El sector educativo tiene que estudiar a fondo algo que, si no se tiene en cuenta, puede exponer a los estudiantes y al personal a riesgos, y a las instituciones a multas, sanciones y otras penalizaciones: el cumplimiento normativo. Decir que el sector se ha vuelto muy regulado es quedarse corto, con innumerables normas y leyes que lo obligan a rendir cuentas.

Las instituciones educativas de todo el mundo deben cumplir con todo, desde los controles de salud y seguridad y las leyes de privacidad de datos hasta las directrices curriculares y las normas de las instalaciones. La naturaleza dinámica de este panorama regulatorio significa que también deben seguir el ritmo de los constantes cambios en el terreno del cumplimiento normativo. Sin embargo, en una época de amplias reformas educativas y restricciones presupuestarias, estas instituciones a menudo carecen del tiempo y los recursos necesarios para cumplir sus requisitos reglamentarios.

Una rápida visión mundial

Reino Unido
El Departamento de Educación del gobierno proporciona orientación legal para las escuelas y las autoridades locales en el Reino Unido. Estas disposiciones son exhaustivas e incluyen las admisiones, la evaluación, el plan de estudios, la protección y el empleo del personal.

La Oficina de Normas en Educación, Servicios para Niños y Habilidades (Ofsted) es un departamento no ministerial del gobierno del Reino Unido, que informa al Parlamento. Ofsted es responsable de la inspección de los servicios que proporcionan educación y habilidades para los estudiantes de todas las edades, incluyendo las escuelas estatales.

Estados Unidos
La “Ley para el Éxito de Cada Estudiante” (ESSA) fue firmada por el Presidente Obama en 2015. Esta medida bipartidista es la ley principal para la educación pública K-12 en los EE.UU. y responsabiliza a las escuelas de cómo los estudiantes aprenden y logran.

La ESSA da a los estados individuales un papel central en la determinación de cómo las escuelas dan cuenta del rendimiento de los estudiantes, incluyendo el rendimiento de los estudiantes desfavorecidos.

Australia
La Ley de Educación Australiana de 2013 describe cómo las escuelas gubernamentales y no gubernamentales reciben financiación y cómo gastar la financiación de forma adecuada. La ley establece:

Los derechos y responsabilidades de las organizaciones en términos de recepción de fondos del Gobierno australiano para la educación escolar.

Amplias expectativas de cumplimiento, para garantizar la rendición de cuentas de la financiación.

No importa en qué país tenga su sede una institución educativa, debe implementar procesos rigurosos para garantizar que sigue cumpliendo las normas o se enfrenta a las consecuencias.

Procesos manuales: Los desafíos
Los procesos manuales tradicionales ya no son adecuados para el propósito de mantenerse en cumplimiento en el sector educativo. Las instituciones que adoptan este enfoque anticuado y laborioso para el cumplimiento normativo se ven obstaculizadas por procesos inconexos, complejos y que consumen mucho tiempo, lo que restringe su capacidad para cumplir los requisitos existentes y abordar los cambios.

Estos procesos defectuosos, como los correos electrónicos y las hojas de cálculo, presentan desafíos que agravan el ya complejo entorno regulatorio:

Falta de una pista de auditoría: Los procesos manuales no detallan quién revisó qué, la acción que se decidió y cuándo se implementó.

Falta de rendición de cuentas: Privado de una pista de auditoría, no hay rendición de cuentas para el cumplimiento normativo.

Restringe una visión holística del cumplimiento normativo: Un enfoque reactivo y aislado del cumplimiento normativo restringe la visión holística de una organización, inhibiendo la planificación, la presupuestación y la transparencia de los procesos.

Información inexacta: El proceso de seguimiento y control manual de todas las versiones de correos electrónicos y documentos hace que la información se desincronice rápidamente y se vuelva irrelevante.

Informes limitados: La inteligencia regulatoria se ve limitada por la incapacidad de facilitar las funciones vitales de presentación de informes.

Desperdicio de recursos y gastos: El monitoreo regulatorio manual drena valiosos recursos y expone costos ocultos a través de la creación de silos y múltiples procesos.

Cómo el sector educativo está utilizando el software para digitalizar los procesos de cumplimiento
Garantizar y demostrar el cumplimiento normativo es una tarea enorme. Las instituciones educativas proactivas reconocen que las hojas de cálculo y los correos electrónicos las privan de la estructura y el proceso necesarios para realizar un seguimiento de sus acciones y proporcionar una pista de auditoría para los reguladores. En consecuencia, muchas están recurriendo a soluciones de software que agilizan y digitalizan sus procesos de cumplimiento.

Exploremos cómo las instituciones maduras están gestionando sus requisitos de cumplimiento normativo utilizando un software especialmente diseñado.

Biblioteca de obligaciones
La mitad del desafío del cumplimiento normativo es saber qué reglas hay que cumplir. El software sustenta la implementación de una “biblioteca de obligaciones” integral, de modo que las instituciones saben qué seguir y cuándo seguirlo. Empoderados por esta base de datos de requisitos reglamentarios que se actualiza en tiempo real, pueden priorizar las tareas considerando el riesgo de incumplimiento, asignando la rendición de cuentas, promoviendo la propiedad, rastreando el progreso y analizando los resultados.

