Moderne Unternehmen müssen sich in einem Geflecht aus Gesetzen, Vorschriften und Industriestandards zurechtfinden, die ihre Geschäftstätigkeit bestimmen. Compliance-Anforderungen erstrecken sich über mehrere Bereiche, darunter Datenschutz, Korruptionsbekämpfung, Handelskonformität, Finanzvorschriften, Gesundheit und Sicherheit, Umwelt sowie andere branchenspezifische Vorgaben, und sie können je nach Branche und Land variieren.
Die Nichteinhaltung dieser Anforderungen kann zu hohen Geldstrafen, Reputationsschäden, rechtlichen Schritten oder sogar zum Verlust der Betriebserlaubnis des Unternehmens führen. Ein robustes Pflichtenregister ist für Unternehmen unerlässlich, um alle anwendbaren Vorschriften, Gesetze und Standards sowie deren Anforderungen vollständig zu verstehen. Ein umfassendes „Pflichtenregister“ stellt sicher, dass Unternehmen die Einhaltung aller anwendbaren Pflichten systematisch verfolgen, verwalten und nachweisen können. Durch die Erfassung der spezifischen Anforderungen jeder Vorschrift und deren Verknüpfung mit internen Richtlinien, Verfahren und Kontrollen bietet ein „Pflichtenregister“ eine einzige Quelle der Wahrheit für alle Compliance-Anforderungen.
In diesem Blog erklären wir, wie Unternehmen GRC-Software nutzen können, um ihr „Pflichtenregister“ zu digitalisieren und die Compliance-Überwachung fortlaufend zu automatisieren. Wir geben Tipps, wie Compliance-Pflichten über mehrere Gerichtsbarkeiten und Länder hinweg verwaltet werden können, und erläutern, wie Software den regulatorischen Änderungsprozess automatisieren und fortlaufende Compliance-Prüfungen und -Überwachung erleichtern kann.
Die Herausforderungen der manuellen Compliance-Verfolgung
Viele Organisationen verlassen sich immer noch auf Tabellenkalkulationsprozesse, um ihre Compliance-Pflichten zu verfolgen und zu verwalten. Obwohl Tabellenkalkulationen wie eine einfache Lösung erscheinen mögen, bergen sie erhebliche Herausforderungen, darunter:
Mangelnde Echtzeit-Transparenz: Statische Tabellenkalkulationen bieten keine Live-Ansicht des Compliance-Status, was eine effektive Überwachung der Pflichten erschwert.
Datensilos und Inkonsistenzen: Wenn mehrere Abteilungen ihre eigenen Aufzeichnungen führen und unterschiedliche Tabellenkalkulationen verwenden, führt dies zu inkonsistenten Daten und potenziellen Compliance-Lücken.
Menschliches Versagen: Manuelle Dateneingabe ohne Data-Governance-Regeln erhöht die Fehlerwahrscheinlichkeit, was zu Compliance-Fehlern führen kann.
Mangelnde Verantwortlichkeit: Tabellenkalkulationen bieten keine Benutzerverfolgung, was es schwierig macht zu wissen, wer wann was geändert hat. Dies führt zu einem Mangel an Eigenverantwortung und Rechenschaftspflicht.
Schwierigkeiten bei der Verwaltung regulatorischer Änderungen: Vorschriften und Industriestandards ändern sich häufig, und ohne einen integrierten Änderungsmanagementprozess, der Anforderungen mit den zugehörigen Richtlinien und Verfahren verknüpft, kann es schwierig sein zu verstehen, was aktualisiert werden muss, um die Änderung widerzuspiegeln.
Begrenzte Audit-Trails: Tabellenkalkulationen bieten keine nachvollziehbare Historie von Änderungen und Compliance-Maßnahmen, was es schwierig macht, Aufsichtsbehörden die gebotene Sorgfalt nachzuweisen.
Manuelle Berichterstattung: Berichte zum Verständnis des Compliance-Status, ausstehender Compliance-Maßnahmen und Bereiche der Nichteinhaltung müssen manuell erstellt werden, was zeitaufwändig und administrativ aufwendig ist.
Angesichts dieser Einschränkungen benötigen Organisationen eine robustere, automatisierte Lösung wie GRC-Software, um ein effektives „Pflichtenregister“ zu führen, das Compliance-Maßnahmen vollständig in die täglichen Geschäftsabläufe integriert.
Vorteile der Nutzung von Compliance-Software zur Automatisierung des Prozesses
Governance, Risk und Compliance (GRC)-Software bietet eine leistungsstarke Alternative zur tabellenbasierten Compliance-Verfolgung. Durch die Nutzung der von GRC-Software angebotenen Compliance-Funktionen zum Aufbau ihres Pflichtenregisters können Organisationen:
Zugriff auf sofort einsatzbereite Compliance-Frameworks für weit verbreitete Vorschriften und Standards wie DSGVO, HIPPA, SOX, NIS2, PCI DSS, CPS 230 und verschiedene ISO-Standards, um alle Anforderungen für diese regulatorischen Pflichten und Standards in ihr Pflichtenregister im System vorzuladen.
