Las empresas modernas deben desenvolverse en una red de leyes, reglamentos y normas del sector que dictan su funcionamiento. Los requisitos de cumplimiento abarcan múltiples áreas, como la privacidad de los datos, la lucha contra el soborno, el cumplimiento comercial, las regulaciones financieras, la salud y la seguridad, el medio ambiente y otros mandatos específicos del sector, y pueden variar según el sector y el país.

El incumplimiento de estos requisitos puede acarrear elevadas multas, daños a la reputación, acciones legales o incluso la pérdida de la licencia de explotación de la organización. Un registro de obligaciones sólido es esencial para que las empresas comprendan plenamente todas las regulaciones, leyes y normas aplicables, así como sus requisitos. Disponer de un «registro de obligaciones» exhaustivo garantiza que las organizaciones puedan realizar un seguimiento, gestionar y demostrar sistemáticamente el cumplimiento de todas las obligaciones aplicables. Al capturar los requisitos específicos de cada regulación y vincularlos a las políticas, los procedimientos y los controles internos, un «registro de obligaciones» proporciona una única fuente de información veraz para todos los requisitos de cumplimiento.

En este blog, explicamos cómo las empresas pueden utilizar el software GRC para digitalizar su «registro de obligaciones» y automatizar la supervisión del cumplimiento de forma continua. Proporcionamos consejos sobre cómo gestionar las obligaciones de cumplimiento en múltiples jurisdicciones y países, y detallamos cómo el software puede automatizar el proceso de cambio normativo y facilitar las comprobaciones y la supervisión continuas del cumplimiento.

Los retos del seguimiento manual del cumplimiento

Muchas organizaciones siguen confiando en procesos basados en hojas de cálculo para realizar el seguimiento y la gestión de sus obligaciones de cumplimiento. Aunque las hojas de cálculo pueden parecer una solución sencilla, presentan importantes retos, entre ellos:

Falta de visibilidad en tiempo real: Las hojas de cálculo estáticas no proporcionan una visión en directo del estado del cumplimiento, lo que dificulta la supervisión eficaz de las obligaciones.

Silos de datos e incoherencias: Cuando varios departamentos mantienen sus propios registros y utilizan diferentes hojas de cálculo, se crean datos incoherentes que pueden provocar lagunas en el cumplimiento.

Error humano: La introducción manual de datos sin normas de gobernanza de datos aumenta la probabilidad de errores, lo que puede provocar fallos en el cumplimiento.

Falta de rendición de cuentas: Las hojas de cálculo no ofrecen un seguimiento de los usuarios, lo que dificulta saber quién cambió qué y cuándo. Esto se traduce en una falta de propiedad y rendición de cuentas.

Dificultad para gestionar los cambios normativos: Las regulaciones y las normas del sector cambian con frecuencia, y sin un proceso integrado de gestión de cambios que vincule los requisitos con las políticas y los procedimientos relacionados, puede ser difícil comprender qué debe actualizarse para reflejar el cambio.

Pistas de auditoría limitadas: Las hojas de cálculo no proporcionan un historial auditable de los cambios y las acciones de cumplimiento, lo que dificulta la demostración de la diligencia debida ante los reguladores.

Informes manuales: Los informes para comprender el estado del cumplimiento, las acciones de cumplimiento pendientes y las áreas de incumplimiento deben crearse manualmente, lo que requiere mucho tiempo y administración.

Dadas estas limitaciones, las organizaciones necesitan una solución más sólida y automatizada como el software GRC para mantener un «registro de obligaciones» eficaz que integre plenamente las acciones de cumplimiento en las operaciones empresariales cotidianas.

Ventajas de utilizar un software de cumplimiento para automatizar el proceso

El software de gobernanza, riesgo y cumplimiento (GRC) ofrece una alternativa potente al seguimiento del cumplimiento basado en hojas de cálculo. Al utilizar las capacidades de cumplimiento que ofrece el software GRC para crear su registro de obligaciones, las organizaciones pueden:

Acceder a marcos de cumplimiento listos para usar para regulaciones y normas ampliamente adoptadas como GDPR, HIPPA, SOX, NIS2, PCI DSS, CPS 230 y varias normas ISO para precargar todos los requisitos para estas obligaciones y normas regulatorias en su registro de obligaciones en el sistema.

