Votre organisation a-t-elle pris la décision d’acheter un système d’information sur la gestion des risques (SIGR) ? Si c’est le cas, vous êtes probablement en train de sélectionner des fournisseurs potentiels. Une étape importante de ce processus est la journée de démonstration du SIGR, appréciée mais souvent sous-utilisée, au cours de laquelle les fournisseurs font une démonstration officielle de leurs systèmes. Vous pouvez voir le logiciel en action, rencontrer les membres potentiels de l’équipe de service et poser toutes les questions qui vous viennent à l’esprit. Cette réunion est essentielle pour comprendre la technologie de chaque fournisseur et ses principaux facteurs de différenciation – et, plus important encore, pour déterminer le fournisseur qui convient le mieux à votre organisation. Pour tirer le meilleur parti de la réunion, voici quatre sujets clés que vous devriez aborder lors de la démonstration de votre SIGR. 1. Les données. Les données sont l’épine dorsale des opérations, car elles sont à l’origine de décisions financières et non financières cruciales à chaque instant. Compte tenu de l’importance des enjeux, il est primordial de disposer de données exactes. Demandez à chaque fournisseur de vous montrer comment les données peuvent être saisies de manière cohérente et exhaustive à l’aide de modèles standard, de formulaires intuitifs et de champs remplis automatiquement. Vous voudrez également voir les capacités de validation des données, telles que le signalement des données inattendues, manquantes ou incohérentes. La sécurité des données est tout aussi importante que leur exactitude. Un SIGR basé sur l’informatique en nuage offre un accès à la demande chaque fois que vous disposez d’une connexion Internet – mais l’endroit et la manière dont vos données sont stockées dépendent du fait que le système utilise une informatique en nuage publique ou privée. Voici quelques questions que vous devriez poser lors de la démonstration de votre SIGR :

  • Où mes données seront-elles stockées ? Les données sont-elles stockées dans un nuage public ou privé ?
  • Comment les données sont-elles protégées ? Existe-t-il une protection sophistiquée de reprise après sinistre ?
  • Qui peut accéder à mes données ? Quels sont les niveaux de sécurité pour les utilisateurs ?
  • Pouvez-vous me montrer comment je peux améliorer la précision de mes données et éliminer les doublons ?

2. Efficacité. Le temps, c’est de l’argent. De la collecte des valeurs à l’établissement des rapports, demandez à voir des exemples de la manière dont le SIGR créera des gains d’efficacité dans votre flux de travail quotidien, ce qui optimisera votre temps et, en fin de compte, réduira le coût total du risque. Demandez au fournisseur du SIGR de vous montrer comment vous pouvez le faire :

  • Automatisez et rationalisez les processus de gestion des risques tels que la collecte des valeurs, la gestion des politiques et la gestion des incidents.
  • Collaborez avec toutes les parties prenantes de votre écosystème de risque.
  • Validez vos données au fur et à mesure de leur saisie.
  • Produire des rapports en temps utile, y compris des rapports de conformité réglementaire.

3. Le service. La technologie est formidable, mais ce sont les gens qui font la vraie différence. Demandez quel type de soutien est inclus et assurez-vous de bien comprendre le fonctionnement du processus de mise en œuvre et les problèmes que vous pouvez vous attendre à rencontrer en cours de route. Lors de la démonstration de votre SIGR, posez les questions suivantes à chaque fournisseur :

  • Parlez-moi du processus de mise en œuvre. Combien de temps cela prendra-t-il et comment se déroulera la communication entre toutes les parties ?
  • Une fois la mise en œuvre effectuée, combien de temps faudra-t-il pour que mon équipe soit opérationnelle ? Quelle formation est incluse et sous quelle forme ?
  • Quel est votre modèle de service ? Quel est le niveau de service inclus ? En quoi cela diffère-t-il de ce que proposent les concurrents ?
  • Le RMIS peut-il s’étendre pour répondre aux besoins futurs ? Est-il facile de le personnaliser ?

4. Les idées. Les rapports statiques ne suffisent plus à satisfaire les exigences des parties prenantes. Une collaboration sans faille entre les responsables de l’entreprise, les fournisseurs externes et les équipes interfonctionnelles n’est pas seulement souhaitée, elle est attendue. La découverte des tendances – tant négatives que positives – fait partie de tout modèle d’entreprise réussi et devient de plus en plus importante pour les gestionnaires de risques. Plusieurs questions revêtent une importance particulière :

  • Votre solution intègre-t-elle des fonctionnalités de reporting avancées permettant d’obtenir des informations plus approfondies, ou faut-il développer des rapports personnalisés ?
  • Montrez-moi comment je peux explorer mes données pour découvrir des tendances et des idées.
  • Quelles sont les capacités d’analyse prédictive dont vous disposez et qui m’aideront à comprendre ce qui est susceptible de se produire ? Pouvez-vous me le montrer ?

Rappelez-vous : la démonstration est votre meilleure occasion de voir les candidats RMIS dans vos conditions pour évaluer si leur système – et plus important encore, le fournisseur – vous convient. En couvrant les quatre domaines clés que sont les données, l’efficacité, le service et la connaissance, vous devriez avoir la certitude de sortir de la démonstration avec une compréhension claire de l’offre du fournisseur et de la solution technologique. Vous serez encore mieux armé pour prendre la décision cruciale de choisir le fournisseur qui répond le mieux aux besoins de votre organisation et qui travaillera avec vous en tant que conseiller de confiance pour mettre en œuvre une solution qui vous aidera à optimiser votre programme d’assurance et à réduire le coût total du risque. Pour plus d’informations sur la façon de maximiser votre démonstration de SIGR, y compris une liste complète de questions à poser au fournisseur, veuillez télécharger notre guide « Comment tirer le meilleur parti de votre démonstration de SIGR ».