Im heutigen äußerst wettbewerbsintensiven Markt bieten ISO-Normen einen definitiven und international anerkannten Rahmen, um Organisationen und Unternehmen dabei zu unterstützen, effizient zu arbeiten, Qualitätsprodukte und -dienstleistungen zu gewährleisten, zunehmend strengere regulatorische Anforderungen zu erfüllen und, was noch wichtiger ist, die Kundenzufriedenheit sicherzustellen. Ihre Vorteile sind sicherlich wirkungsvoll und weitreichend.

Lesen Sie diesen Blog, um mehr über die Bedeutung von ISO-Normen zu erfahren, die am häufigsten angewendeten Normen zu erkunden, Tipps zur erfolgreichen Erreichung der Konformität aufzudecken und zu verstehen, wie Sie Ihre ISO-Audits mithilfe umfassender ISO-Compliance-Software verwalten können.

Was sind ISO-Normen?
Die Internationale Organisation für Normung (ISO) bietet eine Reihe von Best Practices, die Unternehmen dabei unterstützen sollen, Prozesse, Richtlinien und Kontrollen zu entwickeln, um einen Ansatz zu präsentieren, der von Experten weltweit genehmigt wurde. Sie sind eine Sammlung von Best Practices, die einen Rahmen für Unternehmen bieten, um Sicherheit, Qualität und Kompetenz in ihren Abläufen, Dienstleistungen und Produkten zu bestätigen.

Ursprünglich war der Hauptfokus der ISO-Normen auf spezifische Branchen wie Fertigung und Bauwesen zugeschnitten. Heute wurden sie erweitert, um Bereiche wie Informationssicherheit, Qualitätsmanagement, Gesundheit und Sicherheit sowie ISO-Risikomanagement abzudecken, wodurch sie in vielen Branchen und Sektoren anwendbar sind.

Warum übernehmen Organisationen ISO-Normen?
Durch die Übernahme von ISO-Normen und, wo zutreffend, deren Zertifizierung profitieren Organisationen von einem klaren und effizienten Fahrplan, um nachhaltige Verbesserungen in Bereichen wie Risikoleistung, Gesundheit und Sicherheit, Umweltauswirkungen und Nachhaltigkeit voranzutreiben.

Über die operative Verbesserung hinaus kann die Übernahme und Einhaltung anwendbarer ISO-Normen den Ruf eines Unternehmens erheblich verbessern, indem sie durchweg hochwertige Produkte und Dienstleistungen sicherstellen und ihnen hilft, neue Geschäfte von Organisationen zu gewinnen, die nach ISO-zertifizierten Lieferanten suchen.

Was sind die am weitesten verbreiteten ISO-Normen?
Die Internationale Organisation für Normung (ISO) hat eine breite Palette von Managementstandards entwickelt, um Unternehmen bei der Verbesserung ihrer Leistung zu unterstützen. Hier sind die am weitesten verbreiteten.

ISO 9001 Qualitätsmanagementsysteme
Die ISO 9001-Norm für Qualitätsmanagementsysteme bildet eine hervorragende Grundlage für Qualitätssicherungsaktivitäten. Das ISO 9001-Qualitätsmanagementsystem bietet internationale QMS-Anforderungen, die für eine Organisation oder ein Unternehmen implementiert werden müssen, das alle notwendigen Prozesse, Richtlinien und Verfahren schaffen möchte, um Qualitätsprodukte und -dienstleistungen bereitzustellen, die regulatorische Anforderungen erfüllen und die Kundenzufriedenheit verbessern.

Die ISO 9001-Norm für Qualitätsmanagementsysteme verlangt von Organisationen:

Qualitätsmanagement-Compliance-Anforderungen definieren
Unternehmen müssen die Bedürfnisse der Organisation und spezifische Qualitätsanforderungen entwickeln und dokumentieren, die auf internationalen Normen basieren müssen. Ein Prozess zur Überwachung und Durchsetzung dieser Anforderungen muss etabliert werden.

