Cet article fait partie d’une série de trois articles rédigés par Michelle Middendorf, blogueuse invitée et responsable de l’indemnisation des accidents du travail chez Stanley Steemer. La série se concentre sur la manière dont le processus rationalisé de gestion des certificats d’assurance de l’entreprise a évolué vers des initiatives encore plus importantes telles que la gestion des fournisseurs dans son ensemble, et a finalement permis à l’entreprise d’étendre ses activités commerciales avec davantage de services à valeur ajoutée.
Maintenir à jour les certificats d’assurance des fournisseurs tiers peut être un véritable défi pour les organisations – avec des possibilités d’erreurs, des implications juridiques en cas de procès et des inefficacités qui peuvent même empêcher une organisation de développer ses activités. Cela peut sembler beaucoup pour une tâche apparemment aussi simple que la collecte de documents d’assurance. Mais si vous dépendez fortement d’une multitude de fournisseurs tiers et que vous collectez manuellement ces informations – c’est-à-dire que vous vous fiez à votre mémoire, à des communications ponctuelles, à des rappels de calendrier ou, dans le pire des cas, à une demande de renseignements de la part du service juridique pour vérifier le statut d’un certificat – vous savez que le problème est bien réel. C’était déjà le cas pour mon organisation. Avec plus de 200 franchisés et leur propre multitude de fournisseurs, nous étions noyés dans le processus de collecte de nouveaux certificats, de renouvellement des certificats en cours ou de suivi des certificats expirés, le tout selon des calendriers uniques avec différentes parties prenantes utilisant diverses méthodes de communication. Nous consacrions énormément de temps et de ressources à la mise à jour manuelle des dossiers ou à la consultation constante de ces dossiers pour vérifier l’état des certificats. Malgré nos efforts, le processus était toujours entaché de non-conformité. En fait, nous craignions que seuls 30 à 40 % des certificats de nos franchisés soient conformes, ce qui faisait courir un risque à notre organisation et à nos franchisés en cas de recours juridique. C’est ce risque qui nous a poussés à automatiser le processus de gestion des certificats, une décision qui a permis d’améliorer considérablement les taux de conformité. Environ 96 % des certificats de nos franchisés sont désormais conformes, et les données collectées grâce à notre processus électronique nous ont également donné une orientation claire sur la manière d’améliorer les 4 % restants qui ne sont peut-être pas conformes. Pour ce faire, nous avons dû nous affranchir de notre ancien système interne. Nous avons choisi d’investir dans un système d’information de gestion des risques qui pouvait nous aider à gérer les certificats, mais nous avons rapidement appris qu’il pouvait également gérer l’ensemble de nos accords avec les fournisseurs, de bout en bout, à partir d’un portail en ligne sécurisé. Les résultats ont été transformateurs : le processus a été tellement simplifié que nous avons pu augmenter notre capacité à recruter davantage de fournisseurs et à développer considérablement l’une de nos branches d’activité. Quant au processus de gestion des certificats, il se déroule désormais de la manière suivante : Dès l’approbation électronique du fournisseur, le système déclenche une demande automatique d’attestation d’assurance aux fournisseurs. Ils téléchargent alors leurs informations d’assurance et joignent leurs certificats dans le portail. Cela déclenche automatiquement une notification à notre équipe indiquant que le certificat est prêt à être approuvé et confirmant même s’il est conforme. En outre, lorsqu’un certificat arrive à expiration, le système déclenche des notifications automatiques aux franchisés et aux vendeurs 30 jours, 15 jours et cinq jours avant l’expiration, ce qui permet à toutes les parties de rester en conformité longtemps après l’établissement de la relation initiale. Le fait que tout cela se déroule désormais avec peu ou pas d’intervention manuelle de notre part nous a permis de gérer un processus qui, auparavant, nous gérait. Plus important encore, nous n’avons plus à craindre les erreurs et les implications juridiques qui en découlent, et nous avons ouvert la voie à de nouvelles opportunités commerciales.