Los proveedores externos desempeñan un papel fundamental en el éxito de una organización. Sin embargo, un rendimiento deficiente, la inestabilidad financiera, las filtraciones de datos o el incumplimiento por parte de un proveedor pueden crear riesgos importantes que afecten a las operaciones, las finanzas y la reputación. Una gestión proactiva del riesgo de proveedores es clave para mitigar estas amenazas, garantizando que los socios externos se ajusten a las normas de la organización y a los requisitos reglamentarios, y que cumplan los requisitos estipulados en su contrato.
No supervisar ni gestionar eficazmente el riesgo de proveedores puede provocar costosas interrupciones y daños en la reputación, erosionando la confianza de los clientes. Por ejemplo, un proveedor crítico que sufra una violación cibernética puede exponer los datos confidenciales de una organización. Un proveedor con dificultades financieras podría no prestar servicios esenciales, lo que provocaría cuellos de botella operativos. El incumplimiento de la normativa por parte de un proveedor podría acarrear sanciones y daños en la reputación de la organización contratante. Dadas estas elevadas apuestas, es crucial aplicar un enfoque estructurado de gestión del riesgo de proveedores.
Para supervisar eficazmente el riesgo de terceros, las organizaciones deben aplicar procesos estructurados. En este blog, compartimos cinco métodos clave para supervisar y gestionar el riesgo de proveedores, y compartimos información sobre cómo un software de gobierno, riesgo y cumplimiento (GRC) puede agilizar y automatizar estos esfuerzos para lograr una gestión de riesgos de proveedores de mejores prácticas.
Cree un registro de proveedores completo
Para empezar a comprender la exposición al riesgo de los proveedores, las empresas deben identificar a sus proveedores críticos y crear un registro de proveedores para capturar los detalles importantes sobre cada proveedor. Un registro de proveedores ayudará a las empresas a comprender la posible exposición al riesgo de los proveedores y servirá de base para la gestión de las relaciones con terceros. Debe capturar todos los detalles críticos sobre cada proveedor, incluyendo:
- Información del contrato: Duración, fechas de renovación y cláusulas de rescisión.
- Datos financieros: Coste de los servicios, condiciones de pago y evaluaciones de estabilidad financiera.
- Contactos clave: Gestores de relaciones, contactos para escaladas y canales de soporte.
- Acuerdos de nivel de servicio (SLA) e indicadores clave de rendimiento (KPI): Criterios de referencia y expectativas de rendimiento.
- Estado de cumplimiento: Certificaciones, requisitos reglamentarios y resultados de auditorías anteriores.
- Clasificación de riesgos: Clasificación basada en la exposición al riesgo (por ejemplo, riesgo alto, medio o bajo).
El mantenimiento manual de este registro puede llevar mucho tiempo y ser propenso a errores. Muchas empresas utilizan una plataforma GRC para automatizar la recopilación de datos mediante flujos de trabajo automatizados y formularios en línea con reglas de gobernanza de datos que garantizan que la información se capture de forma coherente. Este proceso centraliza los registros de proveedores en una base de datos estructurada, garantizando que se capturen todos los detalles necesarios y que sean fácilmente accesibles. Además, estas plataformas de software pueden señalar los contratos que se acercan a la renovación, recordar a los equipos que deben volver a evaluar periódicamente el riesgo de los proveedores y proporcionar una fuente central de información para la toma de decisiones relacionadas con los proveedores.
Realice evaluaciones, cuestionarios y encuestas periódicas sobre el riesgo de los proveedores
Realizar evaluaciones del riesgo de los proveedores es vital para comprender los riesgos asociados a su red de proveedores. Estas evaluaciones no deben ser puntuales y deben realizarse de forma periódica para detectar riesgos nuevos y emergentes con el tiempo.
Las evaluaciones periódicas del riesgo de los proveedores ayudan a las organizaciones a garantizar que los proveedores cumplen los requisitos de seguridad, financieros, de cumplimiento y operativos. Estas evaluaciones deben:
- Realizarse periódicamente (por ejemplo, anualmente, semestralmente o trimestralmente).
- Cubrir áreas como la ciberseguridad, el cumplimiento normativo, las certificaciones, la salud financiera, los procedimientos de resiliencia operativa, el rendimiento con respecto a los SLA, las prácticas éticas, la externalización y cualquier multa, sanción o enjuiciamiento pendiente.
- Incluir encuestas y cuestionarios estructurados que los proveedores puedan completar fácilmente.
La realización manual de estas evaluaciones puede llevar mucho tiempo, ya que requiere recopilar información de varios proveedores, consolidar las respuestas y analizar manualmente los resultados. Los procesos no estructurados que se basan en hojas de cálculo y correos electrónicos suelen provocar incoherencias e ineficiencias, dejando sin detectar posibles riesgos.
