Lors d’une fusion ou d’une acquisition, la dernière chose que vous souhaitez est une perturbation de vos services. Les clients méfiants, qui surveillent déjà les impacts potentiels sur la direction ou le niveau de service, peuvent interpréter la moindre perturbation comme un signal pour se tourner vers la concurrence. Maintenir la continuité des activités pendant la transition ne se limite pas à assurer le fonctionnement des opérations ; cela renforce la confiance des clients, protège votre marque et vous confère un avantage concurrentiel.
Les fusions et acquisitions sont en hausse alors que les organisations cherchent à se développer sur de nouveaux marchés et à ajouter des produits et services. La croissance offre des opportunités, mais elle apporte également de la complexité et des risques susceptibles de perturber les opérations. Pour gérer ces risques efficacement, vous devez impliquer les équipes de continuité des activités et de résilience opérationnelle dès le premier jour.
Reporter la planification de la résilience jusqu’après la conclusion de la transaction crée de la confusion. Les systèmes qui se chevauchent, les lignes hiérarchiques changeantes et les rôles peu clairs créent des lacunes dans les plans de continuité des activités. Les perturbations deviennent plus probables. La qualité du service diminue et les clients se tournent vers les concurrents.
Lorsque vous recherchez la croissance par le biais de fusions-acquisitions, examinez les capacités de continuité des activités dans le cadre de votre diligence raisonnable et de vos critères de sélection. Au moment où la transaction se conclut, vous devez déjà comprendre le programme de gestion de la continuité des activités de l’organisation cible, y compris ses risques clés, ses dépendances et ses capacités de reprise. Élaborez un plan provisoire pour aligner les processus et combler les lacunes, réduisant ainsi les perturbations et favorisant une intégration harmonieuse.
Pourquoi les fusions-acquisitions mettent la résilience en péril
Même les fusions bien planifiées peuvent mettre à rude épreuve vos opérations si les entreprises qui fusionnent ont des cultures, des systèmes et des processus différents. Les défis suivants peuvent perturber la continuité des activités :
- Complexité opérationnelle doublée du jour au lendemain : Lorsque les structures et les processus fusionnent, les fonctions critiques telles que l’informatique, la finance ou le service client peuvent se chevaucher ou manquer de responsabilité claire, créant des lacunes et des problèmes de communication.
- Chevauchement de l’infrastructure technologique : Des écosystèmes informatiques distincts peuvent être difficiles à intégrer, entraînant des problèmes d’accès, des pertes de données ou des pannes.
- Désalignement culturel : Une mauvaise communication, des processus changeants et des priorités concurrentes peuvent conduire à de mauvaises décisions affectant les services critiques.
- Appétits pour le risque différents : Les variations de tolérance au risque peuvent entraîner des contrôles et une planification de contingence insuffisants.
- Approches de gestion de la continuité des activités contradictoires : Une organisation peut disposer d’un programme mature et bien testé, tandis que l’autre s’appuie sur des processus manuels ou des plans obsolètes, compromettant les objectifs de temps de reprise (RTO).
- Exposition réglementaire accrue : L’entrée sur de nouveaux marchés ou secteurs introduit des exigences de conformité et des obligations de reporting supplémentaires. Si elles ne sont pas alignées, les lacunes peuvent entraîner des amendes, des retards ou des atteintes à la réputation.
- Angles morts de la chaîne d’approvisionnement : La fusion de réseaux de fournisseurs peut créer des fournisseurs en double, des dépendances cachées ou des risques de concentration. Sans visibilité claire, la défaillance d’un seul fournisseur peut perturber les services critiques.
Chacun de ces défis peut perturber la prestation de services s’il n’est pas traité rapidement, dans le cadre d’un plan structuré. À mesure que les systèmes fusionnent, que les équipes se réorganisent et que les politiques changent, de petites lacunes peuvent se transformer en incidents opérationnels sans une gouvernance claire de la continuité.
