A medida que aumenta el uso de proveedores externos, es cada vez más imperativo ser diligente con las prácticas de evaluación de riesgos de los proveedores. Los vendedores y otros proveedores externos son esenciales para el buen funcionamiento de la mayoría de las organizaciones. Pero estas relaciones pueden estar plagadas de peligros que pueden afectar negativamente a tus finanzas, rendimiento y reputación.
Considera estos riesgos: una interrupción en la cadena de suministro de tu proveedor que retrase las entregas, unas medidas de seguridad deficientes que den lugar a una violación de datos, o el incumplimiento de normativas importantes que repercuta en las finanzas. Sin que sea culpa tuya, tu organización puede ser considerada responsable de los errores cometidos por terceros, lo que puede dar lugar a demandas, multas y daños a tu reputación, todo lo cual supone un alto coste para tu organización.
Una evaluación de riesgos de proveedores es parte integrante de un programa eficaz de gestión de riesgos de terceros (GTRP). Realizar evaluaciones de riesgos de proveedores te permite determinar los riesgos y niveles de riesgo que un tercero supone para tu organización. Las evaluaciones recopilan información y documentación crítica de tus proveedores. Esa información puede revelar vulnerabilidades que podrían exponer a tu organización a daños. Entonces puedes decidir si sigues adelante con ese proveedor, le exiges cambios para que cumpla tus requisitos o pones fin a tu relación.
Cómo iniciar el proceso
Empieza con una lista de todos tus proveedores, los productos y/o servicios que proporcionan y los riesgos potenciales que presentan. Clasifica a cada proveedor como de alto riesgo, riesgo moderado o bajo riesgo.
Crea cuestionarios para proveedores personalizados. Una talla no sirve para todos. Adapta tus cuestionarios para recopilar información crítica de cada proveedor, incluida la situación financiera, las prácticas operativas, los controles de seguridad y el cumplimiento de la normativa.
Para los proveedores de bajo riesgo, puedes hacer menos preguntas y más estandarizadas. Para los proveedores de alto riesgo (por ejemplo, los que tienen acceso a tus redes internas, sistemas y datos confidenciales), querrás indagar más. En todos los casos, mantén las preguntas directas, concisas y pertinentes para evitar malas interpretaciones. Las preguntas pueden estructurarse en formatos para respuestas de sí/no, opción múltiple y respuestas escritas.
Por ejemplo, una pregunta inicial podría ser ¿Dispone tu organización de una política de procedimientos y seguridad de la información? Bajo esta pregunta, puedes hacer una pregunta de seguimiento sobre dónde y cómo se almacena la información sensible. Otro ejemplo de pregunta de evaluación podría preguntar si la organización tiene una política de respuesta a incidentes, seguida de preguntas sobre cómo se gestionan los incidentes y el proceso de mitigación.
Como parte de tu evaluación, pide a los proveedores que presenten las pólizas, certificados de seguro, contratos y acuerdos pertinentes que tengan con sus propios proveedores terceros (que se convierten en riesgos de cuarta parte para ti). En
El proceso de investigación también incluye la comprobación de antecedentes, la solicitud de referencias y la recopilación de opiniones de clientes. Asegúrate de solicitar planes completos de continuidad empresarial a cualquier tercero clasificado como de alto riesgo.
Frecuencia de las evaluaciones de riesgos de los proveedores
Realiza una evaluación inicial del riesgo antes de entablar una relación con cualquier proveedor externo. Luego reevalúa a los proveedores periódicamente para:
- Revela los cambios en las operaciones de los proveedores, el liderazgo y las áreas de riesgo nuevas/emergentes.
- Identificar nuevos desarrollos que puedan afectar a la capacidad del vendedor para cumplir sus obligaciones contractuales.
- Confirma que las prácticas del vendedor siguen estando en consonancia con los valores y objetivos de tu organización.
Las reevaluaciones suelen realizarse anualmente, pero pueden programarse con más frecuencia para los proveedores de alto riesgo. A medida que maduren tus relaciones con los proveedores externos, quizá creas que puedes relajar la frecuencia de las evaluaciones. No cometas ese error. Protege tu organización permaneciendo vigilante con la realización de evaluaciones continuas.
Antes de embarcarte en una reevaluación, revisa tu cuestionario y haz las modificaciones necesarias. Asegúrate de que todas las preguntas siguen siendo pertinentes. Hay que añadir preguntas sobre el cumplimiento de las nuevas leyes/reglamentos que se apliquen a tu organización. Y aborda cualquier acontecimiento inesperado, como la pandemia de COVID, que obligó a las organizaciones a establecer rápidamente todo un nuevo conjunto de protocolos y procesos internos para proteger a clientes, empleados y otras partes interesadas.
Con cada reevaluación, valora el nivel de riesgo del tercero y vuestra relación. Si hay cambios significativos en las respuestas del proveedor, pregunta cuándo y por qué se hicieron los cambios. Estos pasos determinarán si deseas seguir trabajando con el proveedor o poner fin a vuestra relación.
Las ventajas de la tecnología para la evaluación del riesgo de los proveedores
Incluso las organizaciones más pequeñas pueden tener docenas de proveedores. Las grandes organizaciones pueden trabajar con decenas de miles. Controlar a tantos terceros manualmente (piensa en hojas de cálculo) es engorroso, lleva mucho tiempo y es propenso a errores, en el mejor de los casos.
El software TPRM automatiza y estandariza el proceso de evaluación del riesgo de los proveedores. Ofrece plantillas de cuestionarios que pueden personalizarse fácilmente. Los proveedores pueden enviar sus respuestas a través del portal, y el software puede puntuar y calificar automáticamente las respuestas. También puede incorporar fuentes de datos externas para ayudar a calificar los riesgos. Los análisis integrados, junto con las herramientas flexibles de elaboración de informes, te permiten trocear los datos como quieras.
El software también puede enviar alertas automáticas de los documentos y contratos de proveedores que caducan, para que tengas la seguridad de que la información obsoleta no te pone en peligro. Por último, el software te permite crear, enviar por correo electrónico y obtener contratos firmados directamente desde la plataforma.
Toda la información sobre riesgos de los proveedores -incluidos acuerdos, contratos, políticas y credenciales de acceso- se recopila en una plataforma con acceso compartido por todos los departamentos. Puedes actualizar en tiempo real los datos y documentos almacenados, para que los informes estén siempre completos y sean precisos. Puedes confiar en la calidad y puntualidad de los datos y documentos de terceros alojados en tu sistema. Y tienes toda la información a tu alcance para el análisis y la toma de decisiones.
La evaluación del riesgo de los proveedores ofrece a tu organización la posibilidad de examinar a fondo las prácticas, la reputación y los niveles de riesgo de terceros, incluso antes de firmar los contratos. El proceso bien merece el tiempo y el esfuerzo para que puedas planificar, preparar y responsabilizar a los proveedores a lo largo de toda la relación.
Si estás buscando un software de gestión de riesgos de terceros, descárgate esta plantilla de RFP con las preguntas más críticas relacionadas con la TPRM, y echa un vistazo al software de Gestión de Riesgos de Terceros de Riskonnect.
