Wenn es darum geht, Ihr Unternehmen vor Bestechung und Korruption zu schützen, ist es unerlässlich, robuste Prozesse zu etablieren, um potenzielle Fälle aufzudecken und den Mitarbeitern Orientierung zu geben.
Die aktive Verhinderung von Bestechung und Korruption erfordert von Unternehmen die Festlegung klarer Richtlinien, die umfassend kommuniziert werden, um sicherzustellen, dass die Mitarbeiter wissen, was Bestechung darstellt. Es erfordert auch eine angemessene Schulung als Teil eines Bestechungspräventionsprogramms. Unternehmen müssen auch einen klar definierten Weg für Mitarbeiter haben, um potenzielles Fehlverhalten oder Unregelmäßigkeiten diskret zu melden, um sicherzustellen, dass Fälle untersucht werden können.
Unternehmen sollten auch strenge Richtlinien und Verfahren bezüglich des Gebens und Empfangens von Unternehmensgeschenken in Betracht ziehen, die Durchführung einer Due Diligence bei Dritten, um sicherzustellen, dass das Unternehmen keine Zusammenarbeit mit sanktionierten Entitäten in Erwägung zieht, und die Einführung von Verfahren zur Aufdeckung von Interessenkonflikten.
Die Umsetzung proaktiver Maßnahmen zur Verhinderung von Bestechung und Korruption ist unerlässlich, um den Ruf Ihres Unternehmens zu schützen, das Vertrauen der Stakeholder zu erhalten und eine Kultur der Integrität zu fördern.
In diesem Blog teilen wir fünf praktische Prozesse, die Sie implementieren können, um Bestechung und Korruption in Ihrem Unternehmen proaktiv zu verhindern, und wir erklären, wie diese Prozesse mithilfe von Governance-, Risiko- und Compliance- (GRC-)Software digitalisiert und automatisiert werden können.
Sehen Sie sich diese 5 Verfahren an, die Bestechung und Korruption aktiv verhindern werden:
- Hinweisgeberverfahren
Um Bestechung und Korruption zu verhindern, sollten Unternehmen ein Hinweisgeberverfahren implementieren, bei dem Mitarbeiter verdächtige Fälle von Bestechung oder Korruption anonym melden können. Dies wird die Mitarbeiter ermutigen, sich sicher zu fühlen, sich zu äußern und potenzielles Fehlverhalten ohne Angst vor Vergeltung zu teilen. Ein solcher Prozess wird den Aufsichtsbehörden beweisen, dass die Organisation Mitarbeiter aktiv dazu ermutigt, vermutete Bestechung und Korruption zu melden, und kann einen Nachweis der Einhaltung von Antikorruptionsgesetzen und -vorschriften erbringen.Um einen effektiven Prozess zu implementieren, müssen Unternehmen sicherstellen, dass Meldungen anonym erfolgen können und Informationen vertraulich behandelt werden, um Personen zur Meldung zu ermutigen. Der Prozess sollte mehrere Meldeoptionen bieten, wie E-Mail oder ein Online-Portal. Es sollte auch eine angemessene Schulung geben, um sicherzustellen, dass jeder in der Organisation weiß, wie das Hinweisgebersystem zu nutzen ist. Es sollte auch klare Eskalationswege und einen Fallmanagementprozess geben, um sicherzustellen, dass jeder potenzielle Fall umgehend untersucht und gelöst wird.
Wie GRC-Software helfen kann: GRC-Software ermöglicht es Unternehmen, ein diskretes Online-Hinweisgeberportal zu implementieren, um Prozesse zu zentralisieren und zu automatisieren. Mitarbeiter können potenzielle Bestechung oder Fehlverhalten anonym über Online-Formulare melden. Formulare können angepasst werden, um sicherzustellen, dass die relevanten Daten erfasst werden. Automatisierte Workflows werden verwendet, um die relevanten Stakeholder zu benachrichtigen, wenn ein neuer Bericht eingereicht wird, und um den Fall Schritt für Schritt durch den Eskalations-, Untersuchungs- und Lösungsprozess zu verwalten.
