Drittanbieter spielen eine entscheidende Rolle für den Erfolg eines Unternehmens. Schlechte Leistung, finanzielle Instabilität, Datenschutzverletzungen oder Compliance-Fehler eines Anbieters können jedoch erhebliche Risiken schaffen, die den Betrieb, die Finanzen und den Ruf beeinträchtigen. Ein proaktives Lieferantenrisikomanagement ist entscheidend, um diese Bedrohungen zu mindern und sicherzustellen, dass Drittpartner den Unternehmensstandards und regulatorischen Anforderungen entsprechen und die in ihrem Vertrag festgelegten Anforderungen erfüllen.

Ein Versäumnis, das Lieferantenrisiko effektiv zu überwachen und zu managen, kann zu kostspieligen Störungen und Reputationsschäden führen, die das Kundenvertrauen untergraben. Zum Beispiel kann ein kritischer Anbieter, der eine Cyber-Sicherheitsverletzung erleidet, sensible Daten eines Unternehmens offenlegen. Ein Lieferant, der mit finanziellen Schwierigkeiten kämpft, könnte wesentliche Dienstleistungen nicht erbringen, was zu operativen Engpässen führt. Die Nichteinhaltung von Vorschriften durch einen Anbieter könnte zu Strafen und Reputationsschäden für das beauftragende Unternehmen führen. Angesichts dieser hohen Einsätze ist die Implementierung eines strukturierten Ansatzes für das Lieferantenrisikomanagement entscheidend.

Um Drittanbieterrisiken effektiv zu überwachen, müssen Unternehmen strukturierte Prozesse implementieren. In diesem Blog teilen wir fünf Schlüsselmethoden zur Überwachung und Verwaltung von Lieferantenrisiken und geben Einblicke, wie Governance-, Risiko- und Compliance (GRC)-Software diese Bemühungen optimieren und automatisieren kann, um ein Best-Practice-Lieferantenrisikomanagement zu erreichen.

Ein umfassendes Lieferantenregister aufbauen
Um das Lieferantenrisiko zu verstehen, müssen Unternehmen ihre kritischen Lieferanten identifizieren und ein Lieferantenregister erstellen, um wichtige Details zu jedem Lieferanten zu erfassen. Ein Lieferantenregister unterstützt Unternehmen dabei, potenzielle Lieferantenrisiken zu verstehen, und dient als Grundlage für die Verwaltung von Drittbeziehungen. Es sollte alle kritischen Details zu jedem Lieferanten erfassen, einschließlich:

  • Vertragsinformationen: Laufzeit, Verlängerungsdaten und Kündigungsklauseln.
  • Finanzdaten: Kosten der Dienstleistungen, Zahlungsbedingungen und Bewertungen der finanziellen Stabilität.
  • Wichtige Kontakte: Relationship Manager, Eskalationskontakte und Supportkanäle.
  • Service Level Agreements (SLAs) und Key Performance Indicators (KPIs): Leistungsbenchmarks und Erwartungen.
  • Compliance-Status: Zertifizierungen, regulatorische Anforderungen und Ergebnisse früherer Audits.
  • Risikoklassifizierung: Kategorisierung basierend auf dem Risikopotenzial (z. B. hohes, mittleres, niedriges Risiko).

Die manuelle Pflege dieses Registers kann zeitaufwändig und fehleranfällig sein. Viele Unternehmen nutzen eine GRC-Plattform, um die Datenerfassung mithilfe automatisierter Workflows und Online-Formulare mit Data-Governance-Regeln zu automatisieren, die eine konsistente Erfassung der Informationen gewährleisten. Dieser Prozess zentralisiert Lieferantendaten in einer strukturierten Datenbank und stellt sicher, dass alle notwendigen Details erfasst und leicht zugänglich sind. Darüber hinaus können diese Softwareplattformen Verträge kennzeichnen, die sich der Verlängerung nähern, Teams daran erinnern, das Lieferantenrisiko regelmäßig neu zu bewerten, und eine zentrale Quelle der Wahrheit für Entscheidungen im Zusammenhang mit Lieferanten bereitstellen.

Regelmäßige Lieferantenrisikobewertungen, Fragebögen und Umfragen durchführen
Die Durchführung von Lieferantenrisikobewertungen ist entscheidend, um die mit Ihrem Lieferantennetzwerk verbundenen Risiken zu verstehen. Diese Bewertungen sollten nicht einmalig sein, sondern regelmäßig durchgeführt werden, um neue und aufkommende Risiken im Laufe der Zeit zu erkennen.

