Der Bildungssektor muss sich mit etwas auseinandersetzen, das, wenn es unbeachtet bleibt, Studenten und Personal Risiken sowie Institutionen Geldstrafen, Sanktionen und andere Strafen aussetzen kann: die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften. Zu sagen, der Sektor sei stark reguliert, ist eine Untertreibung, da unzählige Standards und Gesetze ihn zur Rechenschaft ziehen.

Bildungseinrichtungen auf der ganzen Welt müssen alles einhalten, von Gesundheits- und Sicherheitsvorschriften und Datenschutzgesetzen bis hin zu Lehrplanrichtlinien und Einrichtungsstandards. Die dynamische Natur dieser Regulierungslandschaft bedeutet, dass sie auch mit ständigen Änderungen im Bereich der regulatorischen Compliance Schritt halten müssen. In einer Zeit umfassender Bildungsreformen und Budgetbeschränkungen fehlt diesen Institutionen jedoch oft die Zeit und die Ressourcen, die zur Erfüllung ihrer regulatorischen Anforderungen erforderlich sind.

Ein kurzer Überblick

Großbritannien
Das Department for Education der Regierung bietet gesetzliche Leitlinien für Schulen und lokale Behörden in Großbritannien. Diese Bestimmungen sind umfassend und umfassen Zulassungen, Bewertungen, Lehrpläne, Kinderschutz und Personalbeschäftigung.

Das Office for Standards in Education, Children’s Services and Skills (Ofsted) ist eine nicht-ministerielle Abteilung der britischen Regierung, die dem Parlament unterstellt ist. Ofsted ist für die Inspektion von Diensten zuständig, die Bildung und Fähigkeiten für Lernende jeden Alters anbieten, einschließlich staatlicher Schulen.

Vereinigte Staaten
Der „Every Student Succeeds Act“ (ESSA) wurde 2015 von Präsident Obama unterzeichnet. Diese parteiübergreifende Maßnahme ist das primäre Gesetz für die öffentliche Bildung von der Vorschule bis zur 12. Klasse in den USA und zieht Schulen dafür zur Rechenschaft, wie Schüler lernen und Leistungen erbringen.

Der ESSA gibt den einzelnen Bundesstaaten eine zentrale Rolle bei der Festlegung, wie Schulen die Leistungen der Schüler, einschließlich der Leistungen benachteiligter Schüler, nachweisen.

Australien
Der Australian Education Act 2013 legt fest, wie staatliche und nicht-staatliche Schulen Finanzmittel erhalten und wie diese angemessen ausgegeben werden. Das Gesetz legt fest:

Die Rechte und Pflichten von Organisationen in Bezug auf den Erhalt von Finanzmitteln der australischen Regierung für die Schulbildung.

Umfassende Compliance-Erwartungen, um die Rechenschaftspflicht für die Finanzierung sicherzustellen.

Unabhängig davon, in welchem Land eine Bildungseinrichtung ansässig ist, muss sie strenge Prozesse implementieren, um die Einhaltung der Vorschriften sicherzustellen oder die Konsequenzen zu tragen.

Manuelle Prozesse: Die Herausforderungen
Traditionelle manuelle Prozesse sind im Bestreben, im Bildungssektor konform zu bleiben, nicht mehr zweckmäßig. Institutionen, die diesen veralteten und mühsamen Ansatz zur Einhaltung gesetzlicher Vorschriften verfolgen, werden durch unzusammenhängende, komplexe und zeitaufwändige Prozesse behindert, die ihre Fähigkeit einschränken, bestehende Anforderungen zu erfüllen und Änderungen zu bewältigen.

Diese fehlerhaften Prozesse, wie E-Mails und Tabellenkalkulationen, stellen Herausforderungen dar, die das ohnehin schon komplexe regulatorische Umfeld noch verschärfen:

Mangel an Audit-Trail: Manuelle Prozesse versäumen es, detailliert aufzuzeigen, wer was überprüft hat, welche Maßnahme beschlossen wurde und wann sie umgesetzt wurde.

Mangelnde Rechenschaftspflicht: Ohne Audit-Trail gibt es keine Rechenschaftspflicht für die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften.

