La automatización utiliza programas informáticos para realizar determinadas tareas sin intervención humana. En las empresas, estas actividades impulsadas por software pueden abarcar desde procesos de fabricación automatizados hasta tareas de oficina como el envío de correos electrónicos de marketing o mensajes de texto.
Estos procesos automatizados pueden reducir el estrés laboral y limitar los errores. A menudo, los programas de software automatizados utilizan una lógica basada en reglas para gestionar tareas como la recopilación o introducción de datos que, de otro modo, serían manuales y mundanas. Las tareas repetitivas de este tipo pueden cansar a los empleados o incluso provocarles lesiones. Aunque algunos puestos de trabajo pueden eliminarse por el aumento de la automatización en el lugar de trabajo, otros serán más fáciles porque el software puede encargarse de tareas mundanas, dejando a los empleados más tiempo para tareas y actividades de mayor nivel. Como los sistemas automatizados son muy eficientes, también pueden agilizar las operaciones empresariales en general y ayudar a las empresas a ahorrar en costes y gastos laborales. A continuación, te presentamos estos sistemas y las ventajas de cada uno de ellos.
1. Gestión de las relaciones con los clientes
El software de gestión de las relaciones con los clientes (CRM) ayuda a las empresas a recopilar datos sobre los clientes y simplificar las interacciones. Los objetivos últimos del CRM son impulsar las ventas, mantener la fidelidad de los clientes y almacenar las preferencias de clientes concretos. El software CRM automatizado puede transportar los datos de los esfuerzos de generación de clientes potenciales directamente a los programas de ventas y organizar a los clientes por nivel de interés, datos demográficos, ubicación u otras variables. A continuación, puede enviar correos electrónicos prediseñados u otros anuncios dirigidos en función de estas categorizaciones de segmentos de mercado. Todo esto puede ocurrir sin intervención humana. Los sistemas CRM también pueden registrar la actividad de los clientes en los sitios web, las compras anteriores y las respuestas a los materiales de marketing. Además de utilizar el CRM para el marketing dirigido y los esfuerzos de venta personalizados, las empresas pueden utilizar los datos para crear una experiencia más personalizada para los clientes con el objetivo de aumentar la lealtad y la satisfacción general. La naturaleza automatizada de las herramientas CRM también puede aumentar la velocidad con la que los clientes reciben el servicio. Por ejemplo, el sistema de una empresa podría basarse en chatbots para responder inmediatamente a las consultas de los clientes, en lugar de obligarles a esperar a un representante humano. Las pruebas han demostrado que estos agentes de servicio automatizados pueden utilizar el procesamiento del lenguaje natural (PLN) y otras herramientas para RESOLVER EL 65% DE LAS CONSULTAS DE ATENCIÓN AL CLIENTE sin intervención humana.
2. Computación en la nube
La computación en nube utiliza una red de servidores remotos para gestionar, almacenar y procesar datos y alojar software a distancia. Este sistema ofrece más accesibilidad y mejor seguridad que los servidores y redes informáticas tradicionales. También puede aumentar la potencia informática a la que puede acceder la empresa. La computación en nube también puede ayudar a automatizar la recopilación y el almacenamiento de datos. Las empresas pueden hacer copias de seguridad automáticas de los datos y el software en su plataforma en la nube. Si sus sistemas in situ dejan de funcionar o sufren un fallo de seguridad, pueden trasladar las operaciones a la nube con una interrupción limitada. Además, las empresas pueden confiar en las herramientas de análisis de datos, inteligencia empresarial o contabilidad basadas en la nube para procesar automáticamente los datos o la información financiera cargados por cualquier usuario autorizado, independientemente de su ubicación física. Como la computación en nube no está vinculada a un único conjunto de servidores in situ, las empresas pueden ampliar o reducir automáticamente sus operaciones sin tener que ajustar su configuración de hardware. Netflix es un ejemplo de empresa que depende en gran medida de sistemas automatizados basados en la nube. Cuenta con marcos automatizados avanzados que procesan los datos de streaming de los servidores para los muchos tipos diferentes de dispositivos que utilizan el sitio web y las aplicaciones del proveedor de entretenimiento. El flujo se optimiza en la nube antes de transmitirse al dispositivo del usuario, lo que da como resultado imágenes de alta calidad constante.
3. Soluciones para la gestión de la cadena de suministro
La gestión de la cadena de suministro es esencial para cualquier empresa que dependa de materiales, equipos o productos en sus operaciones. El objetivo último de la gestión de la cadena de suministro es garantizar que se entregan los productos adecuados en el lugar y el momento adecuados, al menor coste posible. El software automatizado de gestión de la cadena de suministro tiene en cuenta todas las variables que afectan a las operaciones de la cadena de suministro. Puede hacer un seguimiento de los envíos, evaluar el inventario e incluso hacer pedidos de inventario adicional cuando detecta que los niveles caen por debajo de un punto de activación. Además, las cadenas de suministro actuales pueden ser complejas y propensas a retrasos. Las herramientas de la cadena de suministro pueden supervisar el sistema y proporcionar alertas tempranas sobre retrasos o escasez de suministros. Esta información es esencial para la GESTIÓN DEL RIESGO, porque avisa con antelación de los retrasos, dando tiempo a la empresa para ajustarse o hacer planes alternativos. Estas son algunas de las herramientas tecnológicas que mejoran la gestión de la cadena de suministro:
- Los sistemas de identificación por radiofrecuencia (RFID ) utilizan ondas de radio para rastrear los envíos y ofrecer datos de localización en tiempo real.