Centralizar todas las obligaciones de cumplimiento y sus requisitos y jurisdicciones individuales en un solo sistema, garantizando la plena visibilidad y accesibilidad.

Realizar un seguimiento automático de los cambios normativos con el análisis del horizonte normativo, para mantener los procesos y las políticas actualizados con los requisitos cambiantes con una mínima intervención manual.

Asignar la propiedad y las responsabilidades de cada obligación para garantizar la rendición de cuentas y utilizar el «seguimiento de usuarios» para ver quién cambió qué y cuándo.

Automatizar la gestión de tareas y acciones, cada empleado tiene su propio panel de control para completar fácilmente las tareas y comprobaciones relacionadas con el cumplimiento en línea. Los flujos de trabajo también se pueden utilizar para las escaladas y las aprobaciones.

Vincular las obligaciones a los controles, las políticas, las comprobaciones de cumplimiento y las evaluaciones de riesgos, creando un marco de cumplimiento cohesivo e integrado.

Generar informes y paneles de control en tiempo real, proporcionando a los líderes una visión actualizada del estado del cumplimiento.

Agilizar las auditorías y los informes normativos manteniendo un registro exhaustivo e inviolable de las actividades de cumplimiento.

Cómo crear un registro de obligaciones y automatizar el cumplimiento en el software GRC

En esta sección, explicaremos cómo el software GRC puede digitalizar el registro de obligaciones de una organización y automatizar los procesos de cumplimiento.

Identificación y documentación de las obligaciones

El software GRC permite a las organizaciones crear un «registro de obligaciones» exhaustivo que capture todas las leyes, regulaciones, normas y requisitos contractuales aplicables y sus requisitos en un formato estructurado. Cada obligación se documenta con detalles como:

Los requisitos específicos descritos en la regulación

La(s) jurisdicción(es) donde se aplica la regulación

Las acciones y los pasos de cumplimiento que se deben seguir para cumplir con el requisito

Las funciones y las áreas de negocio que se ven afectadas

Las partes interesadas y los propietarios responsables de cada requisito dentro de la organización

Cualquier control que se establezca para minimizar el riesgo de incumplimiento

Muchas herramientas GRC ofrecen marcos de cumplimiento listos para usar para regulaciones y normas ampliamente adoptadas como GDPR, HIPPA, SOX, NIS2, PCI DSS, CPS 230 y varias normas ISO. Esto permite a las organizaciones precargar todos los requisitos para estas obligaciones y normas regulatorias en su registro de obligaciones en el sistema sin tener que crearlo todo desde cero manualmente, lo que ahorra un tiempo valioso y garantiza que se capturen todos los requisitos.

Vinculación de las obligaciones a los controles y las políticas

Una de las mayores ventajas de utilizar una plataforma GRC para el cumplimiento es la capacidad de asignar las obligaciones a los controles, las políticas y los procedimientos internos. El cumplimiento consiste en demostrar lo que la organización está haciendo para cumplir con los requisitos descritos en cada regulación o norma aplicable. Esto podría implicar la implementación de un proceso específico paso a paso o una comprobación de cumplimiento periódica, podría ser mediante el establecimiento de una nueva política o la formación del personal, podría implicar la implementación de un control específico o una medida de seguridad. Cada «acción de cumplimiento» debe estar claramente documentada en el «registro de obligaciones».

Por supuesto, no basta con enumerar las «acciones de cumplimiento» que la organización ha implementado para garantizar el cumplimiento de los requisitos. Las empresas deben demostrar que estas medidas son eficaces mediante la supervisión continua del cumplimiento.

Por ejemplo:

Una obligación de privacidad de datos en virtud del RGPD puede vincularse a las políticas de retención de datos y a los controles de cifrado pertinentes.