- Verfahren für Geschenke und Bewirtung
Das Geben und Empfangen von Unternehmensgeschenken und Bewirtungen könnte potenziell ein Bestechungsversuch sein. Daher ist es wichtig, dass Unternehmen strenge Richtlinien und Verfahren bezüglich Geschenken und Bewirtungen haben. Unternehmen sollten einen Prozess für Mitarbeiter schaffen, um das Geben und Empfangen von Geschenken zu protokollieren, wobei kritische Details wie das Angebot, der Grund, der Wert, der Zeitpunkt der Übergabe und der Empfänger erfasst werden. Unternehmen sollten Schwellenwerte festlegen, ab denen Geschenke oder Bewirtungen einer vorherigen Genehmigung bedürfen. Klare Schwellenwerte und Regeln, die akzeptable Praktiken definieren, sollten ebenfalls kommuniziert werden, um sicherzustellen, dass die Mitarbeiter die internen Richtlinien befolgen. Mitarbeiter sollten auch regelmäßig geschult werden, um sicherzustellen, dass alle Mitarbeiter das Verfahren für Geschenke und Bewirtungen und dessen Bedeutung bei der Bestechungsprävention verstehen.
Wie GRC-Software helfen kann: Mit GRC-Software können Sie einen automatisierten Prozess für Geschenke und Bewirtung einrichten. Mitarbeiter protokollieren das potenzielle Geben und Empfangen von Geschenken einfach über Online-Formulare, die direkt in die Plattform eingespeist werden. Schwellenwertregeln werden definiert, sodass Geschenke mit geringem Wert automatisch genehmigt werden und Geschenke mit höherem Wert, die eine Genehmigung erfordern, eskaliert werden, damit sie genehmigt oder abgelehnt werden können. Da Anfragen an einem Ort eingereicht und verfolgt werden, entsteht eine transparente Echtzeitaufzeichnung, die es Compliance-Teams ermöglicht, ungewöhnliche Muster oder potenzielle Bestechungsrisiken zu überwachen.
- Verfahren für Interessenkonflikte
Die Erkennung von Interessenkonflikten ist eine weitere proaktive Methode, um potenzielle Fälle von Bestechung und Korruption zu verhindern. Die Identifizierung von Situationen, in denen persönliche Interessen mit den Interessen der Organisation kollidieren könnten, ist unerlässlich. Unternehmen sollten klare Verfahren zur Meldung und Eskalation potenzieller Interessenkonflikte implementieren und angemessene Schulungen und Anleitungen dazu bereitstellen, was einen Interessenkonflikt darstellt. Sie sollten eine Aufzeichnung über sanktionierte Unternehmen und Zugehörigkeiten führen, um Überschneidungen zu vermeiden.
Wie GRC-Software helfen kann: GRC-Technologie bietet Organisationen einen strukturierten Ansatz zur Erfassung und Meldung von Interessenkonflikten. Mitarbeiter erstellen Profile mit persönlichen und beruflichen Details, einschließlich finanzieller Interessen und Zugehörigkeiten, die sicher gespeichert werden. Benutzer reichen potenzielle Konflikte über anpassbare Online-Formulare ein, und automatisierte Workflows eskalieren diese an das zuständige Personal. Ein Schritt-für-Schritt-Lösungsprozess verfolgt dann jede Aktion zur Transparenz. Organisationen können Berichte über die Einhaltung von Richtlinien, Konfliktarten, Risikotrends und die Wirksamkeit von Minderungsmaßnahmen erstellen, die ethische Standards, Transparenz, Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und das Vertrauen der Stakeholder unterstützen.
- Drittanbieter-Due-Diligence
Dritte, Lieferanten und Auftragnehmer können ein Risiko für Bestechung und Korruption darstellen, wenn sie nicht ähnliche ethische Standards wie Ihr eigenes Unternehmen befolgen. Die Durchführung einer Due Diligence vor Vertragsabschluss hilft sicherzustellen, dass Ihre Partner das Engagement Ihres Unternehmens für Integrität teilen.
