As empresas modernas devem navegar numa teia de leis, regulamentos e normas da indústria que ditam como operam. Os requisitos de conformidade abrangem várias áreas, incluindo privacidade de dados, anticorrupção, conformidade comercial, regulamentos financeiros, saúde e segurança, ambiente e outros mandatos específicos da indústria, podendo variar por setor e país.
O incumprimento destes requisitos pode levar a multas avultadas, danos reputacionais, ações judiciais ou mesmo à perda da licença de operação da organização. Um registo de obrigações robusto é essencial para que as empresas compreendam plenamente todos os regulamentos, leis e normas aplicáveis e os seus requisitos. Ter um ‘registo de obrigações’ abrangente garante que as organizações possam sistematicamente rastrear, gerir e demonstrar conformidade com todas as obrigações aplicáveis. Ao capturar os requisitos específicos de cada regulamento e ligá-los a políticas, procedimentos e controlos internos, um ‘registo de obrigações’ fornece uma única fonte de verdade para todos os requisitos de conformidade.
Neste blogue, explicamos como as empresas podem usar o software GRC para digitalizar o seu ‘registo de obrigações’ e automatizar a monitorização contínua da conformidade. Fornecemos dicas sobre como gerir as obrigações de conformidade em várias jurisdições e países, e detalhamos como o software pode automatizar o processo de alteração regulamentar e facilitar as verificações e a monitorização contínua da conformidade.
Os desafios do rastreamento manual da conformidade
Muitas organizações ainda dependem de processos baseados em folhas de cálculo para rastrear e gerir as suas obrigações de conformidade. Embora as folhas de cálculo possam parecer uma solução simples, apresentam desafios significativos, incluindo:
Falta de visibilidade em tempo real: As folhas de cálculo estáticas não fornecem uma visão em direto do estado de conformidade, tornando difícil monitorizar eficazmente as obrigações.
Silos de dados e inconsistências: Quando vários departamentos mantêm os seus próprios registos e utilizam diferentes folhas de cálculo, criam-se dados inconsistentes que levam a potenciais lacunas na conformidade.
Erro humano: A introdução manual de dados sem regras de governança aumenta a probabilidade de erros, que podem resultar em falhas de conformidade.
Falta de responsabilização: As folhas de cálculo não oferecem rastreamento de utilizadores, tornando difícil saber quem alterou o quê e quando. Isto resulta numa falta de propriedade e responsabilização.
Trilhos de auditoria limitados: As folhas de cálculo não fornecem um histórico auditável de alterações e ações de conformidade, tornando difícil demonstrar a devida diligência aos reguladores.
Relatórios manuais: Os relatórios para compreender o estado de conformidade, ações de conformidade pendentes e áreas de não conformidade devem ser criados manualmente, o que consome tempo e é administrativamente pesado.
Dadas estas limitações, as organizações necessitam de uma solução mais robusta e automatizada, como o software GRC para manter um ‘registo de obrigações’ eficaz que integre totalmente as ações de conformidade nas operações comerciais diárias.
Vantagens de usar software de conformidade para automatizar o processo
O software de Governança, Risco e Conformidade (GRC) fornece uma alternativa poderosa ao rastreamento de conformidade baseado em folhas de cálculo. Ao usar as capacidades de conformidade oferecidas pelo software GRC para construir o seu registo de obrigações, as organizações podem:
Aceder a estruturas de conformidade prontas a usar para regulamentos e normas amplamente adotados como GDPR, HIPPA, SOX, NIS2, PCI DSS, CPS 230 e várias normas ISO para pré-carregar todos os requisitos destas obrigações regulamentares e normas no seu registo de obrigações no sistema.
Centralizar todas as obrigações de conformidade e os seus requisitos e jurisdições individuais num único sistema, garantindo visibilidade e acessibilidade total.
Rastrear automaticamente alterações regulamentares com análise do horizonte regulamentar, para manter processos e políticas atualizados com requisitos em mudança com mínima intervenção manual.
Atribuir propriedade e responsabilidades para cada obrigação para garantir responsabilização e utilizar ‘rastreamento de utilizadores’ para ver quem alterou o quê e quando.
Automatizar a gestão de tarefas e ações, cada funcionário tem o seu próprio painel para facilmente completar tarefas e verificações relacionadas com conformidade online. Os fluxos de trabalho também podem ser usados para escalamentos e aprovações.
Ligar obrigações a controlos, políticas, verificações de conformidade e avaliações de risco, criando uma estrutura de conformidade coesa e integrada.
Gerar relatórios e painéis em tempo real, fornecendo à liderança uma visão atualizada do estado de conformidade.
Simplificar auditorias e relatórios regulamentares mantendo um registo abrangente e à prova de adulteração das atividades de conformidade.
