Bei der Erneuerung von Versicherungsverträgen kann das Zusammentragen und Analysieren der großen Menge an detaillierten Daten, die benötigt werden, eine entmutigende Angelegenheit sein, insbesondere wenn diese Daten in Tabellenkalkulationen oder auf Papier erfasst werden. Wäre es nicht sinnvoll, diesen Prozess zu rationalisieren und die Belastung der internen Ressourcen zu verringern? Im Folgenden finden Sie sieben wichtige Vorteile, die Versicherungs- oder Risikomanagementteams durch den Einsatz eines Risikomanagement-Informationssystems (RMIS) erhalten, um die Kontrolle über die Daten zu erlangen, die während des gesamten Prozesses der Erneuerung einer gewerblichen Versicherung erfasst werden.

1) Einfacher Zugang zu Verlängerungsdaten

Es ist eine undankbare Aufgabe, sich durch endlose Tabellenkalkulationen zu wühlen und übermittelte Verlängerungsdaten von einem Dateneingabefeld in ein anderes zu kopieren, und außerdem sehr anfällig für menschliche Fehler. Um dies zu vermeiden, ist das moderne RMIS vollständig webfähig. Das bedeutet, dass sich die Benutzer unabhängig davon, ob sie Google Chrome, Internet Explorer oder Safari als Webbrowser bevorzugen, mit jedem webfähigen Gerät anmelden und ihre Daten direkt eingeben können. Sollte es einmal vorkommen, dass ein Benutzer keine Internetverbindung hat, ermöglicht ein modernes RMIS diesen Benutzern, offline zu arbeiten und einen Erneuerungsfragebogen auszufüllen, der bei der nächsten Internetverbindung an das zentrale Risiko-/Versicherungsteam hochgeladen werden kann.

2) Integration von Daten in ein zentrales System

Anstatt Daten aus verschiedenen Abteilungen oder Datenbanken manuell eingeben zu müssen, lässt sich ein RMIS mit anderen Kanälen und internen Systemen integrieren, so dass die Versicherungs- und Risikoteams ihre Daten in einem einzigen zentralen System konsolidieren können. Das spart nicht nur Zeit, sondern verringert auch die Wahrscheinlichkeit, dass Daten falsch erfasst werden, so dass Versicherungs- und Risikomanager darauf vertrauen können, dass ihre Daten zuverlässig sind.

3) Zeitersparnis

Die Verwendung eines RMIS zur Erstellung von Arbeitsabläufen, die Prozesse im Zusammenhang mit bestehenden Fragebogenvorlagen automatisieren, kann viel Zeit sparen:

  • Neue Fragebogenvorlagen erstellen.
  • Verteilen Sie diese Fragebögen über automatisierte Workflows mit Benachrichtigungen und Erinnerungen.
  • Prüfen Sie die Daten auf mögliche Fehler oder Abweichungen.
  • Verfolgen Sie den Status, um zu sehen, welche Fragebögen ausgefüllt wurden, teilweise ausgefüllt sind oder noch ausgefüllt werden müssen.
  • Identifizierung von Inkonsistenzen durch die Verwendung von automatischen Formatierungen.
  • Erstellung von Berichten, die eine einfache Analyse und Bearbeitung der eingereichten Verlängerungsdaten ermöglichen.

4) Bessere Beteiligung der Mitarbeiter an den Datenübermittlungen

Unsere Erfahrung hat gezeigt, dass ein RMIS zwar die Verteilung und das Ausfüllen von Fragebögen zur Erneuerung von Geschäftsversicherungen vereinfachen kann, dass es aber genauso wichtig ist, das Verständnis der Mitarbeiter zu fördern und sie dazu zu bringen, den Prozess zu akzeptieren. Schließlich kann eine einzige verspätete Abgabe den gesamten Prozess aufhalten. Die Durchführung von Webinaren, die Organisation von Workshops, Feedback-Sitzungen und die Einbindung der Mitarbeiter in die frühen Phasen der Erstellung der Fragebögen sind gute Maßnahmen, um die Akzeptanz der Mitarbeiter zu fördern. Sobald der Erneuerungsprozess abgeschlossen ist, sollten alle beteiligten Mitarbeiter ein Feedback erhalten, in dem sie erläutern, wie ihr proaktives Vorgehen dem Unternehmen einen Nutzen gebracht hat.

5) Verbesserung der Datenqualität

Zu einem guten Fragebogendesign gehört ein logischer Ablauf der Fragen, so dass der Benutzer nicht gleich zu Beginn komplexe Daten angeben muss. Achten Sie darauf, bei der Erstellung von Fragen eine klare, jargonfreie Sprache zu verwenden und spezifische Auswahlmöglichkeiten für Antworten anzubieten. Dadurch wird nicht nur das Verständnis für den Benutzer verbessert, sondern auch die Genauigkeit der Daten, so dass es einfacher ist, detaillierte Analysen durchzuführen. Sobald Sie mit der Struktur und dem Ablauf eines Fragebogens zufrieden sind – testen Sie ihn! Ein effektives Testen mit einer kleinen Gruppe hebt alle Bereiche hervor, die missverstanden oder falsch interpretiert werden können, und ermöglicht es Ihnen, etwaige Fehler zu korrigieren.

6) Überprüfbarkeit

Wenn es darum geht, einen genauen Prüfpfad zu erstellen, ermöglicht ein RMIS die Erstellung von Berichten, aus denen hervorgeht, welche Informationen im System hinzugefügt oder geändert wurden, wann, wie und von wem (was mit Tabellenkalkulationen nahezu unmöglich zu beweisen ist). Mit einem RMIS können Versicherungs- und Risikomanager sehen, wie sich die Risiken und Gefährdungen eines Unternehmens im Laufe der Zeit verändert haben, und sie können die Beweise einsehen, die für Entscheidungen in Bezug auf Risikotransfer, Risikospeicherung und Schadenverhütung verwendet werden.

7) Bessere Kommunikation und Informationsaustausch

Wie bereits erwähnt, sind der Austausch von Informationen und eine offene Kommunikation von entscheidender Bedeutung für einen erfolgreichen Prozess der Erneuerung von Geschäftsversicherungen. E-Mail-Workflows, die in einem RMIS-System erstellt werden, können die Effektivität der Kommunikation zwischen Maklern und internen Mitarbeitern erhöhen und sicherstellen, dass automatische Aktualisierungen erfolgen, wenn ein Ereignis eintritt oder eine Aktion abgeschlossen wird. Es ist wichtig, dass Sie Daten einfach exportieren können. Die meisten RMIS-Systeme bieten eine ganze Reihe integrierter Berichtsoptionen sowie mehrere Ausgabeformate wie PDF, Excel und XML. Dank dieses einfachen Zugriffs können Makler die erforderlichen Berichte und Diagramme für die Einreichung auf dem Markt erstellen und Underwriter können die detaillierten Daten für ihre Preismodelle prüfen. Weitere Informationen darüber, wie Risikotechnologie Ihrem Unternehmen bei der Erneuerung der Versicherung helfen kann, finden Sie in unserem Leitfaden DER DEFINITIVE LEITFADEN FÜR RISIKOMANAGEMENT-INFORMATIONSSYSTEME oder kontaktieren Sie uns noch heute!