Dieser Beitrag ist Teil einer dreiteiligen Serie von Gastbloggerin Michelle Middendorf, Workers‘ Compensation Manager bei Stanley Steemer. Im Mittelpunkt der Serie steht die Frage, wie sich der rationalisierte Prozess des Unternehmens für die Verwaltung von Versicherungsscheinen zu einer noch größeren Initiative wie dem Lieferantenmanagement insgesamt entwickelte und es dem Unternehmen schließlich ermöglichte, sein kommerzielles Geschäft mit mehr Mehrwertdiensten zu erweitern.
Die Pflege aktueller Versicherungsnachweise von Drittanbietern kann für Unternehmen ein echter Kampf sein – voller Fehlerquellen, rechtlicher Konsequenzen im Falle eines Rechtsstreits und Ineffizienzen, die ein Unternehmen sogar am Wachstum seines Geschäfts hindern können. Das mag nach einer großen Belastung für eine scheinbar so einfache Aufgabe wie das Sammeln von Versicherungsdokumenten klingen. Aber wenn Sie sich in hohem Maße auf eine Vielzahl von Drittanbietern verlassen und diese Informationen manuell erfassen – das heißt, Sie verlassen sich auf Ihr Gedächtnis, einmalige Mitteilungen, Kalendererinnerungen oder im schlimmsten Fall auf eine Anfrage der Rechtsabteilung, um den Status eines Zertifikats zu überprüfen -, dann wissen Sie, dass das Problem real ist. Das war früher bei meinem Unternehmen der Fall. Mit mehr als 200 Franchisenehmern und ihrer eigenen Vielzahl von Anbietern ertranken wir im Prozess der Erfassung neuer Zertifikate, der Erneuerung aktueller Zertifikate oder der Nachverfolgung abgelaufener Zertifikate – und das alles nach einzigartigen Zeitplänen mit verschiedenen Beteiligten und unter Verwendung verschiedener Kommunikationsmethoden. Ein enormer Zeit- und Ressourcenaufwand wurde in die manuelle Aktualisierung der Datensätze oder die ständige Überprüfung des Zertifikatsstatus investiert. Trotz unserer Bemühungen war der Prozess immer noch von Verstößen durchsetzt. Wir befürchteten sogar, dass nur 30 bis 40 Prozent der Zertifikate unserer Franchisenehmer den Vorschriften entsprachen, was unser Unternehmen und unsere Franchisenehmer im Falle eines Rechtsstreits in Gefahr brachte. Dieses Risiko hat uns dazu veranlasst, den Prozess der Zertifikatsverwaltung zu automatisieren – eine Entscheidung, die zu einer dramatischen Verbesserung der Konformitätsrate geführt hat. Etwa 96 Prozent der Zertifikate unserer Franchisenehmer entsprechen jetzt den Anforderungen. Die Daten, die wir mit unserem elektronischen Prozess gesammelt haben, geben uns außerdem klare Hinweise darauf, wie wir die restlichen 4 Prozent, die möglicherweise nicht den Anforderungen entsprechen, verbessern können. Um dies zu erreichen, mussten wir uns allerdings von unserem internen Altsystem lösen. Wir entschieden uns, in ein Risikomanagement-Informationssystem zu investieren, das uns bei der Verwaltung von Zertifikaten helfen konnte. Wir lernten jedoch schnell, dass es auch unsere gesamten Lieferantenvereinbarungen von Anfang bis Ende über ein sicheres Online-Portal verwalten konnte. Das Ergebnis war eine Umwälzung – der Prozess wurde so sehr vereinfacht, dass wir in der Lage sind, unsere Kapazität zu erhöhen, um mehr Anbieter zu gewinnen und einen unserer Geschäftszweige erheblich zu erweitern. Was den Prozess der Zertifikatsverwaltung betrifft, so läuft er jetzt etwa so ab: Nach der elektronischen Freigabe der Lieferanten löst das System eine automatische Anfrage an die Lieferanten für ein Versicherungszertifikat aus. Sie laden dann ihre Versicherungsdaten hoch und fügen ihre Bescheinigungen innerhalb des Portals bei. Dies löst automatisch eine Benachrichtigung an unser Team aus, dass das Zertifikat zur Genehmigung bereit ist, und bestätigt sogar, ob es konform ist. Außerdem löst das System automatische Benachrichtigungen an Franchisenehmer und Verkäufer aus, wenn ein Zertifikat bald abläuft, und zwar 30 Tage, 15 Tage und fünf Tage vor Ablauf – so bleiben alle Parteien auch lange nach der ersten Geschäftsbeziehung konform. Die Tatsache, dass all dies nun mit wenig bis gar keinem manuellen Aufwand von unserer Seite aus geschieht, hat es uns ermöglicht, einen Prozess zu managen, der uns früher im Griff hatte. Noch wichtiger ist jedoch, dass wir dadurch keine Angst mehr vor Fehlern und den daraus resultierenden rechtlichen Konsequenzen haben müssen und uns neue Geschäftsmöglichkeiten eröffnet wurden.