Como melhorar a conformidade dos fornecedores para o século XXI

A conformidade dos fornecedores foi muito além das caixas marcadas e dos contratos impressos em armários de arquivo. No atual cenário interligado e complexo, as organizações têm de gerir as relações com os fornecedores com vista a reduzir as despesas desnecessárias e a proteger-se contra riscos.

À medida que as cadeias de abastecimento do século XXI se tornam cada vez mais complexas, os programas de gestão da conformidade dos fornecedores do século XX terão dificuldade em acompanhar o ritmo. Para que o teu programa esteja em forma para os desafios modernos, segue estes quatro passos:

Passo 1: Classifica os teus fornecedores por criticidade

Avalia e categoriza sistematicamente os teus fornecedores com base na sua importância para o teu negócio. Classificar os fornecedores de acordo com a criticidade – por aqueles que lidam com software essencial, hardware ou processos de back-office, por exemplo – permite que te concentres em áreas de alto impacto quando dás prioridade ao tempo e aos recursos. Sem este tipo de abordagem baseada no risco, o teu programa não terá a profundidade e a flexibilidade necessárias.

Passo 2: Avalia as tuas normas e políticas

Uma gestão eficaz da conformidade dos fornecedores exige políticas, normas e contratos claros e abrangentes. As boas políticas de fornecedores vão além da linguagem contratual e abrangem aspectos mais amplos da relação, como processos de integração, normas, requisitos de interação técnica e de dados e normas de segurança.

As políticas claras dos fornecedores estabelecem a responsabilidade no âmbito da relação e ajudam a minimizar as perturbações financeiras e operacionais do incumprimento. Por exemplo, as apólices incluem frequentemente uma linguagem de indemnização para definir as responsabilidades de cada parte em caso de acções judiciais.

Certifica-te de que as tuas políticas são redigidas de uma forma que seja fácil para os teus parceiros compreenderem. Tem também em conta os seguros dos fornecedores e as questões de conformidade regulamentar relevantes para o seu sector. Um quadro de políticas bem estruturado prepara o terreno para o sucesso da conformidade dos fornecedores, uma vez que todas as partes sabem o que é esperado.

Passo 3: Aplicar as tuas políticas utilizando as melhores práticas

Quando tiveres políticas bem definidas, a comunicação, a transparência e a devida diligência são essenciais.

Cria um sistema de scorecard para avaliar a conformidade e o desempenho do fornecedor, utilizando métricas que se alinham com os objectivos e normas da sua organização. Os indicadores de desempenho comuns podem incluir a pontualidade na entrega, a qualidade dos produtos ou serviços, a adesão aos protocolos de segurança e a capacidade de resposta aos problemas. Pondera cada métrica de acordo com a sua importância para os teus objectivos comerciais. Actualiza e partilha regularmente o scorecard com os fornecedores para promover a transparência, definir expectativas claras e fornecer uma base para conversas construtivas durante as avaliações de desempenho.

Para além do quadro do scorecard, estabelece uma cadência regular de comunicação para alinhar as expectativas, abordar as preocupações e celebrar os sucessos. Uma comunicação aberta e coerente ajuda a evitar mal-entendidos e a resolver problemas rapidamente. Para quaisquer problemas que surjam, define um processo de escalonamento claro e especifica as acções correctivas, as sanções e os prazos de retificação. Em caso de incumprimento persistente, estabelece critérios para pôr termo à parceria.

Passo 4: Encontrar tecnologia que corresponda às tuas necessidades

Manter-se a par das complexidades de um programa de conformidade de fornecedores é muito mais fácil e eficaz com a tecnologia. Aproveita o software dedicado de gestão de riscos de fornecedores para automatizar a avaliação de riscos de fornecedores e monitorizar consistentemente o desempenho.

A tecnologia correcta de gestão de riscos de terceiros irá ajudar-te:

• Reduz a exposição ao risco. A tecnologia de gestão de riscos de terceiros ajuda-o a identificar os riscos antecipadamente, o que reduz a sua exposição ao risco e contribui para um ambiente operacional mais seguro.
• Acelera o tempo de elaboração de relatórios. Ao contrário dos processos de elaboração de relatórios manuais e propensos a erros, o software de gestão de riscos de terceiros oferece relatórios em tempo real, que permitem poupar tempo e garantir que a informação é exacta e actualizada para uma tomada de decisões informada.
• Reforça as relações com os fornecedores. A tecnologia correcta de gestão do risco dos fornecedores proporciona um canal fiável para uma comunicação eficaz com os fornecedores. Também pode fornecer informações valiosas sobre as métricas de desempenho do fornecedor, que podem ser utilizadas para melhorar a parceria.
• Valida o estatuto de terceiros. A tecnologia de gestão de riscos de terceiros armazena dados numa localização centralizada, fornecendo um único ponto de verdade a que todas as partes podem aceder facilmente e em que podem confiar.

Assumir o controlo da conformidade dos fornecedores com normas claras, expectativas partilhadas e uma aplicação consistente ajudará, em última análise, a construir relações mais fortes. Gerir o processo com o software certo também reduzirá as despesas desnecessárias e a exposição ao risco – o que se tornará cada vez mais importante à medida que a sua rede de fornecedores se expande.

Para obter ajuda para encontrar o software de Gerenciamento de Riscos de fornecedores certo, faça o download deste modelo de RFP e confira o software de Gerenciamento de Riscos de Terceiros da Riskonnect.