Le recours à des fournisseurs tiers étant de plus en plus fréquent, il est de plus en plus impératif de faire preuve de diligence en ce qui concerne les pratiques d’évaluation des risques liés aux fournisseurs. Les fournisseurs et autres prestataires tiers sont essentiels au bon fonctionnement de la plupart des organisations. Mais ces relations peuvent être entachées de dangers susceptibles d’avoir un impact négatif sur vos finances, vos performances et votre réputation.

Considérez ces risques : une interruption de la chaîne d’approvisionnement de votre fournisseur qui retarde les livraisons, des mesures de sécurité insuffisantes qui entraînent une violation des données, ou le non-respect de réglementations importantes qui a des répercussions financières. Sans que ce soit votre faute, votre organisation peut être tenue pour responsable des erreurs commises par des tiers, ce qui peut entraîner des poursuites judiciaires, des amendes et une atteinte à votre réputation – ce qui représente un coût élevé pour votre organisation.

L’évaluation des risques liés aux fournisseurs fait partie intégrante d’un programme efficace de gestion des risques liés aux tiers (TPRM). L’évaluation des risques fournisseurs vous permet de déterminer les risques et les niveaux de risque qu’un tiers représente pour votre organisation. Les évaluations permettent de recueillir des informations et des documents essentiels auprès de vos fournisseurs. Ces informations peuvent révéler des vulnérabilités susceptibles d’exposer votre organisation à des dommages. Vous pouvez alors décider d’aller de l’avant avec ce fournisseur, d’exiger des changements pour répondre à vos exigences ou de mettre fin à votre relation.

Comment entamer le processus

Commencez par dresser une liste de tous vos fournisseurs, des produits et/ou services qu’ils fournissent et des risques potentiels qu’ils présentent. Classez chaque fournisseur dans l’une des catégories suivantes : risque élevé, risque modéré ou risque faible.

Créez des questionnaires personnalisés pour les vendeurs. Il n’y a pas de taille unique. Adaptez vos questionnaires pour collecter des informations essentielles auprès de chaque fournisseur, notamment sur sa situation financière, ses pratiques opérationnelles, ses contrôles de sécurité et sa conformité aux réglementations.

Pour les fournisseurs à faible risque, les questions peuvent être moins nombreuses et plus standardisées. Pour les fournisseurs à haut risque (par exemple, ceux qui ont accès à vos réseaux internes, à vos systèmes et à vos données confidentielles), vous devrez poser des questions plus approfondies. Dans tous les cas, les questions doivent être directes, concises et pertinentes afin d’éviter toute erreur d’interprétation. Les questions peuvent être structurées sous forme de réponses oui/non, de choix multiples et de réponses écrites.

Par exemple, une question initiale pourrait être la suivante : « Votre organisation dispose-t-elle d’une politique de sécurité de l’information ? Votre organisation dispose-t-elle d’une politique en matière de sécurité de l’information et de procédures ? Dans le cadre de cette question, vous pouvez poser des questions complémentaires sur l’endroit et la manière dont les informations sensibles sont stockées. Un autre exemple de question d’évaluation pourrait demander si l’organisation dispose d’une politique de réponse aux incidents, suivie de questions sur la manière dont les incidents sont traités et sur le processus d’atténuation.

Dans le cadre de votre évaluation, demandez aux fournisseurs de présenter les polices, les certificats d’assurance, les contrats et les accords qu’ils ont conclus avec leurs propres fournisseurs tiers (qui deviennent pour vous des risques de quatrième partie). L’évaluation

Le processus de contrôle comprend également la vérification des antécédents, la demande de références et la collecte d’avis de clients. Veillez à demander des plans complets de continuité des activités à tout tiers classé comme présentant un risque élevé.

Fréquence des évaluations des risques des fournisseurs

Procédez à une évaluation initiale des risques avant d’établir une relation avec un fournisseur tiers. Réévaluez ensuite périodiquement les fournisseurs pour :

  • Révéler les changements intervenus dans les activités et la direction du fournisseur, ainsi que les domaines de risque nouveaux ou émergents.
  • Identifier les nouveaux développements susceptibles d’affecter la capacité du vendeur à remplir ses obligations contractuelles.
  • Confirmez que les pratiques du fournisseur sont toujours en phase avec les valeurs et les objectifs de votre organisation.

Les réévaluations sont généralement effectuées une fois par an, mais peuvent être programmées plus fréquemment pour les fournisseurs à haut risque. Au fur et à mesure que vos relations avec les fournisseurs tiers gagnent en maturité, vous pouvez penser que vous pouvez réduire la fréquence de vos évaluations. Ne commettez pas cette erreur. Protégez votre organisation en restant vigilant et en procédant à des évaluations continues.

Avant de vous lancer dans une réévaluation, passez en revue votre questionnaire et apportez-y les modifications nécessaires. Assurez-vous que toutes les questions sont toujours pertinentes. Les questions relatives à la conformité avec les nouvelles lois/réglementations qui s’appliquent à votre organisation doivent être ajoutées. Et tenez compte de toute évolution inattendue, comme la pandémie de COVID, qui a obligé les organisations à mettre rapidement en place un nouvel ensemble de protocoles et de processus internes pour protéger les clients, les employés et les autres parties prenantes.

À chaque réévaluation, évaluez le niveau de risque du tiers et votre relation. En cas de changements importants dans les réponses du fournisseur, demandez quand et pourquoi ces changements ont été effectués. Ces étapes détermineront si vous souhaitez continuer à travailler avec le fournisseur ou mettre fin à votre relation.

Les avantages de la technologie pour l’évaluation du risque fournisseur

Même les petites organisations peuvent avoir des dizaines de fournisseurs. Les grandes organisations peuvent travailler avec des dizaines de milliers de fournisseurs. Garder un œil sur autant de tiers manuellement (pensez aux feuilles de calcul) est lourd, prend du temps et est sujet à des erreurs – dans le meilleur des cas.

Le logiciel TPRM automatise et normalise le processus d’évaluation du risque fournisseur. Il propose des modèles de questionnaires qui peuvent être facilement personnalisés. Les fournisseurs peuvent soumettre leurs réponses via le portail, et le logiciel peut automatiquement noter et évaluer les réponses. Vous pouvez également intégrer des flux de données externes pour faciliter l’évaluation des risques. Des outils d’analyse intégrés, ainsi que des outils de reporting flexibles, vous permettent de découper les données comme vous le souhaitez.

Le logiciel peut également envoyer des alertes automatiques en cas d’expiration des documents et des contrats des fournisseurs, ce qui vous permet de vous assurer que des informations obsolètes ne vous mettent pas en danger. Enfin, le logiciel vous permet de créer, d’envoyer par courrier électronique et de faire signer des contrats directement à partir de la plateforme.

Toutes les informations sur les risques liés aux fournisseurs – y compris les accords, les contrats, les politiques et les identifiants d’accès – sont compilées dans une plateforme dont l’accès est partagé par tous les services. Vous pouvez mettre à jour les données et les documents stockés en temps réel, de sorte que les rapports sont toujours complets et exacts. Vous pouvez être sûr de la qualité et de l’actualité des données et des documents de tiers hébergés dans votre système. Enfin, vous disposez de toutes les informations nécessaires à l’analyse et à la prise de décision.

L’évaluation des risques liés aux fournisseurs permet à votre organisation d’examiner en profondeur les pratiques, la réputation et les niveaux de risque des tiers avant même la signature des contrats. Le processus vaut la peine d’y consacrer du temps et des efforts afin que vous puissiez planifier, préparer et responsabiliser les fournisseurs tout au long de votre relation.

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