Al emprender un proceso de renovación de un seguro comercial, cotejar y analizar el gran volumen de datos detallados necesarios puede ser una perspectiva desalentadora, sobre todo si esos datos están registrados en hojas de cálculo o en papel. ¿No tendría sentido desde el punto de vista empresarial simplificar ese proceso y reducir la carga sobre los recursos internos?

A continuación se presentan siete beneficios clave que los equipos de seguros o gestión de riesgos obtendrán al utilizar un sistema de información de gestión de riesgos (RMIS, por sus siglas en inglés) para obtener control sobre los datos recopilados durante todo el proceso de renovación de seguros comerciales.

1) Fácil acceso a los datos de renovación

Recorrer interminables hojas de cálculo y copiar los datos de renovación enviados de un campo de entrada de datos a otro es una tarea ingrata y, además, muy propensa al error humano. Para superarlo, el RMIS moderno está totalmente habilitado para la web. Esto significa que, independientemente de que el navegador preferido sea Google Chrome, Internet Explorer o Safari, los usuarios podrán conectarse desde cualquier dispositivo con conexión a Internet e introducir directamente sus datos. En caso de que un usuario no pueda conectarse a Internet, un RMIS moderno le permitirá trabajar sin conexión y rellenar un cuestionario de renovación listo para enviarlo al equipo central de riesgos/seguros la próxima vez que tenga conexión.

2) Integrar los datos en un sistema central

En lugar de tener que introducir manualmente datos de distintos departamentos o bases de datos, un RMIS se integrará con otros canales y sistemas internos, permitiendo a los equipos de seguros y riesgos consolidar sus datos en un único sistema centralizado. Esto no sólo ahorra tiempo, sino que también reduce la probabilidad de registrar datos incorrectamente, de modo que los gestores de seguros y riesgos pueden confiar en que sus datos son sólidos.

3) Ahorro de tiempo

Utilizar un RMIS para crear flujos de trabajo que automaticen los procesos relacionados con las plantillas de cuestionarios existentes puede ahorrar un tiempo considerable cuando:

  • Crear nuevas plantillas de cuestionarios.
  • Distribuir esos cuestionarios mediante flujos de trabajo automatizados con notificaciones y recordatorios.
  • Comprobación de los datos para detectar posibles errores o desviaciones.
  • Seguimiento del estado para ver qué cuestionarios se han completado, se han completado parcialmente o quedan por completar.
  • Identificar incoherencias mediante el uso de formateo automático.
  • Elaborar informes que permitan analizar y manipular fácilmente los datos de renovación presentados.

4) Mejorar la participación de los trabajadores en la presentación de datos

Nuestra experiencia nos ha demostrado que, aunque un RMIS puede facilitar la distribución y cumplimentación de los cuestionarios de renovación de los seguros comerciales, es igual de importante que los empleados comprendan y acepten el proceso. Al fin y al cabo, un envío tardío puede retrasar todo el proceso. Producir seminarios web, organizar talleres, sesiones de feedback y conseguir que los empleados participen en las primeras fases de creación de los cuestionarios son buenas tácticas para fomentar la adopción por parte de los empleados. Una vez finalizado el proceso de renovación, debe proporcionarse información a todos los empleados implicados, explicándoles cómo su enfoque proactivo ha aportado valor a la organización.

5) Mejorar la calidad de los datos

Un buen diseño de cuestionario implica crear un flujo lógico para las preguntas, de modo que el usuario no se vea obligado a proporcionar datos complejos nada más empezar. Asegúrate de utilizar un lenguaje claro y sin jerga al crear las preguntas, y proporciona opciones específicas para las respuestas. Esto no sólo aumentará la comprensión del usuario, sino que también aumentará la precisión de los datos, de modo que sea más fácil realizar análisis detallados. Una vez que estés satisfecho con la estructura y el flujo de un cuestionario, ¡pruébalo! Unas pruebas eficaces con un grupo reducido pondrán de manifiesto cualquier aspecto que pueda malinterpretarse o entenderse mal, y te permitirán corregir cualquier error.

6) Auditabilidad

En lo que respecta a proporcionar un registro de auditoría preciso, un RMIS permite generar informes que muestran qué información se ha añadido o modificado en el sistema, cuándo, cómo y por quién (algo que es prácticamente imposible de demostrar utilizando hojas de cálculo).

Mediante un RMIS, los gestores de seguros y riesgos pueden observar cómo han cambiado los riesgos y las exposiciones de una empresa a lo largo del tiempo y ver las evidencias utilizadas para tomar decisiones sobre transferencia de riesgos, retención de riesgos y prevención de pérdidas.

7) Mejorar la comunicación y el intercambio de información

Como se mencionó anteriormente, el intercambio de información y la comunicación abierta son cruciales para un proceso exitoso de renovación de seguros comerciales. Los flujos de trabajo por correo electrónico creados dentro de un RMIS pueden aumentar la eficacia con la que los corredores y los empleados internos se comunican, asegurando que se proporcionen actualizaciones automáticas cuando ocurre un evento o se completa una acción.

La capacidad de exportar datos fácilmente es importante y la mayoría de los sistemas RMIS proporcionan una gama completa de opciones de informes integradas, así como múltiples formatos de salida, como PDF, Excel y XML. Esta facilidad de acceso permitirá a los corredores generar los informes y gráficos necesarios para la presentación al mercado y permitirá a los suscriptores examinar la salida de datos detallada para sus modelos de fijación de precios.

Para obtener más información sobre cómo la tecnología de riesgos puede ayudar en la renovación de seguros de su organización, consulte nuestra guía LA GUÍA DEFINITIVA DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN DE GESTIÓN DE RIESGOS o CONTÁCTENOS hoy mismo.