Este artigo faz parte de uma série de três partes da autoria da blogger convidada Michelle Middendorf, diretora de indemnizações dos trabalhadores da Stanley Steemer. A série centra-se na forma como o processo simplificado de gestão de certificados de seguro da empresa evoluiu para a abordagem de iniciativas ainda maiores, como a gestão de fornecedores como um todo, e acabou por permitir à empresa expandir o seu negócio comercial com mais serviços de valor acrescentado.
A manutenção de certificados de seguro actualizados de fornecedores terceiros pode ser uma verdadeira luta para as organizações – repleta de oportunidades de erro, implicações legais no caso de uma ação judicial e ineficiências que podem até impedir uma organização de desenvolver o seu negócio. Isto pode parecer muito pesado para uma tarefa aparentemente tão simples como a recolha de documentos de seguros. Mas se dependes fortemente de uma multiplicidade de fornecedores terceiros e recolhes manualmente essas informações – o que significa que dependes da tua memória, de comunicações pontuais, de lembretes de calendário ou, na pior das hipóteses, de um pedido de informação do departamento jurídico para verificar o estado de um certificado – sabes que a luta é real. Este era anteriormente o caso da minha organização. Com mais de 200 franchisados e a sua própria multiplicidade de vendedores, estávamos a afogar-nos no processo de recolha de novos certificados, renovação de certificados actuais ou acompanhamento de certificados expirados – tudo isto em calendários únicos com diferentes intervenientes e utilizando vários métodos de comunicação. Uma enorme quantidade de tempo e de recursos era investida na atualização manual dos registos ou na consulta constante desses registos para verificar o estado dos certificados. Apesar dos nossos esforços, o processo continuava a estar repleto de incumprimentos. De facto, receávamos que apenas 30 a 40 por cento dos certificados dos nossos franchisados estivessem em conformidade – colocando a nossa organização e os franchisados em risco no caso de qualquer recurso legal. Foi esse risco que nos levou a automatizar o processo de gestão de certificados – uma decisão que conduziu a melhorias drásticas nas taxas de conformidade. Cerca de 96% dos certificados dos nossos franchisados estão agora em conformidade, e os dados recolhidos pelo nosso processo eletrónico também nos deram uma orientação clara sobre como melhorar os restantes 4% que possivelmente não estão em conformidade. No entanto, para o fazer, tivemos de abandonar o nosso sistema interno antigo. Optámos por investir num sistema de informação de gestão de riscos que pudesse ajudar a gerir os certificados, mas rapidamente aprendemos que também podia gerir os nossos acordos gerais com fornecedores, de ponta a ponta, a partir de um portal online seguro. Os resultados foram transformadores – simplificando tanto o processo que conseguimos aumentar a nossa capacidade de recrutar mais fornecedores e expandir substancialmente uma das nossas linhas de negócio. Quanto ao processo de gestão de certificados, especificamente, agora é mais ou menos assim: Após a aprovação eletrónica do fornecedor, o sistema envia automaticamente aos fornecedores um pedido de certificado de seguro. Estes carregam então as suas informações de seguro e anexam os seus certificados no portal. Isto faz com que a nossa equipa receba automaticamente uma notificação de que o certificado está pronto para aprovação e até confirma se está em conformidade. Além disso, quando um certificado se aproxima da data de expiração, o sistema acciona notificações automáticas para os franchisados e vendedores 30 dias, 15 dias e cinco dias antes de expirar – ajudando a manter todas as partes em conformidade muito depois de a relação inicial ter sido estabelecida. O facto de tudo isto acontecer agora com pouca ou nenhuma intervenção manual da nossa parte permitiu-nos gerir um processo que anteriormente nos geria a nós. Mais importante ainda, libertou-nos do receio de erros e das implicações legais resultantes, bem como abriu oportunidades para novos negócios.