Zentralisierung aller Compliance-Pflichten und ihrer individuellen Anforderungen und Gerichtsbarkeiten in einem System, um volle Transparenz und Zugänglichkeit zu gewährleisten.
Automatische Verfolgung regulatorischer Änderungen durch regulatorisches Horizon-Scanning, um Prozesse und Richtlinien mit minimalem manuellem Eingriff an sich ändernde Anforderungen anzupassen.
Zuweisung von Eigentum und Verantwortlichkeiten für jede Pflicht, um Rechenschaftspflicht zu gewährleisten und die „Benutzerverfolgung“ zu nutzen, um zu sehen, wer wann was geändert hat.
Automatisierung des Aufgaben- und Aktionsmanagements, jeder Mitarbeiter hat sein eigenes Dashboard, um Compliance-bezogene Aufgaben und Prüfungen einfach online zu erledigen. Workflows können auch für Eskalationen und Genehmigungen verwendet werden.
Verknüpfung von Pflichten mit Kontrollen, Richtlinien, Compliance-Prüfungen und Risikobewertungen, wodurch ein kohärentes, integriertes Compliance-Framework geschaffen wird.
Generierung von Echtzeitberichten und Dashboards, die der Führungsebene eine aktuelle Übersicht über den Compliance-Status bieten.
Optimierung von Audits und regulatorischer Berichterstattung durch die Führung einer umfassenden, manipulationssicheren Aufzeichnung der Compliance-Aktivitäten.
Wie man ein Pflichtenregister erstellt und Compliance in GRC-Software automatisiert
In diesem Abschnitt erläutern wir, wie GRC-Software das Pflichtenregister einer Organisation digitalisieren und Compliance-Prozesse automatisieren kann.
Identifizierung und Dokumentation von Pflichten
GRC-Software ermöglicht es Organisationen, ein umfassendes „Pflichtenregister“ zu erstellen, das alle anwendbaren Gesetze, Vorschriften, Standards und vertraglichen Anforderungen sowie deren Anforderungen in einem strukturierten Format erfasst. Jede Pflicht wird mit Details dokumentiert, wie zum Beispiel:
Die spezifischen Anforderungen, die in der Vorschrift dargelegt sind
Die Gerichtsbarkeit(en), in der/denen die Vorschrift gilt
Die Compliance-Maßnahmen und Schritte, die zur Erfüllung der Anforderung unternommen wurden
Die betroffenen Funktionen und Geschäftsbereiche
Die verantwortlichen Stakeholder und Eigentümer für jede Anforderung innerhalb der Organisation
Alle Kontrollen, die zur Minimierung des Risikos der Nichteinhaltung eingerichtet wurden
Viele GRC-Tools bieten sofort einsatzbereite Compliance-Frameworks für weit verbreitete Vorschriften und Standards wie DSGVO, HIPPA, SOX, NIS2, PCI DSS, CPS 230 und verschiedene ISO-Standards. Dies ermöglicht es Organisationen, alle Anforderungen für diese regulatorischen Pflichten und Standards in ihr Pflichtenregister im System vorzuladen, ohne alles manuell von Grund auf neu erstellen zu müssen, was wertvolle Zeit spart und sicherstellt, dass alle Anforderungen erfasst werden.
Verknüpfung von Pflichten mit Kontrollen und Richtlinien
Einer der größten Vorteile der Nutzung einer GRC-Plattform für Compliance ist die Möglichkeit, Pflichten internen Kontrollen, Richtlinien und Verfahren zuzuordnen. Bei Compliance geht es darum, nachzuweisen, was die Organisation tut, um die in jeder anwendbaren Vorschrift oder jedem Standard dargelegten Anforderungen zu erfüllen. Dies kann die Implementierung eines spezifischen Schritt-für-Schritt-Prozesses oder einer regelmäßigen Compliance-Prüfung umfassen, die Einführung einer neuen Richtlinie oder Mitarbeiterschulung, die Implementierung einer spezifischen Kontrolle oder einer Sicherheitsmaßnahme. Jede „Compliance-Maßnahme“ muss im „Pflichtenregister“ klar dokumentiert werden.
Es reicht natürlich nicht aus, nur aufzulisten, welche „Compliance-Maßnahmen“ die Organisation implementiert hat, um die Einhaltung der Anforderungen zu gewährleisten. Unternehmen müssen durch fortlaufende Compliance-Überwachung nachweisen, dass diese Maßnahmen wirksam sind.