Un requisito de lucha contra el soborno puede estar vinculado a los programas de formación de los empleados, a los procesos de diligencia debida de terceros y al procedimiento de regalos y atenciones de la organización.

Un mandato de cumplimiento comercial puede estar conectado a los procedimientos de control de las exportaciones y a las evaluaciones de riesgos de los proveedores.

Esto garantiza que cada requisito de cumplimiento esté respaldado por mecanismos internos claros para cumplir con las expectativas regulatorias.

Al asignar varios requisitos regulatorios a las acciones y los procesos que la organización ha establecido para garantizar el cumplimiento, las organizaciones obtienen una visión holística del estado del cumplimiento y pueden demostrar fácilmente cómo cumplen con los requisitos regulatorios.

Supervisión del cumplimiento con certificaciones y comprobaciones

Incluso con acciones y procesos de cumplimiento claros establecidos, las empresas también deben asegurarse de que estos procesos sean eficaces para cumplir con los requisitos descritos en las regulaciones y las normas. Por ejemplo, si las políticas están desactualizadas o no están certificadas, o si los empleados no superan la formación o no siguen los procesos, o si los controles no son eficaces, es probable que la organización no cumpla con los requisitos.

El software GRC permite a las organizaciones configurar comprobaciones y certificaciones de cumplimiento automatizadas, garantizando el cumplimiento continuo de las obligaciones regulatorias. Estas incluyen:

Certificaciones de cumplimiento programadas: Esto permite a los empleados designados confirmar el cumplimiento de las políticas y los controles en línea.

Comprobaciones de control periódicas: Algunos controles de cumplimiento implicarán la implementación de una política, el despliegue de la formación de los empleados o el establecimiento de un proceso estricto. El software GRC permite a los equipos programar comprobaciones periódicas para comprender si los controles son eficaces y documentar los hallazgos para la supervisión continua.

Comprobaciones de cumplimiento: Muchos requisitos de cumplimiento exigen que las organizaciones sigan un proceso específico, el sistema enviará notificaciones periódicas pidiendo al personal que compruebe que el proceso está funcionando y que aborde cualquier problema con todos los problemas y las acciones de remediación totalmente documentadas en el sistema.

Supervisión automatizada de los controles: Los sistemas de cumplimiento pueden extraer otros datos transaccionales y operativos en el sistema a través de integraciones de API para supervisar el cumplimiento en grandes conjuntos de datos basados en reglas predefinidas. Se envían alertas y notificaciones para señalar los problemas de cumplimiento en los datos, lo que permite al personal investigar.

Informes de excepciones: Se utilizan para señalar posibles lagunas de cumplimiento para su investigación.

Paneles de control en tiempo real: Permiten a los equipos de cumplimiento supervisar el estado de todas las obligaciones.

Estas características reducen el esfuerzo manual y proporcionan un rastro auditable de los esfuerzos de cumplimiento, lo que facilita la respuesta a las consultas regulatorias.

Hay muchas otras formas en que el software GRC puede ayudar a las organizaciones a implementar procesos de mejores prácticas, que proporcionan pruebas de cumplimiento. Algunas regulaciones exigen que las organizaciones tengan procesos de mejores prácticas para áreas clave como la gestión de riesgos empresariales, la notificación de incidentes, los controles internos, el riesgo de terceros, los regalos y atenciones, los conflictos de intereses, la denuncia de irregularidades y las divulgaciones, etc. Las plataformas GRC proporcionan un marco para que las empresas implementen procesos de mejores prácticas para todas esas áreas, lo que facilita la demostración del cumplimiento.

Lograr el cumplimiento requiere políticas integrales y documentos de procedimiento que garanticen que el personal está siguiendo los procesos. El software de cumplimiento permite a las empresas establecer una biblioteca de políticas en línea, automatizar las actualizaciones, los cambios y las aprobaciones de las políticas, y recopilar las certificaciones de los empleados automatizando la gestión de políticas y proporcionando pruebas adecuadas de cumplimiento y cambio regulatorio.

