Con el panorama empresarial actual impulsado por un cambio social hacia prácticas empresariales más éticas, facilitar la denuncia de irregularidades y la notificación de revelaciones anónimas es vital. Permitir la notificación de posibles conductas indebidas proporciona una forma eficaz para que las empresas, independientemente del sector, identifiquen con éxito los problemas antes de que se conviertan en problemas importantes, y al mismo tiempo garantiza al personal que sus quejas se tratarán de forma discreta y no se ignorarán.
Cuando alguien expone una actividad poco ética e ilegal, debe denunciarse para que pueda escalarse y abordarse. Si esa preocupación no se plantea y permanece sin ser detectada, podría causar graves daños a la organización en cuestión, al individuo o a la sociedad en general.
Sin embargo, las revelaciones anónimas y la denuncia de problemas como el comportamiento poco ético, el fraude, la corrupción, el acoso, la mala conducta y el hostigamiento a menudo se han enfrentado a represalias, lo que dificulta la decisión de hablar. Por ello, se anima a las organizaciones, grandes y pequeñas, a que proporcionen un canal seguro, neutral y confidencial, como un portal en línea discreto, para plantear y abordar las preocupaciones. El uso de un canal de denuncia, como un sistema de denuncia de irregularidades y revelaciones, permite a alguien denunciar irregularidades de forma confidencial y anónima si así lo desea.
En este blog, exploramos cómo estructurar un proceso de denuncia de irregularidades y revelaciones de mejores prácticas, explicamos la importancia de la denuncia anónima y compartimos cómo la tecnología está capacitando a las empresas para crear portales en línea seguros, eficientes y fáciles de usar para denuncias anónimas y protección de denunciantes.
¿Por qué es importante facilitar las revelaciones anónimas y la denuncia de irregularidades?
Establecer un proceso para la denuncia de irregularidades y las revelaciones anónimas indica que una empresa anima a sus empleados a hablar. Cuando esto se respalda con una política de denuncia de irregularidades respetada, se anima activamente a los empleados a denunciar internamente en lugar de externamente.
Crear un sistema para la denuncia de irregularidades también es importante para las empresas, ya que ahora es un requisito normativo y legal para muchas organizaciones. Hoy en día, las empresas tienen la obligación legal de implementar un canal seguro y eficaz para proteger a los denunciantes cuando denuncian fraudes, corrupción u otras conductas indebidas.
En la UE, las organizaciones sujetas a la Directiva de la UE sobre la protección de los denunciantes, que entró en vigor a finales de 2021, exigen que todos los Estados miembros de la UE adopten la ley nacional de protección de los denunciantes. Sin excepciones, todos los Estados miembros de la UE deben cumplir la ley que obliga a todas las empresas, primero con más de 250 empleados y luego con más de 50, a implementar un canal de denuncia de irregularidades. La ley se aplica tanto al sector público como al privado. La importancia de la denuncia de irregularidades también es válida para todas las empresas que cotizan en bolsa en los Estados Unidos, donde los sistemas de denuncia de irregularidades son obligatorios en virtud de leyes como la Ley Dodd-Frank y la Ley Sarbanes-Oxley.
Sin embargo, independientemente de cualquier imperativo regulatorio, las organizaciones se benefician de establecer una cultura sólida y abierta donde se fomente la divulgación de conductas indebidas y la denuncia de irregularidades y se gestione de forma discreta, ya que minimizará los riesgos y los costes. La conducta indebida que continúa durante un período prolongado en última instancia se vuelve más costosa de resolver, ya sea que la conducta indebida sea una violación legal penal, errores inocentes que pueden dejar a la empresa expuesta al riesgo o acoso laboral que podría dar lugar a demandas civiles debe abordarse. Cuando los empleados se sienten seguros para hablar, el liderazgo está ayudando inadvertidamente a la empresa a ahorrar recursos a largo plazo al tiempo que refuerza su integridad corporativa.
