alle Informationen zu Lieferantenrisiken – einschließlich Vereinbarungen, Verträgen, Richtlinien und Zugangsberechtigungen – werden in einer Plattform zusammengestellt, auf die alle Abteilungen gemeinsam zugreifen können. Sie können gespeicherte Daten und Dokumente in Echtzeit aktualisieren, so dass die Berichte immer vollständig und genau sind. Sie können sich auf die Qualität und Aktualität der in Ihrem System gespeicherten Daten und Dokumente Dritter verlassen. Und Sie haben alle Informationen zur Hand, um sie zu analysieren und Entscheidungen zu treffen.
Die Risikobewertung von Anbietern gibt Ihrem Unternehmen die Möglichkeit, die Praktiken, den Ruf und das Risikoniveau von Drittanbietern gründlich zu prüfen, noch bevor Verträge unterzeichnet werden. Der Prozess ist die Zeit und den Aufwand wert, damit Sie planen und sich vorbereiten können und Ihre Lieferanten während der gesamten Geschäftsbeziehung zur Verantwortung ziehen können.
Wenn Sie auf der Suche nach einer Software für das Risikomanagement von Drittanbietern sind, laden Sie diese RFP-Vorlage mit den wichtigsten TPRM-bezogenen Fragen herunter und sehen Sie sich die Software für das Risikomanagement von Drittanbietern von Riskonnect an.
