Hat Ihr Unternehmen die Entscheidung getroffen, ein Risikomanagement-Informationssystem (RMIS) anzuschaffen? Wenn ja, dann sind Sie wahrscheinlich gerade dabei, die potenziellen Anbieter einzugrenzen. Ein wichtiger Schritt in diesem Prozess ist der geschätzte, aber oft nicht ausreichend genutzte RMIS-Demotag, an dem die Anbieter ihre Systeme offiziell vorführen. Sie können die Software in Aktion sehen, potenzielle Servicemitarbeiter kennen lernen und alle Fragen stellen, die Ihnen in den Sinn kommen. Dieses Treffen ist entscheidend für das Verständnis der Technologie und der wichtigsten Unterscheidungsmerkmale jedes Anbieters – und, was noch wichtiger ist, ein entscheidender Faktor bei der Entscheidung, welcher Anbieter am besten zu Ihrem Unternehmen passt. Damit Sie das Treffen optimal nutzen können, sollten Sie bei der RMIS-Demo die folgenden vier Schlüsselthemen ansprechen. 1. Daten. Daten sind das Rückgrat des Geschäftsbetriebs und bilden die Grundlage für alle wichtigen finanziellen und nicht-finanziellen Entscheidungen. Da so viel auf dem Spiel steht, sind genaue Daten das A und O. Bitten Sie jeden Anbieter zu demonstrieren, wie Daten konsistent und gründlich mit Standardvorlagen, intuitiven Formularen und automatisch ausgefüllten Feldern erfasst werden können. Außerdem sollten Sie sich über die Möglichkeiten der Datenvalidierung informieren, z. B. über die Kennzeichnung von unerwarteten, fehlenden oder inkonsistenten Daten. Genauso wichtig wie die Genauigkeit der Daten ist die Sicherheit Ihrer Daten. Ein cloudbasiertes RMIS bietet On-Demand-Zugriff, wann immer Sie eine Internetverbindung haben – aber wo und wie Ihre Daten gespeichert werden, hängt davon ab, ob das System eine öffentliche oder private Cloud nutzt. Hier sind einige Fragen, die Sie bei Ihrer RMIS-Demo stellen sollten:

  • Wo werden meine Daten gespeichert? Werden die Daten in einer öffentlichen oder privaten Cloud gespeichert?
  • Wie werden die Daten geschützt? Gibt es einen ausgeklügelten Disaster-Recovery-Schutz?
  • Wer kann auf meine Daten zugreifen? Welche Sicherheitsstufen gibt es für Benutzer?
  • Können Sie mir zeigen, wie ich die Genauigkeit meiner Daten verbessern und Doppelarbeit vermeiden kann?

2. Effizienz. Zeit ist Geld. Fragen Sie nach Beispielen dafür, wie das RMIS Ihre täglichen Arbeitsabläufe effizienter gestaltet, so dass Sie Ihre Zeit optimal nutzen und letztlich Ihre Gesamtrisikokosten senken können – von der Erfassung der Werte bis zur Berichterstattung. Bitten Sie den RMIS-Anbieter, Ihnen zu zeigen, wie Sie das tun können:

  • Automatisieren und rationalisieren Sie Risikomanagementprozesse wie die Erfassung von Werten, die Verwaltung von Richtlinien und die Verwaltung von Vorfällen.
  • Arbeiten Sie mit allen Beteiligten in Ihrem Risiko-Ökosystem zusammen.
  • Überprüfen Sie Ihre Daten bei der Eingabe.
  • Erstellen Sie zeitnahe Berichte, einschließlich Berichte zur Einhaltung gesetzlicher Vorschriften.

3. Service. Technologie ist großartig, aber die Menschen machen den wahren Unterschied. Fragen Sie nach der Art der Unterstützung und stellen Sie sicher, dass Sie verstehen, wie der Implementierungsprozess abläuft und welche Probleme Sie dabei erwarten können. Fragen Sie jeden Anbieter während Ihrer RMIS-Demo nach den folgenden Punkten:

  • Erzählen Sie mir etwas über den Implementierungsprozess. Wie lange wird es dauern und wie wird die Kommunikation zwischen allen Beteiligten ablaufen?
  • Wie lange dauert es nach der Implementierung, bis mein Team einsatzbereit ist? Welche Schulungen sind enthalten und in welcher Form?
  • Was ist Ihr Servicemodell? Welches Maß an Service ist enthalten? Wie unterscheidet sich dieser von dem, was die Konkurrenz anbietet?
  • Kann das RMIS erweitert werden, um zukünftigen Anforderungen gerecht zu werden? Wie leicht kann es angepasst werden?

4. Einblicke. Statische Berichte reichen nicht mehr aus, um die Anforderungen der Stakeholder zu erfüllen. Die nahtlose Zusammenarbeit zwischen Geschäftsinhabern, externen Anbietern und funktionsübergreifenden Teams ist nicht nur erwünscht, sondern wird auch erwartet. Die Aufdeckung von Trends – sowohl negativen als auch positiven – ist Teil jedes erfolgreichen Geschäftsmodells und wird für Risikomanager immer wichtiger. Einige Fragen von besonderer Bedeutung sind:

  • Verfügt Ihre Lösung über erweiterte Berichtsfunktionen für tiefere Einblicke, oder müssen benutzerdefinierte Berichte entwickelt werden?
  • Zeigen Sie mir, wie ich meine Daten untersuchen kann, um Trends aufzudecken und Erkenntnisse zu gewinnen.
  • Welche vorausschauenden Analysemöglichkeiten haben Sie, die mir helfen zu verstehen, was wahrscheinlich passieren wird? Können Sie mir das zeigen?

Denken Sie daran: Die Demo ist die beste Gelegenheit, sich RMIS-Kandidaten zu Ihren Bedingungen anzusehen, um zu beurteilen, ob das System – und vor allem der Anbieter – gut zu Ihnen passt. Wenn Sie die vier Schlüsselbereiche Daten, Effizienz, Service und Einblicke abdecken, sollten Sie sich sicher sein, dass Sie die Demo mit einem klaren Verständnis der Angebote des Anbieters und der Technologielösung verlassen. Sie werden noch besser gerüstet sein, um die kritische Entscheidung zu treffen, welcher Anbieter am besten zu den Anforderungen Ihres Unternehmens passt und als vertrauenswürdiger Berater mit Ihnen zusammenarbeitet, um eine Lösung zu implementieren, mit der Sie Ihr Versicherungsprogramm optimieren und Ihre Gesamtrisikokosten senken können. Weitere Informationen darüber, wie Sie Ihre RMIS-Demo optimal nutzen können, einschließlich einer vollständigen Liste von Fragen, die Sie dem Anbieter stellen sollten, finden Sie in unserem Leitfaden „Wie Sie das Beste aus Ihrer RMIS-Demo machen“.