Como construir um registo de obrigações e automatizar a conformidade no software GRC
Nesta secção, explicaremos como o software GRC pode digitalizar o registo de obrigações de uma organização e automatizar os processos de conformidade.
Identificação e documentação de obrigações
O software GRC permite que as organizações construam um ‘registo de obrigações’ abrangente capturando todas as leis, regulamentos, normas e requisitos contratuais aplicáveis e os seus requisitos num formato estruturado. Cada obrigação é documentada com detalhes como:
Os requisitos específicos delineados no regulamento
A(s) jurisdição(ões) onde o regulamento se aplica
As ações e etapas de conformidade tomadas para cumprir o requisito
As funções e áreas de negócio que são impactadas
Os stakeholders e responsáveis por cada requisito dentro da organização
Quaisquer controlos implementados para minimizar o risco de não conformidade
Muitas ferramentas GRC oferecem estruturas de conformidade prontas a usar para regulamentos e normas amplamente adotados como GDPR, HIPPA, SOX, NIS2, PCI DSS, CPS 230 e várias normas ISO. Isto permite que as organizações pré-carreguem todos os requisitos destas obrigações regulamentares e normas no seu registo de obrigações no sistema sem criar tudo manualmente desde o início, poupando tempo valioso e garantindo que todos os requisitos são capturados.
Ligação de obrigações a controlos e políticas
Uma das maiores vantagens de usar uma plataforma GRC para conformidade é a capacidade de mapear obrigações para controlos internos, políticas e procedimentos. A conformidade trata-se de provar o que a organização está a fazer para cumprir os requisitos delineados em cada regulamento ou norma aplicável. Isto pode envolver a implementação de um processo específico passo a passo ou uma verificação regular de conformidade, pode ser através do estabelecimento de uma nova política ou formação de pessoal, pode envolver a implementação de um controlo específico ou uma medida de segurança. Cada ‘ação de conformidade’ deve ser claramente documentada no ‘registo de obrigações’.
Claro que não é suficiente apenas listar quais ‘ações de conformidade’ a organização implementou para garantir a conformidade com os requisitos. As empresas devem provar que estas medidas são eficazes através de monitorização contínua da conformidade.
Por exemplo:
Uma obrigação de privacidade de dados sob o GDPR pode ser ligada às políticas relevantes de retenção de dados e controlos de encriptação.
Um requisito anticorrupção pode ser vinculado a programas de formação de funcionários, processos de due diligence de terceiros e ao procedimento de presentes e hospitalidade da organização.
Um mandato de conformidade comercial pode ser conectado a procedimentos de controlo de exportação e avaliações de risco de fornecedores.
Isto garante que cada requisito de conformidade é suportado por mecanismos internos claros para atender às expectativas regulamentares.
Ao mapear vários requisitos regulamentares com as ações e processos que a organização estabeleceu para garantir a conformidade, as organizações ganham uma visão holística do estado de conformidade e podem facilmente demonstrar como cumprem os requisitos regulamentares.
Monitorização da conformidade com atestações e verificações
Mesmo com ações e processos de conformidade claros estabelecidos, as empresas também devem garantir que estes processos são eficazes no cumprimento dos requisitos delineados nos regulamentos e normas. Por exemplo, se as políticas estiverem desatualizadas ou não forem atestadas, ou se os funcionários reprovarem na formação ou não estiverem a seguir os processos, ou se os controlos não forem eficazes, então a organização provavelmente não está em conformidade.
O software GRC permite que as organizações configurem verificações de conformidade automatizadas e atestações, garantindo a adesão contínua às obrigações regulamentares. Estas incluem:
Atestações de Conformidade Programadas: Isto permite que funcionários designados confirmem a adesão a políticas e controlos online.
Verificações Regulares de Controlo: Alguns controlos de conformidade envolverão a implementação de uma política, o lançamento de formação de funcionários ou o estabelecimento de um processo rigoroso. O software GRC permite que as equipas programem verificações regulares para compreender se os controlos são eficazes e documentar as descobertas para monitorização contínua.
Verificações de Conformidade: Muitos requisitos de conformidade exigem que as organizações sigam um processo específico, o sistema enviará notificações regulares pedindo ao pessoal para verificar se o processo está a funcionar e resolver quaisquer problemas com todas as questões e ações de remediação totalmente documentadas no sistema.
Monitorização Automatizada de Controlos: Os sistemas de conformidade podem extrair outros dados transacionais e operacionais para o sistema através de integrações API para monitorizar a conformidade em grandes conjuntos de dados com base em regras predefinidas. Alertas e notificações são enviados para sinalizar problemas de conformidade nos dados permitindo que o pessoal investigue.
