En el mercado actual, inmensamente competitivo, las normas ISO proporcionan un marco definitivo y aceptado internacionalmente para ayudar a las organizaciones y empresas a operar de manera eficiente, garantizar productos y servicios de calidad, cumplir con requisitos normativos cada vez más estrictos y, lo que es más importante, garantizar la satisfacción del cliente; sus beneficios son sin duda impactantes y de gran alcance.
Lea este blog para obtener información sobre la importancia de las normas ISO, explorar las normas más adoptadas, descubrir consejos para lograr el cumplimiento con éxito y comprender cómo gestionar sus auditorías ISO utilizando un software integral de cumplimiento de normas ISO.
¿Qué son las normas ISO?
La Organización Internacional de Normalización (ISO) proporciona un conjunto de buenas prácticas diseñadas para ayudar a las empresas a crear procesos, políticas y controles para presentar un enfoque que ha sido aprobado por expertos a nivel mundial. Son un conjunto de buenas prácticas diseñadas para proporcionar un marco para que las empresas confirmen la seguridad, la calidad y la competencia en sus operaciones, servicios y productos.
Inicialmente, el enfoque principal de las normas ISO se adaptaba a industrias específicas, como la fabricación y la construcción. Hoy en día, se han ampliado para cubrir áreas como la seguridad de la información, la gestión de la calidad, la salud y la seguridad, y la gestión de riesgos ISO, lo que las hace aplicables en muchas industrias y sectores.
¿Por qué las organizaciones adoptan las normas ISO?
Al adoptar las normas ISO y obtener la certificación de esas normas cuando corresponda, las organizaciones se beneficiarán de una hoja de ruta clara y eficiente para impulsar mejoras duraderas en áreas como el rendimiento del riesgo, la salud y la seguridad, el impacto ambiental y la sostenibilidad.
Más allá de la mejora operativa, la adopción y el cumplimiento de las normas ISO aplicables pueden mejorar en gran medida la reputación de una empresa al garantizar productos y servicios de alta calidad de manera constante, lo que les ayuda a ganar nuevos negocios de organizaciones que buscan proveedores con certificación ISO.
¿Cuáles son las normas ISO más adoptadas?
La Organización Internacional de Normalización (ISO) ha desarrollado una amplia gama de normas de gestión para ayudar a las empresas a mejorar su rendimiento. Estas son las más adoptadas.
Sistemas de gestión de la calidad ISO 9001
La norma ISO 9001 para sistemas de gestión de la calidad sienta una base excelente para las actividades de garantía de la calidad. El sistema de gestión de la calidad ISO 9001 proporciona requisitos internacionales de SGC que se implementarán para una organización o empresa que desee crear todos los procesos, políticas y procedimientos necesarios para proporcionar productos y servicios de calidad que cumplan con los requisitos reglamentarios y mejoren la satisfacción del cliente.
La norma ISO 9001 para sistemas de gestión de la calidad exige que las organizaciones:
Definir los requisitos de cumplimiento de la gestión de la calidad
Las empresas deben desarrollar y documentar las necesidades de la organización y los requisitos de calidad específicos, que deben basarse en las normas internacionales. Se debe establecer un proceso para supervisar y hacer cumplir estos requisitos.
Desarrollar un plan de gestión de la calidad
Las organizaciones deben crear un plan de gestión de la calidad, un documento vivo que defina cómo la empresa gestionará la calidad de sus productos y servicios. Este plan debe abordar temas como las políticas, los objetivos, los requisitos del sistema y la responsabilidad de la gestión; y debe revisarse y actualizarse periódicamente.
Implementar procedimientos de gestión de la calidad
Los empleados clave deben participar en el proceso de creación e implementación de procedimientos de gestión de la calidad. Este paso garantizará que todos los empleados de la organización comprendan la importancia de seguir los procedimientos y sean conscientes de cómo ejecutarlos.
Realizar auditorías de gestión de la calidad
Las empresas deben realizar auditorías de gestión de la calidad periódicas para garantizar el cumplimiento de los sistemas de gestión de la calidad e identificar las deficiencias en sus sistemas y realizar mejoras.