Einschränkung einer ganzheitlichen Sicht auf die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften: Ein reaktiver, isolierter Ansatz zur Einhaltung gesetzlicher Vorschriften schränkt die ganzheitliche Sicht einer Organisation ein und behindert Planung, Budgetierung und Prozesstransparenz.

Ungenaue Informationen: Der Prozess der manuellen Verfolgung und Kontrolle aller Versionen von E-Mails und Dokumenten führt dazu, dass Informationen schnell veraltet und irrelevant werden.

Begrenzte Berichterstattung: Die regulatorische Intelligenz wird durch die Unfähigkeit, wichtige Berichtsfunktionen zu ermöglichen, eingeschränkt.

Verschwendung von Ressourcen und Ausgaben: Die manuelle Überwachung der Vorschriften verbraucht wertvolle Ressourcen und deckt versteckte Kosten durch die Schaffung von Silos und mehreren Prozessen auf.

Wie der Bildungssektor Software zur Digitalisierung von Compliance-Prozessen einsetzt
Die Sicherstellung und der Nachweis der Einhaltung gesetzlicher Vorschriften ist ein riesiges Unterfangen. Proaktive Bildungseinrichtungen erkennen, dass Tabellenkalkulationen und E-Mails ihnen die Struktur und den Prozess vorenthalten, die erforderlich sind, um ihre Maßnahmen zu verfolgen und einen Audit-Trail für Aufsichtsbehörden bereitzustellen. Folglich wenden sich viele Softwarelösungen zu, die ihre Compliance-Prozesse optimieren und digitalisieren.

Lassen Sie uns untersuchen, wie ausgereifte Institutionen ihre Anforderungen an die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften mithilfe speziell entwickelter Software verwalten.

Pflichtenbibliothek
Die Hälfte der Herausforderung bei der Einhaltung gesetzlicher Vorschriften besteht darin, zu wissen, welche Regeln einzuhalten sind. Software unterstützt die Implementierung einer umfassenden „Pflichtenbibliothek“, damit Institutionen wissen, was und wann sie es befolgen müssen. Durch diese in Echtzeit aktualisierte Datenbank mit regulatorischen Anforderungen können sie Aufgaben priorisieren, indem sie das Risiko der Nichteinhaltung berücksichtigen, Verantwortlichkeiten zuweisen, Eigenverantwortung fördern, den Fortschritt verfolgen und Ergebnisse analysieren.

Viele Organisationen im Bildungssektor nutzen diese Software bereits, um den Prozess des Risikomanagements bei Nichteinhaltung zu automatisieren, indem sie ihn mit Pflichtenbibliotheken verknüpfen und Kontrollen einrichten, die relevante Stakeholder über Compliance-Fehler und potenzielle Risiken informieren.

Automatisierte Tools zur Richtlinienverwaltung
Automatisierte Tools zur Richtlinienverwaltung können Institutionen dabei helfen, regulatorische Anforderungen zu verfolgen, den Fortschritt zu überwachen und Aufsichtsbehörden den Nachweis der Einhaltung zu erbringen:

  • Bietet einen zentralen Speicherort für alle Richtlinien und Verfahren, die zusammen mit den obligatorischen Vorschriften aufbewahrt werden können.
  • Stakeholder können bequem auf diese wichtigen Informationen zugreifen und von einer zeitgestempelten Historie aller Überarbeitungen und Änderungen profitieren.
  • Erleichtert die Implementierung eines strukturierten Richtlinien-Genehmigungsprozesses mit automatisierten Workflows, die die Rechenschaftspflicht unterstützen.
  • Erstellen Sie Mitarbeiterbestätigungen, die zeigen, dass die Mitarbeiter die Richtlinie gelesen und verstanden haben.
  • Berichte ausführen und deren Status in praktischen Dashboards anzeigen.

Regulatorisches Änderungsmanagement
Software mit integrierten regulatorischen Feeds von Drittanbietern ermöglicht es Bildungseinrichtungen, den regulatorischen Horizont zu scannen und Benachrichtigungen zu erhalten, wenn sich Vorschriften ändern, was ihnen Klarheit bei der Navigation in der dynamischen Regulierungslandschaft verschafft. Workflows werden automatisch initiiert, sodass sie die erforderlichen Änderungen schnell und effizient vornehmen und dokumentieren können, um konform zu bleiben.