Regelmäßige Lieferantenrisikobewertungen helfen Unternehmen sicherzustellen, dass Lieferanten Sicherheits-, Finanz-, Compliance- und Betriebsanforderungen erfüllen. Diese Bewertungen sollten:

  • Regelmäßig durchgeführt werden (z. B. jährlich, halbjährlich oder vierteljährlich).
  • Bereiche wie Cybersicherheit, Einhaltung gesetzlicher Vorschriften, Zertifizierungen, finanzielle Gesundheit, Verfahren zur Betriebsresilienz, Leistung im Vergleich zu SLAs, ethische Praktiken, Outsourcing sowie alle Bußgelder, Strafen oder anhängigen Gerichtsverfahren abdecken.
  • Strukturierte Umfragen und Fragebögen enthalten, die Lieferanten leicht ausfüllen können.

Die manuelle Durchführung dieser Bewertungen kann zeitaufwändig sein, da sie das Sammeln von Informationen von mehreren Anbietern, das Konsolidieren von Antworten und die manuelle Analyse der Ergebnisse erfordert. Unstrukturierte Prozesse, die auf Tabellenkalkulationen und E-Mails basieren, führen oft zu Inkonsistenzen und Ineffizienzen, wodurch potenzielle Risiken unentdeckt bleiben.

Viele Unternehmen nutzen GRC-Software, um diesen Prozess zu verbessern, indem sie ein Online-Lieferantenportal erstellen, über das Lieferanten Risikobewertungen online durchführen können. Das System gewährleistet dank Daten-Governance-Regeln wie Menüs, Dropdowns und Pflichtfeldern konsistente Antworten. Regeln können festgelegt werden, um potenzielle Risiken basierend auf den Antworten der Risikobewertung zu kennzeichnen, und automatisierte Workflows lösen Benachrichtigungen für Folgeaktionen aus. Alle Daten der Risikobewertung werden automatisch mit dem Lieferantenprofil im Lieferantenregister synchronisiert.

Automatisierte Bewertungsmechanismen können Teams auf Hochrisikolieferanten aufmerksam machen, sodass die Mitarbeiter kritische Anliegen zuerst priorisieren können. Dies verbessert die Effizienz und stellt sicher, dass Probleme umgehend behoben werden, wodurch die Wahrscheinlichkeit eines unvorhergesehenen lieferantenbezogenen Vorfalls verringert wird.

Abonnieren Sie Third-Party Risk Intelligence Feeds
Sie können sich nicht ausschließlich auf die Ergebnisse von Lieferantenrisikobewertungen verlassen, um das Drittanbieterrisiko zu bewerten, da Lieferanten sich immer in einem guten Licht darstellen werden, um Geschäfte zu gewinnen. Daher nutzen Unternehmen, die das Lieferantenrisiko ernsthaft managen, Drittanbieter von Risiko-Intelligence, um ihre Lieferkette weiter zu bewerten.

Third-Party Risk Intelligence Services sind ein Abonnementdienst, der Echtzeit-Updates zu Anbietern bereitstellt und Unternehmen auf potenzielle Risiken wie finanzielle Instabilität, Datenschutzverletzungen, Rechtsstreitigkeiten oder regulatorische Änderungen aufmerksam macht.

Diese Feeds bieten eine kontinuierliche Überwachung des Lieferantenrisikos auf der Grundlage externer Datenquellen wie Nachrichten-Websites, soziale Medien, KI und Aufsichtsbehörden. Diese Anbieter verfügen über Daten zu Tausenden von Organisationen, und Unternehmen können ihre Benachrichtigungen nach den von ihnen genutzten Lieferanten filtern. Die Benachrichtigungen liefern umsetzbare Erkenntnisse, die mit Lieferantenprofilen verknüpft werden können, um Unternehmen dabei zu helfen, potenziellen Bedrohungen im Zusammenhang mit ihren Lieferanten zuvorzukommen, bevor sie sich manifestieren.