Desarrollar informes coherentes
Las organizaciones deben desarrollar informes de cumplimiento de la calidad para garantizar que sus productos o servicios cumplen con las expectativas del cliente.
Sistema de gestión ambiental ISO 14001
La norma ISO 14001 es la norma reconocida mundialmente para los sistemas de gestión ambiental. Utilizada en todo el mundo, esta norma proporciona un marco a través del cual una organización puede ofrecer una mejora del rendimiento ambiental en línea con sus compromisos de política ambiental, lo que le proporciona una ventaja competitiva en el mercado.
La norma ISO 14001 para sistemas de gestión ambiental exige que las organizaciones:
Establecer una política ambiental
Las empresas deben desarrollar e implementar una política ambiental para reflejar el compromiso de la empresa con la protección ambiental en cumplimiento de los requisitos legales aplicables. Esta política debe ser fácilmente accesible para todos los empleados.
Identificar aspectos e impactos ambientales
Las empresas deben realizar una revisión ambiental que considere factores como las emisiones, el uso de recursos, la generación de residuos, el consumo de energía y la contaminación para identificar el impacto ambiental potencial.
Definir objetivos y metas
En función del impacto identificado, se deben establecer objetivos y metas medibles. Estos objetivos deben tener en cuenta las capacidades y los recursos de la empresa, así como los requisitos legales pertinentes.
Implementar controles y procedimientos operativos
Las empresas deben desarrollar e implementar procedimientos, prácticas y controles operativos para prevenir la contaminación y mitigar y gestionar otros riesgos ambientales con el fin de alcanzar los objetivos y metas decididos por la empresa.
Supervisar, medir y revisar el rendimiento ambiental
Las empresas deben realizar auditorías internas y revisiones de gestión periódicas para evaluar la eficacia del Sistema de Gestión Ambiental (SGA). Esto ayudará a identificar áreas de mejora, garantizar la mejora continua a lo largo del tiempo y mantener el cumplimiento de los requisitos legales. El software ISO14001 puede ayudar con el proceso de auditoría y revisión.
Sistemas de gestión de riesgos ISO 31000
En un mundo de cambio e incertidumbre constantes, los sistemas de gestión de riesgos ISO 31000 son una norma internacional que proporciona a las organizaciones y empresas una guía clara sobre cómo estructurar un proceso de gestión de riesgos de buenas prácticas. Esto incluye exactamente cómo se deben identificar, controlar, supervisar y revisar los peligros y riesgos dentro de la operación; así como la forma en que la organización comunica esto a sus partes interesadas, tanto interna como externamente. Como tal, la norma ISO de gestión de riesgos ayudará a definir todos los procesos de la organización y cómo relacionan el riesgo con los objetivos operativos, de rendimiento, estratégicos, los incidentes y la seguridad de los empleados.
La norma ISO 31000 para sistemas de gestión de riesgos exige que las organizaciones:
Definir el alcance, el contexto y los criterios para la gestión de riesgos
Las empresas deben definir qué actividades están cubiertas por el proceso de gestión de riesgos. Esta actividad debe tener en cuenta tanto el contexto interno como el externo del negocio, tras lo cual se deben establecer criterios para ayudar a evaluar los riesgos que pueden obstaculizar los objetivos del negocio.
Identificar y analizar los riesgos
Los riesgos deben identificarse y analizarse para comprender su probabilidad e impacto. Esto incluye la evaluación de la complejidad, el nivel de riesgo, la probabilidad y la eficacia del control.
Tratamiento de riesgos
Se deben implementar estrategias en forma de controles y acciones para abordar el riesgo. La eficacia de los controles debe probarse periódicamente para identificar si el control es eficaz o si requiere esfuerzos de mitigación adicionales.
Supervisión y revisión
La supervisión y revisión continuas de los riesgos y las acciones tomadas para mitigarlos garantizarán la calidad y la eficacia del proceso de gestión de riesgos en todas las etapas, al tiempo que se identifica cualquier margen de mejora.
