¿Cuáles son los activos más importantes de tu empresa? Los bienes inmuebles/localizaciones, el equipamiento, el inventario, los empleados y la propiedad intelectual son, sin duda, los primeros de tu lista. Sin embargo, lo que a menudo se pasa por alto es uno de los activos empresariales más valiosos: los datos. Los datos son la columna vertebral de las operaciones, y determinan decisiones financieras y no financieras críticas en todo momento. Con tanto en juego, disponer de datos precisos, completos y coherentes es primordial. Las consecuencias de los datos erróneos pueden ser graves, desde pagos indebidos y retrasos en los procesos empresariales hasta decisiones erróneas o incluso multas por infracciones normativas. Unos buenos datos son el primer paso en el camino hacia el éxito. Aquí tienes nueve consejos para mejorar la calidad de tus datos:

  1. Conoce tus datos – ¿Sabes qué datos recopilas, por qué los recopilas y de dónde proceden? Recopilar datos que no necesitas puede resultar caro por las tasas de procesamiento y almacenamiento, y puede dificultar mucho más el seguimiento preciso de lo que sí necesitas. Sé lo más previsor posible y céntrate en los datos necesarios para alcanzar tus objetivos. Y asegúrate de que todos los componentes proceden de una fuente fiable y bien informada.
  2. Valida los datos automáticamente – Valida los datos a medida que se introducen, marcando automáticamente la información que falte, sea incoherente o inesperada. También es importante asegurarse de que se comprueba la exactitud y coherencia de los campos de datos, cálculos y fórmulas en todos los puntos de entrada.
  3. Corrige los problemas de datos en la fuente – La calidad de tus datos sólo es tan buena como lo que alimenta tu sistema. Si descubres problemas con los datos entrantes (datos financieros incorrectos, códigos erróneos, elementos de datos que faltan, etc.), es importante llegar hasta la fuente original para hacer correcciones. La forma más fácil de hacerlo es establecer un contacto específico en cada proveedor u otro proveedor de datos que pueda resolver los problemas a medida que se produzcan. También puedes plantearte programar reuniones periódicas para que las cosas funcionen sin problemas.
  4. Presta especial atención al incorporar nuevas fuentes de datos: la incorporación de datos procedentes de nuevas fuentes requiere un nivel de vigilancia aún mayor para protegerse contra la conversión incorrecta o la pérdida de datos. Por ejemplo, si los números de siniestro cambian de un sistema a otro, asigna el valor original a los nuevos campos del sistema actual para conservar el historial. Convertir los datos financieros a un nuevo sistema es especialmente complicado. Asegúrate de que comprendes bien cómo se realiza el seguimiento de tus finanzas actuales y traslada cuidadosamente esa lógica al nuevo sistema. Y asegúrate de que existen estructuras de ubicación y traducciones de código adecuadas.
  5. Di no al texto sin formato siempre que sea posible – Limita el texto sin formato a nombres, direcciones, descripciones breves y notas, y utiliza códigos/consultas en todos los demás casos. Incluso la persona más concienzuda puede cometer errores ocasionales al introducir datos de texto sin formato. Utilizar campos codificados mejora la precisión, facilita la elaboración de informes y garantiza la coherencia en todos los ámbitos.
  6. Consolidar sistemas – Uno de los mayores errores que cometen las empresas es utilizar varios sistemas para hacer un seguimiento de los datos. Mantener sistemas separados no sólo es caro, sino que causa problemas con el flujo de trabajo, la coherencia de los datos y la elaboración de informes. Consolidar los datos en un único sistema te da mucho más control sobre la integridad de los datos que entran y salen.
  7. Ten un único administrador para tu sistema – No dejes que cualquiera haga cambios en la configuración de tu base de datos. La responsabilidad de añadir o modificar campos, códigos y ubicaciones debe limitarse a un único usuario administrador (o grupo de usuarios). Cualquier cambio potencial en tu base de datos debe ser revisado y aprobado mediante un proceso de control de cambios claramente definido.
  8. Ejecuta informes con frecuencia – Los informes son el último punto de control para verificar la integridad de los datos. Ejecuta regularmente un conjunto básico de informes de referencia para revisar tus datos, identificar cualquier imprevisto y, por supuesto, volver a la fuente para hacer las correcciones necesarias.
  9. ¡Aprovecha el día! -Los problemas de datos son más difíciles de corregir con el tiempo. Incluso los problemas relativamente menores pueden descontrolarse rápidamente si no se abordan con prontitud. ¡Actúa ya! Te alegrarás de haberlo hecho.