Zum Beispiel:
Eine Datenschutzpflicht unter der DSGVO kann mit den relevanten Datenaufbewahrungsrichtlinien und Verschlüsselungskontrollen verknüpft werden.
Eine Anforderung zur Korruptionsbekämpfung kann mit Mitarbeiterschulungsprogrammen, Due-Diligence-Prozessen für Dritte und dem Verfahren der Organisation für Geschenke und Bewirtung verknüpft werden.
Ein Handelskonformitätsmandat kann mit Exportkontrollverfahren und Lieferantenrisikobewertungen verbunden werden.
Dies stellt sicher, dass jede Compliance-Anforderung durch klare interne Mechanismen unterstützt wird, um regulatorische Erwartungen zu erfüllen.
Durch die Zuordnung verschiedener regulatorischer Anforderungen zu den Maßnahmen und Prozessen, die die Organisation zur Sicherstellung der Compliance etabliert hat, erhalten Organisationen eine ganzheitliche Sicht auf den Compliance-Status und können leicht nachweisen, wie sie regulatorische Anforderungen erfüllen.
Überwachung der Compliance mit Bestätigungen und Prüfungen
Selbst bei etablierten klaren Compliance-Maßnahmen und -Prozessen müssen Unternehmen auch sicherstellen, dass diese Prozesse wirksam sind, um die in den Vorschriften und Standards dargelegten Anforderungen zu erfüllen. Wenn beispielsweise Richtlinien veraltet sind oder nicht bestätigt werden, oder wenn Mitarbeiter Schulungen nicht bestehen oder Prozesse nicht befolgen, oder Kontrollen nicht wirksam sind, ist die Organisation wahrscheinlich nicht compliant.
GRC-Software ermöglicht es Organisationen, automatisierte Compliance-Prüfungen und Bestätigungen einzurichten, um die fortlaufende Einhaltung regulatorischer Pflichten zu gewährleisten. Dazu gehören:
Geplante Compliance-Bestätigungen: Dies ermöglicht es benannten Mitarbeitern, die Einhaltung von Richtlinien und Kontrollen online zu bestätigen.
Regelmäßige Kontrollprüfungen: Einige Compliance-Kontrollen umfassen die Implementierung einer Richtlinie, die Einführung von Mitarbeiterschulungen oder die Etablierung eines strengen Prozesses. Die GRC-Software ermöglicht es Teams, regelmäßige Prüfungen zu planen, um die Wirksamkeit der Kontrollen zu verstehen und die Ergebnisse für die fortlaufende Überwachung zu dokumentieren.
Compliance-Prüfungen: Viele Compliance-Anforderungen verlangen von Organisationen, einem spezifischen Prozess zu folgen; das System sendet regelmäßige Benachrichtigungen, die die Mitarbeiter auffordern zu überprüfen, ob der Prozess funktioniert, und alle Probleme mit allen im System vollständig dokumentierten Problemen und Abhilfemaßnahmen zu beheben.
Automatisierte Kontrollüberwachung: Compliance-Systeme können andere Transaktions- und Betriebsdaten über API-Integrationen in das System ziehen, um die Compliance in großen Datensätzen basierend auf vordefinierten Regeln zu überwachen. Warnungen und Benachrichtigungen werden gesendet, um Compliance-Probleme in den Daten zu kennzeichnen, sodass Mitarbeiter diese untersuchen können.
Ausnahmeberichterstattung: Dies wird verwendet, um potenzielle Compliance-Lücken zur Untersuchung zu kennzeichnen.
Echtzeit-Dashboards: Diese ermöglichen es Compliance-Teams, den Status aller Pflichten zu überwachen.
Diese Funktionen reduzieren den manuellen Aufwand und bieten einen nachvollziehbaren Nachweis der Compliance-Bemühungen, was die Beantwortung regulatorischer Anfragen erleichtert.
Es gibt viele weitere Möglichkeiten, wie GRC-Software Organisationen dabei unterstützen kann, Best-Practice-Prozesse zu implementieren, die den Nachweis der Compliance erbringen. Einige Vorschriften verlangen von Organisationen Best-Practice-Prozesse für Schlüsselbereiche wie
Die Erreichung von Compliance erfordert umfassende Richtlinien- und Verfahrensdokumente, die sicherstellen, dass die Mitarbeiter die Prozesse befolgen. Compliance-Software ermöglicht es Unternehmen, eine Online-Richtlinienbibliothek einzurichten, Richtlinienaktualisierungen, -änderungen und -genehmigungen zu automatisieren und Mitarbeiterbestätigungen zu sammeln, wodurch das Richtlinienmanagement automatisiert und ein ausreichender Nachweis für Compliance und regulatorische Änderungen erbracht wird.