Registro e informes
La documentación de la implementación del proceso de gestión de riesgos ISO debe cumplir con los requisitos de información de las partes interesadas. También debe mejorar la comunicación y garantizar la toma de decisiones basada en datos y basada en riesgos.
Sistemas de gestión de la seguridad de la información ISO 27001
El marco internacional ISO 27001 para sistemas de gestión de la seguridad de la información (SGSI) ayuda a las organizaciones a gestionar, supervisar, revisar, implementar y mantener su seguridad de la información abordando a las personas, los procesos y la tecnología. Esta norma internacional permite a las empresas garantizar la confidencialidad, la disponibilidad y la integridad de los datos de su empresa. La obtención de una certificación ISO 27001 2013 indica que el SGSI de una organización está alineado con las mejores prácticas actuales de seguridad de la información.
La norma ISO 27001 para sistemas de gestión de la seguridad de la información exige que las organizaciones:
Definir el alcance de su SGSI
Antes de construir el SGSI de la organización, los equipos deben determinar qué tipo de información pretenden proteger. Para algunas empresas, esto podría incluir solo un sistema o departamento específico y, para otras, el alcance de su SGSI incluye a toda la organización.
Evaluar los riesgos
Los equipos deben realizar evaluaciones de riesgos formales para lograr el cumplimiento de la norma ISO 27001. Este proceso sistemático identifica los riesgos de seguridad de la información, su probabilidad y su impacto, lo que garantiza que se puedan implementar planes de mitigación.
Parchear las brechas
Las empresas deben iniciar un análisis de brechas para identificar las áreas de debilidad, las brechas y los bloqueadores que pueden afectar a las operaciones, así como para identificar las discrepancias y las oportunidades para mitigar estos problemas.
Diseñar e implementar políticas y controles
Lograr la norma ISO 27001 de gestión de riesgos para sistemas de gestión de la seguridad de la información requiere que las empresas implementen y documenten planes de tratamiento de riesgos en forma de controles y políticas que se utilizarán como parte de la evidencia de la auditoría.
Evaluar
La evaluación frecuente del rendimiento del SGSI garantizará la mejora continua. La evaluación periódica del SGSI de la organización ayuda a identificar oportunidades para mejorar los procesos y controles existentes.
Lograr el cumplimiento de las normas ISO
El cumplimiento de las normas ISO significa utilizar voluntariamente las normas ISO como directrices para alinear la estructura, las prácticas comerciales, las políticas, los procesos y los procedimientos operativos de su organización. La adopción de la norma es el primer paso hacia el cumplimiento y la certificación, así como para cumplir con éxito los requisitos de las partes interesadas.
Con o sin certificación formal, el cumplimiento de las rigurosas normas y requisitos ISO puede ser una tarea desalentadora, especialmente para aquellas organizaciones que están empezando. ¿Por dónde empezar? ¿Qué políticas y controles necesitará? ¿Cómo saber si está preparado para una auditoría?
Afortunadamente, existe una amplia gama de soluciones de tecnología de cumplimiento que pueden ayudar a las empresas a navegar por lo que a menudo son normas de cumplimiento normativo ISO confusas con marcos y plantillas ISO listos para usar.
Estas soluciones ayudan a las empresas a estructurar sus operaciones para que se ajusten a las normas ISO, proporcionando de forma proactiva marcos de cumplimiento listos para usar, con formularios, plantillas y flujos de trabajo de buenas prácticas para garantizar el cumplimiento de muchas de las normas ISO más adoptadas.
Aprovechar el software de cumplimiento adecuado permite a las organizaciones, grandes y pequeñas, reunir sin problemas todos los procesos de cumplimiento en un sistema centralizado: lo que demuestra transparencia, coherencia y cumplimiento tanto a los auditores como a los reguladores.
Con el sistema de gestión de cumplimiento de normas ISO adecuado, las organizaciones pueden gestionar eficazmente varias normas ISO utilizando una única herramienta para establecer, documentar y poner en funcionamiento varios sistemas basados en diversos marcos ISO u otras prácticas recomendadas del sector.