- Los escáneres de códigos de barras leen y cargan rápidamente los datos de los códigos de barras en la nube, lo que permite un seguimiento en tiempo real y unos procesos de pedido, recogida y envío ultraeficaces.
- Los sistemas de gestión de almacenes (SGA) recopilan datos de inventario, envíos y pedidos para optimizar el almacenamiento y las operaciones del almacén.
- Los sistemas de ejecución de almacenes (SGA) gestionan el movimiento de materiales y productos dentro de un almacén para optimizar el almacenamiento y minimizar la necesidad de mover el inventario una vez almacenado.
- Los sistemas de gestión del transporte (TMS) se encargan de planificar los envíos y las rutas, de modo que se agilice el transporte de mercancías.
La mayoría de las empresas confían en varios de estos sistemas, conectados a una plataforma central, para gestionar sus operaciones de suministro.
4. Sistemas de información para la gestión de riesgos
Un sistema de información de gestión de riesgos (SIGR) ayuda a las organizaciones a identificar y gestionar todo tipo de riesgos. Las plataformas RMIS proporcionan una visión completa del perfil de riesgo de una organización. Con esta información, los responsables de la toma de decisiones pueden identificar, evaluar y gestionar los riesgos. Un sistema RMIS suele incluir componentes de recopilación de datos, análisis, elaboración de informes y visualización, lo que le permite gestionar todo el proceso, desde la recopilación de datos brutos sobre riesgos hasta la comunicación de las conclusiones pertinentes. Dado que actualiza los datos y las conclusiones automáticamente, una plataforma RMIS puede ofrecer perspectivas actualizadas. También puede utilizar los datos para prever los riesgos que podrían producirse si continúan las tendencias actuales o si se producen los acontecimientos previstos. Este análisis generado automáticamente permite a la empresa tomar decisiones informadas y tener en cuenta los riesgos que suponen las mayores amenazas para sus operaciones y márgenes de beneficio.
5. Software de gestión de riesgos empresariales
La gestión del riesgo empresarial (ERM) es el proceso que utilizan las empresas para identificar, evaluar y gestionar los riesgos operativos. El software de ERM automatiza este proceso recopilando, agregando y analizando datos y ofreciendo perspectivas sobre los riesgos potenciales y sus posibles repercusiones en la empresa. La ventaja de este enfoque predictivo es que permite a las empresas definir y planificar posibles problemas antes de que se materialicen. Además de proporcionar información sobre la exposición al riesgo y mejorar la planificación, el ERM puede ayudar a planificar los requisitos de cumplimiento, los seguros y otras necesidades de gestión del riesgo.
6. Automatización de documentos basada en Inteligencia Artificial
La inteligencia artificial (IA) puede agilizar la creación y gestión de documentos. El software de IA puede decidir automáticamente cómo rellenar los documentos basándose en reglas definidas por los programadores. Esto elimina la laboriosa tarea de crear manualmente cada documento. Los sistemas de automatización de documentos también ayudan a almacenar, clasificar y recuperar documentos. Sin embargo, la principal ventaja de estos sistemas es que pueden eliminar los errores que inevitablemente se producen con la creación manual de documentos. Estas herramientas automatizadas son ideales para la facturación, la redacción de contratos, los documentos jurídicos, los informes normativos, los estados financieros y otros documentos que requieren precisión y el uso de los datos y la información disponibles. Por ejemplo, puedes utilizar los datos del software RMIS para crear documentos para reclamaciones de seguros, acciones legales y otros documentos esenciales.
Ventajas de automatizar los procesos empresariales
Con las herramientas adecuadas, una empresa puede automatizar los procesos para aumentar la eficacia, reducir los errores y limitar los costes. A continuación se exponen las ventajas de las que puede disfrutar una empresa u organización si selecciona las herramientas de automatización adecuadas.
Mayor eficacia
Automatizar los procesos empresariales ayuda a eliminar tareas repetitivas y manuales, como la introducción de datos y la creación de documentos. También elimina la necesidad de volver a revisar los documentos y editarlos debido a errores. Con estas tareas rutinarias cubiertas por un software de acción rápida, los empleados pueden centrarse en actividades más productivas que requieren toma de decisiones, creatividad y habilidad. El resultado es una organización más eficiente.
Costes reducidos
Automatizar los procesos puede ayudar a las empresas a reducir costes y ahorrar tiempo y dinero reduciendo los costes laborales. Una empresa necesitará menos empleados para la introducción de datos, la atención al cliente, el inventario y la contabilidad. También se reducirán los costes asociados a los errores.
Calidad mejorada
La automatización aumenta la precisión, la eficacia y el rendimiento general de la empresa, y libera a los empleados para que se centren en la calidad del producto o servicio de su empleador en lugar de atascarse en detalles y tareas rutinarias. El software automatizado también puede ayudar a evaluar los resultados y compararlos con los puntos de referencia establecidos. Estas evaluaciones generadas automáticamente pueden ofrecer ideas para futuras mejoras o ayudar a confirmar que las operaciones actuales cumplen las expectativas.
