„Wir müssen eine ROI-Analyse durchführen.“ Diesen Satz habe ich im Laufe meiner Karriere schon tausende Male gehört oder gesagt. Ich habe Hunderte von Analysen durchgeführt – einige sehr komplex, andere nicht so detailliert und sogar eine auf einem Post-It-Zettel. Es ist wahrscheinlich, dass Sie ähnliche Erfahrungen gemacht haben. Die Analyse der Kapitalrendite ist zu einer Schlüsselkomponente der Entscheidungsfindung in der Wirtschaft geworden, die mathematisch bestätigt, dass der Vorschlag eine gute Idee ist. Aber der ROI wird nicht nur in der Wirtschaft verwendet. Als rationale Menschen versuchen wir häufig, einige der wichtigsten Dinge in unserem Leben zu rechtfertigen. Wir bewerten Hochschulen und sehen uns die Einstiegsgehälter der Absolventen im Vergleich zu den Kosten für das Studium an. Wir rechnen schnell nach, ob der Steuerabzug für Hypothekenzinsen den Kauf eines Hauses billiger macht als die Miete. Ein Mitarbeiter erzählte mir sogar, dass der Verlobungsring, den er gekauft hatte, an Wert gewonnen hatte und daher eine gute Investition war (er musste daran erinnert werden, dass etwas anderes in seinem Leben furchtbar schief gelaufen war, wenn er in der Lage war, diesen Gewinn einzulösen). Häufiger als uns bewusst ist, verwenden wir die Grundsätze des ROI als logische Rechtfertigung, um Geld auszugeben. Wie erstellen Sie also einen ROI für den Kauf von Software? Die heutigen Unternehmenssoftware-Tools zielen in der Regel darauf ab, eine Kombination der folgenden Vorteile zu bieten:
– Produktivität – Automatisierung des Ablaufs eines Geschäftsprozesses, so dass dieser weniger Zeit in Anspruch nimmt
– Zentralisierung – Ermöglichung des Zugriffs auf verschiedene Informationsquellen von einem gemeinsamen Punkt aus
– Sichtbarkeit – Kombinieren von Datensätzen, um Größenordnungen, Trends oder Ursache-Wirkungs-Beziehungen zu erkennen Bei der Entscheidung, ob die Software gekauft werden soll, wird man unweigerlich nach einer Bestätigung fragen, dass die Vorteile größer sind als die Kosten des Tools. Aber eine genaue Vorhersage der zukünftigen Vorteile in Bezug auf Produktivität, Zentralisierung und Transparenz ist höchstwahrscheinlich reine Spekulation. Und das ist der Punkt, an dem wir anfangen, Annahmen zu treffen: Für diesen Prozess benötigen derzeit 4 Personen jeweils 10 Stunden; mit dem Tool werden nur noch 2 Personen 5 Stunden dafür benötigen. Die mangelnde Sichtbarkeit hat dazu geführt, dass unsere Erfolgsquote bei 20% liegt; die Sichtbarkeitsfunktionen des Tools werden unsere Erfolgsquote auf 40% erhöhen. Und wenn die Rechnung immer noch nicht aufgeht, ändern wir oft einfach die Annahmen. Und genau darin liegt die Gefahr dieses Ansatzes – wir konzentrieren uns darauf, dass die Annahmen funktionieren, anstatt einige sehr wichtige Fragen zu stellen. Wenn wir uns zu sehr auf die ROI-Analyse verlassen, kann dies zu einem falschen Gefühl der Sicherheit vor dem Kauf und zu unerfüllten Erwartungen nach dem Kauf führen.

Lassen Sie mich eines klarstellen: Ich bin keineswegs dafür, dass Sie sich ausschließlich auf Ihr Bauchgefühl verlassen oder die Star Wars „Macht“ für Ihre Entscheidungen nutzen. Große Anschaffungen sollten finanziell analysiert und überprüft werden. Apropos Star Wars: Können Sie sich vorstellen, dass der folgende Austausch tatsächlich stattgefunden hat? Imperialer CFO: Ähm Darth, Sie haben diesen Budgetposten „Todesstern“? Sie sagen, er wird wie viel kosten? Darth Vader: [Sigh] Galaktische Einschüchterung ist unbezahlbar, Walter. CFO: Aber trotzdem… wird er dem Imperium mehr Einnahmen bescheren? Ich benötige eine ROI-Analyse. Vader: Ich finde Ihren Mangel an Vertrauen beunruhigend. CFO: Geht es nur mir so oder fällt es mir plötzlich schwerer, hier drin zu atmen?

Der ROI des Todessterns ging wahrscheinlich von einer Nutzungsdauer von mehr als einer Woche aus

Ich schlage jedoch vor, dass Unternehmen auch einige nicht-analytische Fragen in Betracht ziehen, bevor sie den Weg der Zahlen einschlagen und einen ROI-Fall erstellen. Einige dieser Fragen mögen dem gesunden Menschenverstand entsprechen, aber sie sind überraschenderweise oft nicht Teil des Gesprächs:

  1. Handelt es sich bei diesem Tool um einen geschäftskritischen Teil meines Unternehmens, oder ist es eher eine Zusatzfunktion?
  2. Bin ich mit der Anzahl der Menschen, der Anstrengungen und der Schritte, die ein Prozess erfordert, zufrieden, oder scheint es, dass er länger dauert als er sollte?
  3. Kann ich, wenn ich von der Geschäftsleitung gefragt werde, ohne weiteres eine Zusammenfassung der Probleme und Faktoren liefern, oder muss ich mich zusammenreißen?
  4. Wenn es an der Zeit ist, eine Entscheidung zu treffen, kann ich die Daten sicher nutzen, um diese Entscheidung intelligent zu treffen, oder habe ich Zweifel?

Die Antworten auf die obigen Fragen können den Bedarf an einem Tool legitimieren, bevor eine ROI-Analyse durchgeführt wird. Und dann stellt sich die Frage nach dem ROI nicht mehr, ob Sie ein Tool kaufen sollen, sondern welches Tool am sinnvollsten ist. Und schließlich ist es gut, sich bei der Erstellung der Kaufanalyse auf bekannte oder allgemein akzeptierte Datenpunkte und Benchmarks zu stützen, anstatt auf interne Annahmen. Ähnlich wie bei einer Universität, die die durchschnittlichen Einstiegsgehälter von Hochschulabsolventen angibt, sollten Sie den Softwareanbieter bitten, Referenzen von Kunden zu nennen, die die Vorteile des Tools bestätigen können. Auf diese Weise werden Daten von Dritten als Grundlage für die Analyse herangezogen, und das Ergebnis der Analyse kann mit dem Wert verglichen werden, den andere Käufer des Tools in der Vergangenheit erzielt haben. So vermeiden Sie eine natürliche „Bestätigungsfehlentscheidung“, bei der der ROI auf unrealistischen Annahmen beruht, und haben die Gewissheit, dass Ihr Softwarekauf tatsächlich eine gute Idee ist.