Das manuelle Verfolgen dieser Informationen erfordert ein umfangreiches Engagement für Marktforschung, Nachrichtenüberwachung und Branchenberichte. Sich allein auf Überprüfungen zu verlassen, kann Lücken hinterlassen, da neue Risiken aufgrund sich ändernder Umstände schnell entstehen können. Das Abonnieren von Echtzeit-Third-Party-Risk-Intelligence-Feeds hilft, diese Herausforderung zu mindern.

Um den Prozess weiter zu automatisieren, kann GRC-Software in Third-Party-Risk-Intelligence-Feeds integriert werden, wodurch relevante Risikodaten automatisch an Lieferantendatensätze angehängt und Warnungen ausgelöst werden, wenn ein kritisches Problem auftritt. Dies ermöglicht es Teams, potenzielle Risiken proaktiv zu verwalten und zu beheben, bevor sie den Betrieb beeinträchtigen. Darüber hinaus können Unternehmen automatisierte Workflows einrichten, die interne Teams dazu auffordern, Warnungen zu untersuchen und notwendige Maßnahmen zu bestimmen, wie z. B. die Neuverhandlung von Verträgen oder die Suche nach alternativen Lieferanten, wobei alle mindernden Maßnahmen zentral erfasst werden.

Leistung anhand von SLAs und KPIs überwachen, um Probleme zu beheben
Die Verfolgung der Lieferantenleistung ist ein weiterer entscheidender Aspekt des Drittanbieterrisikomanagements, nicht nur um potenzielle Risiken zu erkennen, sondern auch um die kontinuierliche Servicequalität und Vertragskonformität sicherzustellen. Unternehmen müssen Betriebsdaten zur Servicebereitstellung und -leistung sammeln, um Einbrüche zu verfolgen, die auf eine unterdurchschnittliche Leistung hindeuten könnten.

Die Lieferantenleistung sollte anhand der vereinbarten SLAs und KPIs gemessen werden, und alle Probleme sollten umgehend mit dem Lieferanten besprochen werden, um das Risiko zu senken. Die Lieferantenleistung sollte über einen längeren Zeitraum gemessen werden, um eine kontinuierliche Transparenz zu gewährleisten.

Ohne einen strukturierten Ansatz für das TPRM kann die Überwachung der Lieferantenleistung subjektiv und inkonsistent sein. Unternehmen könnten sich auf informelles Feedback verlassen, was dazu führt, dass Leistungsprobleme übersehen werden, bis sie kritisch werden.

Der Einsatz von GRC-Software kann dies vereinfachen, indem Betriebsdaten zu Lieferantenleistungsmetriken über APIs in die Plattform gezogen werden. Vorkonfigurierte Regeln können festgelegt werden, um Abweichungen von der erwarteten Leistung zu erkennen, Bedenken zu kennzeichnen und Korrekturmaßnahmen-Workflows auszulösen.

Wenn ein Anbieter beispielsweise wiederholt Lieferfristen nicht einhält, kann das System automatisch Berichte erstellen, relevante Stakeholder benachrichtigen und Diskussionen über Abhilfemaßnahmen einleiten. Im Laufe der Zeit können diese Daten auch bei der Entscheidungsfindung helfen, z. B. ob Verträge mit einem Anbieter verlängert oder alternative Optionen geprüft werden sollen.

Onboarding- und Offboarding-Prozesse formalisieren
Ein strukturierter Onboarding- und Offboarding-Prozess reduziert das Lieferantenrisiko, indem sichergestellt wird, dass Lieferanten vor Vertragsunterzeichnung gründlich geprüft und bei Vertragsende ordnungsgemäß entbunden werden, um Bußgelder oder Strafen zu vermeiden.

Die Beurteilung der finanziellen Tragfähigkeit, der Sicherheitsmaßnahmen und des Compliance-Status vor dem Onboarding ist unerlässlich. Erste Fragen vor Vertragsunterzeichnung sollten Vertragsbedingungen, einschließlich Ausstiegsklauseln und Verlängerungsbedingungen, behandeln. Unternehmen sollten auch nach kürzlich verhängten Bußgeldern oder Strafen sowie nach Compliance-Verstößen oder Cybersicherheitsproblemen fragen. Organisationen möchten möglicherweise auch sicherstellen, dass ihre Lieferanten nach bestimmten Standards zertifiziert sind oder alle erforderlichen regulatorischen Anforderungen erfüllen, bevor sie Verträge unterzeichnen.