Las plataformas de software de cumplimiento compatibles con ISO ofrecen:
- Paneles de control e informes de cumplimiento: Esta funcionalidad proporciona visibilidad en tiempo real del estado de cumplimiento de las normas ISO y proporciona métricas clave que permiten a las empresas identificar y evaluar fácilmente las áreas de incumplimiento.
- Flujos de trabajo automatizados: Los flujos de trabajo automatizados permiten a las empresas estructurar procesos paso a paso que cumplen con los requisitos de la norma ISO, automatizando procesos clave como las comprobaciones de cumplimiento, las aprobaciones, las escaladas, las firmas y las acciones de subsanación. Esto minimiza los errores y aumenta la eficiencia, simplificando las tareas relacionadas con el cumplimiento de la norma ISO mediante el establecimiento de procesos y la notificación a las partes interesadas de las tareas y acciones debidas.
- Repositorio de datos centralizado: El sistema permite a las empresas crear un “registro de obligaciones” en línea y supervisar el cumplimiento de cada requisito. Esto mejora la visibilidad en tiempo real del cumplimiento de la norma ISO en toda la organización, lo que se puede informar fácilmente para proporcionar pruebas de cumplimiento o identificar deficiencias.
- Mapeo de control continuo: El software de supervisión del cumplimiento permite a las empresas implementar el mapeo de control en tiempo real para identificar fácilmente las deficiencias y debilidades en el entorno de control de la organización y los esfuerzos de cumplimiento.
- Supervisión de control: Los marcos ISO preconstruidos se pueden aprovechar en las herramientas de supervisión del cumplimiento para asignar los controles a los requisitos reglamentarios y garantizar la alineación con los objetivos de cumplimiento.
Alertas y notificaciones: Las alertas y notificaciones automatizadas ayudan a los equipos a estar al tanto de los próximos requisitos de cumplimiento y auditoría de la norma ISO y garantizan que las tareas sean realizadas por las partes interesadas pertinentes en la fecha de vencimiento.
Las soluciones de software de gestión del cumplimiento de las normas ISO, como las de Riskonnect, permiten a las organizaciones desarrollar un programa integral alineado con las normas ISO que se puede personalizar aún más según sus requisitos individuales.
Los equipos pueden optimizar, centralizar y automatizar fácilmente el cumplimiento de las normas ISO y las auditorías internas con Riskonnect, lo que garantiza el cumplimiento continuo a través de la automatización del flujo de trabajo, los marcos integrados y la gestión integral de riesgos.
Gestión de sus auditorías ISO y captura de los hallazgos
Saber si su organización cumple con las rigurosas normas necesarias para superar una auditoría ISO se puede simplificar mediante el uso de software de supervisión del cumplimiento. Estas herramientas de cumplimiento de buenas prácticas permiten a las empresas gestionar sus auditorías ISO y capturar los hallazgos, proporcionando información clave sobre las áreas que necesitan mejoras, lo que mejora la eficiencia y garantiza el cumplimiento continuo de las normas ISO.
Las soluciones GRC tienen el potencial de mejorar cada etapa del proceso de auditoría ISO, incluida la programación, la captura de hallazgos; y el uso de flujos de trabajo para implementar acciones de subsanación. La utilización de una solución GRC como Riskonnect puede ayudar a las organizaciones a automatizar las tareas relacionadas con las comprobaciones de cumplimiento, la supervisión del cumplimiento mediante la creación de documentación, la automatización de flujos de trabajo, la creación de listas de verificación e informes para rastrear y supervisar los procesos de auditoría interna en tiempo real; lo que acelera significativamente el procedimiento de auditoría ISO.
Si desea saber cómo Riskonnect puede ayudar a su organización a lograr y mantener fácilmente el cumplimiento y la certificación de las normas ISO al tiempo que impulsa la mejora continua, simplemente solicite una demostración hoy mismo.
