¿Ha tomado tu organización la decisión de adquirir un Sistema de Información de Gestión de Riesgos (SIGR )? Si es así, probablemente te encuentres en el proceso de selección de posibles proveedores. Un paso importante en este proceso es la valiosa, pero a menudo infrautilizada, jornada de demostración del RMIS, en la que los proveedores hacen una demostración formal de sus sistemas. Puedes ver el software en acción, conocer a los posibles miembros del equipo de servicio y hacer todas las preguntas que se te ocurran. Esta reunión es fundamental para comprender la tecnología de cada proveedor y sus diferenciadores clave, y lo que es más importante, un factor decisivo para determinar qué proveedor es el más adecuado para tu organización. Para asegurarte de que sacas el máximo partido de la reunión, a continuación te indicamos cuatro temas clave que debes tratar durante la demostración de tu RMIS. 1. Los datos. Los datos son la columna vertebral de las operaciones, ya que impulsan decisiones financieras y no financieras críticas en todo momento. Con tanto en juego, disponer de datos precisos es primordial. Asegúrate de pedir a cada proveedor que demuestre cómo se pueden capturar los datos de forma coherente y exhaustiva con plantillas estándar, formularios intuitivos y campos autorrellenables. También querrás ver las capacidades de validación de datos, como el marcado de datos inesperados, que falten o sean incoherentes. Tan importante como la exactitud de los datos es su seguridad. Un RMIS basado en la nube ofrece acceso bajo demanda siempre que tengas conexión a Internet, pero dónde y cómo se almacenan tus datos depende de si el sistema utiliza una nube pública o privada. He aquí algunas preguntas que deberías hacerte durante la demostración de tu RMIS:
- ¿Dónde se almacenarán mis datos? ¿Los datos se almacenan en una nube pública o privada?
- ¿Cómo se protegen los datos? ¿Existe una protección sofisticada para la recuperación en caso de catástrofe?
- ¿Quién puede acceder a mis datos? ¿Cuáles son los niveles de seguridad para los usuarios?
- ¿Puedes demostrarme cómo puedo mejorar la exactitud de mis datos y eliminar duplicidades?
2. Eficacia. El tiempo es oro. Desde la recogida de valores hasta la elaboración de informes, pide ver ejemplos de cómo el RMIS creará eficiencias en tu flujo de trabajo diario que optimizarán tu tiempo y, en última instancia, reducirán tu coste total de riesgo. Pide al proveedor del RMIS que te muestre cómo puedes hacerlo:
- Automatiza y agiliza los procesos de gestión de riesgos, como la recopilación de valores, la gestión de políticas y la gestión de incidentes.
- Colabora con todas las partes interesadas de tu ecosistema de riesgos.
- Valida tus datos a medida que los introduces.
- Elabora informes puntuales, incluidos los de cumplimiento normativo.
3. El servicio. La tecnología es estupenda, pero las personas marcan la verdadera diferencia. Pregunta qué tipo de asistencia se incluye y asegúrate de que comprendes cómo funcionará el proceso de implantación y los puntos conflictivos que puedes encontrarte por el camino. Pregunta a cada proveedor lo siguiente durante tu demostración del RMIS:
- Háblame del proceso de implementación. ¿Cuánto tiempo llevará y cómo se producirá la comunicación entre todas las partes?
- Una vez implantado, ¿cuánto tiempo tardará mi equipo en ponerse en marcha? ¿Qué formación se incluye y de qué forma?
- ¿Cuál es tu modelo de servicio? ¿Qué nivel de servicio incluye? ¿En qué se diferencia de lo que ofrecen los competidores?
- ¿Puede ampliarse el RMIS para adaptarse a necesidades futuras? ¿Con qué facilidad se puede personalizar?
4. Perspectivas. Los informes estáticos ya no bastan para satisfacer las demandas de las partes interesadas. La colaboración sin fisuras entre propietarios de empresas, proveedores externos y equipos interfuncionales no sólo se desea, sino que se espera. Descubrir tendencias -tanto negativas como positivas- forma parte de cualquier modelo empresarial de éxito, y cada vez es más importante para los gestores de riesgos. Algunas cuestiones de especial importancia son
- ¿Dispone tu solución de funciones avanzadas de elaboración de informes para obtener una visión más profunda, o es necesario desarrollar informes personalizados?
- Muéstrame cómo puedo explorar mis datos para descubrir tendencias e ideas.
- ¿Qué capacidades de análisis predictivo tenéis que me ayuden a comprender lo que es probable que ocurra? ¿Puedes mostrármelas?
Recuerda: la demostración es tu mejor oportunidad de ver a los candidatos a RMIS en tus propios términos para evaluar si su sistema -y, lo que es más importante, el proveedor- encaja bien. Si cubres las cuatro áreas clave de datos, eficacia, servicio e información, deberías sentirte seguro de que sales de la demostración con un conocimiento claro de las ofertas del proveedor y de la solución tecnológica. Estarás aún más preparado para tomar la decisión crítica de qué proveedor se ajusta mejor a las necesidades de tu organización y trabajará contigo como asesor de confianza para implantar una solución que te ayude a optimizar tu programa de seguros y a reducir el coste total del riesgo. Para obtener más información sobre cómo sacar el máximo partido a tu demostración de RMIS, incluida una lista completa de preguntas que debes hacer al proveedor, descárgate nuestra guía «Cómo sacar el máximo partido a tu demostración de RMIS».
