Quando se trata de proteger o seu negócio contra o suborno e a corrupção, é essencial ter processos sólidos para detetar potenciais casos e fornecer orientação aos funcionários.
A prevenção ativa do suborno e da corrupção exige que as empresas estabeleçam políticas claras que sejam amplamente comunicadas para garantir que os funcionários saibam o que constitui suborno. Também requer formação adequada como parte de um programa de consciencialização sobre suborno. As empresas também devem ter uma via claramente definida para que os funcionários relatem potenciais más condutas ou irregularidades de forma discreta, garantindo que os casos possam ser investigados.
As empresas também devem considerar políticas e procedimentos rigorosos relativos à oferta e receção de presentes corporativos, implementar diligência devida em terceiros para garantir que a organização não está a considerar trabalhar com entidades sancionadas, e introduzir procedimentos para descobrir conflitos de interesse.
Implementar medidas proativas para prevenir o suborno e a corrupção é essencial para salvaguardar a reputação da sua empresa, manter a confiança das partes interessadas e fomentar uma cultura de integridade.
Neste blogue, partilhamos cinco processos práticos que pode implementar para prevenir proativamente o suborno e a corrupção dentro da sua organização, e explicamos como estes processos podem ser digitalizados e automatizados usando software de governança, risco e conformidade (GRC).
Confira estes 5 procedimentos que irão prevenir ativamente o suborno e a corrupção:
- Procedimentos de Denúncia
Para prevenir o suborno e a corrupção, as empresas devem implementar um procedimento de denúncia onde os funcionários possam relatar casos suspeitos de suborno ou corrupção anonimamente. Isto irá encorajar os funcionários a sentirem-se confiantes para falar e partilhar potenciais más condutas sem medo de retaliação. Um processo como este provará aos reguladores que a organização está ativamente a encorajar os funcionários a denunciar suspeitas de suborno e corrupção e pode fornecer provas de conformidade com as leis e regulamentos anti-suborno e anti-corrupção.Para implementar um processo eficaz, as empresas devem garantir que os relatórios podem ser feitos anonimamente e manter as informações confidenciais para encorajar as pessoas a apresentarem-se. O processo deve oferecer múltiplas opções de denúncia, como e-mail ou um portal online. Deve também haver formação adequada para garantir que todos na organização sabem como utilizar o sistema de denúncia. Deve também haver vias de escalada claras e um processo de gestão de casos para garantir que cada caso potencial é investigado e resolvido prontamente.
Como o Software GRC Pode Ajudar: O software GRC permite às empresas implementar um portal de denúncia online discreto para centralizar e automatizar processos. Os funcionários podem denunciar potenciais subornos ou más condutas anonimamente através de formulários online. Os formulários podem ser personalizados para garantir que os dados relevantes são capturados. Fluxos de trabalho automatizados são utilizados para alertar as partes interessadas relevantes quando um novo relatório é apresentado e para gerir o caso passo a passo através do processo de escalada, investigação e resolução.
- Procedimentos para Presentes e Hospitalidade
A oferta e receção de presentes e hospitalidade corporativos poderiam potencialmente ser uma tentativa de suborno. Portanto, é importante que as empresas tenham políticas e procedimentos rigorosos relativos a presentes e hospitalidade. As empresas devem criar um processo para que os funcionários registem a oferta e receção de presentes, capturando detalhes críticos sobre o que foi oferecido, a razão, o valor, quando foi dado e quem foi o destinatário. As empresas devem estabelecer limites para quando os presentes ou hospitalidade necessitam de aprovação prévia. Limites claros e regras que definem práticas aceitáveis também devem ser comunicados para garantir que os funcionários estão a seguir as políticas internas. Os funcionários também devem receber formação regular para garantir que todos os colaboradores compreendem o procedimento de presentes e hospitalidade e a sua importância na prevenção do suborno.
Como o Software GRC Pode Ajudar: Com o software GRC, pode configurar um processo automatizado para presentes e hospitalidade. Os funcionários simplesmente registam a potencial oferta e receção de presentes através de formulários online que alimentam diretamente a plataforma. As regras de limite são definidas para que presentes de baixo valor sejam automaticamente aprovados, e presentes de valor mais elevado que requerem aprovação são escalados para que possam ser aprovados ou recusados. Como os pedidos são submetidos e rastreados num único lugar, isto cria um registo transparente e em tempo real, permitindo que as equipas de conformidade monitorizem padrões incomuns ou potenciais riscos de suborno.
