In der heutigen digitalen und vernetzten Welt sind Lieferanten und Partner wichtiger denn je – und die Software für das Risikomanagement von Lieferanten, mit der diese Beziehungen verwaltet werden, ist entscheidend.

Die Konsequenzen, die sich ergeben, wenn Sie Ihr Risiko nicht im Griff haben, können enorm sein. Bedenken Sie dies: Es wird erwartet, dass ein Mangel an Halbleiterchips die Automobilindustrie allein in diesem Jahr 110 Milliarden Dollar kosten wird. Die richtige Software kann Ihnen helfen, diese Art von Lieferantenrisiko im Voraus zu erkennen, so dass Sie sich besser vorbereiten und die Auswirkungen minimieren können. Es geht darum, Ihrem Unternehmen zu helfen, auf einer sich verändernden Bühne erfolgreicher zu sein.

Was Sie tun sollten, bevor Sie sich in den RFP-Prozess stürzen

Bereiten Sie sich im Vorfeld gut vor. Hier sind fünf Tipps, die Ihnen helfen, sich auf eine neue Software für das Risikomanagement von Lieferanten vorzubereiten.

1. Stellen Sie das Team zusammen.

Langfristig werden Sie viel erfolgreicher sein, wenn Sie zunächst alle richtigen Personen im Unternehmen einbeziehen.

Vielleicht wissen Sie bereits, welchen Beitrag die heutige Software für das Risikomanagement von Anbietern zum Erfolg Ihres Unternehmens leisten kann. Aber es gibt viele andere, die wertvolle Einblicke in die Bedürfnisse des Unternehmens bieten können.

Bitten Sie die Personen, die täglich mit dem System arbeiten werden, um ihre Meinung. Engagierte Frontline-Nutzer können wertvolle Einblicke aus praktischer Sicht liefern. Und es ist viel besser, ihre Perspektiven von Anfang an einzubeziehen als im Nachhinein.

Es ist auch hilfreich, diejenigen einzubeziehen, die den Geldhahn zudrehen. Holen Sie sich von Anfang an die Zustimmung der Führungskräfte, indem Sie den Wert der Risikomanagement-Software des Anbieters für Ihr Unternehmen aufzeigen. Wenn Sie den zuständigen Stellen im Vorfeld einen überzeugenden Business Case vorlegen, wird Ihre Reise viel reibungsloser verlaufen.

2. Optimieren Sie die derzeitigen Praktiken.

Es bringt nichts, einen kaputten Prozess effizienter zu machen, indem man ihn kaputt macht. Tappen Sie nicht in die Falle, den Status Quo beizubehalten, nur weil die Dinge schon immer so gemacht wurden. Bevor Sie sich auf die Suche nach einer neuen Software machen, sollten Sie sich die Zeit nehmen, Ihre derzeitigen Verfahren zu überprüfen, um sicherzustellen, dass sie funktionieren – und effizient sind. Wenn nicht, ist dies Ihre Chance, Änderungen vorzunehmen.

Einfach ausgedrückt: Wenn die Dinge derzeit nicht so funktionieren, wie sie sollten, sollten Sie das Problem beheben, bevor Sie Automatisierungen hinzufügen oder neue Software implementieren. Und dazu gehört auch die Behebung von Problemen mit der Datenqualität. Schlechte Daten bleiben auch in einem neuen System schlechte Daten – was den Wert Ihrer Investition zunichte macht.

Alle Verbesserungen, die Sie jetzt vornehmen, werden sich später durch eine größere und schnellere Wirkung Ihrer neuen VRM-Software auszahlen.

3. Schätzen Sie ein, was Sie brauchen.

Fragen Sie sich bei der Rationalisierung Ihrer derzeitigen Verfahren, was Sie noch brauchen, um Drittanbieter effektiv zu verwalten.

– Welche Informationen vermissen Sie? Was können Sie mit Ihrer aktuellen Technologie nicht tun, was Sie aber gerne tun würden? Was sind Ihre täglichen Schmerzpunkte?

– Wissen Sie, welche Anbieter die Vorschriften einhalten? Wie einfach ist es nachzuvollziehen, wann ein Anbieter aus der Compliance herausfällt?

– Sind die Benachrichtigungen automatisiert?

Automatische Benachrichtigungen sind besonders wichtig für Anbieter mit hohem Risiko, die Zugang zu Ihren Systemen haben und/oder Ressourcen bereitstellen, die für Ihren Betrieb wichtig sind. Auch diese Anbieter müssen häufiger und detaillierter bewertet werden.

Wenn Sie sich auf zu viele manuelle Prozesse verlassen, können wichtige Informationen leicht durch die Maschen fallen. Und je mehr Anbieter Sie haben, desto größer ist das Risiko.

4. Haben Sie einen Plan.

Jetzt, wo Sie besser wissen, was Sie brauchen, können Sie einen Plan entwerfen, wie Sie vorankommen und die Zeit der Teammitglieder effektiv nutzen können.

Erstellen Sie einen Projektmanagement-Zeitplan für den gesamten Prozess, um sicherzustellen, dass Sie auf Kurs bleiben. Erstellen Sie einen Zeitplan, der mit Ihren ersten Bewertungen beginnt, gefolgt von der
Ausarbeitung einer RFP
, der Prüfung der eingereichten Angebote und der Planung von Demos bis hin zur Implementierung und Einführung. Achten Sie darauf, dass Sie ausreichend Zeit für die Datenbereinigung, Systemtests und Benutzerakzeptanztests einplanen. Und lassen Sie sich Zeit, um vor dem Start alle notwendigen Anpassungen vorzunehmen.

5. Bereiten Sie sich auf Widerstand vor.

Es liegt in der menschlichen Natur, sich dem Wandel zu widersetzen. Veränderungen sind besonders schwer für diejenigen, die mit den Dingen zufrieden sind, wie sie sind. Solche Widerstände können durchaus überwunden werden – wenn Sie darauf vorbereitet sind.

Eine Möglichkeit, Widerstände zu überwinden, besteht darin, mögliche Neinsager in das Team aufzunehmen. Das wird ihnen nicht nur das Gefühl geben, dass ihr Beitrag geschätzt wird, sondern ihre Skepsis kann auch potenzielle Probleme aufzeigen und wichtige Punkte frühzeitig ansprechen.

Entwickeln Sie ein durchdachtes Schulungsprogramm, um die Akzeptanz bei den Benutzern zu erhöhen. Je besser Sie darauf vorbereitet sind, den Wert der Software zu demonstrieren und zu zeigen, wie sie Zeit für interessantere Aufgaben freisetzen kann, desto eher werden Sie in der Lage sein, Widerstände zu überwinden.

Da die Nutzung von Drittanbietern weiter zunimmt, müssen Unternehmen genau darauf achten, wie diese Beziehungen und die damit verbundenen Risiken gehandhabt werden. Und eine Software für das Risikomanagement von Anbietern, die Prozesse automatisiert, Bewertungen standardisiert und proaktiv Warnmeldungen versendet, ist für den langfristigen Erfolg immer wichtiger. Alles, was es braucht, ist ein wenig Vorbereitung.

Wenn Sie mehr darüber erfahren möchten, wie Sie sich auf eine neue Software vorbereiten können, laden Sie das OCEG-E-Book „Vorbereitung auf einen Wechsel in der TPRM-Technologie“ herunter oder erfahren Sie mehr über die Riskonnect-Software für das Risikomanagement von Drittanbietern.