Sin un sistema de denuncia de irregularidades, la conducta indebida no detectada puede provocar grandes pérdidas financieras, y los empleados pueden divulgar información externamente, lo que podría ser perjudicial para la reputación. La conducta indebida puede adoptar muchas formas; desde delitos financieros como el fraude y el robo, hasta el acoso y las violaciones de políticas, e incluso un desprecio por los factores ESG, que es algo en lo que los inversores se centran cada vez más como parte de su proceso de análisis.
En virtud de las leyes de protección de los denunciantes, como la que se emplea en la UE, los canales de denuncia deben ser seguros, garantizar el anonimato y permitir la retroalimentación, algo que las soluciones obsoletas, como los buzones virtuales y físicos y las líneas directas de denuncia de irregularidades, no pueden garantizar. Un sistema de denuncia de irregularidades eficaz debe estar disponible para todas las partes interesadas y garantizar altos niveles de seguridad de datos y anonimato, y una comunicación y retroalimentación confidencial y oportuna con el denunciante.
¿Cómo es un procedimiento de denuncia de irregularidades y revelaciones de mejores prácticas?
Un proceso de denuncia de irregularidades y revelaciones de mejores prácticas debe diseñarse para garantizar que los empleados se sientan seguros y apoyados al denunciar actividades poco éticas, ilegales o perjudiciales dentro de una organización. Comienza con el establecimiento de canales de denuncia claros, accesibles y confidenciales. Muchas empresas utilizan métodos como una línea directa anónima de denuncia de irregularidades, formularios en línea seguros o direcciones de correo electrónico dedicadas, gestionadas por terceros independientes si es necesario. Las empresas más modernas utilizan software GRC para implementar portales discretos para la denuncia de irregularidades y las revelaciones en línea. Estos canales deben comunicarse ampliamente a todos los empleados, enfatizando el compromiso de la organización con la transparencia y la integridad.
El proceso debe estar respaldado por una política sólida de protección de los denunciantes que describa claramente los derechos de los denunciantes, garantizando que estén protegidos contra represalias, discriminación o cualquier consecuencia negativa como resultado de sus revelaciones. Esta política también debe detallar los pasos que la organización tomará para investigar los informes, asegurando que todas las revelaciones se traten con seriedad y se actúe sobre ellas con prontitud. El proceso debe incluir una formación integral para todos los empleados y la dirección sobre cómo reconocer, denunciar y gestionar las revelaciones de forma adecuada. La formación debe reforzar la importancia de la denuncia de irregularidades como herramienta para salvaguardar los estándares éticos de la organización y el cumplimiento de las leyes y regulaciones. El proceso también debe incluir un enfoque estructurado para investigar los informes, donde cada revelación se evalúa de forma imparcial y se escala a las personas adecuadas, y se deben comunicar plazos claros para la acción al denunciante. Se debe proporcionar retroalimentación regular al denunciante, manteniéndolo informado del progreso y el resultado de su informe. Finalmente, la organización debe fomentar una cultura de apertura y responsabilidad, donde se anime a los empleados a hablar sin temor y donde la denuncia de irregularidades se vea como una contribución positiva a la integridad y la gobernanza ética de la organización.
¿Qué es un portal en línea para denuncias anónimas y protección de denunciantes?
Un portal en línea permite al personal denunciar conductas indebidas y denunciar irregularidades de forma discreta completando un formulario en línea. Este proceso generalmente se facilita mediante un software de revelaciones, una plataforma que permite al personal completar formularios en línea para enviar informes de conducta indebida o denunciar irregularidades de forma anónima. Permite al personal denunciar conductas indebidas graves relacionadas con violaciones de las normas o la política de la empresa, como conflictos de intereses, fraude, robo, corrupción y soborno. Se utiliza un sistema de cumplimiento para la denuncia de irregularidades para registrar dichos informes en un proceso fácilmente comprensible que garantice la mejor protección posible de los involucrados.
Una vez que un empleado ha registrado un caso de posible conducta indebida en la solución de denuncia de irregularidades, el sistema categorizará y priorizará el incidente en función de la información proporcionada y los flujos de trabajo automatizados lo escalarán a las partes interesadas apropiadas para que pueda ser investigado. Los flujos de trabajo automatizados se utilizan para el proceso de investigación y la gestión de casos, lo que garantiza que todos los pasos de resolución estén completamente documentados en la plataforma.
