Les politiques et les processus institutionnels font partie intégrante des activités de l’entreprise… et constituent un élément essentiel de la gouvernance, du risque et de la conformité (GRC). Cela dit, il n’est pas toujours facile de gérer les politiques. Pourtant, il est important de bien faire les choses et de disposer de l’expertise nécessaire. une technologie intégrée pour vous aider.

Des processus de gestion des politiques défectueux peuvent donner lieu à des politiques non conformes, non autorisées ou inexactes. Cela peut alors entraîner des problèmes de responsabilité coûteux pour les organisations, que ce soit sous la forme d’amendes pour non-conformité ou de batailles juridiques.

Voici trois signes qui peuvent indiquer que vos processus de gestion des politiques doivent être améliorés :

  1. Les politiques sont élaborées en silos : Les politiques émanent souvent de différents services et individus au sein d’une organisation. Elles peuvent également faire l’objet de processus d’approbation distincts. Une visibilité limitée sur qui crée quoi et pourquoi peut conduire à des politiques incohérentes et mal alignées. En l’absence d’un modèle standard pour la création des politiques ou d’un processus de validation standard, les politiques finissent souvent par être vagues, peu claires, voire non autorisées par les parties prenantes appropriées de l’organisation. Des politiques floues ou erronées peuvent constituer un réel danger dans le cadre de procédures judiciaires, où elles aboutissent souvent.
  2. Les politiques sont obsolètes : Si votre organisation ne dispose pas d’un processus bien défini de révision et de mise à jour régulière de ses politiques, celles-ci risquent de perdre rapidement de leur actualité et de leur efficacité. En fait, elles risquent de devenir davantage un handicap et moins un moyen de protection si elles commencent à ne plus être conformes, si un contrôle de version défectueux conduit à confondre des politiques périmées avec les politiques les plus récentes, ou si les mauvais documents de politique tombent entre de mauvaises mains et que des personnes non autorisées se retrouvent en possession d’informations confidentielles.
  3. L’élaboration et la mise à jour des politiques sont inefficaces : Lorsque les politiques sont modifiées, toutes les personnes concernées doivent attester de leur connaissance et de leur conformité. En outre, dans un environnement commercial fortement réglementé, les organisations doivent souvent prouver aux régulateurs et aux avocats que les politiques ont été partagées et lues. S’assurer que les politiques sont à jour, conformes et qu’elles reflètent la mission ou les objectifs de l’organisation peut prendre du temps et nécessiter beaucoup de travail, en particulier si le processus est géré principalement sur papier, à l’aide de feuilles de calcul et de courriels.

Comment améliorer les processus de gestion des politiques

L’amélioration des processus de gestion des politiques de votre organisation nécessite :

– Créer et intégrer un cycle de vie pour la gestion des politiques au sein de votre organisation

– Rationalisation des processus de gestion des politiques

– Assurer la transparence des politiques et de la manière dont elles sont élaborées et maintenues

La bonne technologie de gestion intégrée des risques vous aidera dans tous ces domaines. En effet, une véritable technologie de gestion intégrée des risques prend en compte la GRC, plutôt que d’obliger votre organisation à investir dans des solutions ponctuelles.

Technologie de gestion des politiques peut à la fois documenter et automatiser le flux de travail prescrit pour les processus de gestion des politiques de votre organisation. Cela signifie que le système numérise et préserve les processus afin qu’ils puissent être facilement référencés et compris, et qu’il permet au cycle de vie d’avancer automatiquement.

Le système adéquat attribuera des tâches basées sur les rôles, déclenchera de nouvelles tâches une fois que d’autres auront été accomplies et alertera les parties prenantes des mises à jour et de la version la plus récente, en temps réel. Cette automatisation permet non seulement de créer et d’intégrer un cycle de vie pour la gestion des politiques au sein de l’organisation, mais aussi de rationaliser le processus de gestion des politiques, en éliminant les tâches manuelles, les versions, les approbations et la maintenance.

La technologie de gestion intégrée des risques va au-delà de la rationalisation de la gestion des politiques et de l’existence d’un cycle de vie pour la gestion des politiques. Elle rend également les politiques et leur cycle de vie plus transparents, en servant de référentiel central pour stocker et organiser les informations relatives aux politiques et aux procédures.

Les utilisateurs peuvent accéder aux documents numériques, les créer, les modifier, les réviser et les approuver globalement dans un emplacement centralisé, de manière contrôlée. Vous pouvez suivre chaque politique depuis son origine jusqu’à son obsolescence, ce qui permet aux responsables d’avoir une visibilité complète sur leur programme de politiques.

Vous pouvez également accéder facilement à une variété de programmes de formation qui correspondent à divers documents d’orientation, politiques, procédures, réglementations et normes. Cela permet de former et de sensibiliser aux politiques et procédures d’une organisation.

Conclusion

Ne laissez pas votre organisation devenir la proie des dangers qui découlent d’une mauvaise gestion des politiques, qu’il s’agisse de poursuites civiles ou pénales, d’infractions à la réglementation ou d’amendes. Une gestion solide des politiques est tout à fait possible lorsque les nombreux éléments mobiles sont organisés en un seul endroit et que les processus sont automatisés. Cela permet de gagner en efficacité, de se prémunir contre les goulets d’étranglement au niveau des informations et des activités, et d’assurer une transparence totale.

Voyez par vous-même comment la technologie de gestion intégrée des risques peut améliorer vos processus de gestion des politiques.