Relatórios de Exceção: Isto é usado para sinalizar potenciais lacunas de conformidade para investigação.
Painéis em Tempo Real: Estes permitem que as equipas de conformidade monitorizem o estado de todas as obrigações.
Estas funcionalidades reduzem o esforço manual e fornecem um trilho auditável dos esforços de conformidade, tornando mais fácil responder a inquéritos regulamentares.
Existem muitas outras formas como o software GRC pode ajudar as organizações a implementar processos de melhores práticas, que fornecem prova de conformidade. Alguns regulamentos exigem que as organizações tenham processos de melhores práticas para áreas-chave como
Alcançar a conformidade requer documentos abrangentes de políticas e procedimentos que garantam que o pessoal está a seguir os processos. O software de conformidade permite que as empresas estabeleçam uma biblioteca de políticas online, automatizem atualizações de políticas, alterações e aprovações, e recolham atestações de funcionários automatizando a gestão de políticas e fornecendo prova adequada de conformidade e alteração regulamentar.
Estas plataformas também oferecem processos de melhores práticas para gestão de alterações regulamentares. À medida que as obrigações e requisitos regulamentares são carregados na plataforma, são mapeados para os processos de negócio relevantes, políticas e controlos que foram implementados para garantir a conformidade. Portanto, quando uma política muda, as empresas podem rapidamente compreender quais processos e políticas provavelmente precisarão ser alterados para se alinhar com a mudança. Algumas ferramentas oferecem análise do horizonte regulamentar, onde as empresas podem subscrever o seu fornecedor de conteúdo regulamentar preferido e receber notificações quando os regulamentos mudam. A partir daí, fluxos de trabalho automatizados facilitam a implementação da mudança–documentando completamente quem alterou a mudança e quando.
Gestão de requisitos transjurisdicionais
Muitos requisitos regulamentares aplicam-se em várias jurisdições, mas podem ter ligeiras variações dependendo do país. O software GRC permite que as organizações mapeiem obrigações sobrepostas para uma única política ou controlo, evitando duplicação enquanto garantem conformidade com nuances regionais.
Por exemplo:
GDPR (Europa), CPS 234 (Austrália) e CCPA (Califórnia) todos exigem medidas de proteção de dados mas têm especificidades diferentes. Uma única política de privacidade pode ser mapeada para ambas as estruturas, com ajustes feitos para cláusulas específicas da jurisdição.
Os regulamentos anticorrupção nos EUA (FCPA), Criminal Code Act 1995 (Austrália) e no Reino Unido (Bribery Act) compartilham semelhanças mas têm expectativas de conformidade distintas. Um processo centralizado de due diligence pode ser adaptado para atender a todos os requisitos.
Esta capacidade ajuda organizações multinacionais a manter consistência enquanto adaptam os esforços de conformidade a diferentes ambientes regulamentares.
Os benefícios de uma abordagem de conformidade automatizada usando software GRC
Ao aproveitar o software GRC para manter um ‘registo de obrigações’ e monitorizar a conformidade, as organizações obtêm vários benefícios-chave:
Maior eficiência: A automação reduz a carga de trabalho manual, libertando as equipas de conformidade para se concentrarem em abordar áreas de não conformidade.
Maior precisão: Regras de governança de dados como menus, listas suspensas e formatação automática minimizam erros de entrada de dados e garantem que as obrigações de conformidade são documentadas e monitorizadas com precisão.
Maior responsabilização: Responsabilidades atribuídas, rastreamento de utilizadores e fluxos de trabalho automatizados garantem que as tarefas de conformidade são concluídas a tempo, garantindo propriedade completa das obrigações de conformidade.
Melhor mitigação de risco: Uma abordagem estruturada à conformidade reduz o risco de multas, penalidades e danos reputacionais.
Relatórios melhorados: Análises em tempo real e painéis fornecem insights claros sobre o estado de conformidade, auxiliando a tomada de decisões e relatórios regulamentares.
Conclusão
Um ‘registo de obrigações’ bem mantido é a pedra angular da gestão eficaz da conformidade. Enquanto os métodos de rastreamento manual criam ineficiências e riscos, o software GRC automatiza o processo, garantindo que as organizações possam rastrear, gerir e demonstrar conformidade sem esforço.
Ao integrar obrigações com controlos, políticas e atestações de conformidade, as organizações podem construir uma estrutura de conformidade resiliente que não só atende aos requisitos regulamentares mas também mitiga o risco de conformidade.
Para organizações que procuram melhorar os seus processos de conformidade, adotar uma plataforma GRC com capacidades de gestão de conformidade para digitalizar o seu ‘registo de obrigações’ e automatizar processos de conformidade é um passo crítico para maior eficiência, risco reduzido e melhor adesão regulamentar.
