Institutionelle Richtlinien und Prozesse sind ein Teil der Geschäftstätigkeit … und eine wichtige Komponente von Governance, Risiko und Compliance (GRC). Dennoch ist es nicht immer einfach, Richtlinien zu verwalten. Dennoch ist es wichtig, es richtig zu machen und über die integrierte Technologie um Ihnen zu helfen.

Fehlerhafte Prozesse bei der Richtlinienverwaltung können zu nicht konformen, nicht genehmigten oder ungenauen Richtlinien führen. Dies kann dann zu kostspieligen Haftungsproblemen für Unternehmen führen – sei es in Form von Bußgeldern für die Nichteinhaltung von Richtlinien oder in Form von Rechtsstreitigkeiten.

Hier sind drei Anzeichen, die darauf hinweisen könnten, dass Ihre Prozesse zur Verwaltung von Richtlinien verbessert werden müssen:

  1. Policen werden in Silos erstellt: Richtlinien stammen oft von verschiedenen Abteilungen und Personen innerhalb einer Organisation. Möglicherweise durchlaufen sie auch unterschiedliche Prüfverfahren. Eine eingeschränkte Übersicht darüber, wer was und warum erstellt, kann zu inkonsistenten und nicht abgestimmten Richtlinien führen. Ohne eine Standardvorlage für die Erstellung von Richtlinien oder einen Standardüberprüfungsprozess sind Richtlinien oft vage, unklar und werden sogar von den entsprechenden Interessengruppen im Unternehmen nicht genehmigt. Undurchsichtige oder unseriöse Richtlinien können eine echte Gefahr in Gerichtsverfahren darstellen – ein Ort, an dem sie häufig enden.
  2. Die Policen sind veraltet: Wenn Ihr Unternehmen nicht über einen klar definierten Prozess zur regelmäßigen Überprüfung und Pflege von Richtlinien verfügt, werden die Richtlinien Ihres Unternehmens wahrscheinlich schnell an Aktualität und Wirksamkeit verlieren. Sie könnten sogar eher zu einer Belastung und weniger zu einem Schutz werden, wenn sie nicht mehr den Vorschriften entsprechen, wenn eine mangelhafte Versionskontrolle dazu führt, dass veraltete Richtlinien mit den neuesten Richtlinien verwechselt werden oder wenn die falschen Richtliniendokumente in die falschen Hände geraten und Unbefugte Zugang zu vertraulichen Informationen erhalten.
  3. Die Erstellung und Pflege von Richtlinien ist ineffizient: Wenn sich die Richtlinien ändern, müssen alle relevanten Personen bestätigen, dass sie die Richtlinien kennen und befolgen. Darüber hinaus müssen Unternehmen in einem stark regulierten Geschäftsumfeld häufig gegenüber Aufsichtsbehörden und Anwälten nachweisen, dass die Richtlinien weitergegeben und gelesen wurden. Die Sicherstellung, dass die Richtlinien aktuell und konform sind und den Auftrag oder die Ziele des Unternehmens widerspiegeln, kann zeitaufwändig und arbeitsintensiv sein – vor allem, wenn der Prozess hauptsächlich über Papier, Tabellen und E-Mails abgewickelt wird.

Wie Sie die Prozesse der Richtlinienverwaltung verbessern können

Die Verbesserung der Prozesse zur Richtlinienverwaltung in Ihrem Unternehmen erfordert:

– Erstellen und Einbetten eines Lebenszyklus für die Verwaltung von Richtlinien in Ihrer Organisation

– Straffung der Prozesse zur Richtlinienverwaltung

– Transparenz in Bezug auf die Politik und die Art und Weise, wie sie entwickelt und aufrechterhalten wird

Die richtige integrierte Risikomanagement-Technologie hilft Ihnen bei all dem. Das liegt daran, dass wirklich integrierte Technologie für das Risikomanagement berücksichtigt GRC, so dass Ihr Unternehmen nicht in Einzellösungen investieren muss.

Technologie zur Verwaltung von Richtlinien kann den vorgeschriebenen Workflow für die Richtlinienverwaltungsprozesse Ihres Unternehmens sowohl dokumentieren als auch automatisieren. Das bedeutet, dass das System Prozesse digitalisiert und aufbewahrt, so dass sie leicht referenziert und verstanden werden können, und dass der Lebenszyklus automatisch weiterläuft.

Das richtige System weist rollenbasierte Aufgaben zu, löst neue Aufgaben aus, sobald andere Aufgaben abgeschlossen sind, und informiert die Beteiligten über Aktualisierungen und die aktuellste Version in Echtzeit. Durch eine solche Automatisierung wird nicht nur ein Lebenszyklus für die Verwaltung von Richtlinien innerhalb des Unternehmens geschaffen und eingebettet, sondern auch der Prozess der Richtlinienverwaltung rationalisiert – ohne manuelle Aufgaben, Versionierung, Genehmigungen und Wartung.

Die integrierte Risikomanagement-Technologie geht über die Rationalisierung der Richtlinienverwaltung und die Gewährleistung eines Lebenszyklus für die Richtlinienverwaltung hinaus. Sie macht auch die Richtlinien und ihren Lebenszyklus transparenter und dient als zentrales Repository zum Speichern und Organisieren von Informationen über Richtlinien und Verfahren.

Benutzer können weltweit an einem zentralen Ort kontrolliert auf digitale Dokumente zugreifen, sie erstellen, ändern, überprüfen und genehmigen. Sie können jede Richtlinie von der Entstehung bis zum Erlöschen verfolgen, so dass Manager einen vollständigen Überblick über ihr Richtlinienprogramm erhalten.

Sie können auch problemlos auf eine Vielzahl von Schulungsprogrammen zugreifen, die sich auf verschiedene Leitfäden, Richtlinien, Verfahren, Vorschriften und Standards beziehen. Dies hilft bei der Schulung und Sensibilisierung für die Richtlinien und Verfahren einer Organisation.

Fazit

Lassen Sie nicht zu, dass Ihr Unternehmen den Gefahren zum Opfer fällt, die sich aus einer mangelhaften Verwaltung von Richtlinien ergeben – von zivil- und strafrechtlichen Klagen bis hin zu Verstößen gegen Vorschriften und Geldstrafen. Eine solide Richtlinienverwaltung ist nur möglich, wenn die vielen beweglichen Teile an einem Ort organisiert und die Prozesse automatisiert sind. Dies sorgt für Effizienz, schützt vor Informations- und Aktivitätsengpässen und ermöglicht vollständige Transparenz.

Erfahren Sie aus erster Hand, wie integrierte Risikomanagement-Technologie Ihre Prozesse zur Verwaltung von Policen verbessern kann.