Einen Qualitätsmanagementplan entwickeln
Organisationen müssen einen Qualitätsmanagementplan erstellen, ein lebendiges Dokument, das definiert, wie das Unternehmen die Qualität seiner Produkte und Dienstleistungen verwalten wird. Dieser Plan sollte Themen wie Richtlinien, Ziele, Systemanforderungen und Managementverantwortung behandeln; und muss regelmäßig überprüft und aktualisiert werden.

Qualitätsmanagementverfahren implementieren
Schlüsselmitarbeiter müssen in den Prozess der Erstellung und Implementierung von Qualitätsmanagementverfahren einbezogen werden. Dieser Schritt stellt sicher, dass jeder Mitarbeiter in der Organisation die Bedeutung der Einhaltung der Verfahren versteht und weiß, wie diese auszuführen sind.

Qualitätsmanagement-Audits durchführen
Unternehmen müssen regelmäßige Qualitätsmanagement-Audits durchführen, um die Einhaltung der Qualitätsmanagementsysteme sicherzustellen und Lücken in ihren Systemen zu identifizieren sowie Verbesserungen vorzunehmen.

Konsistente Berichte entwickeln
Organisationen müssen Qualitäts-Compliance-Berichte entwickeln, um sicherzustellen, dass ihre Produkte oder Dienstleistungen die Kundenerwartungen erfüllen.

ISO 14001 Umweltmanagementsystem
ISO 14001 ist die weltweit anerkannte Norm für Umweltmanagementsysteme. Weltweit angewendet, bietet diese Norm einen Rahmen, durch den eine Organisation die Verbesserung ihrer Umweltleistung im Einklang mit ihren umweltpolitischen Verpflichtungen erreichen kann, was ihr einen Wettbewerbsvorteil auf dem Markt verschafft.

Die ISO 14001-Norm für Umweltmanagementsysteme verlangt von Organisationen:

Eine Umweltpolitik etablieren
Unternehmen müssen eine Umweltpolitik entwickeln und implementieren, um das Engagement des Unternehmens für den Umweltschutz in Übereinstimmung mit den geltenden gesetzlichen Anforderungen widerzuspiegeln. Diese Politik sollte allen Mitarbeitern leicht zugänglich sein.

Umweltaspekte und -auswirkungen identifizieren
Unternehmen müssen eine Umweltprüfung durchführen, die Faktoren wie Emissionen, Ressourcenverbrauch, Abfallerzeugung, Energieverbrauch und Umweltverschmutzung berücksichtigt, um potenzielle Umweltauswirkungen zu identifizieren.

Ziele und Vorgaben definieren
Basierend auf den identifizierten Auswirkungen müssen messbare Ziele und Vorgaben festgelegt werden. Diese Ziele sollten die Fähigkeiten und Ressourcen des Unternehmens sowie die relevanten gesetzlichen Anforderungen berücksichtigen.

Betriebliche Kontrollen und Verfahren implementieren
Unternehmen müssen Verfahren, Praktiken und betriebliche Kontrollen entwickeln und implementieren, um Umweltverschmutzung zu verhindern und andere Umweltrisiken zu mindern und zu verwalten, um die festgelegten Ziele und Vorgaben des Unternehmens zu erreichen.

Umweltleistung überwachen, messen, überprüfen
Unternehmen müssen regelmäßige interne Audits und Managementbewertungen durchführen, um die Wirksamkeit des Umweltmanagementsystems (UMS) zu bewerten. Dies hilft, Verbesserungsbereiche zu identifizieren, eine kontinuierliche Verbesserung im Laufe der Zeit sicherzustellen und die Einhaltung gesetzlicher Anforderungen aufrechtzuerhalten. ISO14001-Software kann den Audit- und Überprüfungsprozess unterstützen.