Diese Fähigkeit, auf ein breites Spektrum aktueller regulatorischer Inhalte und Informationen zuzugreifen, stellt sicher, dass sie mit sich ändernden Regeln und Vorschriften Schritt halten. Einmal implementiert, kann die Software die Erstellung eines umfassenden regulatorischen Änderungsprogramms mit automatisierten Workflows und strengen Genehmigungs- und Freigabeprozessen unterstützen.

Audits und Inspektionen
Audits und Inspektionen sind im Bildungssektor üblich, um sicherzustellen, dass Richtlinien eingehalten werden, Schüler sicher sind und der Lehrplan auf Kurs ist. Software optimiert den Audit-Trail, indem sie Risiko- und Compliance-Daten in einem konsistenten Format aggregiert und zentral speichert, mit einem Datensatz darüber, wer die Daten wann eingegeben hat. Darüber hinaus gewährleisten die automatisierten Workflows einen vollständig verfolgten, schrittweisen Änderungsprozess, der die relevanten Genehmigungen sicherstellt. Die Automatisierung dieses Prozesses ermöglicht es Institutionen, ein zentrales Audit-Register zu führen, das die Datengenauigkeit, Zugänglichkeit und Benutzerfreundlichkeit verbessert.

Die Führung einer digitalen Aufzeichnung der regulatorischen Anforderungen und der ergriffenen Maßnahmen führt zu einem effektiven Prozess zur Demonstration der Compliance und zur Fortschrittsverfolgung sowohl gegenüber externen Prüfern als auch gegenüber Aufsichtsbehörden.

Vorfallmanagement
Die Wellenwirkung unerwarteter Vorfälle in Schulen, Hochschulen und Universitäten kann sich schädlich auf Schüler, Personal und Eltern auswirken. Nehmen Sie zum Beispiel plötzliche Schulschließungen inmitten von Covid-Lockdowns, die Eltern plötzlich dazu zwangen, ihre Kinder zu Hause zu unterrichten. Ein umfassender Vorfallmanagementprozess ist unerlässlich, um den Betrieb während eines ungeplanten Vorfalls reibungslos aufrechtzuerhalten, von der Sicherstellung ausreichenden Personals bis zur Aufrechterhaltung der Stromversorgung.

Automatisiertes Vorfallmanagement stellt sicher, dass alle damit verbundenen Ereignisse bis zur vollständigen Lösung verwaltet werden, ohne Unterbrechungen. Die Software bietet einen flexiblen Workflow, der den Triage-, Sanierungs- und Stakeholder-Benachrichtigungsprozess detailliert und dokumentiert. Vorfälle können anschließend mit Risikoregistern verknüpft werden, und ein vollständiger, zeitgestempelter Audit-Trail kann bereitgestellt werden.

Wie der Bildungssektor von der digitalen Revolution profitiert
Der Bildungssektor erlebt dank der optimierten Automatisierungssoftware eine digitale Revolution. Diese innovativen Tools und Techniken, die ursprünglich zur Unterstützung stark regulierter Branchen wie Finanzdienstleistungen entwickelt wurden, vereinfachen komplexe Compliance-Anforderungen in der gesamten Bildungslandschaft.

Da Organisationen in diesem Sektor beginnen, Best-Practice-Compliance-Tools in ihre Prozesse zu integrieren, profitieren sie von überzeugenden Vorteilen:

  • Verknüpfungen zwischen Datensätzen über Risiko-Compliance und Vorfallmanagement herstellen.
  • Automatisierte Regeln erstellen, die Bereiche der Nichteinhaltung zum Risikoregister hinzufügen.
  • Vorfälle protokollieren und automatisch mit Compliance-Verpflichtungen verknüpfen.
  • Kontrollen einrichten, die aufkommende Risiken erkennen oder Nichteinhaltung kennzeichnen.
  • Umfassende Überwachung an einem einzigen Überwachungspunkt über Echtzeit-Dashboards und -Berichte, die die Berichterstattung und Audit-Trails optimieren.

Wenn Sie mehr darüber erfahren möchten, wie Institutionen im Bildungssektor ihre Compliance-Prozesse digitalisieren, fordern Sie eine Demo an.