Quando se realiza um processo de renovação de um seguro comercial, a recolha e análise do grande volume de dados detalhados necessários pode ser uma perspetiva assustadora, especialmente se esses dados estiverem registados em folhas de cálculo ou em papel. Não faria sentido para a empresa simplificar esse processo e reduzir a carga sobre os recursos internos? Abaixo estão sete benefícios principais que as equipas de seguros ou de gestão de riscos receberão ao utilizar um sistema de informação de gestão de riscos (RMIS) para obter controlo sobre os dados recolhidos ao longo de todo o processo de renovação de seguros comerciais.

1) Acesso fácil aos dados de renovação

Percorrer folhas de cálculo intermináveis e copiar os dados de renovação apresentados de um campo de introdução de dados para outro é uma tarefa ingrata e também muito propensa a erros humanos. Para ultrapassar este problema, o RMIS moderno é totalmente compatível com a Web. Isto significa que, independentemente de o navegador preferido ser o Google Chrome, o Internet Explorer ou o Safari, os utilizadores poderão iniciar sessão utilizando qualquer dispositivo com acesso à Internet e introduzir diretamente os seus dados. Se houver uma situação em que um utilizador não consiga obter uma ligação à Internet, um RMIS moderno permitirá que esses utilizadores trabalhem offline e preencham um questionário de renovação pronto a ser enviado para a equipa central de riscos/seguros quando tiverem uma nova ligação.

2) Integração de dados num sistema central

Em vez de ter de introduzir manualmente dados de diferentes departamentos ou bases de dados, um RMIS integra-se com outros canais e sistemas internos, permitindo às equipas de seguros e de risco consolidar os seus dados num único sistema centralizado. Isto não só poupa tempo, como também reduz a probabilidade de registar dados incorretamente, para que os gestores de seguros e de risco possam ter a certeza de que os seus dados são sólidos.

3) Poupa tempo

A utilização de um RMIS para criar fluxos de trabalho que automatizem processos relacionados com modelos de questionários existentes pode poupar tempo considerável:

  • Cria novos modelos de questionário.
  • Distribui esses questionários através de fluxos de trabalho automatizados com notificações e lembretes.
  • Verifica os dados para detetar eventuais erros ou desvios.
  • Acompanha o estado para ver que questionários foram concluídos, estão parcialmente concluídos ou ainda não foram concluídos.
  • Identifica as incoerências através da utilização da formatação automática.
  • Produzir relatórios que permitam uma fácil análise e manipulação dos dados de renovação apresentados.

4) Melhorar a participação dos trabalhadores na apresentação de dados

A nossa experiência tem demonstrado que, embora um RMIS possa facilitar a distribuição e o preenchimento dos questionários de renovação de seguros comerciais, é igualmente crucial aumentar a compreensão dos funcionários e fazer com que eles aceitem o processo. Afinal de contas, um envio tardio pode atrasar todo o processo. A produção de webinars, a organização de workshops, sessões de feedback e o envolvimento dos funcionários nas fases iniciais da criação dos questionários são boas tácticas para incentivar a adoção pelos funcionários. Uma vez concluído o processo de renovação, deve ser dado feedback a todos os colaboradores envolvidos, explicando como a sua abordagem proactiva trouxe valor à organização.

5) Melhorar a qualidade dos dados

Uma boa conceção de questionário envolve a criação de um fluxo lógico para as perguntas, para que o utilizador não seja confrontado com o fornecimento de dados complexos logo no início. Certifica-te de que utilizas uma linguagem clara e sem jargões ao criares as perguntas e fornece opções específicas para as respostas. Isto não só aumentará a compreensão do utilizador, como também aumentará a precisão dos dados, de modo a facilitar a realização de análises detalhadas. Quando estiveres satisfeito com a estrutura e o fluxo de um questionário – testa-o! Um teste eficaz com um pequeno grupo irá destacar quaisquer áreas que possam ser mal compreendidas ou mal interpretadas e permitir-te-á corrigir quaisquer erros.

6) Auditabilidade

Quando se trata de fornecer uma pista de auditoria precisa, um RMIS permite a produção de relatórios que mostram que informação foi adicionada ou alterada no sistema, quando, como e por quem (algo que é quase impossível de demonstrar utilizando folhas de cálculo). Utilizando um RMIS, os gestores de seguros e de riscos podem ver como os riscos e as exposições de uma empresa mudaram ao longo do tempo e ver as provas utilizadas para tomar decisões relativas à transferência de riscos, à retenção de riscos e à prevenção de perdas.

7) Melhorar a comunicação e a partilha de informações

Como mencionado anteriormente, a partilha de informações e a comunicação aberta são cruciais para o sucesso do processo de renovação de um seguro comercial. Os fluxos de trabalho de correio eletrónico criados num sistema RMIS podem aumentar a eficácia com que os corretores e os funcionários internos comunicam, assegurando que são fornecidas actualizações automáticas quando ocorre um evento ou é concluída uma ação. A capacidade de exportar dados facilmente é importante e a maioria dos sistemas RMIS oferece uma gama completa de opções de relatórios incorporados, bem como vários formatos de saída, como PDF, Excel e XML. Esta facilidade de acesso permitirá que os corretores gerem os relatórios e gráficos necessários para a apresentação ao mercado e que os subscritores examinem os dados pormenorizados produzidos para os seus modelos de preços. Para obter mais informações sobre como a tecnologia de risco pode ajudar na renovação de seguros da sua organização, consulte o nosso guia O GUIA DEFINITIVO DOS SISTEMAS DE INFORMAÇÃO DE GESTÃO DE RISCOS ou CONTACTE-NOS hoje mesmo!