- Procedimentos de Conflitos de Interesse
Detetar conflitos de interesse é outra forma proativa de prevenir potenciais casos de suborno e corrupção. É essencial identificar situações em que os interesses pessoais possam entrar em conflito com os interesses da organização. As empresas devem implementar procedimentos claros para declarar e escalar potenciais conflitos de interesse e fornecer formação e orientação adequadas sobre o que constitui um conflito de interesse. Devem manter um registo de empresas e afiliações sancionadas para garantir que não há sobreposição.
Como o Software GRC Pode Ajudar: A tecnologia GRC oferece uma abordagem estruturada para as organizações capturarem e relatarem conflitos de interesse. Os membros da equipa criam perfis com detalhes pessoais e profissionais, incluindo interesses financeiros e afiliações, armazenados de forma segura em registo. Os utilizadores submetem potenciais conflitos através de formulários online personalizáveis, e fluxos de trabalho automatizados escalam estes para o pessoal apropriado. Um processo de resolução passo a passo rastreia então cada ação para transparência. As organizações podem gerar relatórios sobre conformidade com políticas, tipos de conflitos, tendências de risco e eficácia da mitigação, apoiando padrões éticos, transparência, conformidade regulatória e confiança das partes interessadas.
- Diligência Devida de Terceiros
Terceiros, fornecedores e contratados podem representar um risco de suborno e corrupção se não seguirem padrões éticos semelhantes aos da sua própria organização. Realizar a diligência devida antes de celebrar contratos ajuda a garantir que os seus parceiros partilham o compromisso da sua empresa com a integridade.
Como o Software GRC Pode Ajudar: O software GRC pode agilizar a gestão de risco de terceiros automatizando processos de diligência devida. Os funcionários podem criar um registo online de fornecedores existentes e potenciais e automatizar verificações de diligência devida. As empresas podem estabelecer um portal online para fornecedores para enviar questionários baseados em risco para potenciais parceiros. Integrações com provedores de inteligência de risco de terceiros podem ser usadas para detetar quaisquer casos anteriores de suborno ou conduta antiética por parte dos seus potenciais parceiros. Este software também permite rastrear relações contínuas, garantindo a conformidade de terceiros com os seus padrões anti-suborno ao longo do tempo.
- Políticas e Atestados Anti-Suborno
Para prevenir ativamente o suborno e a corrupção, as empresas devem ter políticas rigorosas em vigor para códigos de conduta, conflitos de interesse e anti-suborno. Manter estas políticas atualizadas e garantir que os funcionários estão cientes e concordaram com os requisitos da política deve ser uma prioridade máxima para os responsáveis pela conformidade.
Como o Software GRC Pode Ajudar: As empresas podem usar software GRC para construir uma biblioteca de políticas online e implementar uma gestão de políticas eficaz. Todas as políticas são carregadas centralmente, e fluxos de trabalho são usados para gerir completamente quaisquer alterações, aprovações e assinaturas para garantir que as políticas estão sempre atualizadas. As políticas podem ser mapeadas para o seu processo de gestão de mudanças regulatórias para que, quando um regulamento mude, a política possa ser atualizada em conformidade.
O software GRC também permite atestados de política online. Fluxos de trabalho e e-mails automatizados são usados para distribuir a política, e os funcionários podem atestá-la online mantendo um registo do seu consentimento. Os atestados de política online podem ser usados como evidência em tribunais de trabalho. Ferramentas de relatórios permitem avaliar a eficácia das políticas. Estas capacidades de software de gestão de políticas facilitam a manutenção de uma força de trabalho bem informada e reduzem o risco de suborno e corrupção.
Considerações Finais
Prevenir o suborno e a corrupção requer mais do que políticas; exige as ferramentas e sistemas certos para apoiar a comunicação eficaz e implementar procedimentos proativos para detetar e prevenir potenciais subornos e corrupção. O software GRC simplifica isto centralizando e automatizando processos essenciais anti-suborno, tornando mais fácil para as organizações manterem-se vigilantes e conformes. Com a abordagem e tecnologia certas em vigor, pode construir uma organização resiliente que valoriza a integridade e a transparência.
Ter medidas eficientes anti-suborno e anti-corrupção protegerá a reputação da sua empresa e construirá confiança com as partes interessadas e clientes, garantindo a sustentabilidade a longo prazo.
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