Muchas organizaciones del sector educativo ya están aprovechando este software para automatizar el proceso de gestión del riesgo de incumplimiento, vinculándolo a bibliotecas de obligaciones y estableciendo controles que notifiquen a las partes interesadas pertinentes los fallos de cumplimiento y la posible exposición.

Herramientas automatizadas de gestión de políticas
Las herramientas automatizadas de gestión de políticas pueden ayudar a las instituciones a realizar un seguimiento de los requisitos reglamentarios, supervisar el progreso y proporcionar pruebas de cumplimiento a los reguladores:

  • Proporciona una ubicación central para almacenar todas las políticas y procedimientos, que pueden alojarse junto con las regulaciones obligatorias.
  • Las partes interesadas pueden acceder a esta información vital de forma conveniente y beneficiarse de un historial con fecha y hora de todas las revisiones y cambios.
  • Facilita la implementación de un proceso estructurado de aprobación de políticas con flujos de trabajo automatizados que apoyan la rendición de cuentas.
  • Establecer certificaciones de los empleados que demuestren que el personal ha leído y comprendido la política.
  • Ejecutar informes y ver su estado dentro de convenientes paneles de control.

Gestión del cambio regulatorio
El software con fuentes regulatorias integradas de terceros permite a las instituciones educativas escanear el horizonte regulatorio y recibir notificaciones cuando las regulaciones cambian, proporcionándoles claridad al navegar por el dinámico panorama regulatorio. Los flujos de trabajo se inician automáticamente para que puedan realizar y documentar los cambios necesarios para seguir cumpliendo las normas de forma rápida y eficiente.

Esta capacidad de acceder a un amplio espectro de contenido e inteligencia regulatoria actualizada garantiza que se mantengan al día con las normas y regulaciones cambiantes. Una vez integrado, el software puede apoyar la creación de un programa integral de cambio regulatorio con flujos de trabajo automatizados y rigurosos procesos de aprobación y firma.

Auditorías e inspecciones
Las auditorías y las inspecciones son comunes en el sector educativo para garantizar que se siguen las directrices, que los alumnos están seguros y que el plan de estudios va por buen camino. El software agiliza la pista de auditoría agregando los datos de riesgo y cumplimiento en un formato consistente y almacenándolos centralmente con un registro de quién introdujo los datos y cuándo. Además, los flujos de trabajo automatizados garantizan un proceso de cambio paso a paso totalmente rastreado, garantizando las aprobaciones pertinentes. La automatización de este proceso permite a las instituciones mantener un registro de auditoría central que mejora la precisión, la accesibilidad y la usabilidad de los datos.

Mantener un registro digital de los requisitos reglamentarios y de las medidas adoptadas genera un proceso eficaz para demostrar el cumplimiento y el seguimiento del progreso tanto a los auditores externos como a los reguladores.

Gestión de incidentes
El efecto dominó de los incidentes inesperados en las escuelas, colegios y universidades puede tener un impacto perjudicial en los estudiantes, el personal y los padres. Tomemos como ejemplo los cierres repentinos de escuelas en medio de los cierres de Covid, que obligaron repentinamente a los padres a educar a sus hijos en casa. Un proceso integral de gestión de incidentes es esencial para mantener las operaciones funcionando sin problemas durante un incidente no planificado, desde asegurar que haya suficiente personal hasta mantener la energía.

La gestión de incidentes automatizada garantiza que todos los eventos asociados se gestionen hasta su completa resolución, sin que se produzcan interrupciones en el camino. El software proporciona un flujo de trabajo flexible que detalla y documenta el proceso de triaje, remediación y notificación a las partes interesadas. Los incidentes pueden vincularse posteriormente a los registros de riesgos y se puede proporcionar una pista de auditoría completa con fecha y hora.

Cómo se está beneficiando el sector educativo de la revolución digital
El sector educativo está experimentando una revolución digital gracias a la optimización que ofrece el software de automatización. Estas innovadoras herramientas y técnicas que se originaron para apoyar a industrias altamente reguladas como los servicios financieros están simplificando los complejos requisitos de cumplimiento en todo el panorama educativo.

A medida que las organizaciones del sector empiezan a integrar las herramientas de cumplimiento de mejores prácticas en sus procesos, están aprovechando las siguientes ventajas:

  • Establecer vínculos entre los conjuntos de datos de riesgo, cumplimiento y gestión de incidentes.
  • Crear reglas automatizadas que añadan áreas de incumplimiento al registro de riesgos.
  • Registrar los incidentes y vincularlos automáticamente a las obligaciones de cumplimiento.
  • Establecer controles que detecten los riesgos emergentes o señalen el incumplimiento.
  • Supervisión integral en un único punto de supervisión a través de paneles de control e informes en tiempo real que agilizan la presentación de informes y las pistas de auditoría.

Si desea obtener más información sobre cómo las instituciones del sector educativo están digitalizando sus procesos de cumplimiento, solicite una demostración.