L’automatisation utilise des programmes informatiques pour effectuer certaines tâches sans intervention humaine. Dans les entreprises, ces activités pilotées par des logiciels peuvent aller des processus de fabrication automatisés aux tâches de bureau telles que l’envoi de courriels de marketing ou de messages textuels. Ces processus automatisés peuvent réduire le stress sur le lieu de travail et limiter les erreurs. Souvent, les logiciels automatisés utilisent une logique basée sur des règles pour gérer des tâches telles que la collecte ou la saisie de données qui, autrement, seraient manuelles et banales. Les tâches répétitives de ce type peuvent fatiguer les employés, voire les blesser. Si certains emplois peuvent être supprimés par l’augmentation de l’automatisation sur le lieu de travail, d’autres deviendront plus faciles parce que les logiciels peuvent prendre en charge des tâches banales, ce qui laisse aux employés plus de temps pour des tâches et des activités de plus haut niveau. Les systèmes automatisés étant très efficaces, ils peuvent également rationaliser l’ensemble des opérations commerciales et aider les entreprises à économiser sur les coûts de main-d’œuvre et les dépenses. Voici un aperçu de ces systèmes et de leurs avantages.
1. Gestion de la relation client
Les logiciels de gestion de la relation client (CRM) aident les entreprises à collecter des données sur les clients et à simplifier les interactions. Les objectifs ultimes de la GRC sont de stimuler les ventes, de fidéliser les clients et d’enregistrer les préférences de certains d’entre eux. Les logiciels de CRM automatisés peuvent transférer les données issues des efforts de génération de prospects directement dans les programmes de vente et organiser les clients en fonction de leur niveau d’intérêt, de leurs caractéristiques démographiques, de leur localisation ou d’autres variables. Il peut ensuite envoyer des courriels préétablis ou d’autres publicités ciblées sur la base de ces catégorisations de segments de marché. Tout cela peut se faire sans intervention humaine. Les systèmes de CRM peuvent également enregistrer l’activité des clients sur les sites web, leurs achats antérieurs et leurs réponses aux documents marketing. Outre l’utilisation de la gestion de la relation client pour le marketing ciblé et les efforts de vente personnalisés, les entreprises peuvent utiliser les données pour créer une expérience plus personnalisée pour les clients, dans le but d’accroître la loyauté et la satisfaction globales. La nature automatisée des outils de CRM peut également accroître la rapidité avec laquelle les clients sont servis. Par exemple, le système d’une entreprise peut s’appuyer sur des chatbots pour répondre immédiatement aux questions des clients au lieu de les obliger à attendre un représentant humain. Des tests ont montré que ces agents de service automatisés peuvent utiliser le traitement du langage naturel (NLP) et d’autres outils pour résoudre 65 % des demandes de service des clients sans intervention humaine.
2. L’informatique en nuage
L’informatique en nuage utilise un réseau de serveurs distants pour gérer, stocker et traiter des données et héberger des logiciels à distance. Cet arrangement offre une plus grande accessibilité et une meilleure sécurité que les serveurs et les réseaux informatiques traditionnels basés sur un site. Il peut également augmenter la puissance de calcul à laquelle l’entreprise peut accéder. L’informatique en nuage peut également contribuer à automatiser la collecte et le stockage des données. Les entreprises peuvent sauvegarder automatiquement les données et les logiciels sur leur plateforme en nuage. Si leurs systèmes sur site tombent en panne ou sont victimes d’une faille de sécurité, elles peuvent transférer leurs opérations dans le nuage en limitant les interruptions. En outre, les entreprises peuvent s’appuyer sur des outils d’analyse de données, de veille stratégique ou de comptabilité basés sur l’informatique en nuage pour traiter automatiquement les données ou les informations financières téléchargées par tout utilisateur autorisé, quel que soit son emplacement physique. Comme l’informatique en nuage n’est pas liée à un seul ensemble de serveurs sur site, les entreprises peuvent automatiquement augmenter ou réduire leurs opérations sans avoir à adapter leur configuration matérielle. Netflix est un exemple d’entreprise qui s’appuie fortement sur des systèmes automatisés basés sur l’informatique en nuage. Elle dispose de cadres automatisés avancés qui traitent les données en continu provenant des serveurs pour les nombreux types d’appareils qui utilisent le site web et les applications du fournisseur de divertissements. Le flux est optimisé dans le nuage avant d’être transmis à l’appareil de l’utilisateur, ce qui permet d’obtenir des images de qualité constante.
3. Solutions de gestion de la chaîne d’approvisionnement
La gestion de la chaîne d’approvisionnement est essentielle pour toute entreprise dont les activités reposent sur des matériaux, des équipements ou des produits. L’objectif ultime de la gestion de la chaîne logistique est de s’assurer que les bons produits sont livrés au bon endroit, au bon moment et au moindre coût. Les logiciels de gestion automatisée de la chaîne d’approvisionnement tiennent compte de toutes les variables qui affectent les opérations de la chaîne d’approvisionnement. Il permet de suivre les expéditions, d’évaluer les stocks et même de passer des commandes de stocks supplémentaires lorsqu’il détecte des niveaux inférieurs à un seuil de déclenchement. De plus, les chaînes d’approvisionnement d’aujourd’hui peuvent être complexes et sujettes à des retards. Les outils de gestion de la chaîne d’approvisionnement peuvent surveiller le système et fournir des alertes précoces en cas de retard ou de pénurie d’approvisionnement. Ces informations sont essentielles pour la GESTION DES RISQUES, car elles permettent d’anticiper les retards, ce qui donne à l’entreprise le temps de s’adapter ou d’élaborer d’autres plans. Voici quelques-uns des outils technologiques qui améliorent la gestion de la chaîne d’approvisionnement :
- Les systèmes d’identification par radiofréquence (RFID) utilisent les ondes radio pour suivre les expéditions et fournir des données de localisation en temps réel.
