O setor da educação está a ter de estudar algo que, se não for tido em conta, pode expor alunos e funcionários a riscos e as instituições a multas, sanções e outras penalidades: a conformidade regulamentar. Dizer que o setor se tornou altamente regulamentado é um eufemismo, com inúmeras normas e leis a responsabilizá-lo.

As instituições de ensino em todo o mundo devem cumprir tudo, desde controlos de saúde e segurança e leis de privacidade de dados até orientações curriculares e normas de instalações. A natureza dinâmica deste panorama regulamentar significa que também devem acompanhar as constantes mudanças no terreno da conformidade regulamentar. No entanto, numa era de reformas educativas abrangentes e restrições orçamentais, estas instituições muitas vezes não dispõem do tempo e dos recursos necessários para cumprir os seus requisitos regulamentares.

Uma visão global rápida

Reino Unido
O Departamento de Educação do governo fornece orientações estatutárias para escolas e autoridades locais no Reino Unido. Estas disposições são abrangentes e incluem admissões, avaliação, currículo, proteção e emprego de pessoal.

O Office for Standards in Education, Children’s Services and Skills (Ofsted) é um departamento não ministerial do governo do Reino Unido, que reporta ao parlamento. O Ofsted é responsável pela inspeção de serviços que fornecem educação e competências para alunos de todas as idades, incluindo escolas públicas.

Estados Unidos
A “Every Student Succeeds Act” (ESSA) foi assinada pelo Presidente Obama em 2015. Esta medida bipartidária é a principal lei para a educação pública K-12 nos EUA e responsabiliza as escolas pela forma como os alunos aprendem e alcançam resultados.

A ESSA atribui aos estados individuais um papel central na determinação de como as escolas prestam contas do desempenho dos alunos, incluindo o desempenho dos alunos desfavorecidos.

Austrália
O Australian Education Act 2013 descreve como as escolas governamentais e não governamentais recebem financiamento e como gastar o financiamento de forma adequada. A lei estabelece:

Os direitos e responsabilidades das organizações em termos de receber financiamento do Governo Australiano para a educação escolar.

Expectativas gerais de conformidade, para garantir a responsabilização do financiamento.

Independentemente do país em que uma instituição de ensino esteja sediada, esta deve implementar processos rigorosos para garantir que permanece em conformidade ou enfrentar as consequências.

Processos Manuais: Os Desafios
Os processos manuais tradicionais já não são adequados na busca de manter a conformidade no setor da educação. As instituições que adotam esta abordagem antiquada e trabalhosa à conformidade regulamentar são prejudicadas por processos desarticulados, complexos e demorados que restringem a sua capacidade de cumprir os requisitos existentes e abordar as mudanças.

Estes processos defeituosos, como e-mails e folhas de cálculo, apresentam desafios que agravam o ambiente regulamentar já complexo:

Falta de um registo de auditoria: Os processos manuais não detalham quem reviu o quê, a ação que foi decidida e quando foi implementada.

Falta de responsabilização: Privados de um registo de auditoria, não há responsabilização pela conformidade regulamentar.

Restringe uma visão holística da conformidade regulamentar: Uma abordagem reativa e isolada à conformidade regulamentar restringe a visão holística de uma organização, inibindo o planeamento, orçamentação e transparência do processo.

Informação imprecisa: O processo de rastreamento e controlo manual de todas as versões de e-mails e documentos faz com que a informação rapidamente se torne dessincronizada e irrelevante.

Relatórios limitados: A inteligência regulamentar é limitada pela incapacidade de facilitar funções vitais de relatórios.

Desperdício de recursos e gastos: A monitorização regulamentar manual esgota recursos valiosos e expõe custos ocultos através da criação de silos e múltiplos processos.

Como o Setor da Educação está a Utilizar Software para Digitalizar os Processos de Conformidade
Garantir e demonstrar a conformidade regulamentar é uma tarefa enorme. As instituições de ensino proativas reconhecem que as folhas de cálculo e os e-mails as privam da estrutura e do processo necessários para acompanhar as suas ações e fornecer um registo de auditoria para os reguladores. Consequentemente, muitas estão a recorrer a soluções de software que simplificam e digitalizam os seus processos de conformidade.

Vamos explorar como as instituições maduras estão a gerir os seus requisitos de conformidade regulamentar utilizando software específico.

Biblioteca de obrigações
Metade do desafio da conformidade regulamentar é saber que regras seguir. O software sustenta a implementação de uma “biblioteca de obrigações” abrangente, para que as instituições saibam o que seguir e quando seguir. Capacitadas por esta base de dados de requisitos regulamentares, que é atualizada em tempo real, podem priorizar tarefas considerando o risco de não conformidade, atribuindo responsabilidades, promovendo a propriedade, acompanhando o progresso e analisando resultados.

