Comment améliorer la conformité des fournisseurs au 21e siècle ?

La conformité des fournisseurs ne se limite plus à des cases cochées et à des contrats imprimés dans des classeurs. Dans le paysage complexe et interconnecté d’aujourd’hui, les organisations doivent gérer les relations avec les fournisseurs en vue de réduire les dépenses inutiles et de se protéger contre les risques.

Alors que les chaînes d’approvisionnement du 21e siècle deviennent de plus en plus complexes, les programmes de gestion de la conformité des fournisseurs du 20e siècle auront du mal à suivre. Pour que votre programme soit prêt à relever les défis modernes, suivez ces quatre étapes :

Étape 1 : Classer vos fournisseurs en fonction de leur criticité

Évaluez et classez systématiquement vos fournisseurs en fonction de leur importance pour votre entreprise. En classant les fournisseurs en fonction de leur criticité – par exemple ceux qui gèrent des logiciels, du matériel ou des processus administratifs essentiels – vous pouvez vous concentrer sur les domaines à fort impact lorsque vous établissez des priorités en termes de temps et de ressources. Sans ce type d’approche basée sur les risques, votre programme manquera de la profondeur et de la flexibilité nécessaires.

Étape 2 : Évaluer vos normes et politiques

Une gestion efficace de la conformité des fournisseurs nécessite des politiques, des normes et des contrats clairs et complets. Les bonnes politiques relatives aux fournisseurs vont au-delà du langage contractuel et couvrent des aspects plus larges de la relation, comme les processus d’intégration, les normes, les exigences en matière de données et d’interaction technique, et les normes de sécurité.

Des politiques claires à l’égard des fournisseurs établissent la responsabilité au sein de la relation et contribuent à minimiser les perturbations financières et opérationnelles liées à la non-conformité. Par exemple, les polices contiennent souvent des clauses d’indemnisation qui définissent les responsabilités de chaque partie en cas de litige.

Veillez à ce que vos politiques soient rédigées de manière à être facilement comprises par vos partenaires. Tenez également compte des questions d’assurance des fournisseurs et de conformité réglementaire propres à votre secteur d’activité. Un cadre politique bien structuré ouvre la voie à une conformité réussie des fournisseurs, car toutes les parties savent ce qu’on attend d’elles.

Étape 3 : Appliquer vos politiques à l’aide des meilleures pratiques

Une fois que vous avez mis en place des politiques bien définies, la communication, la transparence et la diligence raisonnable sont essentielles.

Créez un système de cartes de pointage pour évaluer la conformité et les performances des fournisseurs, en utilisant des mesures qui correspondent aux objectifs et aux normes de votre organisation. Les indicateurs de performance courants peuvent inclure la livraison dans les délais, la qualité des produits ou des services, le respect des protocoles de sécurité et la réactivité face aux problèmes. Pesez chaque mesure en fonction de son importance par rapport à vos objectifs commerciaux. Mettez régulièrement à jour et partagez le tableau de bord avec les fournisseurs afin de favoriser la transparence, de définir des attentes claires et de servir de base à des conversations constructives lors des évaluations des performances.

En plus du cadre du tableau de bord, établissez une cadence régulière de communication pour aligner les attentes, répondre aux préoccupations et célébrer les réussites. Une communication ouverte et cohérente permet d’éviter les malentendus et de résoudre rapidement les problèmes. En cas de problème, définissez un processus clair d’escalade et précisez les mesures correctives, les pénalités et les délais de rectification. En cas de non-conformité persistante, établissez des critères de résiliation pour mettre fin au partenariat.

Étape 4 : Trouver la technologie qui répond à vos besoins

La technologie permet de maîtriser les complexités d’un programme de conformité des fournisseurs, ce qui est beaucoup plus facile et efficace. Utilisez un logiciel dédié à la gestion du risque fournisseur pour automatiser l’évaluation du risque fournisseur et contrôler en permanence les performances.

La bonne technologie de gestion des risques des tiers vous aidera :

• Diminution de l’exposition au risque. La technologie de gestion des risques par des tiers vous aide à identifier les risques à un stade précoce, ce qui réduit votre exposition aux risques et contribue à un environnement opérationnel plus sûr.
• Accélérer le temps de rédaction des rapports. Contrairement aux processus de reporting manuels sujets aux erreurs, les logiciels de gestion des risques des tiers offrent un reporting en temps réel par simple clic, ce qui permet de gagner du temps et de s’assurer que les informations sont à la fois exactes et à jour pour une prise de décision éclairée.
• Renforcer les relations avec les fournisseurs. La bonne technologie de gestion du risque fournisseur fournit un canal fiable pour une communication efficace avec les fournisseurs. Il peut également fournir des informations précieuses sur les performances des fournisseurs, qui peuvent être utilisées pour améliorer le partenariat.
• Valider le statut de tiers. La technologie de gestion des risques des tiers stocke les données dans un endroit centralisé, fournissant un point de vérité unique auquel toutes les parties peuvent facilement accéder et auquel elles peuvent faire confiance.

Prendre le contrôle de la conformité des fournisseurs avec des normes claires, des attentes partagées et une mise en œuvre cohérente contribuera en fin de compte à renforcer les relations. La gestion du processus à l’aide du logiciel adéquat permettra également de réduire les dépenses inutiles et l’exposition aux risques – ce qui deviendra de plus en plus important à mesure que votre réseau de fournisseurs s’étendra.

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