Bei der Automatisierung werden Computerprogramme eingesetzt, um bestimmte Aufgaben ohne menschliches Zutun auszuführen. Im Geschäftsleben können diese softwaregesteuerten Aktivitäten von automatisierten Fertigungsprozessen bis hin zu Büroaufgaben wie dem Versand von Marketing-E-Mails oder Textnachrichten reichen.

Diese automatisierten Prozesse können den Stress am Arbeitsplatz verringern und Fehler einschränken. Automatisierte Softwareprogramme verwenden oft eine regelbasierte Logik, um Aufgaben wie die Datenerfassung oder -eingabe zu erledigen, die sonst manuell und alltäglich wären. Sich wiederholende Aufgaben wie diese können dazu führen, dass die Mitarbeiter ermüden oder sich sogar verletzen. Während einige Arbeitsplätze durch die zunehmende Automatisierung wegfallen könnten, werden andere einfacher, weil Software banale Aufgaben übernehmen kann, so dass den Mitarbeitern mehr Zeit für höherwertige Aufgaben und Aktivitäten bleibt. Da automatisierte Systeme hocheffizient sind, können sie auch den gesamten Geschäftsbetrieb rationalisieren und Unternehmen helfen, Arbeitskosten und Ausgaben zu sparen. Werfen Sie einen genaueren Blick auf diese Systeme und die jeweiligen Vorteile.

1. Kundenbeziehungsmanagement

Software für das Kundenbeziehungsmanagement (CRM) hilft Unternehmen, Daten über Kunden zu sammeln und Interaktionen zu vereinfachen. Das Ziel von CRM ist es, den Umsatz zu steigern, die Kundentreue zu erhalten und die Vorlieben bestimmter Kunden zu speichern. Automatisierte CRM-Software kann Daten aus der Lead-Generierung direkt in Vertriebsprogramme übertragen und Kunden nach Interessenslage, demografischen Merkmalen, Standort oder anderen Variablen organisieren. Sie kann dann vorgefertigte E-Mails oder andere gezielte Werbung auf der Grundlage dieser Marktsegment-Kategorisierungen versenden. All dies kann ohne menschliches Zutun geschehen. CRM-Systeme können auch die Aktivitäten der Kunden auf Websites, frühere Käufe und Reaktionen auf Marketingmaterialien aufzeichnen. Unternehmen können CRM nicht nur für zielgerichtetes Marketing und personalisierte Verkaufsbemühungen einsetzen, sondern die Daten auch nutzen, um ein personalisiertes Kundenerlebnis zu schaffen, mit dem Ziel, die allgemeine Loyalität und Zufriedenheit zu erhöhen. Der automatisierte Charakter von CRM-Tools kann auch die Geschwindigkeit erhöhen, mit der Kunden bedient werden. Das System eines Unternehmens könnte sich beispielsweise auf Chatbots stützen, um Kundenanfragen sofort zu beantworten, anstatt sie zu zwingen, auf einen menschlichen Vertreter zu warten. Tests haben gezeigt, dass diese automatisierten Service-Agenten mithilfe der Verarbeitung natürlicher Sprache (NLP) und anderer Tools 65 % der Kundendienstanfragen ohne menschliches Eingreifen lösen können.

2. Cloud Computing

Beim Cloud Computing wird ein Netzwerk von Remote-Servern genutzt, um Daten zu verwalten, zu speichern und zu verarbeiten und Software aus der Ferne zu hosten. Dieses Arrangement bietet mehr Zugänglichkeit und bessere Sicherheit als herkömmliche standortbasierte Server und Computernetzwerke. Es kann auch die Rechenleistung erhöhen, auf die das Unternehmen zugreifen kann. Cloud Computing kann auch dazu beitragen, die Datenerfassung und -speicherung zu automatisieren. Unternehmen können Daten und Software automatisch auf ihrer Cloud-Plattform sichern. Wenn ihre standortbasierten Systeme ausfallen oder eine Sicherheitslücke auftreten sollte, können sie den Betrieb ohne größere Unterbrechung in die Cloud verlagern. Außerdem können sich Unternehmen auf Cloud-basierte Datenanalyse-, Business-Intelligence- oder Buchhaltungstools verlassen, um automatisch Daten oder Finanzinformationen zu verarbeiten, die von jedem autorisierten Benutzer hochgeladen wurden, unabhängig von dessen physischem Standort. Da Cloud Computing nicht an einen einzigen Satz von Servern vor Ort gebunden ist, können Unternehmen ihren Betrieb automatisch nach oben oder unten skalieren, ohne ihre Hardware-Einrichtung anpassen zu müssen. Netflix ist ein Beispiel für ein Unternehmen, das sich in hohem Maße auf cloudbasierte automatisierte Systeme verlässt. Es verfügt über fortschrittliche automatisierte Frameworks, die Streaming-Daten von Servern für die vielen verschiedenen Arten von Geräten verarbeiten, die die Website und die Apps des Unterhaltungsanbieters nutzen. Der Stream wird in der Cloud optimiert, bevor er an das Gerät des Nutzers übertragen wird, was zu einer gleichbleibend hohen Bildqualität führt.

