Was sind die wichtigsten Vermögenswerte Ihres Unternehmens? Immobilien/Standorte, Ausrüstung, Inventar, Mitarbeiter und geistiges Eigentum stehen zweifelsohne ganz oben auf Ihrer Liste. Was jedoch oft übersehen wird, ist einer der wertvollsten Vermögenswerte des Unternehmens – Daten. Daten sind das Rückgrat des Unternehmens und bilden die Grundlage für alle wichtigen finanziellen und nicht-finanziellen Entscheidungen. Da so viel auf dem Spiel steht, sind genaue, vollständige und konsistente Daten das A und O. Die Folgen schlechter Daten können gravierend sein und reichen von unzulässigen Zahlungen und Verzögerungen bei Geschäftsprozessen bis hin zu schlechten Entscheidungen oder sogar Geldstrafen bei Verstößen gegen gesetzliche Vorschriften. Gute Daten sind der erste Schritt auf dem Weg zum Erfolg. Hier sind neun Tipps zur Verbesserung der Qualität Ihrer Daten:

  1. Kennen Sie Ihre Daten – Wissen Sie, welche Daten Sie sammeln, warum Sie sie sammeln und woher sie stammen? Das Sammeln von Daten, die Sie nicht benötigen, kann durch Bearbeitungsgebühren und Speicherplatz teuer werden – und es kann es sehr viel schwieriger machen, die Daten, die Sie benötigen, genau zu verfolgen. Seien Sie so vorausschauend wie möglich und konzentrieren Sie sich auf die Daten, die Sie zum Erreichen Ihrer Ziele benötigen. Und stellen Sie sicher, dass jede Komponente aus einer vertrauenswürdigen und sachkundigen Quelle stammt.
  2. Daten automatisch validieren – Validieren Sie Daten bei der Eingabe, indem Sie fehlende, inkonsistente oder unerwartete Informationen automatisch markieren. Außerdem müssen Sie sicherstellen, dass Datenfelder, Berechnungen und Formeln an allen Eingabestellen auf Genauigkeit und Konsistenz geprüft werden.
  3. Korrigieren Sie Datenprobleme an der Quelle – Die Qualität Ihrer Daten ist nur so gut wie das, was in Ihr System eingespeist wird. Wenn Sie Probleme mit den eingehenden Daten entdecken (falsche Finanzdaten, fehlerhafte Codes, fehlende Datenelemente usw.), ist es wichtig, dass Sie bis zur ursprünglichen Quelle zurückgehen, um Korrekturen vorzunehmen. Am einfachsten ist es, wenn Sie bei jedem Lieferanten oder anderen Datenlieferanten einen bestimmten Ansprechpartner festlegen, der die Probleme lösen kann, sobald sie auftreten. Sie könnten auch regelmäßige Besprechungen einplanen, um einen reibungslosen Ablauf zu gewährleisten.
  4. Seien Sie besonders wachsam, wenn Sie neue Datenquellen ein beziehen – Das Onboarding von Daten aus neuen Quellen erfordert ein noch höheres Maß an Wachsamkeit, um eine unsachgemäße Datenkonvertierung oder einen Datenverlust zu verhindern. Wenn sich beispielsweise die Schadennummern von einem System zum anderen ändern, ordnen Sie den ursprünglichen Wert den neuen Feldern im aktuellen System zu, um die Historie zu erhalten. Die Konvertierung von Finanzdaten in ein neues System ist besonders knifflig. Vergewissern Sie sich, dass Sie genau wissen, wie Ihre aktuellen Finanzdaten verfolgt werden, und übertragen Sie diese Logik sorgfältig auf das neue System. Und stellen Sie sicher, dass die richtigen Standortstrukturen und Codeübersetzungen vorhanden sind.
  5. Verzichten Sie auf Freitext, wo immer dies möglich ist – Beschränken Sie Freitext auf Namen, Adressen, kurze Beschreibungen und Notizen – und verwenden Sie überall sonst Codes/Lookups. Selbst die gewissenhafteste Person wird bei der Eingabe von Freitextdaten gelegentlich Fehler machen. Die Verwendung von kodierten Feldern verbessert die Genauigkeit, erleichtert die Berichterstattung und sorgt für Konsistenz in allen Bereichen.
  6. Konsolidieren Sie Systeme – Einer der größten Fehler, den Unternehmen machen, ist die Verwendung mehrerer Systeme zur Datenerfassung. Die Pflege getrennter Systeme ist nicht nur teuer, sondern führt auch zu Problemen bei Arbeitsabläufen, Datenkonsistenz und Berichterstattung. Die Konsolidierung von Daten in einem einzigen System gibt Ihnen viel mehr Kontrolle über die Integrität der eingehenden und ausgehenden Daten.
  7. Haben Sie einen einzigen Administrator für Ihr System – Lassen Sie nicht zu, dass irgendjemand Änderungen an Ihrer Datenbankeinrichtung vornimmt. Die Verantwortung für das Hinzufügen oder Ändern von Feldern, Codes und Orten muss auf einen einzigen Administrator (oder eine Benutzergruppe) beschränkt sein. Alle potenziellen Änderungen an Ihrer Datenbank sollten im Rahmen eines klar definierten Änderungskontrollprozesses überprüft und genehmigt werden.
  8. Führen Sie häufig Berichte aus – Berichte sind der letzte Kontrollpunkt zur Überprüfung der Datenintegrität. Führen Sie regelmäßig eine Reihe von Basisberichten aus, um Ihre Daten zu überprüfen, Unerwartetes zu erkennen – und natürlich bis zur Quelle zurückzugehen, um die notwendigen Korrekturen vorzunehmen.
  9. Nutzen Sie den Tag! -Datenprobleme sind mit der Zeit immer schwieriger zu beheben. Selbst relativ kleine Probleme können schnell außer Kontrolle geraten, wenn sie nicht sofort behoben werden. Werden Sie jetzt aktiv! Sie werden froh sein, dass Sie es getan haben.