Die Einhaltung der Vorschriften für Lieferanten geht weit über angekreuzte Kästchen und gedruckte Verträge in Aktenschränken hinaus. In der heutigen vernetzten und komplexen Landschaft müssen Unternehmen ihre Lieferantenbeziehungen mit dem Ziel verwalten, unnötige Ausgaben zu reduzieren und sich vor Risiken zu schützen. Da die Lieferketten des 21. Jahrhunderts immer komplizierter werden, können die Programme zur Verwaltung der Einhaltung von Vorschriften für Lieferanten aus dem 20. Jahrhundert nicht mehr mithalten. Um Ihr Programm für die modernen Herausforderungen fit zu machen, führen Sie diese vier Schritte aus:
Schritt 1: Klassifizieren Sie Ihre Lieferanten nach Kritikalität
Bewerten und kategorisieren Sie Ihre Lieferanten systematisch auf der Grundlage ihrer Bedeutung für Ihr Unternehmen. Wenn Sie Ihre Lieferanten nach ihrer Wichtigkeit klassifizieren, z.B. nach denjenigen, die für wichtige Software, Hardware oder Back-Office-Prozesse zuständig sind, können Sie sich bei der Priorisierung von Zeit und Ressourcen auf die Bereiche konzentrieren, die besonders wichtig sind. Ohne diese Art von risikobasiertem Ansatz fehlt es Ihrem Programm an der nötigen Tiefe und Flexibilität.
Schritt 2: Bewerten Sie Ihre Standards und Richtlinien
Ein effektives Compliance-Management für Lieferanten erfordert klare und umfassende Richtlinien, Standards und Verträge. Gute Lieferantenrichtlinien gehen über die Vertragssprache hinaus und decken weitere Aspekte der Geschäftsbeziehung ab, z. B. Onboarding-Prozesse, Normen, Anforderungen an Daten und technische Interaktion sowie Sicherheitsstandards. Klare Anbieterrichtlinien schaffen Verantwortlichkeit innerhalb der Geschäftsbeziehung und tragen dazu bei, finanzielle und betriebliche Störungen bei Nichteinhaltung zu minimieren. Die Richtlinien enthalten zum Beispiel häufig eine Haftungsfreistellung, um die Verantwortlichkeiten jeder Partei im Falle von Rechtsansprüchen zu definieren. Stellen Sie sicher, dass Ihre Richtlinien so verfasst sind, dass sie für Ihre Partner leicht verständlich sind. Berücksichtigen Sie auch die Versicherung von Lieferanten und die Einhaltung von Vorschriften, die für Ihre Branche relevant sind. Ein gut strukturiertes Regelwerk schafft die Voraussetzungen für eine erfolgreiche Einhaltung der Vorschriften durch die Lieferanten, da alle Parteien wissen, was von ihnen erwartet wird.
Schritt 3: Setzen Sie Ihre Richtlinien mithilfe von Best Practices durch
Sobald Sie über klar definierte Richtlinien verfügen, sind Kommunikation, Transparenz und Sorgfaltspflicht unerlässlich. Erstellen Sie ein Scorecard-System, um die Einhaltung der Richtlinien und die Leistung des Anbieters anhand von Kennzahlen zu bewerten, die mit den Zielen und Standards Ihres Unternehmens übereinstimmen. Gängige Leistungsindikatoren sind z.B. die pünktliche Lieferung, die Qualität der Produkte oder Dienstleistungen, die Einhaltung von Sicherheitsprotokollen und die Reaktionsfähigkeit bei Problemen. Gewichten Sie jede Kennzahl entsprechend ihrer Bedeutung für Ihre Geschäftsziele. Aktualisieren Sie die Scorecard regelmäßig und teilen Sie sie mit den Anbietern, um die Transparenz zu fördern, klare Erwartungen zu formulieren und eine Grundlage für konstruktive Gespräche bei Leistungsbewertungen zu schaffen. Zusätzlich zum Rahmen der Scorecard sollten Sie einen regelmäßigen Kommunikationsrhythmus einrichten, um die Erwartungen abzustimmen, Bedenken anzusprechen und Erfolge zu feiern. Eine offene und konsequente Kommunikation hilft, Missverständnisse zu vermeiden und Probleme schnell zu lösen. Legen Sie für alle auftretenden Probleme einen klaren Eskalationsprozess fest und bestimmen Sie Korrekturmaßnahmen, Sanktionen und Fristen für die Behebung. Bei anhaltender Nichteinhaltung sollten Sie Kriterien für die Beendigung der Partnerschaft festlegen.
Schritt 4: Finden Sie die Technologie, die Ihren Bedürfnissen entspricht
Es ist viel einfacher und effektiver, die Komplexität eines Compliance-Programms für Lieferanten mit Hilfe von Technologie im Griff zu behalten. Nutzen Sie spezielle Software für das Risikomanagement von Lieferanten, um die Risikobewertung von Lieferanten zu automatisieren und die Leistung konsequent zu überwachen. Die richtige Technologie für das Risikomanagement von Drittanbietern wird Ihnen helfen:
- Geringere Risikoexposition. Die Technologie für das Risikomanagement von Drittanbietern hilft Ihnen, Risiken frühzeitig zu erkennen, was Ihre Risikoanfälligkeit verringert und zu einer sichereren Betriebsumgebung beiträgt.
- Verkürzen Sie die Berichtszeit. Im Gegensatz zu fehleranfälligen, manuellen Berichterstattungsprozessen bietet die Software für das Risikomanagement von Drittanbietern eine Point-and-Click-Berichterstattung in Echtzeit, die Zeit spart und sicherstellt, dass die Informationen für eine fundierte Entscheidungsfindung sowohl genau als auch aktuell sind.
- Stärken Sie die Beziehungen zu Ihren Lieferanten. Die richtige Technologie für das Lieferantenrisikomanagement bietet einen zuverlässigen Kanal für die effektive Kommunikation mit den Lieferanten. Außerdem kann sie wertvolle Einblicke in die Leistungskennzahlen der Lieferanten liefern, die zur Verbesserung der Partnerschaft genutzt werden können.
- Validieren Sie den Status eines Dritten. Die Technologie für das Risikomanagement von Drittanbietern speichert die Daten an einem zentralen Ort und bietet so einen einzigen Punkt der Wahrheit, auf den alle Parteien leicht zugreifen und dem sie zuverlässig vertrauen können.
Wenn Sie die Kontrolle über die Einhaltung der Vorschriften durch Ihre Lieferanten mit klaren Standards, gemeinsamen Erwartungen und einer konsequenten Durchsetzung der Vorschriften übernehmen, können Sie letztendlich stärkere Beziehungen aufbauen. Die Verwaltung des Prozesses mit der richtigen Software reduziert außerdem unnötige Ausgaben und Risiken – was mit der Ausweitung Ihres Lieferantennetzwerks immer wichtiger wird.
Wenn Sie Hilfe bei der Suche nach der richtigen Software für das Risikomanagement von Anbietern benötigen, laden Sie diese RFP-Vorlage herunter, und sehen Sie sich die Riskonnect-Software für das Risikomanagement von Drittanbietern an.