ISO 31000 Risikomanagementsysteme
In einer Welt des ständigen Wandels und der Unsicherheit ist ISO 31000 für Risikomanagementsysteme eine internationale Norm, die Organisationen und Unternehmen klare Leitlinien zur Strukturierung eines Best-Practice-Risikomanagementprozesses bietet. Dies umfasst genau, wie Gefahren und Risiken innerhalb des Betriebs identifiziert, kontrolliert, überwacht und überprüft werden sollten; sowie wie die Organisation dies ihren Stakeholdern, sowohl intern als auch extern, kommuniziert. Als solche wird die Risikomanagement-ISO-Norm bei der Definition aller Prozesse der Organisation und deren Bezug von Risiken zu operativen, Leistungs-, strategischen Zielen, Vorfällen und der Mitarbeitersicherheit helfen.

Die ISO 31000-Norm für Risikomanagementsysteme verlangt von Organisationen:

Umfang, Kontext und Kriterien für das Risikomanagement definieren
Unternehmen müssen definieren, welche Aktivitäten vom Risikomanagementprozess abgedeckt werden. Diese Aktivität muss sowohl den internen als auch den externen Kontext des Unternehmens berücksichtigen, woraufhin Kriterien festgelegt werden müssen, um Risiken zu bewerten, die Geschäftsziele behindern können.

Risiken identifizieren und analysieren
Risiken müssen identifiziert und analysiert werden, um deren Wahrscheinlichkeit und Auswirkungen zu verstehen. Dies umfasst die Bewertung von Komplexität, Risikostufe, Wahrscheinlichkeit und Kontrolleffektivität.

Risikobehandlung
Strategien in Form von Kontrollen und Maßnahmen müssen implementiert werden, um Risiken zu begegnen. Die Wirksamkeit der Kontrollen sollte regelmäßig getestet werden, um festzustellen, ob die Kontrolle wirksam ist oder ob zusätzliche Minderungsmaßnahmen erforderlich sind.

Überwachung und Überprüfung
Die kontinuierliche Überwachung und Überprüfung von Risiken und der zu ihrer Minderung ergriffenen Maßnahmen gewährleistet die Qualität und Wirksamkeit des Risikomanagementprozesses in allen Phasen und identifiziert gleichzeitig Verbesserungspotenziale.

Aufzeichnung und Berichterstattung
Die Dokumentation der Implementierung des ISO-Risikomanagementprozesses sollte die Berichtsanforderungen der Stakeholder erfüllen. Sie sollte auch die Kommunikation verbessern und eine datengestützte risikobasierte Entscheidungsfindung sicherstellen.

ISO 27001 Informationssicherheits-Managementsysteme
Der internationale ISO 27001-Rahmen für Informationssicherheits-Managementsysteme (ISMS) hilft Organisationen, ihre Informationssicherheit zu verwalten, zu überwachen, zu überprüfen, zu implementieren und aufrechtzuerhalten, indem er Menschen, Prozesse und Technologie berücksichtigt. Diese internationale Norm ermöglicht es Unternehmen, die Vertraulichkeit, Verfügbarkeit und Integrität ihrer Unternehmensdaten sicherzustellen. Das Erreichen einer ISO 27001 2013-Zertifizierung zeigt an, dass das ISMS einer Organisation mit den aktuellen Best Practices der Informationssicherheit übereinstimmt.

Die ISO 27001-Norm für Informationssicherheits-Managementsysteme verlangt von Organisationen:

Den Umfang ihres ISMS definieren
Vor dem Aufbau des ISMS der Organisation müssen Teams festlegen, welche Art von Informationen geschützt werden sollen. Für einige Unternehmen mag dies nur ein bestimmtes System oder eine Abteilung umfassen, für andere umfasst der Umfang ihres ISMS die gesamte Organisation.

Risiken bewerten
Teams müssen formale Risikobewertungen durchführen, um die ISO 27001-Konformität zu erreichen. Dieser systematische Prozess identifiziert Informationssicherheitsrisiken, deren Wahrscheinlichkeit und Auswirkungen, um sicherzustellen, dass Minderungspläne implementiert werden können.

