Las políticas y los procesos institucionales forman parte de la actividad empresarial… y son un componente esencial de la gobernanza, el riesgo y el cumplimiento (GRC). Dicho esto, no siempre es fácil gestionar las políticas. Sin embargo, hacerlo bien es importante y también lo es tener la tecnología integrada para ayudarte.
Los procesos defectuosos de gestión de políticas pueden dar lugar a políticas no conformes, no autorizadas o inexactas. Esto puede dar lugar a costosos problemas de responsabilidad para las organizaciones, ya sea en forma de multas por incumplimiento o de batallas legales.
He aquí tres señales que podrían indicar que tus procesos de gestión de políticas necesitan mejorar:
- Las políticas se crean en silos: Las políticas suelen emanar de distintos departamentos y personas de una organización. También pueden someterse a procesos de aprobación distintos. Una visibilidad limitada sobre quién crea qué y por qué puede dar lugar a políticas incoherentes y desalineadas. Sin una plantilla estándar para crear políticas o un proceso de aprobación estándar, a menudo las políticas acaban siendo vagas, poco claras e incluso no autorizadas por las partes interesadas adecuadas de la organización. Las políticas turbias o deshonestas pueden ser un peligro real en los procedimientos judiciales, donde suelen acabar.
- Las políticas están desfasadas: Si tu organización no tiene un proceso bien definido para revisar y mantener las políticas con regularidad, es probable que pierdan vigencia y eficacia rápidamente. De hecho, podrían convertirse más en un lastre y menos en un medio de protección si empiezan a incumplirse; si un control de versiones defectuoso hace que se confundan políticas obsoletas con las más recientes; o si los documentos de la política equivocada caen en las manos equivocadas, y personas no autorizadas acceden a información confidencial.
- La creación y mantenimiento de políticas es ineficaz: Cuando cambian las políticas, todas las personas pertinentes tienen que dar fe de que las conocen y las cumplen. Además, en un entorno empresarial fuertemente regulado, las organizaciones a menudo necesitan aportar pruebas a los reguladores y abogados de que las políticas se han compartido y leído. Garantizar que las políticas estén actualizadas, sean conformes y reflejen la misión o los objetivos de la organización puede llevar mucho tiempo y requerir mucho trabajo, sobre todo si el proceso se gestiona principalmente mediante papel, hojas de cálculo y correos electrónicos.
Cómo mejorar los procesos de gestión de políticas
Mejorar los procesos de gestión de políticas de tu organización requiere:
– Crear e integrar un ciclo de vida para gestionar las políticas en tu organización
– Racionalización de los procesos de gestión de políticas
– Aportar transparencia a las políticas, y cómo se desarrollan y mantienen
La tecnología adecuada de gestión integrada de riesgos te ayudará con todo lo anterior. Esto se debe a que realmente tecnología integrada de gestión de riesgos tiene en cuenta la GRC, en lugar de obligar a tu organización a invertir en soluciones puntuales.
Tecnología de gestión de políticas puede documentar y automatizar el flujo de trabajo prescrito para los procesos de gestión de políticas de tu organización. Esto significa que el sistema digitaliza y conserva los procesos para que puedan consultarse y comprenderse fácilmente, además de mantener el ciclo de vida en movimiento automático.
El sistema adecuado asignará tareas basadas en funciones; activará nuevas tareas una vez que se hayan completado otras; y alertará a las partes interesadas de las actualizaciones y de la versión más actualizada en tiempo real. Esta automatización no sólo crea e incorpora un ciclo de vida para gestionar las políticas dentro de la organización, sino que también ayuda a agilizar el proceso de gestión de políticas, eliminando tareas manuales, versiones, aprobaciones y mantenimiento.
La tecnología de gestión integrada de riesgos va más allá de agilizar la gestión de políticas y garantizar la existencia de un ciclo de vida para la gestión de políticas. También hace que las políticas y su ciclo de vida sean más transparentes, sirviendo de repositorio central para almacenar y organizar la información sobre políticas y procedimientos.
Los usuarios pueden acceder, crear, modificar, revisar y aprobar documentos digitales globalmente en una ubicación centralizada, de forma controlada. Puedes hacer un seguimiento de cada política desde su origen hasta su obsolescencia, dando a los gestores una visibilidad completa de su programa de políticas.
También puedes acceder fácilmente a una variedad de programas de formación que se corresponden con diversos documentos de orientación, políticas, procedimientos, reglamentos y normas. Esto ayuda a facilitar la formación y el conocimiento de las políticas y procedimientos de una organización.
Conclusión
No dejes que tu organización sea presa de los peligros derivados de una mala gestión de las políticas: desde demandas civiles y penales hasta infracciones normativas y multas. Una gestión sólida de las políticas es totalmente posible cuando sus muchas partes móviles están organizadas en un solo lugar y los procesos están automatizados. Esto permite la eficiencia, protege contra los cuellos de botella de la información y la actividad, y permite una transparencia total.