- Les lecteurs de codes-barres lisent et téléchargent rapidement les données des codes-barres vers le cloud, ce qui permet un suivi en temps réel et des processus de commande, de préparation et d’expédition ultra-efficaces.
- Les systèmes de gestion d’entrepôt (WMS) collectent les données relatives à l’inventaire, à l’expédition et aux commandes afin d’optimiser le stockage et les opérations de l’entrepôt.
- Les systèmes d’exécution d’entrepôt (WES) gèrent le mouvement des matériaux et des produits au sein d’un entrepôt afin d’optimiser le stockage et de minimiser la nécessité de déplacer les stocks une fois qu’ils sont mis en rayon.
- Les systèmes de gestion des transports (TMS) gèrent la planification des expéditions et des itinéraires afin de rationaliser le transport des marchandises.
La plupart des entreprises utilisent plusieurs de ces systèmes, reliés à une plateforme centrale, pour gérer leurs opérations d’approvisionnement.
4. Systèmes d’information sur la gestion des risques
Un système d’information sur la gestion des risques (SIGR) aide les organisations à identifier et à gérer tous les types de risques. Les plates-formes SIGR fournissent une vue d’ensemble du profil de risque d’une organisation. Grâce à ces informations, les décideurs peuvent identifier, évaluer et gérer les risques. Un système RMIS comprend généralement des composants de collecte de données, d’analyse, de reporting et de visualisation, ce qui lui permet de gérer l’ensemble du processus, depuis la collecte de données brutes sur les risques jusqu’à la communication des résultats pertinents. Parce qu’elle met à jour les données et les résultats automatiquement, une plateforme RMIS peut offrir des informations actualisées. Elle peut également utiliser les données pour prévoir les risques qui pourraient survenir si les tendances actuelles se poursuivent ou si les événements prévus se produisent. Cette analyse générée automatiquement permet à l’entreprise de prendre des décisions éclairées et de tenir compte des risques qui représentent les plus grandes menaces pour ses opérations et ses marges bénéficiaires.
5. Logiciel de gestion des risques de l’entreprise
La gestion des risques d’entreprise (ERM) est le processus utilisé par les entreprises pour identifier, évaluer et gérer les risques opérationnels. Les logiciels ERM automatisent ce processus en collectant, agrégeant et analysant les données et en offrant une vision des risques potentiels et de leur impact éventuel sur l’entreprise. L’avantage de cette approche prédictive est qu’elle permet aux entreprises de définir et de planifier les problèmes potentiels avant qu’ils ne se matérialisent. Outre la connaissance de l’exposition aux risques et l’amélioration de la planification, l’ERM peut contribuer à la planification des exigences de conformité, des assurances et d’autres besoins en matière de gestion des risques.
6. Automatisation des documents fondée sur l’intelligence artificielle
L’intelligence artificielle (IA) peut rationaliser la création et la gestion des documents. Les logiciels d’IA peuvent décider automatiquement de la manière de remplir les documents sur la base de règles définies par les programmeurs. Cela permet d’éliminer la tâche fastidieuse que représente la création manuelle de chaque document. Les systèmes d’automatisation des documents facilitent également le stockage, la classification et la récupération des documents. Cependant, l’avantage principal de ces systèmes est qu’ils peuvent éliminer les erreurs qui se produisent inévitablement lors de la création manuelle de documents. Ces outils automatisés sont idéaux pour la facturation, la rédaction de contrats, les documents juridiques, les rapports réglementaires, les états financiers et d’autres documents exigeant précision et utilisation des données et informations disponibles. Par exemple, vous pouvez utiliser les données du logiciel RMIS pour créer des documents pour les réclamations d’assurance, les actions en justice et d’autres documents essentiels.
Avantages de l’automatisation des processus d’entreprise
Avec les bons outils, une entreprise peut automatiser ses processus afin d’accroître son efficacité, de réduire les erreurs et de limiter les coûts. Voici un aperçu des avantages dont une entreprise ou une organisation peut bénéficier si elle choisit les bons outils d’automatisation.
Efficacité accrue
L’automatisation des processus opérationnels permet d’éliminer les tâches répétitives et manuelles telles que la saisie de données et la création de documents. Elle élimine également la nécessité de revérifier les documents et de les éditer en cas d’erreurs. Ces tâches de routine étant prises en charge par des logiciels à action rapide, les employés peuvent se concentrer sur des activités plus productives nécessitant une prise de décision, de la créativité et des compétences. Il en résulte une organisation plus efficace.
Réduction des coûts
L’automatisation des processus peut aider les entreprises à réduire leurs coûts et à économiser du temps et de l’argent en diminuant les coûts de main-d’œuvre. Une entreprise aura besoin de moins d’employés pour la saisie des données, le service à la clientèle, l’inventaire et la comptabilité. Les coûts liés aux erreurs seront également réduits.
Amélioration de la qualité
L’automatisation accroît la précision, l’efficacité et les performances globales de l’entreprise et permet aux employés de se concentrer sur la qualité du produit ou du service de leur employeur au lieu de s’enliser dans les détails et les tâches routinières. Les logiciels automatisés peuvent également aider à évaluer les résultats et à les mesurer par rapport à des critères de référence définis. Ces évaluations générées automatiquement peuvent donner des indications sur les améliorations à apporter à l’avenir ou aider à confirmer que les opérations actuelles répondent aux attentes.