Lücken schließen
Unternehmen sollten eine Gap-Analyse initiieren, um Schwachstellen, Lücken und Hindernisse zu identifizieren, die den Betrieb beeinträchtigen könnten, sowie Diskrepanzen und Möglichkeiten zur Minderung dieser Probleme aufzudecken.

Richtlinien und Kontrollen entwerfen und implementieren
Das Erreichen der Risikomanagement-ISO 27001-Norm für Informationssicherheits-Managementsysteme erfordert von Unternehmen, Risikobehandlungspläne in Form von Kontrollen und Richtlinien zu implementieren und zu dokumentieren, die als Teil von Auditnachweisen verwendet werden.

Bewerten
Eine häufige Leistungsbewertung des ISMS gewährleistet eine kontinuierliche Verbesserung. Die regelmäßige Bewertung des ISMS der Organisation hilft, Möglichkeiten zur Verbesserung bestehender Prozesse und Kontrollen zu identifizieren.

Konformität mit ISO-Normen erreichen
ISO-Konformität bedeutet die freiwillige Nutzung von ISO-Normen als Richtlinien zur Ausrichtung der Struktur, Geschäftspraktiken, Richtlinien, Prozesse und Betriebsverfahren Ihrer Organisation. Die Übernahme der Norm ist der erste Schritt sowohl zur Konformität als auch zur Zertifizierung und zur erfolgreichen Erfüllung der Stakeholder-Anforderungen.

Mit oder ohne formale Zertifizierung kann die Einhaltung strenger ISO-Normen und -Anforderungen eine entmutigende Aufgabe sein, insbesondere für Organisationen, die gerade erst anfangen. Wo fangen Sie an? Welche Richtlinien und Kontrollen benötigen Sie? Woher wissen Sie, ob Sie für ein Audit bereit sind?

Glücklicherweise gibt es eine breite Palette von Compliance-Technologielösungen, die Unternehmen dabei unterstützen können, oft verwirrende ISO-Regulierungs-Compliance-Standards mit sofort einsatzbereiten ISO-Frameworks und -Vorlagen zu navigieren.

Diese Lösungen helfen Unternehmen, ihre Abläufe an ISO-Normen auszurichten, indem sie proaktiv sofort einsatzbereite Compliance-Frameworks mit Best-Practice-Formularen, Vorlagen und Workflows bereitstellen, um die Einhaltung vieler der weit verbreiteten ISO-Normen sicherzustellen.

Der Einsatz der richtigen Compliance-Software ermöglicht es großen und kleinen Organisationen, alle Compliance-Prozesse nahtlos in einem zentralisierten System zusammenzuführen: wodurch Transparenz, Konsistenz und Compliance gegenüber Auditoren und Regulierungsbehörden gleichermaßen demonstriert werden.

Mit dem richtigen ISO-Compliance-Managementsystem können Organisationen mehrere ISO-Normen effektiv mit einem einzigen Tool handhaben, um mehrere Systeme basierend auf verschiedenen ISO-Frameworks oder anderen Best Practices der Branche zu etablieren, zu dokumentieren und zu operationalisieren.

ISO-kompatible Compliance-Softwareplattformen bieten:

  • Compliance-Dashboards und -Berichterstattung: Diese Funktionalität bietet Echtzeit-Transparenz über den ISO-Compliance-Status und liefert wichtige Kennzahlen, die es Unternehmen ermöglichen, Bereiche der Nichteinhaltung leicht zu identifizieren und zu bewerten.
  • Automatisierte Workflows: Automatisierte Workflows ermöglichen es Unternehmen, Schritt-für-Schritt-Prozesse zu strukturieren, die ISO-Anforderungen erfüllen, und dabei Schlüsselprozesse wie Compliance-Prüfungen, Genehmigungen, Eskalationen, Freigaben und Korrekturmaßnahmen zu automatisieren. Dies minimiert Fehler und erhöht die Effizienz, indem ISO-Compliance-bezogene Aufgaben durch die Etablierung von Prozessen und die Benachrichtigung von Stakeholdern über fällige Aufgaben und Aktionen vereinfacht werden.
  • Zentralisiertes Datenrepository: Das System ermöglicht es Unternehmen, ein Online-„„Verpflichtungsregister““ zu erstellen und die Einhaltung jeder Anforderung zu überwachen. Dies verbessert die Echtzeit-Transparenz der ISO-Compliance in der gesamten Organisation, die leicht gemeldet werden kann, um den Nachweis der Compliance zu erbringen oder Lücken zu identifizieren.
  • Kontinuierliche Kontrollzuordnung: Compliance-Monitoring-Software ermöglicht es Unternehmen, Echtzeit-Kontrollzuordnung zu implementieren, um Lücken und Schwachstellen im Kontrollumfeld und den Compliance-Bemühungen der Organisation leicht zu identifizieren.
  • Kontrollüberwachung: Vorgefertigte ISO-Frameworks können in Compliance-Monitoring-Tools genutzt werden, um Kontrollen regulatorischen Anforderungen zuzuordnen und die Ausrichtung an Compliance-Zielen sicherzustellen.

Warnungen und Benachrichtigungen: Automatisierte Warnungen und Benachrichtigungen helfen Teams, auf dem Laufenden zu bleiben bezüglich anstehender ISO-Compliance- und Audit-Anforderungen und sicherzustellen, dass Aufgaben von relevanten Stakeholdern fristgerecht erledigt werden.

ISO-Compliance-Management-Softwarelösungen wie die von Riskonnect befähigen Organisationen, ein umfassendes ISO-konformes Programm zu entwickeln, das an ihre individuellen Anforderungen angepasst werden kann.

Teams können mit Riskonnect die ISO-Compliance und interne Audits einfach optimieren, zentralisieren und automatisieren, wodurch eine kontinuierliche Compliance durch Workflow-Automatisierung, integrierte Frameworks und umfassendes Risikomanagement sichergestellt wird.

Ihre ISO-Audits verwalten und die Ergebnisse erfassen
Zu wissen, ob Ihre Organisation die strengen Standards erfüllt, die für das Bestehen eines ISO-Audits erforderlich sind, kann durch den Einsatz von Compliance-Monitoring-Software vereinfacht werden. Diese Best-Practice-Compliance-Tools ermöglichen es Unternehmen, ihre ISO-Audits zu verwalten und die Ergebnisse zu erfassen, was wichtige Einblicke in verbesserungsbedürftige Bereiche liefert, wodurch die Effizienz gesteigert und die kontinuierliche Einhaltung der ISO-Normen sichergestellt wird.

GRC-Lösungen haben das Potenzial, jede Phase des ISO-Auditprozesses zu verbessern, einschließlich der Planung, der Erfassung von Feststellungen und der Nutzung von Workflows zur Implementierung von Korrekturmaßnahmen. Der Einsatz einer GRC-Lösung wie Riskonnect kann Organisationen dabei helfen, die Aufgaben im Zusammenhang mit Compliance-Prüfungen und Compliance-Monitoring zu automatisieren, indem Dokumentationen erstellt, Workflows automatisiert, Checklisten und Berichte zur Verfolgung und Überwachung interner Auditprozesse in Echtzeit erstellt werden; wodurch das ISO-Auditverfahren erheblich beschleunigt wird.

Möchten Sie erfahren, wie Riskonnect Ihrer Organisation helfen kann, ISO-Konformität und -Zertifizierung einfach zu erreichen und aufrechtzuerhalten, während gleichzeitig kontinuierliche Verbesserungen vorangetrieben werden, dann fordern Sie einfach noch heute eine Demo an.