Las plataformas ofrecen paneles de control e informes en vivo para que el personal pueda ver fácilmente sus tareas pendientes relacionadas con las escalaciones y las acciones pendientes. Las empresas también pueden ejecutar informes sobre los tipos de incidentes y el tiempo de resolución para impulsar las decisiones comerciales sobre dónde introducir nuevas políticas, procedimientos o capacitación para evitar que ocurran casos similares de conducta indebida.
¿Cómo funciona un portal en línea discreto?
Un portal en línea discreto brinda a los empleados la experiencia más fluida y la confianza para hablar.
Configurar un portal discreto con formularios en línea utilizando software de denuncia de irregularidades facilita a los empleados la divulgación de problemas o la denuncia de irregularidades. Los empleados pueden simplemente completar un formulario en línea para denunciar un área potencial de conducta indebida y los flujos de trabajo automatizados escalan el incidente a la parte interesada relevante.
Toda la evidencia se documenta dentro del sistema y los flujos de trabajo permiten a los equipos monitorear cada caso hasta que se cierra. El software adecuado garantiza el anonimato de quienes informan e incluso se pueden configurar portales externos para proveedores y clientes.
Los portales en línea también pueden equiparse con alertas instantáneas, mientras que la gestión de casos y los paneles de control integrados ayudan a impulsar el rendimiento, estableciendo así una cultura de integridad al tiempo que proporcionan a la organización las herramientas y los conocimientos necesarios para corregir la conducta indebida y el comportamiento que no se alinea con sus políticas y valores.
La gestión de casos ayuda a los equipos a gestionar todo en un solo lugar, desde la comunicación anónima y segura con el denunciante, hasta la recepción de alertas de nuevos informes o plazos, la resolución de incidentes y la gestión de flujos de trabajo de escalación con automatización.
Con un portal de denuncia de irregularidades en línea, las empresas también pueden crear encuestas anónimas personalizadas a las que los usuarios pueden acceder desde cualquier dispositivo. Se pueden recopilar comentarios reveladores de empleados, clientes y terceros sin que tengan que preocuparse de que sus identidades se revelen en sus respuestas. Los datos permanecen seguros con el uso de medidas preventivas como el cifrado de extremo a extremo y la autenticación multifactor.
¿Por qué implementar un portal de denuncia de irregularidades discreto?
Formalizar una forma discreta de denunciar problemas es crucial para mantener los estándares profesionales, prevenir el fraude y la mala conducta de los empleados, garantizar el cumplimiento normativo y preservar la integridad de la organización. Establecer canales eficaces para denunciar inquietudes y garantizar la protección de los denunciantes contribuye a un lugar de trabajo que prioriza la transparencia, la responsabilidad y la mejora continua.
Tener una plataforma de denuncia de irregularidades confidencial y anónima también facilita que los trabajadores y otras partes interesadas se presenten. Esto no solo demuestra su compromiso con el bienestar de sus empleados, sino que también garantiza que sus equipos puedan abordar los problemas y desafíos de manera eficaz y rápida.
Mantener a su personal actualizado, hacer más preguntas y brindar apoyo es crucial en una investigación de denuncia de irregularidades eficaz y eficiente.
¿Cómo puede ayudar Riskonnect?
Con el software de Riskonnect para la denuncia de irregularidades y las revelaciones, las organizaciones pueden implementar portales anónimos para denunciantes para mantener a las personas y a su organización conectadas en tiempo real después de realizar una revelación. El portal discreto garantiza una comunicación segura entre las partes involucradas en el caso y fortalecerá aún más el proceso de gestión de revelaciones de su organización. Los equipos también pueden gestionar de forma fluida y eficiente los conflictos de intereses (COI), prevenir el soborno y la corrupción, realizar comprobaciones de sanciones e implementar un procedimiento de regalos y hospitalidad en la misma plataforma para reducir el riesgo y garantizar el cumplimiento.
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