Muchas empresas utilizan el software GRC para mejorar este proceso, utilizándolo para crear un portal de proveedores en línea donde los proveedores pueden completar las evaluaciones de riesgo en línea. El sistema garantiza respuestas coherentes gracias a las reglas de gobernanza de datos, como menús, desplegables y campos obligatorios. Se pueden establecer reglas para señalar los riesgos potenciales basados en las respuestas de la evaluación de riesgos y los flujos de trabajo automatizados activan notificaciones para las acciones de seguimiento. Todos los datos de la evaluación de riesgos se sincronizan automáticamente con el perfil de los proveedores en el registro de proveedores.
Los mecanismos automatizados de puntuación pueden alertar a los equipos sobre los proveedores de alto riesgo, lo que permite al personal priorizar primero las preocupaciones críticas. Esto mejora la eficiencia y garantiza que los problemas se aborden con prontitud, reduciendo las posibilidades de que se produzca un incidente imprevisto relacionado con el proveedor.
Suscríbase a fuentes de inteligencia de riesgos de terceros
No puede confiar únicamente en los resultados de las evaluaciones de riesgos de los proveedores para evaluar la exposición al riesgo de terceros, ya que los proveedores siempre se pintarán a sí mismos con buena luz para ganar negocio. Por lo tanto, las empresas que se toman en serio la gestión del riesgo de los proveedores utilizan proveedores de inteligencia de riesgos de terceros para evaluar aún más su cadena de suministro.
Los servicios de inteligencia de riesgos de terceros son un servicio de suscripción que proporciona actualizaciones en tiempo real sobre los proveedores, alertando a las organizaciones sobre posibles riesgos como la inestabilidad financiera, las filtraciones de datos, las disputas legales o los cambios normativos.
Estas fuentes ofrecen una supervisión continua del riesgo de los proveedores basada en fuentes de datos externas, como sitios de noticias, redes sociales, IA y organismos reguladores. Estos proveedores disponen de datos sobre miles de organizaciones y las empresas pueden filtrar sus notificaciones en función de los proveedores que utilizan. Las notificaciones proporcionan información práctica que puede vincularse a los perfiles de los proveedores para ayudar a las organizaciones a adelantarse a las posibles amenazas relacionadas con sus proveedores antes de que se materialicen.
El seguimiento manual de esta información requiere un amplio compromiso con la investigación de mercado, el seguimiento de noticias y los informes del sector. Confiar únicamente en las comprobaciones puede dejar lagunas, ya que pueden surgir nuevos riesgos rápidamente en función de las circunstancias cambiantes. La suscripción a fuentes de inteligencia de riesgos de terceros en tiempo real ayuda a mitigar este reto.
Para automatizar aún más el proceso, el software GRC puede integrarse con fuentes de inteligencia de riesgos de terceros, adjuntando automáticamente los datos de riesgo relevantes a los registros de los proveedores y activando alertas si surge un problema crítico. Esto permite a los equipos gestionar y abordar de forma proactiva los riesgos potenciales antes de que afecten a las operaciones. Además, las organizaciones pueden configurar flujos de trabajo automatizados que impulsen a los equipos internos a investigar las alertas y determinar las acciones necesarias, como renegociar los contratos o buscar proveedores alternativos, con todas las acciones de mitigación capturadas de forma centralizada.
Supervise el rendimiento con respecto a los SLA y los KPI para abordar los problemas
El seguimiento del rendimiento de los proveedores es otro aspecto crucial de la gestión del riesgo de terceros, no solo para detectar posibles riesgos, sino para garantizar la calidad continua del servicio y el cumplimiento del contrato. Las empresas deben recopilar datos operativos sobre la prestación de servicios y el rendimiento para realizar un seguimiento de las caídas que puedan indicar un rendimiento deficiente.
El rendimiento de los proveedores debe medirse con respecto a los SLA y los KPI acordados, y cualquier problema debe abordarse con prontitud con el proveedor para reducir el riesgo. El rendimiento de los proveedores debe medirse a lo largo del tiempo para mantener una transparencia continua.
Sin un enfoque estructurado de la TPRM, la supervisión del rendimiento de los proveedores puede ser subjetiva e incoherente. Las organizaciones podrían basarse en comentarios informales, lo que les llevaría a pasar por alto los problemas de rendimiento hasta que se vuelven críticos.
El uso de software GRC puede simplificar esto extrayendo datos operativos relacionados con las métricas de rendimiento de los proveedores en la plataforma a través de las API. Se pueden establecer reglas preconfiguradas para detectar desviaciones del rendimiento esperado, señalando las preocupaciones y activando flujos de trabajo de acciones correctivas.