Estas plataformas también ofrecen procesos de mejores prácticas para la gestión de cambios regulatorios. A medida que las obligaciones y los requisitos regulatorios se cargan en la plataforma, se asignan a los procesos de negocio, las políticas y los controles relevantes que se han implementado para garantizar el cumplimiento. Por lo tanto, cuando una política cambia, las empresas pueden comprender rápidamente qué procesos y políticas probablemente deberán modificarse para alinearse con el cambio. Algunas herramientas ofrecen un análisis del horizonte regulatorio, donde las empresas pueden suscribirse a su proveedor de contenido regulatorio preferido y recibir notificaciones cuando las regulaciones cambian. A partir de ahí, los flujos de trabajo automatizados facilitan la implementación del cambio, documentando completamente quién modificó el cambio y cuándo.

Gestión de los requisitos interjurisdiccionales

Muchos requisitos regulatorios se aplican en múltiples jurisdicciones, pero pueden tener ligeras variaciones dependiendo del país. El software GRC permite a las organizaciones asignar obligaciones superpuestas a una sola política o control, evitando la duplicación y garantizando el cumplimiento de los matices regionales.

Por ejemplo:

El RGPD (Europa), la CPS 234 (Australia) y la CCPA (California) exigen medidas de protección de datos, pero tienen diferentes especificaciones. Se puede asignar una sola política de privacidad a ambos marcos, con ajustes realizados para las cláusulas específicas de la jurisdicción.

Las regulaciones contra el soborno en los EE. UU. (FCPA), la Ley del Código Penal de 1995 (Australia) y el Reino Unido (Ley contra el soborno) comparten similitudes, pero tienen distintas expectativas de cumplimiento. Se puede adaptar un proceso de diligencia debida centralizado para cumplir con todos los requisitos.

Esta capacidad ayuda a las organizaciones multinacionales a mantener la coherencia al tiempo que adaptan los esfuerzos de cumplimiento a diferentes entornos regulatorios.

Los beneficios de un enfoque de cumplimiento automatizado utilizando el software GRC

Al aprovechar el software GRC para mantener un «registro de obligaciones» y supervisar el cumplimiento, las organizaciones obtienen varios beneficios clave:

Mayor eficiencia: La automatización reduce la carga de trabajo manual, liberando a los equipos de cumplimiento para que se centren en abordar las áreas de incumplimiento.

Mayor precisión: Las reglas de gobernanza de datos, como los menús, los menús desplegables y el formato automático, minimizan los errores de entrada de datos y garantizan que las obligaciones de cumplimiento se documenten y supervisen con precisión.

Mayor rendición de cuentas: Las responsabilidades asignadas, el seguimiento de los usuarios y los flujos de trabajo automatizados garantizan que las tareas de cumplimiento se completen a tiempo, lo que garantiza la propiedad completa de las obligaciones de cumplimiento.

Mejor mitigación de riesgos: Un enfoque estructurado del cumplimiento reduce el riesgo de multas, sanciones y daños a la reputación.

Informes mejorados: Los análisis y los paneles de control en tiempo real proporcionan información clara sobre el estado del cumplimiento, lo que ayuda a la toma de decisiones y a la presentación de informes regulatorios.

Conclusión

Un «registro de obligaciones» bien mantenido es la piedra angular de una gestión eficaz del cumplimiento. Si bien los métodos de seguimiento manual crean ineficiencias y riesgos, el software GRC automatiza el proceso, garantizando que las organizaciones puedan realizar un seguimiento, gestionar y demostrar el cumplimiento sin esfuerzo.

Al integrar las obligaciones con los controles, las políticas y las certificaciones de cumplimiento, las organizaciones pueden construir un marco de cumplimiento resistente que no solo cumpla con los requisitos regulatorios, sino que también mitigue el riesgo de cumplimiento.

Para las organizaciones que buscan mejorar sus procesos de cumplimiento, la adopción de una plataforma GRC con capacidades de gestión del cumplimiento para digitalizar su «registro de obligaciones» y automatizar los procesos de cumplimiento es un paso fundamental hacia una mayor eficiencia, la reducción de riesgos y la mejora del cumplimiento regulatorio.