Das Offboarding von Lieferanten ist ebenso wichtig, wie die Implementierung von Sicherheitskontrollen, z. B. der Entzug von Zugriffsrechten, während des Offboardings. Es ist auch wichtig, Kündigungsfristen zu verstehen, wenn versucht wird, vertragliche Vereinbarungen mit Lieferanten zu beenden.

Die Notfallplanung ist auch wichtig, wenn man sich auf kritische Lieferanten verlässt. Wenn ein Lieferant abgelöst wird, muss sein Ersatz bereit sein, um Lücken in der Servicebereitstellung zu vermeiden. Das Verständnis der Onboarding-Zeiten ist entscheidend, um Änderungen bei Lieferanten effektiv zu managen.

Ohne einen formalisierten Onboarding-Prozess riskieren Unternehmen, mit unzuverlässigen Anbietern zusammenzuarbeiten, denen die notwendigen Referenzen fehlen, wodurch das Geschäft unerwarteten Problemen in Bezug auf Servicebereitstellung, Sicherheit und Compliance ausgesetzt wird. Ebenso kann ein Versäumnis, Anbieter ordnungsgemäß auszugliedern, Sicherheitslücken hinterlassen, wie z. B. verbleibende Systemzugriffe oder Datenaufbewahrungsrisiken.

GRC-Software standardisiert diese Onboarding- und Offboarding-Prozesse für Lieferanten, indem sie automatisierte Checklisten und Genehmigungsworkflows durchsetzt und so das Risiko von Fehlern reduziert. Sie stellt sicher, dass Due-Diligence-Schritte abgeschlossen werden, bevor ein Lieferant an Bord genommen wird, und dass alle Offboarding-Maßnahmen ordnungsgemäß ausgeführt werden, um verbleibende Risiken zu mindern.

Fazit
Ein proaktives Lieferantenrisikomanagement ist unerlässlich, um den Geschäftsbetrieb zu schützen, die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften zu gewährleisten und die Servicekontinuität sicherzustellen. Eine schlechte Leistung eines Lieferanten kann sich direkt auf die Kundenwahrnehmung Ihres Unternehmens auswirken und das Vertrauen der Verbraucher untergraben. Ethisches Fehlverhalten, Compliance-Verstöße und Datenschutzverletzungen durch Lieferanten werden letztendlich Ihr Geschäft gefährden und Ihren Ruf beeinträchtigen.

GRC-Software hilft Unternehmen, die wichtigsten Aspekte des Lieferantenrisikomanagements zu automatisieren und den Prozess zu vereinfachen. Diese Plattformen ermöglichen es Unternehmen, ein Online-Lieferantenregister zu erstellen, das kritische Details zu jedem Lieferanten erfasst und eine zentralisierte Datenbank aller lieferantenbezogenen Informationen aufbaut.

Lieferantenrisikobewertungen können online über ein Lieferantenrisikoportal durchgeführt werden, wobei alle Daten direkt in das Profil des Lieferanten „einfließen. API-Integrationen mit anderen Systemen und Tabellenkalkulationen bedeuten auch, dass die Plattform die Lieferantenleistung anhand von SLAs und KPIs verfolgen kann, und automatische Benachrichtigungen werden gesendet, um unterdurchschnittliche Leistungen zu kennzeichnen. Unternehmen können auch Drittanbieter-Risikoinformations-Feeds in die Plattform integrieren und Risiken direkt mit dem Profil des relevanten Lieferanten verknüpfen“. Automatisierte Workflows lösen dann Risikobenachrichtigungen aus und erfassen mindernde Maßnahmen.

Durch die Implementierung eines Best-Practice-Lieferantenrisikomanagementprozesses mithilfe von GRC-Software können Unternehmen Lieferantendaten zentralisieren, Echtzeit-Risikoinformationen einsehen, Workflows automatisieren und aufschlussreiche Berichte erstellen, die es ihnen ermöglichen, fundierte Entscheidungen über ihre Lieferanten zu treffen. Die Implementierung von GRC-Software verbessert nicht nur die Überwachung des Lieferantenrisikos, sondern liefert der Führungsebene auch die notwendigen Erkenntnisse, um strategische Lieferantenentscheidungen zu treffen, die mit den Geschäftszielen übereinstimmen, wodurch letztendlich die Risikoresilienz und die Betriebseffizienz verbessert werden.

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