3. Lösungen für das Supply Chain Management

Das Management der Lieferkette ist für jedes Unternehmen, das in seinem Betrieb auf Materialien, Ausrüstung oder Produkte angewiesen ist, unerlässlich. Das ultimative Ziel des Supply Chain Management ist es, sicherzustellen, dass die richtigen Produkte zum richtigen Zeitpunkt und zu den geringstmöglichen Kosten an den richtigen Ort geliefert werden. Automatisierte Software für das Supply Chain Management berücksichtigt alle Variablen, die den Betrieb der Lieferkette beeinflussen. Sie kann Sendungen verfolgen, Bestände bewerten und sogar Bestellungen für zusätzliche Bestände aufgeben, wenn sie feststellt, dass die Bestände unter einen bestimmten Schwellenwert fallen. Außerdem können die heutigen Lieferketten komplex und anfällig für Verzögerungen sein. Supply-Chain-Tools können das System überwachen und frühzeitige Warnungen über Verzögerungen oder Lieferengpässe ausgeben. Diese Informationen sind für das RISIKOMANAGEMENT von entscheidender Bedeutung, da sie frühzeitig vor Verzögerungen warnen und dem Unternehmen Zeit geben, Anpassungen vorzunehmen oder alternative Pläne zu erstellen. Hier sind einige der technischen Tools, die das Supply Chain Management verbessern:

  • Radiofrequenz-Identifikationssysteme (RFID) nutzen Funkwellen, um Sendungen zu verfolgen und Standortdaten in Echtzeit zu liefern.
  • Barcode-Scanner lesen die Daten von Barcodes schnell ein und laden sie in die Cloud hoch. Dies ermöglicht eine Nachverfolgung in Echtzeit und einen äußerst effizienten Bestell-, Kommissionier- und Versandprozess.
  • Lagerverwaltungssysteme (WMS) sammeln Bestands-, Versand- und Bestelldaten, um die Lagerhaltung und den Betrieb zu optimieren.
  • Warehouse Execution Systems (WES) verwalten die Bewegung von Materialien und Produkten innerhalb eines Lagers, um die Lagerung zu optimieren und die Notwendigkeit zu minimieren, den Bestand nach dem Einlagern zu bewegen.
  • Transportmanagementsysteme (TMS) übernehmen die Planung von Sendungen und Routen, so dass der Transport von Gütern rationalisiert wird.

Die meisten Unternehmen verlassen sich auf mehrere dieser Systeme, die mit einer zentralen Plattform verbunden sind, um ihre Liefervorgänge zu verwalten.

4. Risikomanagement-Informationssysteme

Ein Risikomanagement-Informationssystem (RMIS) hilft Unternehmen, alle Arten von Risiken zu erkennen und zu verwalten. RMIS-Plattformen bieten einen umfassenden Überblick über das Risikoprofil eines Unternehmens. Mit diesen Einblicken können Entscheidungsträger Risiken identifizieren, bewerten und verwalten. Ein RMIS-System umfasst in der Regel Komponenten zur Datenerfassung, Analyse, Berichterstattung und Visualisierung, so dass es den gesamten Prozess von der Erfassung von Risikorohdaten bis zur Berichterstattung über relevante Erkenntnisse abdecken kann. Da die Daten und Ergebnisse automatisch aktualisiert werden, kann eine RMIS-Plattform aktuelle Erkenntnisse liefern. Sie kann die Daten auch zur Vorhersage von Risiken nutzen, die auftreten könnten, wenn sich die aktuellen Trends fortsetzen oder wenn vorhergesagte Ereignisse eintreten. Diese automatisch generierte Analyse ermöglicht es dem Unternehmen, fundierte Entscheidungen zu treffen und die Risiken zu berücksichtigen, die die größten Bedrohungen für den Betrieb und die Gewinnmargen des Unternehmens darstellen.