Diese Plattformen bieten auch Best-Practice-Prozesse für das Management regulatorischer Änderungen. Wenn regulatorische Pflichten und Anforderungen in die Plattform geladen werden, werden sie den relevanten Geschäftsprozessen, Richtlinien und Kontrollen zugeordnet, die zur Sicherstellung der Compliance implementiert wurden. Wenn sich also eine Richtlinie ändert, können Unternehmen schnell erkennen, welche Prozesse und Richtlinien wahrscheinlich angepasst werden müssen, um der Änderung gerecht zu werden. Einige Tools bieten regulatorisches Horizon-Scanning, bei dem Unternehmen ihren bevorzugten Anbieter von regulatorischen Inhalten abonnieren und Benachrichtigungen erhalten können, wenn sich die Vorschriften ändern. Von dort aus erleichtern automatisierte Workflows die Implementierung der Änderung – vollständig dokumentiert, wer die Änderung wann vorgenommen hat.
Verwaltung grenzüberschreitender Anforderungen
Viele regulatorische Anforderungen gelten in mehreren Gerichtsbarkeiten, können aber je nach Land geringfügige Abweichungen aufweisen. GRC-Software ermöglicht es Organisationen, überlappende Pflichten einer einzigen Richtlinie oder Kontrolle zuzuordnen, wodurch Duplikationen vermieden und gleichzeitig die Einhaltung regionaler Nuancen gewährleistet wird.
Zum Beispiel:
DSGVO (Europa), CPS 234 (Australien) und CCPA (Kalifornien) erfordern alle Datenschutzmaßnahmen, weisen jedoch unterschiedliche Besonderheiten auf. Eine einzige Datenschutzrichtlinie kann beiden Frameworks zugeordnet werden, wobei Anpassungen für gerichtsbarkeitsspezifische Klauseln vorgenommen werden.
Anti-Korruptions-Vorschriften in den USA (FCPA), dem Criminal Code Act 1995 (Australien) und dem Vereinigten Königreich (Bribery Act) weisen Ähnlichkeiten auf, haben aber unterschiedliche Compliance-Erwartungen. Ein zentralisierter Due-Diligence-Prozess kann angepasst werden, um alle Anforderungen zu erfüllen.
Diese Funktion hilft multinationalen Organisationen, Konsistenz zu wahren und gleichzeitig die Compliance-Bemühungen an unterschiedliche regulatorische Umgebungen anzupassen.
Die Vorteile eines automatisierten Compliance-Ansatzes mittels GRC-Software
Durch den Einsatz von GRC-Software zur Pflege eines „Pflichtenregisters“ und zur Überwachung der Compliance erzielen Organisationen mehrere entscheidende Vorteile:
Erhöhte Effizienz: Automatisierung reduziert den manuellen Arbeitsaufwand und ermöglicht es Compliance-Teams, sich auf die Behebung von Bereichen der Nichteinhaltung zu konzentrieren.
Verbesserte Genauigkeit: Data-Governance-Regeln wie Menüs, Dropdown-Listen und automatische Formatierungen minimieren Dateneingabefehler und stellen sicher, dass Compliance-Pflichten genau dokumentiert und überwacht werden.
Größere Verantwortlichkeit: Zugewiesene Verantwortlichkeiten, Benutzerverfolgung und automatisierte Workflows stellen sicher, dass Compliance-Aufgaben pünktlich erledigt werden, wodurch die vollständige Übernahme der Compliance-Pflichten gewährleistet wird.
Bessere Risikominderung: Ein strukturierter Compliance-Ansatz reduziert das Risiko von Bußgeldern, Strafen und Reputationsschäden.
Verbesserte Berichterstattung: Echtzeit-Analysen und Dashboards bieten klare Einblicke in den Compliance-Status und unterstützen die Entscheidungsfindung und die regulatorische Berichterstattung.
Fazit
Ein gut gepflegtes „Pflichtenregister“ ist der Eckpfeiler eines effektiven Compliance-Managements. Während manuelle Nachverfolgungsmethoden Ineffizienzen und Risiken erzeugen, automatisiert GRC-Software den Prozess und stellt sicher, dass Organisationen die Compliance mühelos verfolgen, verwalten und nachweisen können.
Durch die Integration von Pflichten mit Kontrollen, Richtlinien und Compliance-Bestätigungen können Organisationen ein widerstandsfähiges Compliance-Framework aufbauen, das nicht nur regulatorische Anforderungen erfüllt, sondern auch Compliance-Risiken mindert.
Für Organisationen, die ihre Compliance-Prozesse verbessern möchten, ist die Einführung einer GRC-Plattform mit Compliance-Management-Funktionen zur Digitalisierung ihres „Pflichtenregisters“ und zur Automatisierung von Compliance-Prozessen ein entscheidender Schritt zu mehr Effizienz, geringerem Risiko und verbesserter Einhaltung gesetzlicher Vorschriften.