8 façons de maintenir la continuité et la résilience des activités pendant une fusion-acquisition
1. Évaluer les capacités de continuité pendant la diligence raisonnable
Le programme de continuité et de résilience des activités d’une cible fournit un aperçu de sa stabilité opérationnelle, de son exposition aux perturbations et de sa capacité à se remettre d’incidents. L’examen de ces capacités avant la conclusion de la transaction permet d’identifier les risques d’intégration en amont. Pendant la phase de diligence raisonnable :
- Évaluez les plans de continuité des activités de l’organisation cible.
- Vérifiez la fréquence à laquelle les équipes mettent à jour et testent les plans et contrôles de continuité.
- Examinez les résultats des tests, l’historique des incidents et les défaillances passées.
- Vérifiez si les plans sont pratiques et exploitables, ou simplement documentés.
- Confirmez s’ils utilisent une plateforme de gestion de la continuité des activités ou s’appuient sur des processus manuels.
- Identifiez les lacunes en matière de gouvernance, de responsabilité et de supervision.
- Analysez comment les défaillances de plans antérieures ont été traitées.
- Évaluez comment les objectifs de temps de reprise (RTO) et l’appétit pour le risque se comparent aux vôtres.
- Évaluez la maturité globale de leur programme de gestion de la continuité des activités et de résilience.
Une compréhension précoce du profil de risque et de résilience de l’organisation cible vous aide à créer des plans d’atténuation et à prendre de meilleures décisions. Vous réduisez les temps d’arrêt et évitez d’hériter de vulnérabilités.
2. Réaliser une analyse d’impact sur les activités combinée dès le début
Une fois que les dirigeants ont signé la transaction, impliquez les experts en continuité des activités (SME) des deux organisations pour effectuer une analyse d’impact sur les activités (BIA) conjointe.
- Identifiez les services, systèmes et obligations réglementaires critiques dans les deux entreprises.
- Traitez les interdépendances, les différences d’appétit pour le risque et les lacunes en matière de capacité de reprise.
- Alignez les RTO et les objectifs de point de reprise (RPO) pour vous assurer qu’ils correspondent à votre appétit pour le risque global.
Impliquez les experts en continuité des activités des deux organisations pendant la BIA. Leur contribution révèle les dépendances cachées, garantit la mise en place de contrôles temporaires et aide à aligner les processus et la culture pour une transition harmonieuse.
3. Cartographier et rationaliser les systèmes et plateformes technologiques
Lors de l’intégration technologique dans le cadre d’une fusion-acquisition, les systèmes fragmentés et les données cloisonnées créent des inefficacités et augmentent le risque de problèmes de sécurité ou de confidentialité. Pour y remédier, suivez les étapes suivantes :
- Établissez un inventaire de toutes les plateformes et applications technologiques dans les deux organisations.
- Identifiez les systèmes qui se chevauchent et les risques d’intégration entre les plateformes technologiques, les processus et les flux de travail.
- Protégez les systèmes critiques pendant la migration pour éviter les temps d’arrêt et les perturbations visibles par les clients.
- Établissez des mesures de protection provisoires telles que des systèmes parallèles, des plans de retour en arrière ou une surveillance renforcée pendant le déclassement ou la consolidation.
Les plans d’intégration doivent inclure des mesures de protection et des plans de contingence pour prévenir les pannes et maintenir la continuité du service.
4. Unifier l’appétit pour le risque et les structures de gouvernance
Les organisations qui entament une fusion-acquisition partagent rarement le même modèle de gouvernance ou le même appétit pour le risque. Une intégration réussie nécessite un alignement des dirigeants entre les unités commerciales, les fonctions de gestion des risques et les équipes opérationnelles.
- Alignez les équipes de direction sur des seuils de risque partagés, des protocoles d’escalade et des droits de décision en matière de gouvernance.
- Mettez à jour les listes de contacts pour les aligner sur votre Active Directory afin de clarifier la responsabilité et les attributions.
- Clarifiez l’autorité décisionnelle et les voies d’escalade pendant les incidents et les pannes.
- Créez des équipes combinées de gestion de crise et des protocoles de réponse aux incidents.