Muitas organizações no setor da educação já estão a utilizar este software para automatizar o processo de gestão de riscos de não conformidade, ligando-o a bibliotecas de obrigações e estabelecendo controlos que notificam as partes interessadas relevantes sobre falhas de conformidade e potencial exposição.

Ferramentas automatizadas de gestão de políticas
As ferramentas de gestão de políticas automatizadas podem ajudar as instituições a acompanhar os requisitos regulamentares, monitorizar o progresso e fornecer provas de conformidade aos reguladores:

  • Fornece um local central para armazenar todas as políticas e procedimentos, que podem ser alojados juntamente com os regulamentos obrigatórios.
  • As partes interessadas podem aceder a esta informação vital de forma conveniente e beneficiar de um histórico com registo de data e hora de todas as revisões e alterações.
  • Facilita a implementação de um processo estruturado de aprovação de políticas com fluxos de trabalho automatizados que apoiam a responsabilização.
  • Estabelece atestados de funcionários que mostram que o pessoal leu e compreendeu a política.
  • Executa relatórios e visualiza o seu estado em painéis de controlo convenientes.

Gestão de Mudanças Regulamentares
O software com feeds regulamentares integrados de terceiros permite que as instituições de ensino analisem o horizonte regulamentar e recebam notificações quando os regulamentos mudam, proporcionando-lhes clareza ao navegar no panorama regulamentar dinâmico. Os fluxos de trabalho são iniciados automaticamente para que possam fazer e documentar as alterações necessárias para permanecer em conformidade de forma rápida e eficiente.

Esta capacidade de aceder a um amplo espectro de conteúdo e inteligência regulamentar atualizada garante que acompanham as regras e regulamentos em mudança. Uma vez incorporado, o software pode apoiar a criação de um programa abrangente de mudança regulamentar com fluxos de trabalho automatizados e processos rigorosos de aprovação e assinatura.

Auditorias e inspeções
As auditorias e inspeções são comuns no setor da educação para garantir que as diretrizes estão a ser seguidas, os alunos estão seguros e o currículo está no caminho certo. O software simplifica o registo de auditoria ao agregar dados de risco e conformidade num formato consistente e armazená-los centralmente com um registo de quem inseriu os dados e quando. Além disso, os fluxos de trabalho automatizados garantem um processo de mudança totalmente rastreado, passo a passo, assegurando as aprovações relevantes. A automatização deste processo permite às instituições manter um registo central de auditoria que melhora a precisão, acessibilidade e usabilidade dos dados.

Manter um registo digital dos requisitos regulamentares e das ações tomadas gera um processo eficaz para demonstrar conformidade e acompanhar o progresso tanto para auditores externos como para reguladores.

Gestão de Incidentes
O efeito dominó de incidentes inesperados em escolas, faculdades e universidades pode ter um impacto prejudicial nos alunos, funcionários e pais. Tome como exemplo os encerramentos repentinos de escolas durante os confinamentos da Covid, que de repente forçaram os pais a educar os seus filhos em casa. Um processo abrangente de gestão de incidentes é essencial para manter as operações a funcionar sem problemas durante um incidente não planeado, desde garantir que há pessoal suficiente até manter a energia.

A gestão de incidentes automatizada garante que todos os eventos associados são geridos até à resolução completa, sem quaisquer quebras ao longo do processo. O software fornece um fluxo de trabalho flexível que detalha e documenta o processo de triagem, remediação e notificação das partes interessadas. Os incidentes podem subsequentemente ser ligados a registos de risco e pode ser fornecido um registo de auditoria completo com registo de data e hora.

Como o Setor da Educação está a Beneficiar da Revolução Digital
O setor da educação está a experimentar uma revolução digital graças à automatização simplificada que o software oferece. Estas ferramentas e técnicas inovadoras, que se originaram para apoiar indústrias altamente regulamentadas como os serviços financeiros, estão a simplificar requisitos de conformidade complexos em todo o panorama educacional.

À medida que as organizações do setor começam a incorporar as melhores ferramentas de conformidade nos seus processos, estão a aproveitar benefícios convincentes:

  • Fazer ligações entre conjuntos de dados em gestão de risco, conformidade e incidentes.
  • Criar regras automatizadas que adicionam áreas de não conformidade ao registo de riscos.
  • Registar incidentes e ligá-los automaticamente às obrigações de conformidade.
  • Definir controlos que detetem riscos emergentes ou sinalizem não conformidade.
  • Monitorização abrangente num único ponto de supervisão através de painéis de controlo e relatórios em tempo real, simplificando relatórios e registos de auditoria.

Se quiser saber mais sobre como as instituições do setor da educação estão a digitalizar os seus processos de conformidade, solicite uma demonstração.