Wie GRC-Software helfen kann: GRC-Software kann das Drittanbieter-Risikomanagement durch die Automatisierung von Due-Diligence-Prozessen optimieren. Mitarbeiter können ein Online-Protokoll bestehender und potenzieller Anbieter erstellen und Due-Diligence-Prüfungen automatisieren. Unternehmen können ein Online-Anbieterportal einrichten, um risikobasierte Fragebögen an potenzielle Partner zu senden. Integrationen mit Drittanbieter-Risikointelligenz-Anbietern können genutzt werden, um frühere Fälle von Bestechung oder unethischem Verhalten Ihrer potenziellen Partner aufzudecken. Diese Software ermöglicht es Ihnen auch, laufende Beziehungen zu verfolgen und so die Einhaltung Ihrer Antikorruptionsstandards durch Dritte im Laufe der Zeit sicherzustellen.
- Antikorruptionsrichtlinien und Bestätigungen
Um Bestechung und Korruption aktiv zu verhindern, müssen Unternehmen strenge Richtlinien für Verhaltenskodizes, Interessenkonflikte und Antikorruption haben. Diese Richtlinien auf dem neuesten Stand zu halten und sicherzustellen, dass die Mitarbeiter die Richtlinienanforderungen kennen und ihnen zugestimmt haben, sollte für Compliance-Beauftragte oberste Priorität haben.
Wie GRC-Software helfen kann: Unternehmen können GRC-Software nutzen, um eine Online-Richtlinienbibliothek aufzubauen und ein effektives Richtlinienmanagement zu implementieren. Alle Richtlinien werden zentral hochgeladen, und Workflows werden verwendet, um alle Änderungen, Genehmigungen und Freigaben vollständig zu verwalten, um sicherzustellen, dass die Richtlinien immer aktuell sind. Richtlinien können Ihrem Managementprozess für regulatorische Änderungen zugeordnet werden, sodass bei einer Änderung einer Vorschrift die Richtlinie entsprechend aktualisiert werden kann.
GRC-Software ermöglicht auch Online-Richtlinienbestätigungen. Workflows und automatisierte E-Mails werden verwendet, um die Richtlinie zu verteilen, und Mitarbeiter können diese online bestätigen, wobei eine Aufzeichnung ihrer Zustimmung geführt wird. Online-Richtlinienbestätigungen können als Beweismittel in Arbeitsgerichtsverfahren verwendet werden. Berichtstools ermöglichen es Ihnen, die Wirksamkeit von Richtlinien zu bewerten. Diese Funktionen der Richtlinienmanagement-Software erleichtern die Aufrechterhaltung einer gut informierten Belegschaft und reduzieren das Risiko von Bestechung und Korruption.
Abschließende Gedanken
Die Verhinderung von Bestechung und Korruption erfordert mehr als nur Richtlinien; sie erfordert die richtigen Tools und Systeme, um eine effektive Kommunikation zu unterstützen und proaktive Verfahren zur Erkennung und Verhinderung potenzieller Bestechung und Korruption zu implementieren. GRC-Software vereinfacht dies, indem sie wesentliche Antikorruptionsprozesse zentralisiert und automatisiert, was es Organisationen erleichtert, wachsam und konform zu bleiben. Mit dem richtigen Ansatz und der richtigen Technologie können Sie eine widerstandsfähige Organisation aufbauen, die Integrität und Transparenz schätzt.
Effiziente Maßnahmen zur Bekämpfung von Bestechung und Korruption schützen den Ruf Ihres Unternehmens und bauen Vertrauen bei Stakeholdern und Kunden auf, was langfristige Nachhaltigkeit gewährleistet.
Um mehr darüber zu erfahren, wie die Riskonnect-Plattform Ihrem Unternehmen helfen kann, proaktive Maßnahmen zur Verhinderung von Bestechung und Korruption zu implementieren, fordern Sie eine Demo unserer Compliance-Funktionen an.