- Identifiez les politiques et processus qui renforcent la résilience et ceux qui nécessitent des améliorations.
En donnant la priorité à une continuité des activités solide dès le départ, vous minimisez les incidents et les temps d’arrêt pendant l’intégration. Impliquez les équipes de résilience et de gestion de la continuité des activités pour créer une appropriation, identifier les forces et les lacunes, et découvrir les points communs qui guident l’alignement.
5. Évaluer et consolider le risque lié aux tiers
Les transactions de fusion-acquisition combinent non seulement des entreprises, mais aussi leurs écosystèmes de tiers, leurs chaînes d’approvisionnement et leurs prestataires de services. Les fournisseurs tiers affectent la continuité et la résilience, il convient donc de les examiner attentivement.
- Créez un inventaire des fournisseurs et prestataires dans les deux organisations.
- Évaluez la maturité de la résilience de chaque fournisseur à l’aide de questionnaires, d’audits, de certifications et de SLA.
- Évaluez les fournisseurs qui se chevauchent et identifiez les redondances potentielles.
- Assurez-vous que tous les fournisseurs respectent les exigences de conformité et de sécurité et comblez les lacunes en matière de certifications et de contrôles.
- Cartographiez les dépendances de la chaîne d’approvisionnement pour identifier les points de défaillance uniques.
Suivez les performances de vos tiers, effectuez des évaluations et examinez régulièrement la conformité pendant l’intégration. Connaître la chaîne d’approvisionnement partagée vous aide à repérer les risques, à prévenir les perturbations et à réduire l’exposition réglementaire et opérationnelle.
6. Standardiser et centraliser les données de gestion de la continuité des activités
Les données fragmentées posent des défis d’intégration. Les feuilles de calcul, les systèmes de gestion de la continuité des activités déconnectés et les rapports cloisonnés rendent difficile la visualisation de l’état de reprise et de l’efficacité des contrôles dans les deux organisations.
- Établissez une source unique de vérité pour les données de continuité et d’incidents pendant la transition.
- Évaluez les processus de gestion de la continuité des activités et recherchez des opportunités de standardisation et d’alignement.
- Examinez les données de continuité, les tableaux de bord et les processus de reporting pour identifier les incohérences et les lacunes.
- Déterminez s’il faut unifier les deux programmes sur votre plateforme existante ou mettre en œuvre une solution de continuité plus performante.
Au fil du temps, travaillez à aligner les deux programmes de gestion de la continuité des activités sur une plateforme unique pour améliorer la visibilité, réduire la duplication et rationaliser les opérations. Standardisez la terminologie, les catégories de risques et les structures de reporting pour jeter les bases de tableaux de bord de direction cohérents et d’une supervision au niveau du conseil d’administration.
7. Construire une culture de résilience unifiée
La résilience dans les fusions et acquisitions dépend autant des personnes que des processus. Fournissez des orientations et une formation claires pour aider les employés à répondre aux crises dans la nouvelle organisation.
- Communiquez de manière proactive les changements dans les procédures de continuité tout au long de la transition.
- Alignez la terminologie, la gouvernance et les flux de processus, en clarifiant les attentes en matière de réponse aux incidents, d’escalade et de reporting dans les équipes héritées.
- Déployez des outils de notification d’urgence et de gestion de crise pour garantir que les employés reçoivent des mises à jour en temps réel.
- Utilisez des outils de veille sur les menaces mondiaux pour alerter le personnel des risques cyber et opérationnels émergents dans l’entité combinée.
En tenant le personnel informé à l’aide d’outils de communication et de surveillance des menaces, les employés peuvent répondre aux incidents plus rapidement, réduisant ainsi les temps d’arrêt pendant la transition.
8. Surveiller en continu le risque d’intégration
La fusion de deux entreprises se déroule sur des mois ou des années, avec des systèmes, des équipes et des processus en constante évolution. La surveillance continue du risque d’intégration aide à prévenir les perturbations opérationnelles, les lacunes de contrôle et les interruptions de service.
- Établissez un registre des risques dédié aux problèmes liés à l’intégration.