5. Software für Unternehmensrisikomanagement

Enterprise Risk Management (ERM) ist der Prozess, den Unternehmen nutzen, um operative Risiken zu identifizieren, zu bewerten und zu verwalten. ERM-Software automatisiert diesen Prozess, indem sie Daten sammelt, zusammenfasst und analysiert und Einblicke in potenzielle Risiken und ihre möglichen Auswirkungen auf das Unternehmen bietet. Der Vorteil dieses vorausschauenden Ansatzes besteht darin, dass er es Unternehmen ermöglicht, potenzielle Probleme zu definieren und zu planen, bevor sie tatsächlich eintreten. Neben Einblicken in die Risikoexposition und einer verbesserten Planung kann ERM auch bei der Planung von Compliance-Anforderungen, Versicherungen und anderen Anforderungen an das Risikomanagement helfen.

6. Automatisierung von Dokumenten durch künstliche Intelligenz

Künstliche Intelligenz (KI) kann die Erstellung und Verwaltung von Dokumenten rationalisieren. KI-Software kann auf der Grundlage von Regeln, die von den Programmierern festgelegt wurden, automatisch entscheiden, wie die Dokumente zu füllen sind. Dadurch entfällt die zeitraubende Aufgabe, jedes Dokument manuell zu erstellen. Systeme zur Automatisierung von Dokumenten helfen auch bei der Speicherung, Klassifizierung und dem Abruf von Dokumenten. Der Hauptvorteil dieser Systeme besteht jedoch darin, dass sie die Fehler beseitigen können, die bei der manuellen Erstellung von Dokumenten unweigerlich auftreten. Diese automatisierten Tools sind ideal für die Rechnungsstellung, die Erstellung von Verträgen, juristischen Dokumenten, Berichten zu gesetzlichen Vorschriften, Finanzberichten und anderen Dokumenten, bei denen es auf Genauigkeit und die Verwendung verfügbarer Daten und Informationen ankommt. So können Sie beispielsweise Daten aus der RMIS-Software verwenden, um Dokumente für Versicherungsansprüche, Rechtsverfahren und andere wichtige Dokumente zu erstellen.

Vorteile der Automatisierung von Geschäftsprozessen

Mit den richtigen Tools kann ein Unternehmen Prozesse automatisieren, um die Effizienz zu steigern, Fehler zu reduzieren und Kosten zu senken. Hier sehen Sie sich die Vorteile genauer an, die ein Unternehmen oder eine Organisation genießen kann, wenn sie die richtigen Automatisierungstools auswählt.

Gesteigerte Effizienz

Die Automatisierung von Geschäftsprozessen hilft, sich wiederholende und manuelle Aufgaben wie Dateneingabe und Dokumentenerstellung zu vermeiden. Außerdem entfällt die Notwendigkeit, Dokumente aufgrund von Fehlern erneut zu überprüfen und zu bearbeiten. Da diese Routineaufgaben von einer schnell reagierenden Software übernommen werden, können sich die Mitarbeiter auf produktivere Tätigkeiten konzentrieren, die Entscheidungsfindung, Kreativität und Geschick erfordern. Das Ergebnis ist eine effizientere Organisation.

Reduzierte Kosten

Die Automatisierung von Prozessen kann Unternehmen dabei helfen, Kosten zu senken und Zeit und Geld zu sparen, indem die Arbeitskosten gesenkt werden. Ein Unternehmen benötigt weniger Mitarbeiter für die Dateneingabe, den Kundendienst, das Inventar und die Buchhaltung. Kosten, die durch Fehler entstehen, werden ebenfalls reduziert.

Verbesserte Qualität

Die Automatisierung erhöht die Genauigkeit, die Effizienz und die Gesamtleistung des Unternehmens. Die Mitarbeiter können sich auf die Qualität des Produkts oder der Dienstleistung ihres Arbeitgebers konzentrieren, anstatt sich in Details und Routineaufgaben zu verzetteln. Automatisierte Software kann auch dabei helfen, die Ergebnisse zu bewerten und sie an festgelegten Benchmarks zu messen. Diese automatisch generierten Bewertungen können Erkenntnisse für künftige Verbesserungen liefern oder dabei helfen, zu bestätigen, dass die aktuellen Abläufe den Erwartungen entsprechen.