Por ejemplo, si un proveedor no cumple sistemáticamente los plazos de entrega, el sistema puede generar automáticamente informes, notificar a las partes interesadas pertinentes e iniciar debates sobre las acciones de subsanación. Con el tiempo, estos datos también pueden ayudar en la toma de decisiones, como si se deben renovar los contratos con un proveedor o explorar opciones alternativas.
Formalice los procesos de incorporación y desincorporación
Un proceso estructurado de incorporación y desincorporación reduce el riesgo de los proveedores al garantizar que los proveedores sean investigados a fondo antes de que se firme cualquier contrato y que se desvinculen adecuadamente cuando los contratos finalicen para evitar multas o sanciones.
Es esencial evaluar la viabilidad financiera, las medidas de seguridad y el estado de cumplimiento antes de la incorporación. Las preguntas iniciales antes de firmar un contrato deben profundizar en los términos del contrato, incluyendo las cláusulas de salida y las condiciones de renovación. Las empresas también deben preguntar sobre cualquier multa o sanción reciente, y cualquier violación del cumplimiento o problemas de ciberseguridad. Las organizaciones también pueden querer asegurarse de que sus proveedores están certificados según ciertas normas o cumplen con cualquier requisito reglamentario necesario antes de firmar los contratos.
La desincorporación de proveedores es igualmente importante, como la aplicación de controles de seguridad, como la revocación del acceso, durante la desincorporación. También es importante comprender los plazos de preaviso al intentar rescindir los acuerdos contractuales con los proveedores.
La planificación de contingencias también es importante cuando se depende de proveedores críticos. A medida que un proveedor se desincorpora, su sustituto debe estar listo para evitar cualquier laguna en la prestación del servicio. La comprensión de los plazos de incorporación es esencial para gestionar cualquier cambio en el proveedor de forma eficaz.
Sin un proceso formalizado para la incorporación, las organizaciones corren el riesgo de comprometerse con proveedores poco fiables que carecen de las credenciales necesarias, exponiendo el negocio a problemas inesperados relacionados con la prestación de servicios, la seguridad y el cumplimiento. Del mismo modo, no desincorporar a los proveedores correctamente puede dejar vulnerabilidades de seguridad, como el acceso persistente al sistema o los riesgos de retención de datos.
El software GRC estandariza estos procesos de incorporación y desincorporación de proveedores mediante la aplicación de listas de comprobación automatizadas y flujos de trabajo de aprobación, reduciendo el riesgo de supervisión. Garantiza que los pasos de diligencia debida se completen antes de que se incorpore a un proveedor y que todas las acciones de desincorporación se ejecuten correctamente para mitigar los riesgos persistentes.
Conclusión
La gestión del riesgo de proveedores de forma proactiva es esencial para salvaguardar las operaciones empresariales, mantener el cumplimiento normativo y garantizar la continuidad del servicio. Un rendimiento deficiente por parte de un proveedor puede afectar directamente a la forma en que los clientes perciben su negocio, erosionando la confianza de los consumidores. La mala conducta ética, los fallos de cumplimiento y las filtraciones de datos por parte de los proveedores acabarán comprometiendo su negocio y afectando a su reputación.
El software GRC ayuda a las empresas a automatizar los aspectos clave de la gestión del riesgo de proveedores, simplificando el proceso. Estas plataformas permiten a las empresas crear un registro de proveedores en línea que capture los detalles críticos de cada proveedor, construyendo una base de datos centralizada de toda la información relacionada con los proveedores.
Las evaluaciones de riesgo de los proveedores pueden completarse en línea a través de un portal de riesgo de los proveedores con todos los datos que se alimentan directamente en el perfil de los proveedores “. Las integraciones de API con otros sistemas y hojas de cálculo también significan que la plataforma puede rastrear el rendimiento de los proveedores con respecto a los SLA y los KPI, y se envían notificaciones automatizadas para señalar el rendimiento deficiente. Las empresas también pueden integrar fuentes de inteligencia de riesgo de terceros en la plataforma y vincular directamente los riesgos al perfil de los proveedores relevantes”. A continuación, los flujos de trabajo automatizados activan las notificaciones de riesgo y capturan las acciones de mitigación.
Mediante la aplicación de un proceso de gestión del riesgo de proveedores de mejores prácticas utilizando software GRC, las empresas pueden centralizar los datos de los proveedores, ver la inteligencia de riesgos en tiempo real, automatizar los flujos de trabajo y generar resultados de informes perspicaces que les permitan tomar decisiones informadas sobre sus proveedores. La aplicación del software GRC no solo mejora la supervisión del riesgo de los proveedores, sino que también proporciona a los líderes la información necesaria para tomar decisiones estratégicas sobre los proveedores que se ajusten a los objetivos empresariales, mejorando en última instancia la resiliencia al riesgo y la eficiencia operativa.
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