No mundo digital e interligado de hoje, os fornecedores e parceiros são mais importantes do que nunca – e o software de gestão do risco do fornecedor utilizado para gerir essas relações é fundamental.

As consequências de não estar a par da gestão do teu risco podem ser enormes. Pensa nisto: Prevê-se que a escassez de chips semicondutores custe à indústria automóvel 110 mil milhões de dólares só este ano. O software certo pode ajudar-te a identificar antecipadamente esse tipo de risco para o fornecedor, para que te possas preparar melhor e minimizar o impacto. O objetivo é ajudar a tua empresa a ter mais sucesso num palco em mudança.

O que fazer antes de entrar no processo de RFP

Prepara-te com alguma antecedência. Seguem-se cinco sugestões para te ajudar a preparares-te para o novo software de gestão de riscos de fornecedores.

1. Reúne a equipa.

Terás muito mais sucesso a longo prazo se começares por envolver todas as pessoas certas dentro da organização.

Talvez já saibas o que o atual software de gestão de riscos de fornecedores pode contribuir para o sucesso da tua organização. Mas há muitas outras pessoas que podem oferecer uma visão valiosa sobre as necessidades da empresa.

Solicita a opinião das pessoas que irão trabalhar diariamente com o sistema. Os utilizadores da linha da frente empenhados podem fornecer informações valiosas de um ponto de vista prático. E é muito melhor incorporar as suas perspectivas no início do que depois do facto.

Também ajuda a incluir aqueles que detêm os cordões à bolsa. Obtém a adesão da liderança desde o início, demonstrando o valor do software de gestão de riscos do fornecedor para a sua empresa. Quando apresentas um caso comercial convincente aos poderes constituídos, a tua viagem torna-se muito mais fácil.

2. Racionaliza as práticas actuais.

Não há nada a ganhar em tornar um processo quebrado mais eficiente em ser quebrado. Resiste a cair na armadilha de continuar o status quo simplesmente porque as coisas sempre foram feitas dessa forma. Antes de começares a procurar um novo software, dedica algum tempo a reexaminar as tuas práticas actuais para te certificares de que funcionam – e são eficientes. Se não, esta é a tua oportunidade de fazer alterações.

Por outras palavras, se as coisas não estão a funcionar como deveriam, resolve a situação antes de adicionar automação ou implementar novo software. E isso inclui a correção de quaisquer problemas de qualidade dos dados. Os maus dados continuarão a ser maus dados num novo sistema – o que anulará o valor do teu investimento.

Todas as melhorias que fizeres agora serão compensadas mais tarde com um impacto maior e mais rápido do teu novo software VRM.

3. Avalia as tuas necessidades.

Ao racionalizar as suas práticas actuais, pergunta a si próprio o que mais é necessário para gerir eficazmente os fornecedores terceiros.

– Que informações te faltam? O que é que não consegues fazer com a tua tecnologia atual que gostarias de fazer? Quais são os teus problemas diários?

– Sabes quais são os fornecedores que estão em conformidade? É fácil saber quando é que um fornecedor vai deixar de estar em conformidade?

– As notificações são automatizadas?

As notificações automáticas são especialmente críticas para os fornecedores de alto risco que têm acesso aos seus sistemas e/ou que fornecem recursos críticos para as suas operações. Estes fornecedores também precisam de ser avaliados com maior frequência e de forma mais pormenorizada.

Se dependes de demasiados processos manuais, as informações importantes podem facilmente passar despercebidas. E quanto mais fornecedores dependeres, maior é o risco.

4. Tem um plano.

Agora que compreendes melhor o que precisas, traça um plano para avançar e utilizar eficazmente os compromissos de tempo dos membros da equipa.

Estabelece um calendário de gestão de projectos para todo o processo, de modo a garantir que se mantém no caminho certo. Constrói um cronograma que começa com as tuas avaliações iniciais, seguido da
elaboração de um RFP
e agendando demonstrações até à implementação e adoção. Não te esqueças de incluir tempo suficiente para a limpeza dos dados, o teste do sistema e o teste de aceitação do utilizador. E dá tempo para fazer os ajustes necessários antes da entrada em funcionamento.

5. Prepara-te para a resistência.

A natureza humana é resistir à mudança. A mudança é especialmente difícil para aqueles que estão satisfeitos com a forma como as coisas são. Esta resistência pode certamente ser ultrapassada – se estiveres preparado.

Uma forma de ultrapassar a resistência é incluir os prováveis opositores na equipa. Isso não só os ajudará a sentir que o seu contributo é valorizado, como o seu ceticismo pode revelar potenciais problemas e levantar questões importantes numa fase inicial.

Para encorajar uma maior aceitação por parte dos utilizadores, desenvolve um programa de formação bem pensado. Quanto mais preparado estiveres para demonstrar o valor do software e a forma como este pode libertar tempo para trabalho mais interessante, mais capaz estarás de ultrapassar qualquer resistência.

Como a utilização de terceiros continua a crescer, as organizações precisam de prestar muita atenção à forma como estas relações e os riscos associados são geridos. E o software de gestão de riscos de fornecedores que automatiza processos, normaliza avaliações e envia alertas de forma proactiva é cada vez mais essencial para o sucesso a longo prazo. Só precisas de um pouco de preparação.

Para saber mais sobre como se preparar para um novo software, faz o download do e-book da OCEG, “Preparing for a Change in TPRM Technology“, ou saiba mais sobre o software de Gerenciamento de Riscos de Terceiros da Riskonnect.