- Définissez des contrôles pour les risques identifiés.
- Suivez les incidents, les quasi-accidents et les vulnérabilités persistantes à toutes les étapes du plan d’intégration.
- Utilisez les données d’incidents et de risques du registre des risques d’intégration pour affiner les plans de gestion de la continuité des activités et prévenir les perturbations répétées pendant la fusion.
- Rapportez régulièrement l’état de la gestion de la continuité des activités à la direction et au conseil d’administration.
En suivant continuellement les risques d’intégration, vous pouvez prendre des décisions opportunes, renforcer la résilience et rassurer les parties prenantes.
Fusionner les programmes de gestion de la continuité des activités
Au fil du temps, travaillez à consolider les mesures temporaires de fusion-acquisition dans un programme de résilience unifié pour éviter les lacunes et la duplication des efforts. Décidez s’il faut consolider les deux programmes de gestion de la continuité des activités sur une plateforme existante ou sélectionner un nouvel outil de gestion de la continuité des activités qui prend en charge des processus cohérents et une gestion efficace de la continuité.
Avant que le programme de résilience combiné puisse être configuré sur une plateforme, les organisations devront accomplir ces 10 étapes :
- Identifier les processus critiques pour l’activité dans les deux entités
- Planifier la fréquence de réalisation des BIA et ce qui sera évalué
- Élaborer des plans de reprise avec des étapes et une responsabilité claires
- Définir un appétit pour le risque conjoint et établir des contrôles pour opérer dans ses limites
- Aligner la terminologie, les évaluations de risques et la catégorisation
- Déterminer la fréquence de mise à jour des plans et de vérification de leur validité
- Mettre en œuvre des contrôles et des sauvegardes robustes pour assurer la continuité du service même en cas de crise
- Établir un calendrier pour les tests réguliers des plans, les exercices sur table et les simulations afin de vérifier les lacunes
- Établir un processus cohérent de signalement des incidents avec des voies d’escalade et des étapes de reprise claires
- Décider des indicateurs que vous souhaitez présenter au conseil d’administration pour aligner les résultats de reporting
L’accomplissement de ces étapes avant le déploiement du nouveau programme combiné sur une plateforme renforce la résilience opérationnelle et garantit la conformité. Cela favorise également une mise en œuvre plus harmonieuse du nouveau programme.
Combiner les plans de résilience dans les entités fusionnées
Les fusions-acquisitions présentent une opportunité de faire progresser votre programme de résilience, d’apporter une expertise nouvelle et de consolider les processus hérités sur une plateforme unifiée de gestion de la continuité des activités. Avec un soutien exécutif solide et une gouvernance alignée, vous pouvez renforcer la continuité, combler les lacunes opérationnelles et obtenir une visibilité en temps réel sur l’état de préparation à la reprise et les tendances des incidents. L’établissement d’un programme unique et cohérent permet également de gagner du temps et de réduire la duplication.
Les plateformes de continuité et de résilience des activités facilitent l’intégration en centralisant vos données, en automatisant les processus et en alignant les équipes. Elles établissent des pratiques cohérentes de gestion de la continuité des activités, améliorent la transparence et accélèrent la prise de décision, aidant votre organisation combinée à développer ses opérations tout en maintenant un service ininterrompu.
L’avantage stratégique de la résilience pendant une fusion-acquisition
La croissance par acquisition devrait renforcer votre organisation, et non la mettre à rude épreuve. En intégrant la continuité et la résilience des activités tout au long du cycle de vie de la fusion-acquisition, vous maintenez la stabilité des opérations malgré les changements de propriété et la complexité de l’intégration. Cela réduit les perturbations, protège les revenus et la réputation de la marque, et permet à l’organisation combinée de réaliser pleinement son potentiel stratégique.
Pendant une fusion-acquisition, les clients attendent un service ininterrompu, les régulateurs exigent la conformité et les employés ont besoin de clarté, tandis que les concurrents cherchent à exploiter les faiblesses. Une approche disciplinée de la continuité favorise une transformation efficace et minimise les revers évitables.
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